5 Kaynak Tahsisi Sorunu Nasıl Çözülür?

Bu kaynak tahsisi sorunlarıyla başa çıkmak için bir plana sahip olmak, her projeyi yeteneklerinizin elverdiği en iyi şekilde tamamlayabilmeniz için en iyi kaynaklarınızı doğru işe yönlendirmenin anahtarıdır. Kaynak tahsisinin bir parçası da projenizi tamamlarken ortaya çıkan darboğazları gidermek için tahsis kararlarınızı ayarlayabilmektir.

Yaygın Kaynak Tahsisi Sorunları

Karar verme ve kaynak tahsisi sürecini sekteye uğratma eğiliminde olan bazı yaygın sorunları aşağıda bulabilirsiniz.

1. Kapsam Kayması

En yaygın kaynak tahsisi sorunlarından biri kapsam kaymasıdır. Bu durum, proje kapsamına sürekli yeni unsurlar eklendiğinde ve kapsam, mevcut kaynaklarınızın üst sınırlarını hızla aştığında ortaya çıkar.

• Neden ortaya çıkar? Kapsam kayması, müşterilerin başlangıçtaki kapsamda belirtilmeyen değişiklikler veya çalışmalar talep etmesi ya da ekip üyelerinin teslimatlarına gerekenden fazlasını eklemesiyle meydana gelir. Siz veya ekibiniz “altından kalkabileceğinizden fazlasını üstlendiğinizde”, bu durum düzeltilmezse hızla tükenmişliğe veya projenin başarısız olmasına yol açabilir.
• Nasıl önlenir? Kapsam kaymasını tamamen önlemenin en iyi yolu, ilk günden itibaren net bir proje kapsamı belirlemek, proje kapsamına göre toplam kaynak miktarınızı envanterlemek ve beklentileri müşterinizle ve ekibinizle açıkça paylaşmaktır.
• Nasıl düzeltilir? Kapsam kaymasını kabul etmek, onu düzeltmenin ilk adımıdır. Buradan sonra, müşterilerin taleplerinin zaman çizelgesinde nasıl gecikmelere neden olduğunu veya ek bütçe gerektirdiğini anlamalarını sağlamak için değişiklik kontrol prosedürleri uygulayabilirsiniz. Kapsam kayması ekip üyelerinizden kaynaklanıyorsa beklentileri ve geri bildirimleri onlarla açıkça paylaştığınızdan emin olun.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Örnek Olay

Bir müşteri için CRM geliştirdiğinizi, ancak proje kapsamı üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra müşterinin çok daha karmaşık kodlama becerileri ve dolayısıyla daha fazla kaynak gerektiren, daha gelişmiş özellikler istediğine karar verdiğini varsayalım.

Bunu karşılamak için zaman çizelgesini uzatmanız, bütçeyi artırmanız veya proje kapsamındaki başka bir unsuru kaldırmanız gerekir. Buradaki çözüm, müşteriyle oturup projeyi yeniden değerlendirmek ve hangi ödünü vereceğinize karar vermektir. Ayrıca proje kapsamında gelecekte yapılacak değişiklikler için yeni parametreler ve yönergeler belirlemelisiniz.

2. Beceri Açıkları

Karşınıza çıkabilecek bir diğer yaygın kaynak tahsisi sorunu, bir projeyi tamamlamak için gerekli personelin veya doğru becerilerin eksik olmasıdır. Bu durum beceri açığı olarak adlandırılır ve erken ele alınmazsa birçok soruna neden olabilir.

• Neden ortaya çıkar? Bir görevi tamamlamak için gerekli bilgiye sahip ekip üyeleriniz olmadığında beceri açığı meydana gelir. Genellikle bu durum, mevcut ekibinizde hiç kimsenin tamamlayamadığı belirli bir teslimat veya faaliyetin gerekli olmasıyla ortaya çıkar.
• Nasıl önlenir? Kapsam kaymasında olduğu gibi, beceri açıklarıyla mücadele etmenin en iyi yolu projenin başlangıcında açıkça tanımlanmış bir proje kapsamı belirlemektir. Projenin her adımını dikkatlice ortaya koyduysanız, projeyi tamamlamak için tam olarak hangi becerilerin ve personelin gerekli olduğunu bilirsiniz.
• Nasıl düzeltilir? Beceri açıklarını düzeltmek için iki seçenek vardır: gerekli becerilere sahip yeni ekip üyeleri işe almak veya mevcut ekip üyelerini bu beceriler konusunda eğitmek için zaman ve kaynak ayırmak. Her iki seçenek de hatırı sayılır miktarda zaman gerektirir ve bu da projenizin son teslim tarihini geciktirebilir.

Örnek Olay

Bir müşteri için web geliştirme projesi üzerinde çalıştığınızı varsayalım. Elbette ekibinizde bilgisayar bilimi ve kodlama becerilerine sahip birine ihtiyacınız olacaktır.

Ancak müşterinin bazı talepleri, hazırlıklı olmadığınız ek donanım kurulumlarını gerektirecektir. Bu durum, başlangıçta planlanan kapsamın çok dışında kalan kapsamlı bir yenileme gerektirecektir. Artık projenin bu bölümünü ele alabilecek bir kişi konusunda beceri açığıyla karşı karşıyasınız.

Bu nitelikleri karşılayan doğru ekip üyesini bulmak için tam bir hafta harcarsınız; bu sırada ekibinizin geri kalanı yeni ekip üyesinin işe alınmasını ve proje hakkında bilgilendirilmesini bekler. Ayrıca projenin teslim tarihini erteler ve değerli kaynakları boşa harcarsınız.

Yetenek açığı artık kapatılmış ve gelecek projeler için gerekli dersleri çıkarmış olsanız da mevcut projeyi tamamlama konusunda zaman kaybedersiniz.

3. Hatalı Tahmin

Proje kapsamının genişlemesi veya bir projeyi tamamlamak için gerekli becerilere sahip olmamanız yerine, projeyi tamamlamak için gereken kaynakları yanlış ya da hatalı şekilde tahmin edebilirsiniz.

• Buna ne sebep olur? Genellikle mesele, projenin nasıl tamamlanacağına ilişkin bilgi eksikliğine dayanır. Örneğin, proje çıktılarının anlaşılmaması doğru becerilere veya doğru ekip üyelerine sahip olunmamasına yol açabilir.
• Nasıl önlenir? Hatalı tahminlerin önüne geçmek için ekip üyeleriniz ve konu uzmanlarıyla etkin bir şekilde iletişim kurarak yapılması gerekenler konusunda net bir fikriniz olduğundan emin olun. Proje boyunca hangi sorunların ortaya çıkabileceğini tahmin etmeye yardımcı olması için belirli proje tahmin yazılımlarını da kullanabilirsiniz.
• Nasıl düzeltilir? Yapabileceğiniz en iyi şey, paydaşlarınız ve ekibinizle net bir şekilde iletişim kurmak ve projedeki eksiklikleri zamanında gidermek için teslim tarihini ertelemektir.

Örnek Olay

Kaynak tahsisinde “sırt çantası” olarak bilinen bir çerçeve vardır; burada bir projenin tamamlanması için kullanılabilir kaynakların toplam ve sınırlı miktarını temsil eden bir çanta hayal edersiniz. Çantayı büyütmeden veya değiştirmeden projeye daha fazla kaynak ekleyemezsiniz; çünkü çanta, toplam kaynaklarınızın hem alt hem de üst sınırları için net olarak tanımlanmış sınırları temsil eder.

Hatalı tahmin, projeyi tamamlamak için yanlış boyutta veya şekilde bir sırt çantası seçmeye benzer. Hedeflerinize ulaşmak için gerçekten ihtiyaç duyduğunuz şeylerin yeterli miktarını veya doğru olanlarını çantaya sığdıramazsınız.

Dünyadaki tüm kaynak optimizasyonu bile olası durumlara hazırlıklı değilseniz size yardımcı olamaz. Mevcut tüm olası sonuçlara en iyi şekilde hazırlanmak için her projeyi eksiksiz ve ayrıntılı biçimde anlayın.

4. İletişim Kopuklukları

Bir diğer yaygın kaynak tahsisi sorunu, projenizde büyük bir karmaşaya yol açabilecek iletişim kopukluklarıdır.

• Buna ne sebep olur? Bunun nedeni net iletişim yöntemlerinin belirlenmemiş olması olabilir; ancak her paydaşın aktarmaya çalıştığı şeyi basitçe yanlış anlamak da buna yol açabilir. Birbirimizle nasıl etkileşim kuracağımıza ilişkin net kurallarımız olmadığında bu durum kolayca yaşanabilir.
• Nasıl önlenir? İletişim kopukluklarını önlemenin en kolay yolu, projenin başlarında bir araya gelerek bir iletişim planı oluşturmaktır. Bu plan, kullanılacak iletişim yöntemlerini ve kullanılabilecek ortak dili ana hatlarıyla belirtir; ayrıca herkesin aynı anlayışa sahip olması için ne zaman ve nerede iletişim kurulacağına ilişkin sınırlar belirlemenize yardımcı olur.
• Nasıl düzeltilir? İletişim kopuklukları başladıktan sonra yeniden doğru yola girmek için atabileceğiniz en iyi adım, daha net iletişim kurmaya başlamak ve iletişim kanalları oluşturmaktır. Ayrıca tüm ekip için düzenli proje güncellemeleri uygulamalı ve bundan sonraki süreç için net beklentiler belirlemelisiniz.

Örnek Olay

Uzaktan çalışmayan bir müşteriyle çalışan, tamamen uzaktan bir ekibiniz olduğunu varsayalım. Ekiplerden biri uzaktan çalışmaya zaten alışkınken diğer ekip gerektiğinde yüz yüze çalışmaya ve iletişim kurmaya alışkın olduğu için iletişim sorun haline gelebilir.

New York'ta bir ekip üyeniz, Vancouver'da da başka bir ekip üyeniz olabilir ve ikisi aynı standartlara göre çalışıyor olabilir; ancak Omaha'daki müşteriniz, istediği güncellemeleri alamadığını veya yeterince hızlı geri bildirim almadığını düşünüyor olabilir.

Projenin üzerinden bir ay geçtikten sonra müşteriniz yapılan işten ve ulaşılan hedeflerden memnundur; ancak “iletişim eksikliği” konusundaki hayal kırıklığını paylaşır. Bu noktada, projenin kaydettiği ilerleme konusunda herkesin aynı anlayışa sahip olduğundan emin olmak ve bundan sonraki süreç için iletişim beklentilerini belirlemek üzere bir toplantı düzenlemenin zamanı gelmiş olabilir.

5. Kaynakların Yetersiz Kullanımı

Yetersiz kullanım, bir projeyi tamamlamak için elinizde bulunan becerilerden, personelden veya hatta ekipmanlardan tam olarak yararlanmadığınızda ortaya çıkar. Bu durum kapsamın kontrolsüzce genişlemesine, hatalı tahminlere veya ekip üyelerinin bağlılık eksikliğine yol açabilir.

• Buna ne sebep olur? Çoğu zaman bu yaklaşım, elinizdeki kaynaklar ve bunların kullanımı hakkında bilgi eksikliğinden kaynaklanır. Örneğin ekibinizde arka uç geliştirme konusunda yetkin biri varsa ancak bu kişiyi ön uç geliştirme üzerinde çalıştırıyorsanız, yaptığı işe olan ilgisini kaybedebilir veya olması gerektiği kadar etkili olamayabilir. 
• Nasıl önlenir? Bu tür bir kaynak tahsisi sorununu önlemenin en iyi yollarından biri, beceri haritalama ve envanter çalışmasına zaman ve enerji yatırmaktır. Bu, ihtiyaç duyulan ve hâlihazırda elinizde bulunan becerileri ve ayrıca mevcut fiziksel veya dijital kaynakları belirlemenize yardımcı olur.
• Nasıl düzeltilir? Kaynakların yetersiz kullanımını düzeltmek için iş yükü dağılımınızı izleyerek başlayın ve ardından kaynaklarınızı buna göre stratejik olarak yeniden tahsis edin. Bu yaklaşım, yetersiz kullanım döngüsünü sürdürmeniz durumuna kıyasla size daha fazla zaman kazandıracaktır.

Vaka Çalışması

Bir müşteriniz için e-ticaret alanında yeni bir uygulama geliştirdiğiniz bir proje üzerinde çalıştığınızı düşünün. İşi tamamlamak için doğru kaynakları kullandığınızdan emin olmak istiyorsunuz; ancak hâlâ tanımaya çalıştığınız, nispeten yeni bir ekibiniz var.

Birkaç gün sonra, UI/UX üzerinde çalıştırdığınız ekip üyelerinizden biriyle konuşuyor ve bu kişinin analizleri ve ölçümleri takip etmeye daha uygun olduğunu fark ediyorsunuz.

Basit bir düzeltme olarak bu ekip üyesini projenin daha uygun bir bölümüne geçirmek, becerilerini tercih ettiğiniz beceri haritalama aracına kaydetmek ve herkesin aynı anlayışta olduğundan emin olmak için değişiklik hakkında müşteriyle yeniden iletişime geçmek gerekir.

Daha fazlasını okuyun: Envanter kaynaklarını daha iyi yönetmek mi istiyorsunuz? en iyi envanter kaynak yönetimi araçları listemize göz atın.

Kaynak Tahsisi Sorunlarını Neden Düzeltmelisiniz? 

Kaynak tahsisi sorunlarını düzeltmeniz için temel neden, verimsiz kaynak tahsisinin proje başarısını önemli ölçüde engelleyebilmesi ve ekibinizi ve kuruluşunuzu olumsuz etkileyebilmesidir. Bu sorunlar hem ekibiniz hem de müşteriniz için olumsuz bir deneyim yaratabilir.

Kaynak yönetimini ele almak ve kaynak tahsisinde ustalaşmak, proje iş akışlarınızı kolaylaştırırken daha az kaynakla ve daha kısa sürede daha fazla görevi tamamlama verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Doğru kaynak tahsisi yöntemleri, dikkatli ve stratejik bir planlamayla uzun vadede size önemli ölçüde zaman ve mali kaynak tasarrufu sağlayabilir.

Ancak bu kaynak yönetimi tekniğini uygulamak, teoride olduğundan çok daha zordur. 

Kaynak Tahsisi Sorunlarını Çözme Araçları

Yazılım araçları, kaynak tahsis etmenin en kolay yoludur. Kaynak tahsisi yazılım araçlarını kullanmanın bazı temel faydaları şunlardır:

• Geliştirilmiş görünürlük: Kaynak tahsisi araçları, hızlı ve güvenli kararlar verebilmeniz için tüm becerilerinizi, personelinizi, fiziksel ve dijital kaynaklarınızı vb. belirlemenize ve takip etmenize yardımcı olabilir.
• Planlama ve zamanlama yeteneklerini geliştirme: Bazı araçlar yalnızca ekip üyelerini değil, hangi araçların ne zaman kullanılacağını ve ekip üyelerinin projenin hangi aşamalarında belirli becerileri sunmaları gerekebileceğini de planlamanıza yardımcı olur.
• Kaynak tahsisi sorunlarını kolayca belirleme ve çözme: Kaynak tahsisi sorunlarını işaretleyebilmek, sorunlar büyümeden önce bunları çözmenizi sağlayan önemli bir özelliktir.
• Kaynak tahmini: Proje kaynaklarınızı yönetmenize ve kaynak kullanımınızı en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak özel tahmin araçları vardır.
• Gerçek zamanlı takip: Gerçek zamanlı olarak kaydedilen ilerlemeyi görebilmek, kaynakları daha verimli yönetmenize yardımcı olabilir.
• İş birliği ve iletişim: Daha iyi araçlardan bazıları, tüm iletişimin tek bir alan içinde yürütülmesine olanak tanır; böylece proje paydaşları ihtiyaç duydukları her şeyi tek bir yerde bulabilir.

Projeleriniz için doğru aracı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken kaynak yönetimi yazılımının temel özelliklerinden bazıları şunlardır:

1. Gerçek zamanlı görünürlük: Kimlerin müsait olduğunu, iş yüklerini ve kapasitelerini gerçek zamanlı olarak görebilmeniz gerekir. 
2. Ayrıntılı kaynak planlaması: Kaynak tahsis yazılımınız; sürükle ve bırak planlaması ve zaman çizelgelerini görselleştirme olanağı gibi özelliklerle kaynakları belirli proje görevleri ve süreleri için planlamanıza olanak tanımalıdır.
3. Talep tahmini: Kaynak gereksinimlerini öngörebilmeli ve kapasiteyi buna göre planlayabilmelisiniz.
4. Yetenek takibi: Ekip üyelerinizin yeteneklerini ve yeterliliklerini takip edebilmeniz gerekir; bu, doğru kişileri doğru görevlere atamak için çok önemlidir. Çalışanları yetenekleriyle etiketlemenize ve bu yeteneklere göre arama yapmanıza olanak tanıyan özellikler, kaynak tahsisinin etkinliğini artırabilir.
5. Finansal yönetim: Proje bütçelerini ve maliyetlerini takip edebilmek çok önemlidir. Bu özellik, kaynak tahsisi kararlarının finansal etkilerini izlemenize ve projelerin bütçe içinde kalmasını sağlamanıza olanak tanır.
6. İş yükü kaynak planlaması: İyi bir araç; kimin ne yaptığını, ayrılan zamanı, olası darboğazları ve kimin kapasitesi olduğunu izlemenizi sağlayan bir görünüm sunmalıdır.
7. Kaynak tahsisi otomasyonu: Büyük fayda sağlayan basit bir özellik, kaynak yönetimi süreçlerinizi otomatikleştirebilme olanağıdır. Sürükle ve bırak araçları gibi görev atama sürecini otomatikleştirmek, manuel çabayı azaltabilir ve verimliliği artırabilir.
8. Kaynak kullanım takibi: Kaynakların ne kadar etkili kullanıldığını izlemek, optimizasyon için çok önemlidir. Kullanabileceğiniz tüm kaynaklardan yararlanmanıza yardımcı olan bir araç bulmak kritik öneme sahiptir.
9. İş birliği araçları: Özellikle uzaktan çalışan ekipler için iletişimi, görev paylaşımını ve dosya paylaşımını kolaylaştıran özellikler, uyum içinde kalmak açısından önemlidir.
10. Senaryo planlama ve modelleme: Bazı gelişmiş araçlar, kaynak tahsisindeki veya proje zaman çizelgelerindeki değişikliklerin etkisini anlamak için "ya şöyle olursa?" senaryolarını test etme olanağı sunar. Bu özellik, özellikle daha büyük projeler için etkilidir.

Sırada Ne Var?

Kaynak tahsisi sorunlarıyla başa çıkmak oldukça göz korkutucu olabilir, ancak umarım bu makale, bu zorluklarla doğrudan yüzleşme konusunda size yeni bir güven kazandırmıştır. Kaynak tahsisi veya kaynak yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, üye olmanızı ve Slack topluluğumuzda binlerce diğer dijital proje yöneticisine katılmanızı isteriz.