Resursutjämning inom projektledning: En komplett guide

Om den teammedlem du behöver är upptagen med en annan uppgift med högre prioritet kan du schemalägga om uppgiften till en annan tidpunkt när tillgången på resurser (vilka som är tillgängliga för att arbeta med en uppgift) motsvarar efterfrågan på resurser (vilka som krävs för att arbeta med en specifik uppgift).

Använd resursutjämning när du har en flexibel tidsplan för projektet. Du bör dock använda en annan teknik som kallas resursbalansering när projektets slutdatum och kritiska linje är oföränderliga (läs mer om skillnaden mellan resursutjämning och resursbalansering här).

Vanligtvis kan resursutjämning hanteras med hjälp av programvara för resurshantering.

När ska resursutjämning användas?

Använd resursutjämning när:

• Nödvändiga resurser har begränsad tillgänglighet. Säg att en DevOps-ingenjör endast kan arbeta med ett programvaruutvecklingsprojekt i en vecka. Du justerar resursschemat för att anpassa det efter ingenjörens tillgänglighet.
• Nödvändiga resurser måste delas. Säg att en kvalitetssäkringsansvarig måste dela sin tid mellan två produktionslinjer. Du justerar schemana för kvalitetskontroll och inspektion av de två linjerna för att anpassa dem efter den kvalitetssäkringsansvariges tillgänglighet.
• Nödvändiga resurser finns endast i begränsad mängd. Säg att ett byggprojekt kräver två kranar men endast har en och saknar möjlighet att skaffa en ytterligare kran. Du organiserar om projektschemat så att uppgiften med högre prioritet använder kranen först.
• Nödvändiga resurser är överallokerade. Säg att två överlappande aktiviteter behöver projektets byggnadskonstruktör. Du schemalägger om inspektionsaktiviteten med lägre prioritet så att byggnadskonstruktören först kan utföra inspektionsaktiviteten med högre prioritet.
• Resursanvändningen måste vara jämn. Säg att en aktivitet har en uppskattad varaktighet på fem dagar, där utvecklare A arbetar 16 timmar i tre dagar och inte arbetar alls i två dagar. Efter resursutjämningen arbetar utvecklare A åtta timmar per dag i sex dagar, vilket förlänger aktivitetens varaktighet med en dag.

Matematiskt ser justeringen ut så här:

16 timmar/dag x 3 dagar = 48 timmar = 8 timmar/dag x 6 dagar

4 fördelar med resursutjämning

Resursutjämning, som en teknik för resursoptimering, gör det möjligt för dig att skapa en optimal plan för resursanvändning. Nedan följer de specifika fördelarna med resursutjämning.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Effektiv verksamhet

Det gör att du som projektledare (eller resursansvarig) kan utnyttja och hantera resurser fullt ut, samtidigt som konkurrerande krav på tillgängliga resurser begränsas. Det finns inget behov av att anställa fler personer eller skaffa mer utrustning om du kan justera projektschemat för att anpassa det efter resurstillgängligheten.

2. Realistisk schemaläggning

Resursutjämning ger dig ett systematiskt sätt att ta hänsyn till resursbegränsningar i projektplaneringsfasen. Resultatet blir ett schema som sannolikt följs i högre grad än ett icke-optimerat schema. Om du håller fast vid ditt icke-optimerade schema är risken större att du drabbas av förseningar.

3. Möjliggör maximal resursoptimering

Vid resursutjämning är resursers tillgänglighet den främsta faktorn. Schemat byggs kring resurstillgänglighet eller ändras utifrån resursbegränsningar. Därför möjliggör resursutjämning maximal optimering av resurser.

4. Större chans till ett lyckat resultat

Om de nödvändiga resurserna finns tillgängliga när du behöver dem är chansen stor att du uppnår de förväntade resultaten. Resursutjämning ger dig större chans att lyckas eftersom det gör det möjligt att utforma projektschemat utifrån tillgängligheten av projektets resurser.

Begränsningar med resursutjämning

• Det kan inte användas i situationer där det inte finns någon flexibilitet i projektschemaläggningen. Resursutjämning hanterar konflikter genom att schemalägga om aktiviteter och förlänga den kritiska linjen. Du kan inte genomföra resursutjämning när du inte har tillåtelse att göra det.
• Det förändrar projektschemat. I projekt där tidsförlust innebär betydande kostnader eller förluster kan det bli dyrt att planera schemat utifrån resursernas tillgänglighet. Ett bättre tillvägagångssätt är att ta in ytterligare resurser i stället för att vänta på att befintliga resurser ska bli tillgängliga.

Exempel på resursutjämning

Anta att du har ett enkelt projekt som består av tre delaktiviteter – aktivitet A, aktivitet B och aktivitet C – med följande beroenden och uppskattade varaktigheter:

• Aktivitet A, två dagar, måste påbörjas för att aktivitet B ska kunna påbörjas
• Aktivitet B, en dag, måste slutföras för att aktivitet A ska kunna slutföras
• Aktivitet C, en dag, kan påbörjas efter att aktivitet A och B har slutförts

Som det ser ut nu har projektet en uppskattad varaktighet på tre dagar.

Nedan visas projektet i ett enkelt Gantt-schema.

Låt oss anta att vårt hypotetiska projekt kräver följande mänskliga resurser.

För enkelhetens skull antar vi att det inte finns några andra resursbegränsningar utöver de mänskliga resursernas tillgänglighet.

Roger och Greg arbetar med ett annat projekt vid sidan av detta. De är endast tillgängliga en del av dagen: Roger i fyra timmar och Greg i tre timmar.

Låt oss jämföra resursernas dagliga tillgänglighet med resursfördelningen för varje aktivitet.

Utifrån ovanstående bör du se tydliga resursbegränsningar i projektet. Här är några av dem:

• Aktivitet A kräver 16 timmar av Rogers tid och den planerade varaktigheten är 2 dagar. Men Roger kan endast arbeta fyra timmar per dag med detta projekt.
• Aktivitet B kräver fyra timmar av Rogers tid. Men aktivitet B överlappar delvis med aktivitet A.
• Aktivitet A kräver åtta timmar av Minervas tid. Aktivitet B kräver fyra timmar av hennes tid. Men aktivitet B överlappar delvis med aktivitet A.

Projektets dagliga efterfrågan på specifika mänskliga resurser överstiger vida den dagliga tillgängligheten för dessa resurser.

Du bör justera projektschemat så att resursernas tillgänglighet tillgodoses, med hänsyn till befintliga aktivitetsberoenden. Beräkna resurskapaciteten och utnyttjandegraderna också, och undvik att belasta en resurs över dess kapacitet eller överbelasta den om det inte är nödvändigt.

Dessa överväganden leder till det resursutjämnade schemat som visas nedan.

Och här är ditt nya Gantt-diagram.

Resursutjämningen förlängde schemat från tre till 11 dagar, eftersom du var tvungen att omfördela resurserna utifrån resurstillgängligheten.

Processen för resursutjämning

1. Dela upp projektschemat i hanterbara tidsintervall, till exempel en dag.
2. För varje tidsintervall i projektschemat ska du identifiera de resurser (personer, material, utrustning) som krävs av den eller de uppgifter som är planerade för den dagen.
3. Om någon av de resurser som krävs för den planerade uppgiften inte är tillgänglig ska du planera om uppgiften till en annan dag då den otillgängliga resursen är tillgänglig.
4. Om två projektaktiviteter är planerade till samma dag och konkurrerar om samma resurser ska du prioritera en av de två aktiviteterna genom att avgöra vilken av dem som är viktigast.
5. Om du bedömer aktiviteter med negativ eller noll total slack som viktigare eller högre prioriterade ska du tilldela de knappa resurserna till uppgiften med negativ eller noll total slack och flytta den konkurrerande uppgiften till ett annat tidsintervall.

Processen för resursutjämning är iterativ. När du ställs inför begränsningar i projektets resurser planerar du om aktiviteterna efter behov tills du har optimerat resurserna och har ett resursutjämnat projektschema.

Det kommer naturligtvis att finnas tillfällen då en aktivitet helt enkelt inte kan planeras om, även om de nödvändiga resurserna inte är tillgängliga eller en annan leverans har prioriterad användning av dessa resurser.

När detta händer kanske du inte har något annat val än att låta de konkurrerande aktiviteterna ligga kvar enligt plan, notera resursbristen och lösa resursbegränsningen på något annat sätt.

More Articles

• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Populära verktyg för resursutjämning

Här är några tekniker för resursutjämning och verktyg som du kan använda när du genomför denna process i dina projekt.

• Använd Gantt-diagram. Som du såg i exemplet ovan är Gantt-diagram mycket användbara för att visualisera uppgifter och slutdatum eller projektets varaktighet, samt för att identifiera beroenden som påverkar resursefterfrågan och tilldelningen.
• Använd projekthanteringsverktyg som projekthanteringsprogram (för att hantera alla aspekter av projekt) eller resurshanteringsprogram (som går djupare in på hantering och planering av resurser), vilka ger vyer över resurser och tilldelning. De innehåller ofta algoritmer som automatiskt löser schemakonflikter enligt kriterier som du anger.
• Identifiera den kritiska vägen (även kallad metoden för kritisk linje, eller CPM). Eftersom resursutjämning kan leda till en förändring av projektets kritiska väg är det viktigt att veta exakt hur den ser ut i förväg. På så sätt kan du tidigt informera kunden eller intressenterna om den kritiska vägen (och projektets slutförandedatum eller deadline) kan komma att ändras.

5 bästa metoder för resursutjämning

• Övervaka resursfördelningen kontinuerligt: Resursutjämning är inte en situation där man gör något en gång och sedan är klar. Fortsätt att övervaka dina metoder för resursfördelning för att upptäcka konflikter under hela projektet (t.ex. sista minuten-förfrågningar i andra projekt, oväntad frånvaro som sjukdagar osv.)
• Sikta på att fördela arbetet jämnt: Försök så långt det är möjligt att fördela arbetet jämnt mellan teammedlemmarna. På så sätt undviker ni att vissa teammedlemmar blir utbrända eller att andra inte har något att göra.
• Var transparent med förändringar: När du behöver göra ändringar i tidsplaner eller i vem som tilldelas en uppgift ska du hålla både intressenterna och teamet informerade.
• Ha en reservplan: Om en viss teammedlem inte är tillgänglig eller om du absolut inte kan flytta fram en deadline ska du ha en plan B – tilldela arbetet till en annan teammedlem, komprimera tidsplanen osv.
• Skapa en återkopplingsloop: Utöver att övervaka teamets arbetsbelastning genom ett programverktyg bör du se till att regelbundet prata med dem om deras arbetsbelastning. Ibland upptäcker du detaljer som inte återspeglas i programvaran (t.ex. andra projekt som inte hade lagts in i programvaran osv.)

Vad händer härnäst?

Har du fler frågor om resursutjämning? Gå med i diskussionen på Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskapet!