Så väljer du en metodik för företagsprojektledning

Så vad är egentligen en metodik för företagsprojektledning (EPMM)?

Vad är företagsprojektledning?

Traditionella projektledningsmetoder fokuserar på ett enda projekt med tydligt definierade mål, medan företagsprojektledning (EPM) syftar till att hantera alla projekt i en organisation gemensamt.

EPM betraktar organisationen som en helhet och inte som summan av dess delar. Den prioriterar och lyfter fram strategiska affärsmål för att välja endast de projekt som överensstämmer med organisationens mål. Den hanterar alla organisatoriska projekt tillsammans och tillämpar projektledningsstrategier för att förbättra effektiviteten och ändamålsenligheten i stor skala.

Projekt genomförs inte isolerat i en organisation. De organiseras vanligtvis inom ramen för projektportföljhantering (PPM). Företagsprojektportföljhantering (EPPM) sammanför strategiskt portfölj-, program- och projektledning (vanligtvis med hjälp av EPPM-programvara) i syfte att skapa synergier som driver värde. Den omfattar alla följande delar:

1. Implementering av programvara för företagsprojektledning eller programvara för företagsarbetsflöden för att hjälpa projektledare att hantera sina projekt effektivt och hjälpa den högsta ledningen att följa alla projekt i företaget genom att ge dem en samlad överblick.
2. Inrättande av ett företagsprojektkontor (EPMO) för att centralisera och samordna projektledningsarbetet.
3. Val av (eller utveckling av) en EPMM och implementering av den i hela företaget.
4. Utbildning av projektledare i att effektivt använda EPMM och det valda projektledningsverktyget.
5. Skapande av ett centralt arkiv för lagring och hämtning av olika riktlinjer och artefakter för projektledning.
6. Kontinuerlig förbättring av företagets projektledningsförmåga.

Kort sagt är EPM:s syfte att öka projektledningens effektivitet och kvalitet samt säkerställa att projekten skapar värde för företaget.

Vad är en metodik för företagsprojektledning?

Det finns hundratals, om inte tusentals, sätt att hantera ett projekt. Ledarstilen varierar mellan olika branscher och skiljer sig åt för varje enskild projektledare. En EPMM effektiviserar och förenar olika stilar för projektledning under ett och samma paraply.

En EPMM är en uppsättning principer, förfaranden, riktlinjer, arbetsflöden och tekniker för att hantera projekt i hela organisationen. Den omfattar också en samling mallar, checklistor, formulär och andra användbara artefakter som används av den utsedda företagsprojektledaren och projektsponsorn för att hantera sina projekt.

En EPMM samordnar, implementerar och effektiviserar standardiserade arbetssätt för alla projekt på företagsnivå. Den standardiserar följande delar av projektledningen:

1. Identifiering, analys, prioritering, hantering och kontroll av risker
2. Uppskattning av varaktighet, kostnader och resurser
3. Regelbunden övervakning och styrning av projekt
4. Periodiska projektgranskningar och utvärderingar
5. Resurshantering
6. Ärendehantering och eskaleringsmekanism
7. Kvalitetshantering och förebyggande av defekter
8. Kontinuerlig förbättring
9. Dokumenthantering
10. Kvantitativ projektledning

Fördelar med metoder för företagsprojektledning

Även om 25 % av bruttonationalprodukten (BNP) i utvecklade länder används för att genomföra projekt, saknas det vanligtvis samstämmighet i hur olika projekt hanteras inom en organisation. Detta leder i allmänhet till dubbelarbete och slöseri med arbetsinsatser. Organisationer missar ofta lönsamma möjligheter på grund av inkonsekvent beslutsfattande.

Rapporten Pulse of the Profession från 2018, som publicerades av Project Management Institute (PMI), visade att mer än 1 000 000 dollar går till spillo var 20:e sekund. Denna siffra motsvarar ungefär 2 biljoner dollar i årligt slöseri. Organisationer kan kontrollera detta slöseri genom att införa en EPMM.

Utöver att kontrollera slöseri kan implementering av EPMM leda till:

1. Minskat omarbete
2. Framtagning av leveranser av hög kvalitet
3. Förbättring av personalens kompetens och produktivitet
4. Förbättrad förutsägbarhet och minskade projektrisker
5. Förbättrade projektleveranser
6. Övergripande minskning av projektkostnader och förbättrad lönsamhet för organisationen

Enligt Villanova University ökar företag som övergår till en EPM-modell sin vinst med upp till 20 %. Ledande chefer inom en organisation behöver strategiskt samordna projekten med varandra och instruera projektledarna att följa samma metod för att undvika upprepning av arbete, förbättra projektens framgångsgrad och minska risken för projektmisslyckanden.

Implementering av en metod för företagsprojektledning

Att införa en ny projektledningsmetod förbättrar inte bara organisationens effektivitet utan hjälper den också att öka sin kapacitet. Det är dock viktigt att välja rätt metod.

Det finns tusentals publicerade projektledningsmetoder, och det kan finnas tiotusentals opublicerade och företagsspecifika metoder. Och låt oss inte glömma att projektledning är ett område under utveckling där nya arbetssätt presenteras varje dag.

Att hitta en metod som passar en organisation är som att leta efter en nål i en höstack. Låt oss ändå titta på några av de populära metoderna.

I stora drag delas projektledningsmetoder in i tre kategorier:

1. Prediktiva
2. Agila
3. För särskilda ändamål

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Prediktiva metoder

Dessa metoder är användbara när det råder hög säkerhet kring kraven och tekniken, och projekten har låg risk. Även om termen prediktiv är mycket vanlig kallas dessa metoder även planstyrda, sekventiella eller vattenfallsbaserade.

I projekt som använder dessa metoder skapar projektledarna huvuddelen av projektplanen för företaget i början av ett projekt och samlar in kraven på förhand.

Här är några populära prediktiva metoder:

PRINCE2 (projekt i kontrollerade miljöer)

PRINCE2 utvecklades ursprungligen av den brittiska regeringen för att genomföra IT-projekt. Det är fortfarande lämpligt för stora IT-orienterade satsningar. Det är en metod för projektstyrning och precis som alla förutsägbara projektledningsramverk delar det upp hela projektet i flera faser.

Livscykel för programvaruutveckling (SDLC)

SDLC syftar vanligtvis på en grupp traditionella metoder som följer ett fasindelat tillvägagångssätt för att utveckla ny programvara eller omkonstruera befintlig programvara. I detta delas ett projekt vanligtvis upp i fem faser: krav, design, utveckling, testning och implementering.

Uppgifterna är helt linjära och följer ett strukturerat tillvägagångssätt, och varje fas börjar sekventiellt efter att den föregående fasen har slutförts.

PRiSM (projekt som integrerar hållbara metoder)

PRiSM-projektledning är en principorienterad metod som bygger på P5-standarden för hållbarhet inom projektledning. Den skiljer sig från olika traditionella metoder eftersom den omfattar idéer för att hantera en tillgångs hela livscykel och inte bara projektet.

Dess livscykel har ett tillvägagångssätt i fem faser som omfattar planering före projektet, införande av produkt/tjänst och integration. Faserna efter projektet omfattar förverkligande av nyttor.

2. Agila metoder

En agil metod är användbar när det råder låg säkerhet kring kraven eller tekniken och projekten innebär högre risk. Team som använder dessa metoder förväntar sig att kraven ändras kontinuerligt under hela projektet. 

Därför används ett inkrementellt och iterativt tillvägagångssätt för att ge återkoppling inför bättre planering av nästa del av projektet. Planerna revideras och uppdateras stegvis när mer information blir tillgänglig genom granskning av leveranser.

Vilka organisationer bör använda agil projektledning?

1. Projekt med små team
2. Kraven ändras ofta
3. Kraven kan inte definieras fullständigt på förhand
4. Teamen är mogna och självorganiserande

Några av de populära agila metoderna är:

Scrum

Scrum-utveckling sker i korta iterationer, som kallas sprintar. Varje sprint levererar en inkrementell fungerande produkt som kan användas av slutanvändarna. Tidslängden för en sprint är fast och vanligtvis mycket kort. En sprint varar vanligtvis i 2–4 veckor, men kan även pågå längre.

Scrumban

Scrumban är ett hybridtillvägagångssätt. Som namnet antyder kombinerar det Scrum och Kanban. Här används Scrum-principer för projektgenomförandet, medan individuella uppgifter hämtas in i sprintplanen från Kanban-tavlor.

Den främsta fördelen är att projektteamets medlemmar kontinuerligt kan hämta uppgifter från Kanban-tavlor baserat på deras kapacitet/förmåga. De behöver inte besluta om arbetet för varje sprint i början.

Extrem programmering (XP)

Extrem programmering används i snabbfotade projekt med strama tidsfrister. Detta tillvägagångssätt använder korta utvecklingscykler med lanseringar i slutet av varje cykel.

Detta bidrar till kort genomloppstid och maximerad produktivitet. Det omfattar en definierad uppsättning regler som alla projektteamets medlemmar måste följa. Dessa regler bygger på fem värderingar: enkelhet, kommunikation, återkoppling, respekt och mod.

Crystal

Till skillnad från andra metoder fokuserar Crystal inte på verktyg och processer. Metoden utformades av IBM för att förbättra projektresultaten genom att fokusera på människor och hur de samverkar med varandra.

Mer specifikt fokuserar den på färdigheter, kompetens, förmåga och samarbete mellan teammedlemmar. Det är en lättviktig metod som enkelt kan anpassas.

Den liknar Scrum något eftersom arbetet utförs inom en definierad tidsperiod som inkluderar återkopplingsloopar för att föra projektet framåt. Den kanske inte lämpar sig för virtuella team eftersom den kräver frekvent kommunikation och regelbunden brainstorming.

3. Metoder för särskilda ändamål

Utöver metoder för hela projektets livscykel finns det metoder som är användbara för specifika delar av ett projekt, till exempel schemaläggning och riskhantering. Några av de populära metoderna i denna kategori är:

Metoden för kritisk linje (CPM)

CPM är inte en metod för hela projektet. Det är i stället en schemaläggningsmetod som hjälper till att utforma och följa upp ett optimerat projektschema. Den bygger på principen om den kritiska linjen, som kan definieras som den längsta vägen för att slutföra projektet på kortast möjliga tid.

Den innebär att man identifierar föregångaren och efterföljaren till en projektaktivitet och skapar ett nätverksdiagram för att fastställa projektets kritiska linje. CPM har vissa allvarliga nackdelar: metoden använder optimistiska tidsuppskattningar, hanterar tidsbuffertar felaktigt och förutsätter obegränsad tillgång till resurser.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Projektledning med kritisk kedja (CCPM)

Precis som CPM är även CCPM en schemaläggningsmetod. CCPM använder CPM som underliggande metod, men försöker undanröja CPM:s nackdelar. Den undviker uppgiftsbuffertar men använder tre typer av buffertar för att övervinna CPM:s nackdelar: matningsbuffertar, projektbuffertar och resursbuffertar.

Kanban 

Kanban använder en serie tavlor för att representera projektets arbetsflöde. Tavlorna är visuella element som innehåller en fördefinierad projektbacklogg. Teammedlemmarna hämtar kontinuerligt arbete från backloggen utifrån sin kapacitet och kompetens.

Arbetet flyttas genom en serie kolumner på tavlan. Varje kolumn representerar ett steg i den övergripande projektprocessen. Kanban är utmärkt för att följa projektets framsteg eftersom metoden ger en visuell överblick över var varje arbetsuppgift befinner sig vid en viss tidpunkt.

Så väljer du en metod för företagsövergripande projektledning för din organisation

Företagsövergripande projektledning fokuserar på organisationens centrala uppdrag och strategiska mål. Därför börjar valet av en EPMM med en detaljerad genomgång av företagets aktuella projekt, organisationskultur och organisatoriska miljöfaktorer.

Det finns ingen enskild bästa projektledningsmetod som kan hantera alla problemsituationer, särskilt när det gäller stora företag. Valet av en EPMM varierar beroende på varje organisations behov. Det som fungerar bra i en bransch kanske inte är lämpligt i en annan.

Företag måste avgöra vilken metod som är bäst lämpad för deras arbete. De bör fokusera på konsekvens och repeterbarhet i projekt- och processhanteringen.

Överväg följande frågor när du slutför valet av en EPMM:

1. Vilken bransch tillhör företaget och vilka är de allmänna bästa metoderna i branschen?
2. Vilken typ av projekt genomför organisationen?
3. Vilka kunskaper och kompetenser har de anställda, och vilken utbildning behöver tillhandahållas innan en ny metod implementeras?
4. Vilken implementeringsbudget och tidsram har ni?
5. Åtar sig organisationen vanligtvis komplexa projekt?
6. Hur stor är organisationen? Kan en enda EPMM implementeras i hela organisationen?
7. Hur ofta sker förändringar i era projekt? Kan de hanteras med traditionella metoder?
8. Vilka preferenser har företagsledningen, projektledaren och andra projektintressenter?

Relaterad läsning: Osäker på vilken metod du ska använda i ett projekt? 5 exempel som vägledning