Kapacitetsplanering kontra resursplanering: viktiga skillnader
Kapacitetsbrist: Kapacitetsplanering hjälper dig att bedöma hur mycket arbete dina teammedlemmar kan ta på sig och säkerställa att resurserna möter efterfrågan utan att skapa flaskhalsar.
Resurser på plats: Resursplanering fokuserar på att tilldela rätt verktyg och personal till rätt uppgifter, så att varje projekt får det stöd som krävs för att lyckas med minimalt slöseri.
Dynamisk duo: Genom att kombinera kapacitets- och resursplanering kan du optimera prestationen, balansera utbud och efterfrågan samt anpassa resursfördelningen efter dina strategiska mål.
Kristallkulseffekten: Proaktiv kapacitets- och resursplanering ger dig en kristallkula som kan hjälpa dig att förutse utmaningar och möjligheter, så att projekt kan slutföras i tid och inom budget.
Kapacitetsplanering och resursplanering är nära besläktade begrepp med något olika omfattning.
När du bedömer kapacitet jämför du tillgång och efterfrågan och fattar sedan beslut om hur eventuella gap ska hanteras. Inom resursplanering fokuserar du mer på detaljerna – vilka resurser som behövs och hur resurser ska tilldelas och hanteras för effektiv portföljhantering.
Vad är kapacitetsplanering?
Kapacitetsplanering innebär att jämföra teammedlemmarnas tillgänglighet med projektkraven och sedan fatta beslut om hur eventuella gap ska hanteras. Du kan använda programvara för kapacitetsplanering för att enklare övervaka resursers tillgänglighet i realtid och prognostisera framtida efterfrågan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Exempel på kapacitetsplanering
Hur fungerar kapacitetsplaneringsprocessen i praktiken? Här är ett exempel på kapacitetsplanering av arbetsbelastning:
- Din projektportfölj består av två produktlinjer som drivs med hjälp av befintliga resurser.
- Nästa kvartal vill du lägga till ett nytt projekt som introducerar en tredje produktlinje.
Börja med att bedöma ditt befintliga utbud av personalresurser i förhållande till efterfrågan med hjälp av översiktlig kapacitetsplanering. I det här exemplet säger vi att du har 10 heltidsanställda ingenjörer och 2 heltidsanställda produktchefer som ska stödja dina befintliga projektbehov.
Även om dessa teammedlemmar arbetar heltid betyder det inte att de har 8 timmar om dagen att ägna åt ditt projekt. Du behöver räkna med tid för lunch och toalettbesök samt sjukfrånvaro och betald ledighet om de är ordinarie heltidsanställda (inte konsulter.)
En mer rimlig kapacitetsuppskattning skulle vara 5 timmar om dagen. Det motsvarar 12 anställda x 5 timmar/dag x 5 dagar/vecka = 300 timmar/vecka.
Jämför sedan din tillgång med efterfrågan från kommande projekt. Om du antar att den tredje produktlinjen kommer att kräva samma antal FTE:er (1 produktchef och 5 ingenjörer), är den förväntade efterfrågan 6 anställda x 5 timmar/dag x 5 dagar/vecka = 150 timmar/vecka.
Hur hanterar du gapet mellan tillgång och efterfrågan?
- Alternativ 1: Sluta stödja en av de befintliga produktlinjerna och fördela i stället resurserna till den nya produktlinjen. Detta är en prioriteringsfråga.
Om dina intressenter beslutar att den nya produktlinjen måste läggas till har du ytterligare två alternativ:
- Alternativ 2: Anställ ytterligare resurser med rätt kompetens för att stödja den nya produktlinjen. Detta innebär ett val mellan tre olika kapacitetsplaneringsstrategier:
- Om du tar in överkapacitet innan behovet har uppstått räknas det som en ledande strategi. Detta kan vara riskabelt om den prognostiserade efterfrågan inte infinner sig, eftersom det påverkar lönsamheten negativt.
- Om du anställer stegvis när behoven uppstår är det en matchningsstrategi.
- Om du väntar med att anställa tills efterfrågan har uppstått använder du en eftersläpande strategi (produktionen kan släpa efter medan du väntar på att få de nya resurserna på plats.)
- Alternativ 3: Stöd tre produktlinjer med den nuvarande kapaciteten. Detta är riskabelt, eftersom överbeläggning kan leda till utbrändhet.
Du kommer att ha nytta av vår mall för kapacitetsplanering (tillgänglig via vår medlemscommunity) och vår guide till bästa praxis för kapacitetshantering när du genomför denna process.
Vad är resursplanering?
Resursplanering handlar om hur en organisation fördelar resurser för att genomföra projektaktiviteter. Det är processen att identifiera tillgängliga resurser, tilldela projektuppgifter till rätt resurser baserat på tillgänglighet och kompetens och sedan hantera dessa resurser från dag till dag.
Programvara för resurshantering lagrar sådant som historiska data för dina projekt, teammedlemmarnas scheman och önskad resursutnyttjandegrad för att hjälpa dig att utforma en robust bemanningsplan.
Exempel på resursplanering
Vi går tillbaka till exemplet där din organisation vill lägga till en tredje produktlinje. Anta återigen att du behöver 5 ingenjörer och 1 produktchef för att stödja detta projekt.
När du har inventerat dina kommande projekt och identifierat deras resursbehov behöver du fastställa resurstillgängligheten. Har du tillräckligt med interna resurser för att stödja arbetet, eller behöver du rekrytera externt?
Tilldela sedan resurser till projektuppgifter baserat på de kompetenser som krävs. Det är här du går in på detaljer som hur många backend- respektive frontendingenjörer som behövs för att genomföra arbetet. Ta fram en reservplan ifall du inte kan säkra de projektresurser som behövs inom den tidsplan du föredrar.
När du sedan har din resursförvaltningsplan fördelar du specifika resurser till projektet och övervakar hur dessa resurser används i realtid. Gör vid behov justeringar under projektets genomförande för att undvika potentiell resursbrist.
Kapacitetsplanering jämfört med resursplanering: skillnader och likheter
Här är en sammanfattning av hur kapacitetsplanering och resursplanering skiljer sig åt och liknar varandra inom några centrala områden:
| Kapacitetsplanering | Resursplanering | Likheter | |
|---|---|---|---|
| Syfte | Jämför resurstillgänglighet med projektkrav | Identifierar, fördelar och hanterar resurser för att tillgodose projektbehov | Utvärderar resurstillgänglighet som en viktig komponent |
| Strategier | Ledande strategi, matchningsstrategi eller eftersläpande strategi | Tar hänsyn till resurstillgänglighet, kostnader, ansvarsområden och beroenden | Tar hänsyn till resurstillgänglighet och ansvarsområden |
| Omfattning | Strategisk överblick över utbud och efterfrågan | Detaljerad översikt över resursfördelning och resursutnyttjande | Bedömer efterfrågan på resurser |
| Tidshorisont | Löpande, helst. Annars: i slutet av kvartalet eller räkenskapsåret ELLER inför ett nytt projekt | Löpande | Bör utvärderas löpande |
Skillnader
1. Olika detaljnivåer: strategisk kontra genomförandeinriktad
Kapacitetsplanering granskar de övergripande nivåerna av utbud och efterfrågan i hela din projektportfölj och identifierar eventuella gap. Du kan använda denna information för att underlätta beslutsfattande kring projektprioritering och resursfördelning.
Resursplanering granskar hur resurser fördelas på projektnivå och hjälper dig att fatta bemanningsbeslut baserat på tillgänglighet, kostnader, ansvarsområden och beroenden.
2. Olika tidshorisonter
Beroende på hur mogen din organisations process för kapacitetsplanering av arbetsstyrkan är kan du välja att genomföra kapacitetsplanering som en engångsövning, antingen i slutet av ett kvartal eller räkenskapsår, eller inför starten av ett nytt projekt. Resursplanering bör alltid genomföras löpande.
Likheter
1. Bedöm resurstillgängligheten
Resurstillgänglighet är något som måste beaktas vid både kapacitetsplanering och resursplanering.
Kapacitetsplanering utvärderar den befintliga resursbasens förmåga att stödja kommande projekt. Det innebär bland annat att fastställa om dessa resurser har någon extra kapacitet att ägna åt andra projekt.
Vid resursplanering granskar du också resurstillgängligheten för att kunna fatta beslut om resursfördelning.
2. Ta hänsyn till efterfrågan på resurser
Efterfrågan på resurser är ytterligare en viktig komponent i kapacitetsplanering och resursplanering. Om du inte kan prognostisera kommande projektbehov korrekt blir det svårt att formulera en strategi för hur du ska justera kapaciteten respektive fördela befintliga resurser.
När ska man använda kapacitetsplanering och resursplanering?
Utnyttja viktiga vändpunkter i konjunkturcykeln, såsom slutet av ett kvartal eller räkenskapsår eller starten av ett nytt projekt, för att analysera din befintliga kapacitet och jämföra den med den prognostiserade efterfrågan. Detta hjälper dig att fatta smarta och välavvägda beslut om anställningar.
När du har en god överblick över tillgång och efterfrågan fördelar du dina resurser för att möta efterfrågan och övervakar samt justerar vid behov under projektets genomförande.
Läs mer: Ta en titt på vår lista över den bästa programvaran för hantering av personalresurser för att hålla koll på resurs- och kapacitetsplaneringen.
Gå med för fler insikter om resurshantering
Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och förebilder samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.
