Vad bör tas upp på ett projektuppstartsmöte?

Titta på den här för en snabb överblick:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Vad bör tas upp under projektuppstartsmötet före kundmötet?

Som vi nämnde i tidigare artiklar om projektuppstarter är det ofta effektivt att ha ett uppstartsmöte före kundmötet innan det faktiska projektuppstartsmötet med kunden. Detta fungerar bäst som ett enskilt möte mellan projektledaren och kundens kontaktperson och kan vara så enkelt som att ta en kaffe eller äta lunch tillsammans.

Målet med det första mötet är att få fram specifik information från kunden utan en grupp deltagare som kan ha motstridiga åsikter eller en mindre konkret bild av vad det nya projektet egentligen handlar om. Det är också ett utmärkt tillfälle att börja bygga en relation med kunden.

Även om varje kundmöte kräver sin egen specifika agenda bör du försöka täcka in de här grunderna inom projektledning. Vi har skapat den här exempelagendan för projektuppstartsmötet före kundmötet, med en ungefärlig tidsfördelning så att du kan få plats med den i ett 60-minutersmöte:

1. Presentationer – lite varm och lättsam konversation (5 min)
2. Genomgång av projektteamen – vem ansvarar för vad? (3 min)
3. Godkännandeprocess – processen och personerna som godkänner leveranser (3 min)
4. Genomgång av arbetsbeskrivningen – vad ska vi göra, när och hur, och vad ska vi ta fram? (20 min)
5. Diskutera RAID (risker, antaganden, problem och beroenden) samt förändringshantering – hur ser kundens inställning till och arbetssätt för att hantera risker och förändringar ut? (3 min)
6. Rapportering – hur ska vi följa upp och kommunicera projektets framsteg, och till vem? (3 min)
7. Samarbete – vilka verktyg ska vi använda för att arbeta tillsammans? (3 min)
8. Material – vad behöver vi för att komma igång? (5 min)
9. Uppstartsagenda – vad ska vi diskutera under kundens uppstartsmöte? (5 min)
10. Övriga frågor – finns det något annat vi behöver diskutera? (5 min)

Presentationer – lite varm och lättsam konversation (5 min)

Så länge kunden inte har tagit med sig hela projektteamet är detta ett tillfälle att ha ett lite mer personligt samtal, så att du kan driva projektet bättre och undvika fler obehagliga överraskningar.

Det är en bra idé att börja med en enkel isbrytare – fråga hur veckan går eller vad de har planerat inför helgen. Målet här är att lära känna kunden utanför projektets sammanhang och över tid bygga en relation och en tillitsnivå som hjälper er igenom projektets upp- och nedgångar.

Genomgång av projektteamet – vem ansvarar för vad? (3 min)

Under det ”riktiga” uppstartsmötet får ni möjlighet att tillsammans med hela projektteamet gå igenom roller och ansvarsområden. Syftet med att diskutera projektteamet här är därför att försöka få och dela insikter om teamdynamiken.

Du försöker få ett perspektiv bakom kulisserna på vilka som kommer att vara involverade i projektet och i vilken omfattning. Du vill veta hur du bäst engagerar dem så att de hjälper till att driva projektet framåt. Det är mycket värdefullt att förstå vilka projektets allierade eller stödpersoner kan vara och vilka som sannolikt kan orsaka problem.

Det är också ett tillfälle att lyfta fram de resurser du har bokat för projektet, så att kunden känner förtroende för teamet som kommer att delta i kundens uppstartsmöte.  Genom att ge kunden lite insyn bakom kulisserna i ditt team hoppas du att kunden återgäldar detta och berättar mer om de personligheter som kan påverka projektet, positivt eller negativt.

Godkännandeprocess – processen och personerna som godkänner leveranser? (3 min)

Efter att ha gått igenom projektteamens ”vem är vem” och identifierat teamet är det enkelt att gå vidare till styrning och vem som behöver godkänna vad under projektet. Det är viktigt att klargöra utifrån SoW vad som har antagits när det gäller godkännande av tidsplanen och antal revideringsomgångar.

Du försöker få en förståelse från kunden för huruvida den process som du har antagit i din SoW kommer att fungera eller inte. Är tidsplanen tillräckligt lång? Finns det tillräckligt många revideringsomgångar inkluderade i SoW? Är vissa teammedlemmar svåra att boka in för möten eller godkännanden? Är de på semester under projektet?

Genomgång av SoW – vad gör vi, när, hur och vad kommer vi att producera?

Av alla punkter på agendan är detta förmodligen den viktigaste för att skapa en gemensam förståelse, så det är värt att ägna en betydande del av tiden åt den. Du behöver gå in i det ”riktiga” kickoffmötet efter att ha diskuterat detta i detalj, så att ni har samma förväntningar.

Det här är ett tillfälle att gå igenom ditt utkast till SoW med kunden i detalj, och ja, det innebär att beskriva hur projektet kommer att genomföras, vilka aktiviteter som kan slutföras och i vilken omfattning (inom den föreslagna budgeten och tidsplanen), samt vilka leverablerna kommer att vara. Det är viktigt att du tydliggör granskningsomgångar, beroenden och antaganden så att ni har samma bild av vad projektet i slutändan kommer att leverera.

Om du lämnar diskussionen om SoW till det ”riktiga” kickoffmötet med kunden kan det bli obehagligt – dynamiken i ett stort kundteam som kastar runt åsikter om vad som bör ingå i eller ligga utanför projektets omfattning är aldrig trevlig. Diskussioner om projektets omfattning görs bäst i mindre möten med kunden, där ni kan diskutera utan att förvandla det till en debatt runt bordet.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Diskutera RAID (risker, antaganden, problem, beroenden) och förändringshantering – vilken inställning och vilket angreppssätt har kunden för att hantera risker och förändringar? (3 min)

Som en del av att avrunda diskussionen om SoW är det värt att diskutera kundens önskemål kring hantering av risker och problem samt deras benägenhet att genomföra förändringar. Om du kan, förbered inför mötet en risk- eller RAID-logg och gå igenom den som en del av diskussionen. Skapa förväntningar för hela projektets livscykel genom att vara transparent med att identifiera och hantera risker och problem tillsammans och i samarbete.

Du har nytta av att förstå hur stort utrymme det finns i kundens budget. Ett användbart sätt att formulera frågan kan vara att fråga kunden om det finns ytterligare budget för att ändra projektets riktning om nya möjligheter uppstår – till exempel ytterligare omgångar av designutveckling, utveckling av funktioner eller användartester.

Kom också ihåg att prata om användningen av oförutsedda medel och att komma överens om vad de ska användas till och hur de kan användas; är det en budget för risker och problem eller för att hantera mindre förändringar allteftersom projektet fortskrider? Rekommendera ett tillvägagångssätt för hur du tycker att de bör användas, så att det är tydligt vad du kommer att göra när något dyker upp i projektet som du inte hade planerat för.

Lyssna på vårt podcastavsnitt om RAID-loggar här.

Rapportering – hur kommer vi att följa upp och kommunicera projektets framsteg, och till vem? (3 min)

För att följa upp projektets framsteg behövs en statusrapport som visar hur projektet fortskrider när det gäller budget, tidsplan, specifika uppgifter och milstolpar. På samma sätt som du behöver förbereda dig för att visa hur du planerar att hantera risker är det också bra att förbereda en statusrapport (vilket enkelt kan göras med programvara för kundrapportering) som du kan dela med kunden, så att du kan säkerställa att formatet och detaljnivån fungerar för dem.

Det kan vara viktigt att få rätt format och detaljer i statusrapporten eftersom den vanligtvis är kopplad till faktureringen. Du måste se till att kunden får rätt nivå av löpande information så att de inte fördröjer betalningen av fakturor. För att underlätta detta kan du följa upp budgeten i statusrapporten tillsammans med beloppet på den kommande fakturan och när den kommer att faktureras.

Kom överens om distributionslistan för statusrapporten så att alla som behöver vara informerade hålls uppdaterade om vad som händer i projektet. Det är alltid bättre att distribuera rapporten till en bredare målgrupp än vad som strikt behövs, så att ingen kan hävda att de inte kände till situationen om något inte går enligt plan.

Samarbete – vilka verktyg kommer vi att använda för att arbeta tillsammans? (3 min)

De flesta projektledare och team har sin standardiserade verktygslåda för samarbete definierad. Men oavsett om det är Basecamp eller Jira, Trello eller Businessmap (tidigare Kanbanize), bör ni tillsammans med teamet ta fram en plan för hur ni ska underlätta samarbetet, så att ni kan dela en plan med kunden för vilka verktyg ni ska använda och hur ni ska använda dem.

Kontrollera sedan med kunden att de är nöjda med den valda verktygslådan och kan använda plattformen för att dela filer, information och statusuppdateringar samt ha projektrelaterade samtal.

Resurser – vad behöver vi för att komma igång? (5 min)

Det finns alltid ”saker” som behövs innan projekten kan komma igång ordentligt. Gör en lista i prioritetsordning över allt du behöver komma ihåg att be kunden om, så att de kan gå igenom de mest kritiska punkterna först.

• Inloggningar – CMS, analysverktyg, sociala medier, bildbibliotek
• Varumärke – logotyper, typsnitt, grafiska riktlinjer, mallar
• Kodförråd – webbplatsfiler, databaser
• VPN – för åtkomst till kundens intranät
• Fakturering – vem ska de skickas till? Vem godkänner dem?

Agenda för uppstartsmötet – vad ska vi diskutera på kundens projektuppstartsmöte? (5 min)

Det här är ett tillfälle att gå igenom agendan för det ”riktiga” uppstartsmötet. För att projektets uppstartsmöte ska bli värdefullt behöver kunden göra lite förarbete. Som minst behöver du be dem förbereda en projektbakgrund och en projektbrief att dela under uppstartsmötet.

Jag tycker att det är väldigt användbart att låta kunden göra detta, i stället för att försöka återge det du uppfattar att briefen handlar om på ett bristfälligt sätt. Du kommer nästan alltid att missa något viktigt och förolämpa någon i rummet – men om du låter kunden göra det i stället är du på den säkra sidan!

Övriga frågor – finns det något annat vi behöver diskutera? (5 min)

Avsluta samtalet med tydligt definierade nästa steg och ge kunden möjlighet att ta upp sådant som de vill gå igenom. Ofta räcker det att fråga: ”Är det något annat vi bör känna till?” för att få kunden att dela sådant de inte nämnt tidigare men som är värt att känna till.

Och slutligen, se till att avsluta på ett positivt sätt. Återknyt till det småprat ni inledde med – det är en chans för dig att skapa en relation och lära känna dem bättre; ta reda på vad de tycker om att göra utanför arbetet, vad de tittar på på Netflix eller vilken sport de är intresserade av. Lägg grunden för att lära känna dem som individer, så att du har något att prata med dem om nästa gång ni hörs.

Kom ihåg att dela de goda nyheterna

Behåll inte all din nyvunna kunskap för dig själv. Efter mötet med kunden går du tillbaka till teamet och uppdaterar dem om ert samtal, så att de är ordentligt förberedda inför uppstartsmötet.

När vi nu har gått igenom vad som bör tas upp på ett uppstartsmöte före kundens projektuppstart går vi vidare till en agenda för det officiella uppstartsmötet för kundens projekt.

Vad bör tas upp på ett projekts uppstartsmöte?

Alla projekt är unika, men det finns ett värde i att gå igenom grunderna i agendan för projektets uppstartsmöte för att få teamet och kunden på samma sida. Vi har skapat den här exempelagendan för kundens projektuppstart, med ungefärliga tidsangivelser, så att du kan få plats med den i ett möte på 1,5 timme:

1. Presentationer – vilka arbetar med projektet och vilken är deras roll? (15 min)
2. Projektbakgrund – hur passar den här briefen in i den övergripande strategin och andra projekt? (10 min)
3. Projektbrief – vilket är affärsproblemet och kundens behov? (30 min)
4. Framgång – hur vet vi om vi har lyckats och vad har misslyckats tidigare? (10 min)
5. Projektledning – gå igenom tidsplan, leveranser, risker, roller, rapportering, uppskattning och förändringshantering (10 min)
6. Övriga frågor – vad har vi inte diskuterat som vi borde ta upp? (10 min)
7. Nästa steg – vilka är nästa steg för att hålla projektet igång? (5 min)

Presentationer: vilka arbetar med projektet och vilken är deras roll? (15 min)

Naturligtvis börjar alla i början av ett projekts uppstartsmöte presentera sig och byta visitkort. Det är sannolikt att inte alla hinner få möjlighet att knyta kontakt med alla andra innan mötet börjar, om mötet har många projektintressenter och ett stort byråteam på plats.

I stället för att bara gå runt i rummet och låta alla säga sitt namn och sin jobbtitel är det värt att lägga lite mer tid på presentationerna för att säkerställa att alla har klart för sig vilka roller och ansvarsområden som finns samt vilket fokus de kommer att ha i projektet. Att bara känna till någons namn och jobbtitel är ganska meningslöst!

Helst har du redan haft kontakt med kunden för att få en förhandsbild av vilka som kommer att delta vid uppstartsmötet, men när du får en förståelse för olika personers roller är det också viktigt att tydliggöra projektstyrningen och godkännandeprocessen.

När alla har förklarat sina roller ser du till att avsluta diskussionen genom att klargöra vem som är den enda kontaktpersonen, vem som ansvarar för vilka leveranser, vem som behöver godkänna vilka leveranser och vilka andra intressenter som kommer att involveras i processen.

Ett resultat av detta samtal, eller något ni till och med kan ta fram i realtid på en whiteboard, är en RACI (ansvarig, ytterst ansvarig, rådfrågad, informerad) för leveranserna och teamet. RACI-modellen hjälper till att minska all osäkerhet kring ansvar och synliggör projektfaser med många kontaktytor som kräver betydande samordning inom projektledningen.

Projektbakgrund – hur passar den här genomgången in i den övergripande strategin och andra projekt? (10 min)

Den här delen av uppstartsmötet bör ledas av kunden – du behöver ge dem en kort genomgång före mötet så att de kan förbereda sig. Det är ett tillfälle att få projektbakgrund, upptäcka framgångsfaktorer, förstå potentiella utmaningar med överlappningar mellan projekt och identifiera möjliga framtida projekt.

Ni bör gå igenom:

• Vilken är er övergripande strategiska affärsplan?
• Hur ligger projektmålen i linje med den strategiska planen?
• Vilka projekt föregick det här och vilka kommer sannolikt att följa efter?
• Vilka andra projekt kommer att påverkas av det här projektet?

Projektgenomgång – vilket är affärsproblemet och kundbehovet? (30 min)

Även projektgenomgången bör ledas av kunden, och du behöver ge dem en kort genomgång att förbereda inför mötet. Det är ett tillfälle för dem att dela projektspecifika data som ger oss en djupare förståelse för och insikt i deras verksamhet samt det specifika problem som de anlitar oss för att hjälpa dem lösa.

Det här är ett utmärkt tillfälle att fråga kunderna hur detta hänger samman med kundbehovet – ofta tar kunder inte med det i sin planering. Be dem att ta upp allt som de tror kan vara till hjälp för att förstå:

• Kundundersökningar, insikter & enkäter
• Analys & data
• Varumärke
• Teknikstack

Om du inte är säker på var du ska börja rekommenderar vi att du läser vår artikel om upptäcktsfrågor att ställa till dina kunder före ett projekt.

Framgång – hur vet vi om vi har lyckats och vad har misslyckats tidigare? (10 min)

För att ett projekt ska bli framgångsrikt behöver du förstå vad framgång innebär – det är inte samma sak för alla projekt, inte ens med samma kund. Att leverera ett projekt inom givna tids-, budget- och omfattningsramar är bara början – du behöver veta vad framgång betyder för alla viktiga intressenter i ett projekt.

Det börjar med att förstå den underliggande kundstrategin och projektets strategiska betydelse. Utöver att bara bygga en ny app eller webbplats, varför vill kunden att vi ska göra detta; vad hoppas de uppnå? Och vad gjorde den tidigare byrån eller leverantören fel? Vilka är KPI:erna? Se till att de är SMARTA — specifika, mätbara, handlingsinriktade, relevanta och tidsatta — så att vi kan mäta mot dem, bevisa framgång och kvantifiera värdet.

Projektledning – gå igenom tidsplan, leveranser, roller, rapportering och förändringshantering (10 min)

Det finns alltid saker som är värda att gå igenom i början av projektet, innan det verkligen har startat, och som sedan kan dokumenteras i en kontaktrapport.

• Gå igenom tidsplanen – presentera en övergripande projektplan med huvudfaser och milstolpar för att säkerställa att alla intressenter och projektsponsorer är överens om aktiviteternas ordningsföljd och att eventuella beroenden som kan påverka projektets tidsplan tydligt anges.
• Gå igenom leveranserna – ni bör redan ha diskuterat SoW med kunden och kommit överens om aktiviteter, leveranser, gemensamma mål och eventuella antaganden, men vid mötet med den bredare intressentgruppen är det värt att sammanfatta leveranserna och milstolparna för att säkerställa att ingen förväntar sig något annat.
• Gå igenom roller och ansvarsområden – fastställ den dagliga kontaktpersonen och vem som ska kontaktas i fråga om vissa aspekter eller leveranser.
• Gå igenom kundens projektstyrning – förstå vilka som kommer att delta i processen för godkännande och slutgodkännande, och förstå hur lång tid det kommer att ta att få leveranser godkända eftersom detta kan påverka tidsplanen.
• Gå igenom kommunikationsplanen – diskutera hur ni ska hantera projektrapporteringen för att följa upp budgetutnyttjandet och påverkan på faktureringen, samt hur ofta ni kommunicerar projektets status. Det är värt att ha en exempelrapport om projektets status till hands.
• Diskutera risk-, problem- och förändringshantering – förstå kundens inställning till risk och diskutera ert tillvägagångssätt för att hantera den tillsammans.

Övriga frågor – vad har vi inte diskuterat som vi borde ha gjort? (10 min)

Det är värt att avsluta samtalet med att ge kunden möjlighet att ta upp sådant som de vill gå igenom.

Nästa steg – vilka är nästa steg för att hålla projektet igång? (5 min)

Se till att avsluta mötet med tydligt definierade nästa steg och genom att exakt sammanfatta vad kunden behöver göra för att hålla projektet igång, samt vad ni kommer att göra för att säkerställa att ni når projektets milstolpar. Glöm inte att följa upp via e-post efter uppstartsmötet för att säkerställa att nästa steg och åtgärdspunkter är tydliga.

Minikurs på begäran

Letar du efter exempel på agendor och mallar för uppstartsmöten med en videolektion?

I vår intensivkurs om projektuppstarter lär du dig allt du behöver för att starta framgångsrika projekt. Dessutom får du:

• Checklista för uppstartsmötet
• Agendor för uppstartsmöten
• Samarbetsregler
• E-postmall
• Övningar för uppstartsmötet

HÄMTA MALLAR OCH MINIKURS

Vad händer härnäst?

Glöm inte att ladda ner vår mall för agenda för uppstartsmöten när du skapar din egen! Det är också ofta värt att skapa en bildpresentation för projektets uppstartsmöte inför mötet – det ger mötet en professionell prägel och bidrar till ordning.

Glöm inte att läsa Sarah Sime's tips om vad du ska göra före, under och efter det interna uppstartsmötet, och lär dig hur du bäst leder mötet här.