Vad är ett dokumentarbetsflöde? Exempel & bästa praxis

Arbetsflödet bör också tydliggöra roller och ansvarsområden när dokumentet går igenom processen.

Varför är dokumentarbetsflöden viktiga?

Dokumentarbetsflöden är viktiga eftersom de skapar tydlighet. De definierar vem som gör vad och när det ska vara klart.

Utan ett dokumentarbetsflöde kan du få motstridig feedback eller behöva omarbeta ett dokument, vilket kan försena tidsplanen. Det kan hända eftersom en viktig intressent inte fick möjlighet att granska eller godkänna dokumentet, eller eftersom det saknades en formell godkännandeprocess.

Dokumentarbetsflöden eller dokumenthanteringsprocesser skiljer sig från allmänna arbetsflöden genom att de är mycket mer specifika. Medan dina arbetsflöden kan beskriva en generell process för hur arbete utförs på ditt företag eller din byrå, går ett dokumentarbetsflöde djupare och är mer detaljerat.

Det kan låta överdrivet, men det kan hjälpa dig att effektivisera beslutsfattande och dokumentdirigering samt undvika flaskhalsar som kan orsaka förseningar för specifika dokument eller projekt.

Exempel på dokumentarbetsflöden

När du skapar dokumenthanteringsarbetsflöden för din organisation kan det vara bra att först titta på några verkliga exempel på arbetsflöden.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Introduktionsdokument för kunder eller teammedlemmar

När en ny kund eller nya teammedlemmar introduceras kommer många personer att bidra till dokumenten som vägleder processen, däribland HR, ekonomi, verksamheten och projektteamet.

Teamets arbetsflöde kan se ut så här:

• Rekryteraren, säljaren eller rekryterande chef skriver ett välkomstbrev
• Andra teammedlemmar lägger till dokument som behöver läsas eller fyllas i, till exempel en personalhandbok, enkäter, personaladministrativa dokument och avtal
• Projektledaren eller teamledaren granskar dokumenten för att säkerställa att de hänger ihop och att inget har missats
• Om något saknas skickas det tillbaka för revidering
• När revideringarna är klara godkänns dokumentet
• Kundens eller teammedlemmens kontaktperson skickar ut dokumenten
• Projektledaren skapar en uppgift i projektledningsverktyget, dokumenthanteringsverktyget eller CRM-systemet för att granska dokumenten årligen och se om de behöver uppdateras

Pressmeddelanden

Pressmeddelanden är ett bra exempel på dokument som behöver ett tydligt arbetsflöde och en godkännandeprocess. Det beror på att de vanligtvis är extremt tidskänsliga – tidsfönstret för pressbevakning av en nyhetsvärdig händelse är ganska kort.

Även om arbetsflödet är ganska enkelt kan du och ditt team vilja lägga till ett steg för att meddela granskare eller godkännare att dokumentet är på väg och behöver hanteras snabbt. 

Ditt arbetsflöde kan därför se ut så här:

• Teamet beslutar att de vill skicka ut ett pressmeddelande
• Teamet fastställer vinkeln för pitchen
• Skribenten skriver ett utkast till pressmeddelandet
• En chef granskar pressmeddelandet (vanligtvis krävs detta samma dag eller dagen därpå)
• Skribenten genomför eventuella revideringar av pressmeddelandet
• Chefen gör en slutlig granskning och godkänner dokumentet
• Pressmeddelandet skickas till relevanta journalister

Landningssidor på webbplatser

En landningssida på en webbplats är ett annat bra exempel på ett dokument som kan dra nytta av ett formellt arbetsflöde och en tydlig godkännandeprocess. Precis som ett pressmeddelande kan en landningssida på en webbplats också vara tidskänslig.

Beroende på vad sidan är till för kan du behöva lansera den vid en specifik tidpunkt baserat på en kampanj, ett specialerbjudande eller en rea. Att ha ett arbetsflöde och proaktivt informera de berörda kan därför vara skillnaden mellan en effektiv lansering och ett fiasko. 

Du kan göra något i stil med detta:

• Bekräfta produktlansering och tidpunkt
• Utse någon som designar sidan och skriver ett utkast till texten
• Lägg till texten på den designade sidan
• Genomför en intern granskning
• Granska sidan med kunden eller ledningsgruppen
• Gör eventuella ändringar på landningssidan
• Slutför den slutliga kvalitetssäkringen (QA) och/eller användaracceptanstestningen (UAT)
• Gör eventuella slutliga ändringar
• Se till att spårning och analys är korrekt konfigurerade
• Lansera landningssidan

Dokumentera arbetsprocessen

Här är en steg-för-steg-process för att skapa ett arbetsflöde för dokumentskapande eller hantering inom din organisation.

1. Förstå mål och krav

Börja med att göra en lista över mål och krav. Dessa bör vara kopplade till att säkerställa att dina affärsprocesser följs och att alla steg som krävs för att färdigställa dokumentet finns med. Om exempelvis en senior chef måste godkänna ett dokument innan det delas med viktiga intressenter, hela företaget eller en kund, ska du se till att detta finns med i processen.

2. Skapa ett utkast till arbetsflödet från början till slut

När du förstår allt och alla som är involverade i att skapa dokumentet ska du skapa ett utkast till arbetsflödet från början till slut. Tänk på det som att berätta en historia – ännu bättre är att skapa ett flödesschema som visar det visuellt.

Lista stegen i ordning och avgör vilka som behöver vara involverade. Vad gör de och när ska de göra det? Hur vet de när det är dags för deras del av processen?

Gör ditt bästa för att få med allt, men lägg inte för stor press på dig själv att göra det perfekt. Du kan åtgärda eventuella luckor eller ineffektiviteter i nästa steg av processen.

3. Identifiera brister i processen och iterera

När du har skapat ett utkast till arbetsflödet går du igenom processen för att hitta områden som saknas eller behöver mer uppmärksamhet. Leta efter:

• Saknade aviseringar eller till och med hela steg
• Flaskhalsar
• Problem med åtkomstkontroll (t.ex. att en granskare inte kan se dokumentet)
• Platser där revisionsspår skulle kunna vara till hjälp

Och slutligen: finns det platser där du skulle kunna optimera ditt arbetsflöde, antingen med automatisering eller helt enkelt genom mer övning i att samarbeta som ett team?

4. Fundera på var och hur dokument ska lagras

Om många personer är involverade behöver du fundera på hur du lagrar dokument under dokumentets livscykel (dvs. arkivering). Om du ofta behöver ta fram ett dokument eller en dokumenttyp kan möjligheten att utgå från en äldre version spara mycket tid, så se till att det är lätt att hitta den senaste versionen!

Överväg ett verktyg som låter dig lägga till metadata, så att du kan säkerställa att personer använder rätt dokument vid rätt tidpunkt. Detta är särskilt viktigt inom hälso- och sjukvården eller andra branscher med regulatoriska krav, eftersom fel information på fel plats kan få stora konsekvenser.

Se också till att personer inte använder dokument med gammal eller, rentav, felaktig information. Du kan överväga att lägga till behörigheter eller placera en text på de föråldrade versionerna. En hederlig gammaldags text: ENDAST FÖR REFERENS – ANVÄND INTE kan göra underverk (och ja, du behöver använda versalerna).

5. Använd rätt verktyg och automatiseringar

Fundera på var du skulle kunna automatisera dina dokumentarbetsflöden eller övergripande processer för dokumenthantering.

Mallar, förinställda rubriker eller automatiseringsregler i ditt arbetsflöde eller din projekthanteringsprogramvara kan effektivisera repetitiva uppgifter. Även enkla funktioner som beroendebaserade aviseringar, som meddelar en teammedlem när det är deras tur, kan spara tid och minska behovet av uppföljningar.

När du utvecklar interna arbetsflöden kan du integrera bästa praxis för dokumenthantering—till exempel genom att använda konsekventa mallar, tillämpa tydliga namnkonventioner och tagga metadata—för att minska omarbete och hålla dokumentationen enhetlig mellan teamen.

Tänk på hur ofta du behöver jaga uppdateringar eller kontrollera statusen för en uppgift. Med rätt verktyg sker det arbetet automatiskt, så att du kan fokusera på det som är viktigast: att skapa kvalitetsdokument.

Genom att implementera ett dokumenthanteringssystem med inbyggd automatisering kan du gå ett steg längre, eliminera manuella statuskontroller och säkerställa att varje steg i arbetsflödet fortskrider smidigt och effektivt.

Verktyg för dokumentarbetsflöden

Att ha rätt verktyg och mallar till hands kan göra det mycket enklare att skapa, hantera och uppdatera dokumentarbetsflöden. Du har många valmöjligheter när det gäller att skapa digitala dokument, bearbeta dokument och automatisera arbetsflöden. 

Här är de bästa programvaruverktygen för arbetsflödeshantering som gör det enkelt att konfigurera och genomföra dokumentarbetsflöden:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bäst på AI-driven riskidentifiering
2. 2. Wrike — Bäst för att överbrygga klyftorna mellan team som arbetar i silos
3. 3. Moxo — Bäst för säkra portaler för klientsamarbete
4. 4. Productive — Bäst för byråhantering
5. 5. Screendragon — Bäst för komplex arbetsflödesautomatisering och godkännanden
6. 6. TaxDome — Bäst för att ange beroenden
7. 7. Qntrl — Bäst för orkestrering av arbetsflöden
8. 8. Quickbase — Bäst för dynamisk arbetshantering
9. 9. Celigo — Bäst med över 1 000 förbyggda appanslutningar
10. 10. Kissflow — Bäst för mallar för arbetsflöden

Bästa praxis för dokumentarbetsflöden

När det gäller att skapa och hantera dokumentarbetsflöden finns här några saker att tänka på:

1. Håll arbetsflödet enkelt: Målet bör vara att effektivisera arbetsflödet med så få steg som möjligt för att säkerställa en effektiv och ändamålsenlig dokumenthantering.
2. Automatisera repetitiva uppgifter där det är möjligt: Framsteg inom arbetsflödesautomatisering (inklusive AI) kan hjälpa dig att minska belastningen från repetitiva uppgifter. Även en enkel mall i ditt projektledningsverktyg eller dokumenthanteringssystem kan spara dig flera timmar i veckan.
3. Skapa ett nytt dokument innan du delar det med en kund eller intressent: De behöver sannolikt inte se dina kommentarer till kollegorna i den slutliga versionen.
4. Använd behörigheter och versionshantering vid behov: Utöver ditt arbetsflöde för dokumentgodkännande bör du också se till att du har arbetsflöden för hantering av behörigheter. Detta gäller särskilt dokument som innehåller känslig information. Du vill inte riskera fler möjligheter till mänskliga misstag (t.ex. att fel personer publicerar fel dokument). Ett dokument med inaktuell information som används offentligt kan orsaka många problem, inklusive potentiella rättsliga utmaningar.
5. Granska dina arbetsflöden regelbundet för att se till att de hålls uppdaterade: När du väl har konfigurerat automatiserade arbetsflöden eller byggt ett smidigt arbetsflödessystem är dokumentarbetsflöden inte något man bara ställer in och sedan glömmer bort. Granska dina arbetsflöden ofta för att se till att de fungerar så smidigt som möjligt. Du kan vilja lägga till mätvärden för hur ofta teamet bör granska arbetsflöden inom dokumenthantering. Detta gäller särskilt organisationens viktigaste dokument.

Så automatiserar du dokumentarbetsflöden

Jag har redan pratat om sätt att integrera automatisering i dina arbetsflöden, men här är några enkla steg du kan ta om du fortfarande tvekar inför att komma igång.

• Börja med de befintliga automatiseringsfunktionerna i din dokumenthanteringsprogramvara: De flesta programvaror för dokumentarbetsflöden har inbyggda automatiseringsfunktioner. Leta efter de enklaste delarna av arbetsflödet att automatisera med hjälp av de programvarufunktioner du redan har (se detta som lågt hängande frukt). Det är viktigt att notera att kostnadsfri dokumenthanteringsprogramvara kanske inte har denna funktion.
• Använd elektroniska dokument där det är möjligt: Att hantera fysiska pappersdokument kan göra automatisering mer utmanande, så använd elektroniska dokument så mycket du kan. Det kan fortfarande finnas tillfällen då papper är det bästa alternativet, så en manuell dokumenthanteringsprocess kan vara nödvändig.
• Använd Zapier eller integrationer för att hantera dokument mellan olika programvaror: Det kan kännas omöjligt att skapa en sammanhängande automatisering av dokumentarbetsflöden när arbetet sker i olika programvaror. Men de flesta molnbaserade SaaS-produkter kan kopplas samman med antingen inbyggda integrationer eller Zapier. Några få Zaps kan vara skillnaden mellan att behöva arbeta i tre verktyg och att bara behöva använda ett.

Vad händer härnäst?

Oavsett om din organisation genomgår en digital transformation eller om du vill förbättra ditt arbete med att optimera arbetsflödena för dokumenthantering har The Digital Project Manager allt du behöver. Gå med i vår aktiva och välkomnande gemenskap tillsammans med dina kollegor för att lära dig mer om de senaste trenderna inom arbetsflödeshantering.