Så skapar du en projektkommunikationsplan [+ mall]
Kom överens: En kommunikationsplan beskriver metoder, frekvens och kanaler för informationsutbyte mellan projektteam och intressenter, vilket säkerställer samordning och tydliga förväntningar för alla berörda.
Samspel med projektplaneringen: Att skapa en kommunikationsplan går hand i hand med projektplaneringen, så att du i förväg kan fatta beslut om hur information ska delas, i stället för att dela brådskande information på fel sätt eftersom du inte hade en plan på plats.
Mallarna till undsättning: I stället för att skapa din projektkommunikationsplan från grunden kan du ladda ner vår mall för att påskynda processen eller helt enkelt kopiera och klistra in från ett befintligt projekt och redigera efter behov.
En kommunikationsplan för projektet hjälper dig att strategiskt planera hur du ska kommunicera med viktiga intressenter. Utan en sådan kommer du att få svårt att hantera intressenternas förväntningar, hålla alla informerade och förhindra kaos bland projektgruppen.
Så här skapar du en effektiv kommunikationsplan, använder den för att upprätthålla ordning och håller projektet på rätt väg mot framgång.
Vad är en kommunikationsplan?
En kommunikationsplan är en strategisk plan som beskriver hur information ska utbytas mellan projektgruppen och intressenterna. Den redogör för metoder, frekvens och kanaler för kommunikationen och säkerställer att alla berörda är informerade, samordnade och kan samarbeta effektivt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Enkelt uttryckt är den som en karta som visar hur alla i ett projekt kommunicerar med varandra, inklusive den interna kommunikationen mellan teammedlemmarna. Den talar om vilka kommunikationsbehov varje person har: vem som behöver vilken typ av information, när de behöver den och hur den ska skickas till dem.
En kommunikationsplan för projektet behöver inte vara formell, men den bör dokumenteras som referens. Det säkerställer att alla vet vad som händer, är överens om saker och arbetar bra tillsammans, särskilt vid distansarbete eller när ni använder digitala kommunikationsverktyg.
Här är en (mycket) snabb översikt:
Så skriver du en kommunikationsplan
Här är stegen för att skriva och skapa en stabil kommunikationsplan för projektledning:
- Förstå projektets förutsättningar
- Definiera dina kommunikationsmål
- Identifiera intressenter
- Fastställ kommunikationsfrekvensen
- Definiera kommunikationsmetoder
1. Förstå projektets förutsättningar
Definiera projektets förutsättningar, inklusive projektets storlek, information om kundens företag, projektets leveranser, tidsplan och vilka som ingår i projektgruppen.
Ta hänsyn till teamets och kundens kommunikationsstilar:
- Hur framgångsrik har kommunikationen varit hittills?
- Har kunden angett några kommunikationspreferenser – det vill säga, brukar de ringa när de har en fråga eller föredrar de e-post?
- Har ni träffats personligen eller via video?
- Hur ofta har ditt team direkt kontakt med dig i ett projekt? Föredrar de skriftlig bakgrundsinformation framför möten?
- Finns det några behov inom PR?
När du har förstått teamet och kunderna du arbetar med kan du börja strukturera detta i en kommunikationsplan för projektet.
2. Definiera dina kommunikationsmål
Lista vad som kännetecknar framgångsrik projektkommunikation, inte bara för kunden utan även för teamet. Använd listan som vägledning vid kommunikationsrelaterade beslut.
Ta med en lista över mätvärden eller KPI:er som du kan använda för att mäta om kommunikationen är framgångsrik och lägg till den direkt i kommunikationsplanen. Det kan till exempel handla om hur många e-postmeddelanden du skickar eller tar emot varje vecka, hur många e-postmeddelanden eller meddelanden som förblir olästa och så vidare.
3. Identifiera intressenter
Identifiera vilka som behöver hållas informerade om projektet och vilken information de vill ha eller behöver ta emot. Den viktigaste intressenten på kundsidan kanske vill ha detaljerade statusuppdateringar om enskilda uppgifter eller vem som arbetar med dem, medan den personens chef kanske bara behöver övergripande projektuppdateringar.
Anteckna också allas kontaktuppgifter och spara dem i planen.
4. Fastställ kommunikationsfrekvensen
Utifrån projektmålen bör du överväga hur ofta du ska kommunicera med olika intressenter och vilket innehåll som ska tas med.
Du kan använda flera tillvägagångssätt, till exempel veckovisa avstämningar för att gå igenom projektets tidsplan och budget, dagliga avstämningar för frågor som uppstår under arbetets gång samt regelbundna möten för att presentera viktiga milstolpar i projektet.
Ha projektets förutsättningar och mål i åtanke – de bör hjälpa dig att identifiera vilka typer av information som behöver kommuniceras oftare eller mer sällan.
5. Definiera kommunikationsmetoder
Vissa intressenter kanske föredrar att få uppdateringar via e-post, Slack eller via en instrumentpanel som du har konfigurerat för statusuppdateringar. Den här typen av information är också viktig att ta med i din kommunikationsplan, och den håller intressenterna nöjda.
Ibland avgör informationen du kommunicerar vilken kommunikationsmetod som är lämplig. Det är till exempel bäst att genomföra projektstarter genom möten på plats (eller via videosamtal), medan snabba frågor kan hanteras via Slack eller e-post. Notera vilka metoder dina intressenter föredrar och när du behöver dem för större milstolpemöten, så att de är informerade i förväg.
Vad som ska ingå i en kommunikationsplan för projekt
Även om detaljerna i din kommunikationsplan för projektledning kan variera beroende på projekttyp och omfattning finns det några viktiga delar som bör ingå i varje kommunikationsplan för projekt som du skapar.
Viktiga intressenter
Notera de viktigaste intressenterna, inklusive din huvudsakliga kundkontakt. Lägg till kontaktuppgifter, till exempel telefonnummer och e-postadresser, så att alla som har tillgång till kommunikationsplanen kan hitta denna information.
Teammedlemmar
Ta med alla projektteamets medlemmar och deras roller. Detta är praktiskt för alla som är nya i eller inte känner till projektet. Identifiera vilka teammedlemmar som ansvarar för att ta fram leveranser, leda strategiska diskussioner och/eller hantera tekniska samtal med intressenter.
Kommunikationsmetoder
Beskriv de huvudsakliga kommunikationsmetoderna och kanalerna som du använder för att kontakta intressenter, till exempel e-post, telefonsamtal, möten, Slack eller andra kanaler. Ta med anteckningar om intressenternas föredragna kanaler.
Kommunikationstyper
Lista den information som behöver delas och hur den ska delas, vad som ska ingå och vilken målgruppen är. Du kan till exempel behöva tillhandahålla statusrapporter för projektet varje vecka till kunden. Ta hänsyn till kommunikationsmekanismen, distributionslistan och vilken information som ska ingå i rapporten. Programvara för kundrapportering kan hjälpa dig med detta (eller överväg öppen källkod för rapportering om du har en begränsad budget).
Kommunikationsstilar
Anpassa efter intressent och kommunikationsmetod. Föredrar till exempel en viss intressent enbart formell kommunikation, eller kan du ha en något mer avslappnad ton?
Mötesschema
Även om du kan justera detta efter behov under projektets gång är det bra att ha en första uppfattning om hur ofta du ska träffa intressenterna. Beroende på projektets omfattning kan du också vilja ange hur ofta du ska skicka e-post till kunden. Se till att även ta med interna teammöten.
Viktiga budskap
Fastställ för varje intressent vilket huvudbudskap eller vilken information du vill kommunicera. Vilket är det rätta budskapet som får gehör hos den gruppen? Identifiera dessutom eventuell specifik feedback eller data som krävs från intressenterna för att validera och förfina konceptverifieringen.
Kommunikationsmål
En bra kommunikationsplan inom projektledning innehåller kommunikationsmål. Detta hjälper till att säkerställa att du fattar beslut med de önskade resultaten i åtanke.
Exempel på en kommunikationsplan för projekt
Utifrån delarna som vi beskrev ovan kan ett exempel på en kommunikationsplan för projekt se ut så här.
Kommunikationsmål
Lista projektets kommunikationsmål från början, så att alla som får tillgång till planen kan ställa sig bakom beslut som bidrar till att uppnå dessa mål. Se till att de är mätbara.
Information om intressenter och kommunikationspreferenser
En tabell kan vara användbar för att lista projektets intressenter och deras preferenser.
För mer komplexa projekt kan du vilja dela upp anteckningskolumnen för att dela ytterligare information (t.ex. kan du skapa en extra kolumn för att ange när intressenterna är tillgängliga eller annan information som är avgörande för hur och när du kommunicerar.)
Kommunikationstyper
Använd det här avsnittet för att fundera över hur du kommunicerar med dina intressenter. Det bidrar till att säkerställa att kommunikationen är konsekvent, meningsfull och framgångsrik.
Fördelar med projektkommunikationsplaner
Genom att utveckla och dokumentera en kommunikationsstrategi löper dina projekt smidigare och du kan undvika projektmisslyckanden.
Förbättrad projektplanering
En projektkommunikationsplan kompletterar din projektplan genom att beskriva mer information om hur teamet ska samarbeta.
Om du i förväg har fattat beslut om hur du ska förmedla viktig information, inklusive vilken kommunikationskanal som ska användas, av vem och hur ofta, behöver du inte göra detta senare när du har brådskande uppdateringar men ingen aning om vem du ska dela dem med (detta är särskilt viktigt när du planerar distansprojekt).
Vår projektplansmall kan hjälpa dig att strukturera den här kommunikationsstrategin från början och säkerställa ett smidigt informationsflöde och en samordning inom teamet under hela projektet.
Korrekt hantering av intressenternas förväntningar
Du måste definiera kommunikationsförväntningarna från början för att projektet över huvud taget ska ha möjlighet att löpa smidigt.
Genom att tidigt i projektprocessen informera kunden om vad de kan förvänta sig sätter du tonen för hela projektet. Det är också bra för intressenterna att i förväg veta vad du behöver från dem, så att de kan vara förberedda när det blir dags.
Det börjar med förväntningar och att se till att alla har samma utgångsläge. Jag skapar alltid en kommunikationsbrief när jag startar ett projekt där det står: “Så här kan du nå mig, när jag är som mest tillgänglig och vilka kanaler som är bäst för att nå mig.” Kommunikationsbriefen är också ett bra ställe att tydliggöra förväntningarna kring svarstider. För att kunna göra ditt bästa arbete för kunden behöver du fokusera, och du kommer till exempel inte att ha e-postprogrammet öppet hela tiden (bortsett från vid särskilt kritiska tillfällen).
Enklare hantering av intressenter
Det bästa sättet att hantera intressenter är att upprätta en kommunikationsplan, följa den och använda den för att kommunicera framgångsrikt så att ni är samordnade kring målet och projektets milstolpar (och sedan samordna er på nytt vid behov).
En projektkommunikationsplan främjar en gemensam förståelse för kommunikationsflödet, så att alla vet vad som händer och vad som bör hända i projektet.
Jag hamnade i en situation med en kund där allt var en enda röra, men det stod inte klart förrän det var för sent. Det fanns små varningssignaler, som att kunden inte var särskilt responsiv efter projektstarten och att vi blev ignorerade vid avstämningarna, så vi blev omedelbart blockerade i projektet. Det slog mig att vi saknade en regelbundenhet. Oavsett vad som står i våra kalendrar finns det inga förväntningar på hur vi ska kommunicera. En kommunikationsplan hade gjort en enorm skillnad och gett oss ett sätt att redan från början säga, “Vi uppfyller inte något av det här som vi borde, och det är en varningssignal”.
Ladda ner mall för projektkommunikationsplan
Ladda ner vår mall för projektkommunikationsplan för ett enkelt sätt att samla all kontaktinformation och alla instruktioner du behöver för dina projekt. Det finns också ett ifyllt exempel som visar bästa praxis för att fylla i din kommunikationsplan.
Så använder du en projektkommunikationsplan
1. Dela den med ditt team
Genom att dela planen med ditt team informerar du dem om er kommunikationsfrekvens – vilket påverkar deras arbete och leveransdatum – men du ger dem också mer sammanhang kring hur och med vem du kommunicerar. Genom att dela denna information kan ditt team stötta dig när du genomför planen.
2. Håll dig på rätt spår
Boka viktiga projektmöten så snart du har en plan på plats och lägg in påminnelser i kalendern för regelbundna avstämningar och även projektmejl, så att du håller dig på rätt spår med de viktiga punkter du har definierat i planen.
Om du någon gång märker att du avviker från din kommunikationsplan och har svårt att återgå till den bör du ompröva det tillvägagångssätt du har definierat:
- Är den fortfarande i linje med projektets mål?
- Har målen eller intressenterna förändrats på något sätt sedan projektet startade?
- Finns det effektivare sätt att kommunicera projektinformation i det här skedet av projektet?
Om du behöver hjälp med att följa projektets framsteg och ge intressenterna korrekt information kan du ta en titt på den här listan över programvara för projektledning.
Du hittar också fler kommunikationsstrategier inom projektledning här.
Vad tycker du?
Vilka taktiker tycker du är mest effektiva när du skapar projektkommunikationsplaner? Delta i samtalet i Slack med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskap!
