5 strategier för att hantera flera projekt samtidigt

1. Sätt dina gränser

När det gäller att ta sig an flera projekt samtidigt måste du vara realistisk kring dina färdigheter och din kapacitet. Du behöver erfarenhet för att få den trovärdighet och det självförtroende som krävs för att leda. Om du är ny inom projektledning är det förmodligen ett bättre val – både för dig och din organisation – att börja med ett eller två projekt för att finslipa dina färdigheter. Det var så jag började, och genom att hålla ett lagom tempo kunde jag lära mig vad som fungerar och vad som inte gör det. 

Det viktigaste är att du känner dina begränsningar och gränser bättre än någon annan. Om din organisation förväntar sig att du ska ta på dig en orimlig arbetsbelastning – en som faktiskt kommer att leda till dåliga projektresultat – är det viktigt att säga ifrån och säga nej på jobbet. Du måste sätta rimliga förväntningar på dig själv och ditt team för att lyckas på alla fronter.

Proffstips

Reflektera över tidigare projekt som du har hanterat. Har du tidigare ombetts att ta dig an för många olika projekt? Vad i processen var stressande för dig? Var projekten framgångsrika? Vilka färdigheter skulle ha hjälpt dig att hantera situationen bättre?

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Förstå ditt teams begränsningar

Hantering av flera projekt handlar helt och hållet om teamwork. Medlemmarna i ditt team har också gränser och begränsningar. Vilken är deras arbetsbelastningskapacitet? Vilka prioriteringar kan kräva deras uppmärksamhet?

När du planerar resurser för flera projekt är det viktigt att du känner till teammedlemmarnas tillgänglighet för att ta på sig arbete, vad som redan finns på deras att-göra-listor och eventuella personliga begränsningar (inklusive privata semestrar, nationella helgdagar, ledighet och så vidare). Det sista du vill är att hela teamet ska bli utbränt.  

Det är här det kan vara oerhört användbart att ha rätt projektledningsprogramvara som hjälper dig med resurshantering. Ditt verktyg kan ge dig en tydlig översikt över vem i teamet som arbetar med vad, statusen för dessa uppgifter och vem som kan vara överbelastad med arbetsuppgifter. Det kan hjälpa dig att bättre förstå vilka resurser som används, så att du kan fatta mer välgrundade beslut om att prioritera och delegera uppgifter.

Det är också viktigt att du känner till ditt teams färdigheter – vad de är bra på, vill utveckla och behöver förbättra. Detta hjälper dig att förebygga flaskhalsar och friktion med dina intressenter och är en av de viktigaste användningarna av projektledningslösningar.

Att till exempel bara ha en dataforskare som arbetar med ett projekt inom artificiell intelligens kommer inte att fungera. Som projektledare är du förmodligen inte den som kan besluta om eller investera en budget i kompetensutveckling, men du är den som kan identifiera vilka färdigheter som behövs för din projektportfölj och föra ditt teams talan.

Proffstips

Att lära känna ditt team kommer inte att ske omedelbart. Du måste prata med varje teammedlem och regelbundet följa upp för att lära dig mer om dem, deras arbetssätt och deras mål. Under era enskilda samtal kan du ställa frågor som hjälper dig att bättre förstå deras arbetsbelastningskapacitet och kompetensluckor. Du kan till exempel fråga: “Vilken är för närvarande den mest stressande delen av ditt arbete?” och “Vilken färdighet skulle du vara entusiastisk över att lära dig och som skulle kunna hjälpa dig att utföra ditt arbete?” Betrakta inte dessa samtal som slöseri med tid; de är grunden för din förmåga att snabbt svara på dina intressenters förfrågningar.

3. Kommunicera med dina intressenter

När du hanterar projekt i stor skala kommer du att få många förfrågningar samtidigt från projektets intressenter. Självklart kommer varje förfrågan att vara ”brådskande”.

För att kunna sålla bland bruset och förstå vilka förfrågningar som faktiskt har högst prioritet behöver du insikt i helheten. Vilka är de verkliga begränsningarna för varje projekt? Vilka är de förväntade tidsplanerna och leveranserna för projekten? Om du till exempel förstår att du arbetar med ett regulatoriskt projekt vet du hur viktigt det är att leverera i tid och följa projektplanen.

Nyckeln här är intressenthantering. Du behöver bygga nära relationer med var och en av intressenterna i dina olika projekt. Ha regelbundna samtal med dem för att bättre förstå deras begränsningar, behov och förväntningar. Var transparent med dem kring ditt teams problem och de lösningar ni har använt. Håll dem på samma sätt uppdaterade om era prestationer och framsteg mot projektmålen. Här kan användningen av de bästa apparna för projektledning hjälpa dig att organisera och distribuera information effektivt.

Dessa regelbundna diskussioner hjälper dig att utveckla en realistisk färdplan och förstå hur stora förseningar du har utrymme för. Om du har en god relation med dina intressenter kommer du också att känna dig mer bekväm med att säga ”nej” till förfrågningar. Att effektivt hantera flera förfrågningar blir enklare med en instrumentpanel för projektledning som samlar framsteg och tidsfrister på ett och samma ställe.

Om du kan, leta efter verktyg för intressentkommunikation bland funktionerna i de plattformar för projektledning du väljer att använda.

Proffstips

Se till att dokumentera egenskaperna för varje projekt i en delad fil som är lättillgänglig för alla dina projektteam. Ta med tidsfrist och motivering för varje projekt i filen och uppdatera den regelbundet när ny information blir tillgänglig. Informera ditt team om alla projektförändringar så snart du känner till dem.

4. Hantera din tid effektivt

När du hanterar flera projekt måste du vara en mästare på tidshantering. 

Som projektledare kommer det att kännas som att större delen av din tid går åt till möten. Mellan möten med dina teammedlemmar för att diskutera prestationer och hinder, och möten med projektets intressenter som behöver information om projektets framsteg, kan det bli väldigt mycket. 

När du hanterar flera projekt kan gedigen projektuppföljning hjälpa dig att hålla koll på framstegen i alla initiativ.

För att hjälpa dig att hantera kaoset ska vi titta på hur jag planerar min kalender. Varje morgon börjar jag med att kontrollera de väntande åtgärdspunkterna under varje projekt för att se om något har fastnat. Jag går igenom det som väntar, bedömer hur uppgifter kan delas upp i hanterbara delar och identifierar vem jag behöver kontakta eller stämma av med för att se till att projektet fortsätter framåt. Jag försöker också schemalägga alla mina konferenssamtal på morgonen. Innan jag bokar ett möte frågar jag mig hur viktigt det är att ha diskussionen personligen. Jag försöker också begränsa mötets längd – jag bokar ett möte på 50 minuter i stället för en hel timme. På eftermiddagen tidsblockerar jag tider i min agenda för fokuserat arbete. För varje projekt skapar jag också kalenderpåminnelser för viktiga milstolpar och förfallodatum. 

Att hantera flera projekt kräver viktiga färdigheter för projektledning för att säkerställa att tidsfrister hålls utan att överbelasta teamet.

Proffstips

Du behöver också vara expert på uppgiftshantering. Försök under två veckor att hålla reda på hur lång tid det tar att slutföra vissa uppgifter på din att-göra-lista. Du kanske blir överraskad av vad du upptäcker. Du kanske till exempel lägger alldeles för mycket tid på att sammanställa dina anteckningar efter ett möte. Du kan prova att använda ett verktyg som automatiskt spelar in och transkriberar dina videosamtal för att spara tid.

5. Dra nytta av mallar och automatisering

När du hanterar flera projekt är mallar dina bästa vänner. Det är viktigt att standardisera så mycket som möjligt. Om du inte redan har gjort det kan du skapa mallar för projektstarter, leveranser, beslut om att gå vidare eller inte och så vidare.

Du behöver inte ens nödvändigtvis börja från grunden. Det finns gott om mallar tillgängliga online eller via din projekthanteringsprogramvara. Det kan ta lite tid att skapa dem eller anpassa dem efter dina behov, men du sparar massor av tid framöver.  

Mallar och automatiseringar bör vara några av de viktigaste funktionerna i plattformar för projekthantering som du letar efter i alla nya verktyg.

Proffstips

När dina processer väl har standardiserats blir det också enklare för dig att automatisera repetitiva uppgifter och arbetsflöden som kan göra teamet långsammare. Många verktyg och appar för projekthantering låter dig till exempel automatisera aviseringar, tidsregistrering, uppgiftsfördelning och mycket mer. De kan också erbjuda integrationer med verktygen du använder för att kommunicera med ditt team och dina intressenter, vilket även kan hjälpa dig att effektivisera den processen.

Gå med för fler insikter om projekthantering

Historien om programvara för projekthantering visar hur verktygen har utvecklats för att möta moderna företags växande krav, bland annat att hantera flera projekt samtidigt.

Letar du efter fler tips för att hantera dina projekt? Ta en titt på vår lista över knep för projekthantering som ökar produktiviteten eller gå med i vår medlemscommunity för att få tillgång till över 100 mallar, exempel och prov, samt komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.