Så använder du Smartsheet för projektledning 2026
Har du någonsin blivit ombedd att skapa en projektplan för ett nytt projekt på under 30 minuter? Hur är det när frågan kommer från en chef på ledningsnivå och klockan är 16.30 en fredag? Det har hänt mig. Även om denna förfrågan skulle få de flesta projektledare att stanna upp, fortsatte jag eftersom jag visste att jag hade de bästa verktygen till mitt förfogande.
Jag tillgodosåg detta behov genom att använda Smartsheet för projektledning och utnyttja de kraftfulla planeringsverktyg som utgör kärnan i Smartsheet-plattformen. Den som efterfrågade projektplanen hade som tur var en beskrivning av uppgifterna och när han förväntade sig att de skulle vara klara.
Med denna information kunde jag skapa en projektplan med uppgifter, ansvariga samt start- och slutdatum för varje uppgift i Smartsheet på under femton minuter. Puh! Min helg kunde börja i tid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Smartsheet är lätt att använda och lättillgängligt för nybörjare, men kan skalas upp för plattformar för företagsprojektledning. Om du kan hantera ett kalkylblad kan du använda Smartsheet. Det är det fina med verktyget – det är mycket enkelt och lätt att använda, även för personer som inte är projektledare.
Jag har personligen använt Smartsheet till allt från att planera en campingresa till att genomföra portföljhantering inom PMO och allt däremellan. Smartsheet är mitt förstahandsval för projektplanering och projektledning eftersom det är väldigt enkelt när man väl har kommit in i det.
I den här artikeln går vi igenom hur du använder Smartsheet för projektledning och följer varje steg i livscykeln för prediktiv projektledning. Jag delar också med mig av mina experttips för att få ut så mycket som möjligt av Smartsheet.
Behöver du lite mer grundläggande information innan du börjar? Läs: Vad är projektledningsprogramvara?
Så bedriver du projektledning med Smartsheet
Smartsheet är ett verktyg som kan användas för att hantera ett projekt genom att hjälpa till att planera, organisera och följa projektets framsteg under hela projektets livscykel. Det erbjuder en mängd funktioner och verktyg som kan användas för att skapa en projektplan, tilldela uppgifter och resurser, följa projektets framsteg och kommunicera med teammedlemmar.
Projektets livscykel syftar på de olika faser som ett projekt genomgår från initiering till slutförande. Dessa faser (särskilt när man beaktar ett projekt av prediktiv typ) omfattar vanligtvis initiering, planering, genomförande, övervakning och styrning samt avslut.
Det exakta antalet och karaktären hos dessa faser kan variera beroende på det specifika projektet och den projektledningsmetodik som används.
Många projektledare som arbetar på ett prediktivt sätt har historiskt använt Microsoft Project eller andra appar för projekt- och resurshantering som sitt huvudsakliga projektledningsverktyg.
Det jag har upptäckt i mitt arbete är att Smartsheet är enklare att använda och ett mer lättillgängligt alternativ än Microsoft Project när man jämför projektledningsprogramvara. När jag arbetar med ett adaptivt projekt vänder jag mig vanligtvis till Jira Software och Jira Work Management. Eller åtminstone till en projektledningsprogramvara som är integrerad med Jira.
För att använda Smartsheet till att hantera ett projekt behöver du först skapa en projektplan som beskriver de olika uppgifterna och milstolparna i projektet, tillsammans med eventuella beroenden och begränsningar. Därefter kan du använda verktyget för att tilldela uppgifter till teammedlemmar, ange tidsfrister och följa varje uppgifts framsteg.
Användare som är vana vid att hantera projekt i Excel eller liknande kalkylbladsverktyg kommer att känna sig mycket bekväma med att använda Smartsheet tack vare de likartade gränssnitten.
Smartsheet känns som en naturlig övergång från Excel. Det är mer användarvänligt men har fortfarande samma välbekanta gränssnitt, vilket gör introduktionen enkel.
Smartsheet erbjuder också funktioner som gör att du kan övervaka och styra projektet, till exempel möjligheten att skapa anpassade rapporter och instrumentpaneler samt konfigurera aviseringar och notiser som håller dig informerad om eventuella ändringar eller problem. Dessutom gör verktyget det möjligt att samarbeta med teammedlemmar och intressenter samt dela uppdateringar och lägesrapporter med dem.
Överlag kan Smartsheet vara ett värdefullt verktyg för att hantera ett projekt genom att hjälpa till att planera, organisera och följa projektets framsteg samt genom att underlätta kommunikationen och samarbetet mellan teammedlemmar.
Om detta låter som något som skulle kunna hjälpa dig i ditt arbete, fortsätt läsa medan vi går igenom varje fas och hur du kan använda Smartsheet för att bli en bättre och smartare projektledare.
Proffstips: När du väljer ett verktyg är det viktigt att jämföra de typer av projektledningslösningar som finns på marknaden.
Initiering
Projektinitiering är projektets första fas, där projektets övergripande mål och syften definieras och en övergripande plan för att uppnå dessa mål tas fram. I denna fas sätts projektteamet samman och projektomfattningen definieras.
Initieringen av ett projekt börjar från allra första början, när projektledaren, PMO-chefen eller projektsponsorn först kommer på idén till ett projekt och vill få det igång. Detta sker innan en projektplan har skapats och innan vi vet vad vi ska göra.
Som projektledare och chef för projektledare är det mycket viktigt för mig att få information från intressenter eller projektbeställare om ett projekt under initieringsfasen.
För att standardisera denna process använder jag Smartsheet-formulär för att samla in information om ett projekt direkt från projektsponsorn. Jag samlar in information om beställaren, projektkraven och information om vilka som behöver involveras, vad som har hänt tidigare och så vidare.
När all denna information har lämnats av projektsponsorn via mitt Smartsheet-formulär får jag en e-postavisering som identifierar den nya förfrågan, och teamet kan börja granska förfrågan och boka ett möte med beställaren för att gå igenom projektintagningsformuläret och börja planera.
Planering
Det är då teamet samlas för att arbeta igenom frågorna ”hur kan vi” som krävs för att uppnå projektets mål. I många fall granskas och beslutas workshops, diskussioner, insamling av krav och arkitektur vid denna tidpunkt.
För att använda Smartsheet för projektplanering börjar du med att skapa ett nytt blad och lägga till de nödvändiga kolumnerna för att fånga information om projektet, till exempel dess namn, start- och slutdatum för övergripande uppgifter samt de teammedlemmar som ansvarar för varje uppgift eller avsnitt.
Du kan också lägga till anteckningar för att följa viktiga projektmilstolpar och beroenden. Arbetsnedbrytningsstrukturer (WBS) är enkla att skapa i Smartsheet med hjälp av de inbyggda hierarkialternativen, inklusive att ange beroenden och föregångare på flera nivåer.
När du har grunden till en plan i Smartsheet bjuder du in projektteamets medlemmar till bladet så att de kan bidra till och samarbeta kring projektplanen. Med Smartsheet kan teammedlemmarna enkelt lägga till, uppdatera och följa framstegen för uppgifter och milstolpar samt hålla sig informerade om ändringar i projektplanen.
Bjud in teamet att gå igenom varje del av planen och lämna kommentarer för att säkerställa att du har fångat allt som är känt om projektet och att planen är uppdaterad.
När projektplanen är klar kan du använda Smartsheets Gantt-diagramvy för att visualisera projektets tidslinje och se hur de olika uppgifterna och milstolparna hänger ihop. Detta kan hjälpa teamet att identifiera potentiella risker och problem så tidigt som möjligt.
Genomförande
Utöver att hjälpa till med projektinitiering kan Smartsheet också användas under hela projektets livscykel för att hantera och följa upp framstegen för uppgifter och leveranser, kommunicera med teammedlemmar och fatta datadrivna beslut.
Några specifika sätt som Smartsheet kan användas på under genomförandefasen av ett projekt är:
- Skapa en projekttidslinje och följa upp framstegen för uppgifter och milstolpar
- Uppgiftshantering, tilldela uppgifter och ange tidsfrister för teammedlemmar
- Använda den inbyggda Gantt-funktionen för att visualisera projektets tidslinje och beroenden mellan uppgifter
- Använda villkorsstyrd formatering för att markera försenade eller snart förfallande objekt och uppmärksamma dem innan de hamnar alltför långt efter måldatumet
- Använda samarbetsverktyg i realtid för att låta teammedlemmar arbeta tillsammans
Övervakning och styrning
Som projektledningsverktyg tillhandahåller Smartsheet funktioner och egenskaper som kan hjälpa projektledare och team att övervaka och styra sina projekt. Projekt kan naturligtvis följas upp över tid utifrån uppgifter, statusar, milstolpar och mycket annat.
Det som däremot är viktigare i den här fasen är de verktyg som finns tillgängliga för projektledare för att hålla koll på allt som pågår i ett projekt och säkerställa att alla följer upp vad som har hänt och vad som står näst på tur.
Rapportering är en central del av övervakningen och styrningen av alla projekt. Smartsheet hjälper projektledare att minska en stor del av det manuella och repetitiva arbetet med rapportering genom inbyggda instrumentpaneler, sammanfattningsfält och rapporter.
Rapporter kan skapas över flera blad, vilket ytterligare hjälper projektledare som hanterar flera projekt eller flera delar av ett större projekt.
En annan funktion som jag verkligen tycker om att använda i Smartsheet under projektets övervaknings- och styrningsdel är arbetsflödesautomatisering, särskilt den del där Smartsheet kan be personer om uppdateringar av öppna eller försenade objekt med återkommande intervall, utan att jag själv behöver upptäcka det och personligen jaga dem.
Jag använder också ofta automatiserade aviseringar i mina projekt för att säkerställa att personer inte ändrar saker alltför drastiskt utan att jag märker det, och för att säkerställa att saker inte stängs (det vill säga försvinner från min radar) i förtid.
Automatiserade aviseringar och utlösarbaserade arbetsflöden är avgörande för att hålla koll på vad som händer och vad som har förändrats i mina projekt. Se det som ett litet granskningsarbetsflöde för dig som projektledare!
Avslutning
När du når projektavslutningen kanske du tror att ditt arbete här är klart—fel! Ditt arbete i avslutningsfasen är oerhört viktigt för det aktuella projektets framgång och för din framtida framgång som projektledare och/eller leveransteam.
Det viktiga här är att dokumentera lärdomar och se till att allt avslutas på ett smidigt sätt. I Smartsheet innebär det att sätta alla punkter över i:na och korsa alla t:n (i för initiativ, t för uppgift, förstås) när du når slutet av uppdraget.
När du kommer till fasen för nedtrappning av projektet ska du gå igenom projektplanen och tillsammans med teamet avgöra om de (du) har uppnått de önskade resultaten av arbetet. Om så är fallet är det dags att avsluta eventuella återstående punkter och reflektera över vad som kunde ha gjorts annorlunda för att uppnå ett snabbare eller bättre resultat.
Den här processen är inte bara bra för att markera projektet som slutfört, utan den ger också teamet en känsla av avslut och prestation. Om den lämnas ogjord kanske personer tror att framtida initiativ bara kan rinna ut i sanden och att det är okej att lämna arbetet innan ett formellt slut… oj då.
Använd Smartsheet för att dokumentera lärdomar. Vissa team fyller också i en checklista för projektavslut där varje punkt i checklistan beskrivs och officiellt markeras som genomförd av en utsedd godkännare. När allt är ordnat får du inte glömma att fira med teamet!
9 experttips och knep
Utifrån mina erfarenheter av att använda Smartsheet för projektledning finns det några viktiga tips och knep som har blivit standard för mig och mina team.
Här är några experttips för att använda Smartsheet för projektledning:
- Stilla oron hos alla chefer som vill se en projektplan med ett Gantt-schema. Använd Gantt-vyn för att se en tidslinje för projektet och enkelt dela den med intressenter. Jag får ofta frågor från bekymrade chefer om projektplaner. I de flesta fall vill de bara se ett Gantt-schema. Se till att Gantt-schema-vyn är aktiverad som standard när du delar ett ark med en chef!
- Tala olika teamens språk med kalendern. Många team använder kalendrar för att styra sitt arbete. Använd kalendervyn i Smartsheet för att möta teamen där de befinner sig och hjälpa dem att känna att du har full kontroll. En av mina absoluta favoritfunktioner i Smartsheet är att omvandla uppgiftsdatum till en kalender som andra kan prenumerera på! Jag har använt den här funktionen för alla möjliga typer av schemalagda aktiviteter, bland annat för att lägga till kursplanens punkter i min personliga kalender.
- Använd Kanban-tavlan eller Kanban-planeringsmetoden med team som ofta arbetar i Trello eller Jira. Smartsheet möjliggör en annan typ och nivå av planering än Jira, men vissa team vill fortfarande arbeta med kort, så Smartsheet erbjuder en anpassningsbar vy med Kanban-tavla.
- Samla in data från vem som helst med Smartsheet-formulär. Jag har använt formulär i kundinriktade projekt, interna verksamhetsinitiativ, arbetsflöden för godkännande och mycket mer. Att använda formulär är ett utmärkt sätt att samla in data från källan och sedan automatisera det som händer härnäst.
- Håll koll på allt som pågår i projektarket med aktivitetsloggen. Jag kan inte beskriva hur frustrerande det är att inte veta vad som har ändrats eller vem som ändrade vad. Aktivitetsloggen håller reda på alla ändringar per person, vad som ändrades, när det ändrades och så vidare.
- Gör du liknande projekt över tid? Använd funktionen Mallar i Smartsheet för att spara tid och minimera repetitiva uppgifter genom att starta projekten från färdiga mallar i stället för att skapa ett nytt ark eller projekt från grunden. Du är inte begränsad till de inbyggda mallarna, utan kan skapa egna!
- Utnyttja Smartsheets integrationer. Om du arbetar med team som främst använder andra verktyg eller om du har börjat automatisera ditt arbetsflöde kan du fundera på vilka Smartsheet-integrationer som kan göra livet enklare. Hämtar du data från en annan källa till Smartsheet? Skapa en integration för det. Jag har själv integrerat Smartsheet med Google Sheets, Microsoft Excel, PowerBI, Salesforce, Microsoft Teams och Atlassian Jira.
- Om du kör fast på vägen har Smartsheet en enorm mängd resurser och handledningar tillgängliga online, utöver webbseminarier som behandlar många olika ämnen och användningsområden. Jag brukar använda Google för att hitta exakt det jag letar efter, och mitt problem är ofta löst på några minuter. Läs mer i Smartsheets kunskapsbas.
Skaffa Smartsheet!
I den här artikeln har vi beskrivit några tips och knep för att använda programvaran för projektledning. Men stanna inte där – experimentera och ta reda på vad som fungerar bäst för dig.
Det fina med Smartsheet är dess flexibilitet: Du kan anpassa det efter dina behov. Var kreativ och se hur du kan använda det här kraftfulla verktyget för att få dina projekt att löpa smidigare. Om du verkligen nördar ner dig i Smartsheet kanske du till och med vill bli Smartsheet-certifierad!
Hur planerar du att använda Smartsheet i ditt nästa projekt? Berätta gärna i kommentarerna nedan och glöm inte att prenumerera på The Digital Project Manager för att hålla dig uppdaterad om tips, knep och trender som gör ditt jobb enklare!
