Vad är projektaktiviteter och hur definierar man dem
Håll dig på rätt spår: Projektaktiviteter är de uppgifter som teammedlemmarna utför för att föra ett projekt mot dess mål. Genom att organisera projektet i aktiviteter håller du det strukturerat, så att teamet kan arbeta effektivt.
Milstolpar kontra aktiviteter: Medan aktiviteter är pågående uppgifter i ett projekt är milstolpar viktiga tidpunkter som markerar betydelsefulla faser eller mål, till exempel att slutföra en designfas eller lansera en webbplats.
Fördelarna med programvara: Projektledningsprogramvara gör det möjligt för dig att lista projektets aktiviteter, fördela rätt resurser och följa arbetets framsteg i förhållande till din tidsplan.
Projektaktiviteter omfattar varje liten del av det arbete som du och ditt team slutför för ett projekts räkning. Begreppet syftar på projektuppgifter och allt du som projektledare gör för att hålla arbetet flytande.
Så här planerar du projektaktiviteter och här är verktyg för projekthanteringsprogramvara som kan hjälpa dig att lägga upp aktiviteter och se till att du inte missar något.
Vad är projektaktiviteter?
Projektaktiviteter är avgränsade arbetsenheter som driver ett projekt framåt så att det når sina mål. Det kan vara steg i processen för att skapa en produkt, viktiga möten för att säkerställa att intressenterna är samordnade eller betydelsefulla processsteg som att fastställa budgeten eller planera tidslinjen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektaktiviteter jämfört med projektmilstolpar
Projektaktiviteter är de uppgifter och deluppgifter som projektmedlemmarna utför för att slutföra projektet, medan milstolpar är tydliga tidpunkter i projekttidslinjen.
Exempel på milstolpar är att skriva under avtalet, slutföra designfasen, lansera en webbplats eller nå 50 användarregistreringar. Det här är tydligt definierade tidpunkter i projektet då ni går från en fas till en annan.
När du slutför projektaktiviteter kommer du närmare att uppnå den motsvarande milstolpen. För att slutföra designfasen kan du och ditt team till exempel genomföra aktiviteter som att skapa inspirationskollage och strukturutkast eller hålla interna granskningar och kundgranskningar.
Projektaktiviteter jämfört med projektleveranser
Projektaktiviteter är de uppgifter och deluppgifter som utgör projektarbetet, medan projektleveranser är resultatet av dessa aktiviteter. Aktiviteten kan vara att skapa en stilguide, och leveransen är själva stilguiden (som skulle presenteras för kunden eller interna intressenter).
Exempel på leveranser är strategidokument, rapporter, presentationer eller sådant som innehåll, webbplatser, digitala produkter och applikationer. Det är allt som du lämnar över till en kund eller en grupp av intressenter.
Varför är projektaktiviteter viktiga?
Projektaktiviteter är viktiga eftersom de ger ett projekt ordning och struktur och gör projektarbetet mindre överväldigande att slutföra.
Om du sa till projektgruppen att ”bygga en webbplats på 10 sidor till nästa månad” skulle de bli överväldigade och inte veta var de skulle börja.
Men om du säger till projektgruppen: ”Vi ska bygga en webbplats på 10 sidor till nästa månad. Låt oss kartlägga vilka aktiviteter vi behöver genomföra”, blir det mindre överväldigande. Det kan öka effektiviteten och minska dubbelarbete.
Om Adam till exempel vet att Stephanie kommer att slutföra inspirationskollaget och strukturutkasten som han ska granska nästa vecka, kan han fokusera på andra aktiviteter i stället för att försöka ”hjälpa” henne eller göra dem själv.
Metoder för att planera projektaktiviteter
Det finns flera metoder för projekthantering som du kan använda för att planera projektaktiviteter med ditt team. Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång, men du kan anpassa dessa projektmetoder efter den typ av projekt du leder och de team du arbetar med.
- Vattenfallsmodellen: Vattenfallsmetoden har fem faser: initiering, planering, genomförande, övervakning och styrning samt avslutning. Du planerar hela projektet och alla aktiviteter i början och genomför sedan planen. En sådan aktivitet är att skapa en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) – en fullständig lista över allt projektarbete, vem som ska utföra det och när. Vattenfallsmodellen passar bra för mindre och mindre komplexa projekt med liten eller ingen osäkerhet.
- Agilt eller Scrum: Agila metoder och Scrum används omväxlande (ofta felaktigt) och låter dig planera aktiviteter genom ceremonier som sprintplanering och förfining. Du håller också dagliga ståuppmöten för att följa vilka projektaktiviteter varje person arbetar med, vad som slutfördes dagen innan och vilka hinder som finns.
- Hybrid: Hybridmetoden kombinerar delar av flera metoder. Du kan använda vattenfallsmetoden för att planera alla projektaktiviteter och skapa en WBS samt hålla dagliga ståuppmöten eller planera arbetet i kortare sprintar. Det ger teamet tydligheten i att planera hela projektet och flexibiliteten i att arbeta i sprintar.
- Kanban: Kanban är ett enkelt och visuellt sätt att planera arbetsaktiviteter. Du skapar en Kanban-tavla med flera kolumner. Projektaktiviteter representeras som kort i dessa kolumner (detta kan göras i en projekthanteringsprogramvara, så du behöver inte göra det för hand). Kolumnrubrikerna visar aktivitetens status (det vill säga att göra, pågår eller slutförd).
Så definierar du projektaktiviteter
Om du tittar på din projektstadga eller arbetsbeskrivning och undrar hur du och ditt team ska få det gjort behöver du inte oroa dig. Så här definierar du projektets aktiviteter och skapar en genomförandeplan.
1. Kartlägg milstolpar eller arbetsfaser
Projektframgång innebär inte bara att projektet slutfördes i tid och inom omfattningen. Det handlar om ett projekt som hade en tydlig riktning, ett samspelt team och som inte präglades av totalt kaos eller en kapplöpning mot mållinjen med knapp marginal. Det händer inte av en slump.
Det börjar med god planering. Börja med att tänka på projektets omfattning och den enklaste planen för att nå dit. Det liknar att bestämma sig för att gå ner i vikt eller spara pengar. Du kan börja med att säga hur många kilo du vill gå ner eller hur mycket pengar du vill spara.
Du kan tänka på att spara pengar som ett projekt. Säg att du vill spara $5,000 på 10 månader. För att hålla dig på rätt spår behöver du spara $500/månad eller cirka $125/vecka. Varje vecko- eller månadsmål är en milstolpe på vägen och kan hjälpa dig att följa utvecklingen. Om det har gått två månader och du bara har sparat $900 vet du att du ligger efter i tidsplanen.
2. Lista projektets aktiviteter
När du har definierat faserna eller milstolparna börjar du definiera aktiviteterna. Den här delen handlar om vad som behöver göras och hur lång tid det kommer att ta (aktiviteternas varaktighet).
För vårt sparprojekt kanske du letar efter billigare tjänsteleverantörer, bokar om en resa till en annan tidpunkt eller gör alternativa planer som inte kostar lika mycket. Tänk igenom allt du behöver göra och hur lång tid du tror att det kommer att ta.
3. Fastställ ordningsföljd och beroenden
När du har din lista bör du fundera på arbetsordningen och beroendena. Det här blir din projektplan. Beroende på hur du ordnar uppgifterna kan vissa behöva göras innan du kan utföra andra. Du kan till exempel behöva säga upp en prenumeration innan du köper en billigare, så att du inte betalar för två prenumerationer under en och samma månad.
När du arbetar dig igenom ordningsföljden eller tidsplanen kan du se hur snabbt du kan slutföra arbetet. Det ursprungliga målet var att spara $5,000 på 10 månader. Det kändes rimligt och det såg ut som att vår budget kunde minskas med $125/vecka. Men tänk om du ville eller behövde skynda på tidsplanen?
Den kritiska linjen är den kortaste tid det kan ta att slutföra ett projekt. Baserat på våra aktiviteter och beroenden, hur snabbt kan du spara? Om en av aktiviteterna är att få betalt (att pengar kommer in) kan du som snabbast slutföra projektet när $5,000 har kommit in.
Om du tjänar $3,000 i månaden och inte spenderar några pengar alls skulle du behöva minst två månader, förutsatt att du får betalt i slutet av månaden. Detta är dock inte den kritiska linjen, eftersom dina utgifter är $1500 i månaden. Det skulle faktiskt ta minst fyra månader på grund av utgifternas beroende.
4. Planera dina resurser
Nästa steg i projektplanen, eller i planeringen av projektets aktiviteter, är resursplanering. När det gäller det övergripande projektgenomförandet, vad har vi och vad behöver vi?
För ditt sparprojekt kan du skapa ett kalkylblad för budgetuppföljning för att hålla koll på hur mycket du har sparat över tid. Du kan också träffa en expert på ekonomisk planering som kan hjälpa dig med ytterligare sätt att spara pengar eller hålla dig till budgeten.
Exempel på aktivitetslista för projekt
Här är ett exempel på en aktivitetslista för ett digitalt projekt – en mindre webbplats. Jag skapade den här listan utifrån tidigare erfarenheter, men om du är ny inom projektledning kan du använda min lista och redigera den så att den bättre överensstämmer med din arbetsbeskrivning, eller hitta en projektledningsmall (många finns tillgängliga via vår medlemscommunity) som beskriver exempel på steg och aktiviteter.
Exempel på lista över projektaktiviteter
- Fastställ vilka sidor som behöver skapas
- Skapa en webbplatskarta över alla sidor som behövs
- Bestäm vilka sidor som behöver unika designer
- Presentera den föreslagna strukturen och designerna för kunden eller intressenten för att få planen godkänd
- Bekräfta budgeten och tidsplanen utifrån den godkända planen
- Skapa trådskisser för sidorna
- Projektteamet genomför en intern granskning
- Interna revideringar
- Presentera trådskisserna för kunden eller intressenten
- Integrera återkoppling från kunden eller intressenten
- Den andra designpresentationen
- Slutlig kundgranskning
- Trådskisserna godkänns
- Designa sidorna
- Projektteamet genomför en intern granskning
- Interna revideringar
- Presentera designerna för kunden eller intressenten
- Integrera återkoppling från kunden eller intressenten
- Den andra granskningen av kunden eller intressenten
- Integrera slutlig återkoppling
- Designerna godkänns
- Förbered designerna för utveckling
- Granskning av designer och utvecklare
- Besvara eventuella frågor från utvecklaren
- Utveckling
- Intern kvalitetssäkring
- Åtgärda identifierade problem
- Användaracceptanstestning
- Åtgärda identifierade problem
- Aktiviteter inför lanseringen
- Lansering
- Aktiviteter efter lanseringen
Verktyg för planering av projektaktiviteter
Det har aldrig varit enklare att planera projektaktiviteter – det finns så många projektledningsverktyg som kan hjälpa dig att definiera och hantera projektaktiviteter. Du behöver inte längre göra det manuellt i ett kalkylblad eller börja från grunden för varje projekt.
Här är en lista över de bästa projektledningsprogrammen för planering och uppföljning av projektaktiviteter.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bästa metoder för planering av projektaktiviteter
Här är några bästa metoder att tänka på när du planerar projektaktiviteter.
- Ta hänsyn till aktiviteternas varaktighet: När du planerar projektaktiviteter bör du tänka på hur lång tid varje aktivitet bör ta och ta hänsyn till start- och slutdatum. Det hjälper dig att planera den övergripande tidsplanen och se till att du inte schemalägger personer eller resurser för mycket.
- Endast en person kan vara ansvarig för varje aktivitet: När alla tror att det är någon annans ansvar blir aktiviteten inte utförd. Det bör finnas en tydlig ansvarig för varje aktivitet, även om aktiviteten genomförs i samarbete. Ansvaret måste ligga hos någon.
- Lägg till detaljer för varje aktivitet: Det gör det enklare för den tilldelade personen att förstå vad den behöver göra och hjälper till att undvika förvirring och omarbete. Se till att personen får tillräckligt med sammanhang och förstår det förväntade resultatet. Det kan innebära att länka till ett dokument som behöver granskas eller lägga till den relevanta standardarbetsproceduren i detaljerna.
- Var realistisk: Överskatta inte hur mycket en teammedlem kan göra. När du bedömer aktiviteternas varaktighet bör du gå igenom alla aktiviteter som tilldelats en viss teammedlem under en dag och se till att mängden är rimlig. Om projekten är uppdelade i separata ansvarsområden behöver projektledarna regelbundet granska varje persons arbetsbelastning för att minska risken för missade deadlines.
Vill du lära dig mer? Gå med i vår gemenskap!
Har du projektmål som du vill uppnå? Letar du efter en grupp erfarna och engagerade projektledare att diskutera projekt med? The Digital Project Manager är den perfekta communityn för dig. Gå med hos oss för att få tillgång till verktyg, utbildning och en aktiv (och rolig) Slack-community!
