5 sätt att förbättra din process för digital projektledning

Varför?

Enligt forskning från PMI anger 58 % av företagen att mer etablerade arbetssätt och processer är avgörande för projektens framgång. Det innebär att det är viktigt att tidigt och väl definiera organisationens processer för digital projektledning. Den här artikeln hjälper dig med det.

En kort introduktion till digital projektledning

Även om digital projektledning är nära kopplad till projektledning i allmänhet finns det några viktiga skillnader att notera.

Digital projektledning handlar om att hantera projekt som innehåller digitala delar. Den följer den vanliga livscykeln för projektledning.

De huvudsakliga faserna i denna livscykel är projektinitiering, projektplanering, projektgenomförande, övervakning & styrning samt projektavslut. Detta är det grundläggande flödet i den digitala projektledningsprocessen.

I digitala projekt kräver rollen som digital projektledare att man känner till lite om allt som rör de projekt man arbetar med. Det kan omfatta kvalitetssäkring, UI/UX, grafisk design, programmering, webbhotell, SEO och analys, utöver de vanliga ansvarsområdena inom projektledning.

5 sätt att förbättra dina processer för digital projektledning

Det finns tre grundläggande nivåer som din organisation kan befinna sig på:

1. Ni kan ha fullt etablerade processer som fungerar väl och lämnar utrymme för anpassning.
2. Ni kan ha vissa processer på plats som behöver finjusteras eller byggas ut.
3. Ni kanske inte har några processer på plats alls.

Om ni befinner er på plats 2 eller 3 i listan finns det några sätt att förbättra eller skapa er process för digital projektledning.  Här är några förslag:

1. Använd verktyg

Det finns många verktyg som är utformade för att underlätta skapandet och förbättringen av processer. Några av de vanligaste är:

•  Programvara för arbetsflödeshantering för att utforma och automatisera arbetsflöden för projektledning
• Verktyg för förändringshantering för att systematiskt genomföra förändringar i processen
• System för hantering av affärsprocesser (BPMS) för att visualisera, automatisera, justera och standardisera processer

Dessa verktyg innehåller ofta också en stor mängd kunskap eller en gemenskap av kollegor (i form av ett forum eller en diskussionsplattform) som du kan använda dig av om processerna kör fast.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Utse en processägare

Ett annat tips för att förbättra processerna är att utse en processägare – en person eller grupp som ansvarar för att övervaka processförbättringar och skapa processer. I de flesta organisationer är detta ofta projektledningskontoret (PMO), eftersom det kan fungera som en central knutpunkt för processer och ha det slutliga godkännandet av processer (detta är också något som AI på projektledningskontor kan hjälpa till med), så att alla projektledare har samma information.

Om din organisation inte har ett PMO kan ni utse en eller några få personer till processägare. Genom att ha en person eller kommitté att vända sig till när det gäller processändringar, nya processer och slutligt godkännande av processer finns det en enda källa till sanning som säkerställer samsyn i hela organisationen kring hur processerna genomförs, samt samsyn mellan processerna. Den här processägaren kan vara någon inom kvalitetssäkring, verksamhet eller verksamhetsanalys.

3. Få med ledningen

Att motivera skapandet av eller ändringar i processer inför ledningen kan mötas av motstånd.

Försök ta reda på orsakerna bakom motståndet och förstå ledningens perspektiv. Därefter kan ni hitta sätt att kompromissa eller förklara varför processförbättringar faktiskt skulle vara till nytta. Ledningens perspektiv kan till och med få er att besluta att lägga processförbättringarna på is eller överge dem.

4. Identifiera luckor i processerna

Var finns luckorna i era befintliga processer och hur kan ni fylla dem?

Leta efter två typer av processer som saknas:

• Leta efter luckor mellan processerna. Ni kan till exempel ha en riskhanteringsprocess, men kanske saknar riktlinjer för kvalitetsstyrning.
• Leta efter luckor inom processerna. Ni kan ha en process för projektavslut som saknar ett steg för att gå igenom lärdomarna med teamet.

Nedan listas några dagliga projektledningsprocesser som ni kanske saknar. Ta er tid att noggrant utvärdera dessa. Hur skulle ni kunna genomföra var och en av dem bättre? Hur kan ni införa en process för var och en?

Riskhantering

Riskhantering omfattar processer för att förutse, planera för, begränsa och undvika risker. I en studie från 2018 uppgav projektledare att de använde riskhanteringsstrategier endast 62 % av tiden, vilket är ganska lågt med tanke på den relativa betydelsen av denna digitala projektledningsprocess.

Det finns flera sätt att förbättra er riskhanteringsstrategi.

Ett av de enklaste sätten är att skapa dokumentmallar som era projektledare kan använda, till exempel för en RAID-logg.

Det är också värt att fastställa riktlinjer för hur och när riskhantering ska genomföras under ett projekt. Om ni genomför den vid samma tidpunkt i projektprocessen (helst tidigare snarare än senare) kan teamet bli effektivare på att upptäcka risker innan de blir problem.

Nära besläktat med riskhantering är problemhantering. Problemhantering rör problem eller svårigheter som uppstår just nu, medan riskhantering rör potentiella risker som kan uppstå eller inte uppstå under ett projekt.

Mer information: Se vår guide för att skapa en riskhanteringsplan.

Budgetering och uppskattning

Budgetering och uppskattning är viktiga delar av alla projekt och är ofta ständigt hotade på grund av teammedlemmars felaktiga uppskattningar, kunders ändringsförfrågningar under projektens gång och det oundvikliga i att oförutsedda problem uppstår under projekten.

Även om det är svårt att få en budget helt rätt varje gång finns det flera strategier ni kan använda för att ta fram bättre uppskattningar att lämna till era kunder eller ledningen.

Intressant nog fann Gartner att projekt med högre budgetar också hade en högre andel misslyckanden — projekt med en budget över $1 million hade en misslyckandefrekvens som var 50 % högre än för projekt med en budget under $350,000.

Detta kan bero på de högre förväntningar som följer med en högre budget eller på felaktiga uppskattningar av tid och resurser.

Oavsett projektets budget är en process för att uppskatta och följa upp uppskattningen under hela projektets livscykel avgörande.

Mer information: Vår guide till projektuppskattning är en komplett guide som beskriver en effektiv process. Det här är en bra utgångspunkt för att förbättra er egen uppskattningsprocess—även om ni kanske har egna idéer för att förbättra den ytterligare!

Projektplanering

Att skapa en projektplan är en annan viktig process. Den hjälper till med att skapa uppskattningar, definiera leveranser och projektets omfattning, följa upp beroenden och milstolpar samt hantera resurser.

Genom att definiera en process för projektplanering säkerställer ni att ni blir allt snabbare på att skapa projektplaner och att alla rätt personer rådfrågas och är överens om planen.

Mer information: Vår guide till att skapa en projektplan innehåller tips för att etablera eller förbättra en projektplaneringsprocess, som du kan bygga vidare på för att skapa en process som fungerar för ditt team.

Förändringshantering

Resultaten av projekt kan skapa många förändringar för en organisation. Exempel på när du behöver förändringshantering omfattar förändringar av organisationsstruktur, bemanning, utbildning, process- och policyimplementering samt mycket mer. Det är viktigt att ha en process för förändringshantering för att hantera införandet av dessa resultat.

Omkring 68 % av företagen inkluderar för närvarande förändringshantering i sin process för att etablera projekt. Med tanke på vilken påverkan förändringar kan ha på projekt och organisationens övergripande framgång kan hänsyn till förändringar i projekt och processer inte vara valfritt eller endast tas ibland.

Som nämndes ovan bör du utse en processägare (eller flera) som leder förändringshanteringen. På så sätt begränsar du, så att säga, antalet kockar i köket, samtidigt som du fortfarande får synpunkter från resten av organisationen. Säkerställ bred enighet om förändringsprocessen och bygg in kontroller och motvikter för ytterligare förändringar.

Kommunikationshantering

Rätt kommunikation är oerhört viktig för projekt. Att fastställa riktlinjer och processer för kommunikationen i ett specifikt projekt i början av projektet är en bästa praxis när det gäller kommunikationshantering.

Att skapa en kommunikationsplan är ett sätt att fastställa dessa riktlinjer och processer. Du kan ange vad som ska kommuniceras till vem och när, från att inhämta feedback till att ge uppdateringar om omfattning och budgetstatus samt ange mötesfrekvens.

En standardiserad process för kommunikationshantering har fördelar som sträcker sig längre än projektets framgång – den hjälper också till att fastställa och hantera förväntningar, hantera kunder och intressenter samt planera projekt.

Kvalitetshantering

Utan en process för kvalitetshantering på plats är det omöjligt att konsekvent och korrekt säkerställa kvalitet från leverans till leverans och från projekt till projekt. Även om det är viktigt att definiera en process för kvalitetshantering för ditt specifika projekt är det ännu bättre att definiera denna för hela organisationen. Då har du redan standarder på plats när du startar ett nytt projekt, så du behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång.

Oavsett vilket behöver du skapa en kvalitetshanteringsplan för varje projekt. Detta har många fördelar för dina projekt – det ökar den övergripande kvaliteten på leveranserna, förbättrar samarbete och feedback samt minskar den administrativa belastningen. Att fastställa en organisatorisk process för detta ger dessa fördelar till hela organisationen, inte bara till ditt projekt.

5. Skapa dokumentmallar

Ett enkelt sätt att förbättra processer är att skapa standardiserade dokumentmallar för de vanligaste projektledningsuppgifterna. Om alla projektledare utgår från samma dokument från början blir standardiseringen enklare och mer konsekvent.

Det finns över 90 färdiga projektledningsmallar i vårt DPM-medlemskap, samt en gemenskap med andra projektledare att diskutera processhantering med.

Att skapa en fungerande process är ett pågående arbete

När du väl har infört din process för digital projektledning är det oundvikligt att den förändras och anpassas över tid. Du kommer att hitta nya sätt att göra saker på, hitta effektiviseringar eller införa nya verktyg eller programvaror som snabbar upp dina arbetsflöden.

För att hålla reda på hur dina processer förändras över tid och för att optimera dina arbetsflöden är det en god idé att skapa en handbok. Projektlandskapet förändras ständigt, så det bör även dina processer göra.

Hela filosofin bakom vår gemenskap med över 700 medlemmar bygger faktiskt på den föränderliga karaktären hos digitala projekt. Som projektledare är det vi som ansvarar för att skriva handboken för hur digitala projekt genomförs. Det är verkligen spännande, så se till att kolla in den!