Så gör du en planering av resursefterfrågan: 5 viktiga steg
Kapaciteten räknas: Resursefterfrågan och kapacitet är inte samma sak – när du känner till efterfrågan kan du hitta teammedlemmar med rätt kapacitet och kompetens för att motsvara den (eller ta in fler teammedlemmar vid behov).
Uppskattningar är avgörande: Skapa korrekta uppskattningar genom att basera dem på tidigare erfarenheter eller samråd med intressenter – du kan använda detta för att beräkna resursefterfrågan och säkerställa att teamet hanterar sin tid effektivt.
Använd programvaruverktyg: Programvaruverktyg för resurshantering kan hjälpa dig att spara tid och enkelt skapa korrekta uppskattningar, beräkna efterfrågan och kapacitet samt tilldela uppgifter till teamet.
En av de största utmaningarna inom projektledning är att sätta samman rätt team med rätt kompetenser för att uppnå överenskomna mål. Lika viktigt är att korrekt identifiera resursefterfrågan – det vill säga det antal timmar som krävs för att slutföra projektaktiviteterna.
I den här artikeln förklarar jag hur du prognostiserar resursefterfrågan för dina projekt och delar med mig av några verktyg för resurshantering och bästa praxis för att förenkla planeringsprocessen.
Vad är resursefterfrågan?
Resursefterfrågan mäter hur många personer med vilka kompetenser du behöver för att genomföra projektets mål. Utöver personalrelaterade aspekter omfattar resursefterfrågan även all utrustning och alla material som kan behövas för projektets genomförande.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
För ett webbplatsprojekt omfattar resursefterfrågan designers, ingenjörer och säljare som behövs för en framgångsrik lansering. Utan designers kan teamet sakna de kompetenser som krävs för att uppfylla projektkraven.
Resursefterfrågan omfattar även sådant som kostnaden för domänuthyrning, licenser för nödvändig programvara och eventuell maskinvara som behövs (t.ex. testenheter).
Resursefterfrågan jämfört med resurskapacitet
De resurser som krävs för att framgångsrikt uppnå projektmålen (resursefterfrågan) kanske inte stämmer överens med den tid som dessa resurser har tillgänglig för att ägna åt dina projekt (resurskapacitet). Därför väljer vissa resurschefer att använda metoder som översiktlig kapacitetsplanering innan de ens går vidare till en detaljerad analys av kapacitet kontra efterfrågan.
Resurskapacitet avser hur mycket tid befintliga resurser kan avsätta till ditt projekt utan att överbelasta sig. Det är viktigt att notera att resurskapacitet skiljer sig något från resurstillgänglighet.
Det innebär att även om någon är tillgänglig för att arbeta heltid med ditt projekt begränsas deras arbetsresultat fortfarande av praktiska omständigheter (t.ex. betald ledighet, sjukfrånvaro, toalettbesök och sömn).
Med dessa begränsningar i åtanke är det bäst att se resurskapacitet som det resultat som en teammedlem kan producera under en viss tidsperiod.
För mer information om kapacitetsplanering, se vår fullständiga guide till kapacitetsplanering av arbetsbelastning och vår lista över programvara för kapacitetsplanering.
Varför är planering av resursefterfrågan viktigt?
Planering av resursefterfrågan hjälper en projektledare att:
- Bemanna projekt på lämpligt sätt: Genom att förstå resurskraven i din befintliga projektportfölj kan du identifiera de teammedlemmar som är bäst lämpade att utföra arbetet. Om det finns kompetensluckor kan du planera hur de ska åtgärdas – antingen genom heltidsanställningar eller genom att anlita en professionell tjänsteleverantör.
- Prognostisera framtida resursefterfrågan: Genom att förutse framtida resursbehov kan du förebygga potentiell personalbrist och undvika problem med resursutnyttjande och/eller överallokering. När det görs på rätt sätt hjälper det dig också att undvika potentiella konflikter. Använd resursprognostisering som en anledning att ta kontakt med dina intressenter om projektpipeline och säkerställa att du har rätt resurser för att stödja kommande behov.
- Främja medarbetarnas motivation och förbättra prestationen: Att tilldela uppgifter baserat på kompetenser och karriärmål ökar motivation, engagemang och prestation. Det förbättrar också personalbevarande och lönsamhet.
Så prognostiserar du resursefterfrågan
Om du lägger tid på att konfigurera din planeringsprocess kan du använda de data du har samlat in för att stödja både framtida scenarioplanering och beslutsfattande i realtid under projektgenomförandet. Resursefterfrågeplanering omfattar fem viktiga steg:
1. Identifiera uppgifter
Identifiera först vilka aktiviteter som måste slutföras för att uppfylla projektmålen. För att skapa en heltäckande lista kan du dra nytta av erfarenheter från tidigare projekt (både dina personliga erfarenheter och organisatoriska lärdomar), din förmåga till kritiskt tänkande och samtal med dina intressenter.
För en lansering av en mobilapp kan exempel på aktiviteter vara att utforma appens användargränssnitt, skriva koden, testa den och utveckla en marknadsföringskampanj för att marknadsföra lanseringen.
2. Uppskatta varaktigheten för varje uppgift
När du har fastställt aktivitetslistan ska du uppskatta hur lång tid det tar att slutföra varje aktivitet. Du behöver också förstå vilka typer av mänskliga resurser som krävs för att slutföra varje aktivitet.
En lansering av en mobilapp kan till exempel kräva 80 utvecklingstimmar – 65 för en juniorutvecklare, 10 för en senior utvecklare och 5 för kvalitetssäkring.
Om det är möjligt kan du använda data från tidigare projekt som underlag för dina projektuppskattningar. Om du inte har historiska data kan du rådgöra med dina intressenter för att ta fram ett intervall.
3. Beräkna efterfrågan
Summera den uppskattade varaktigheten för projektets uppgifter för att ta fram en efterfrågeprognos. Om du ansvarar för portföljhantering ska du sammanfatta varaktigheten för vart och ett av organisationens projekt för att beräkna resursefterfrågan på portföljnivå.
Det är en bra idé att ta fram en sammanlagd efterfrågesiffra (totalt antal timmar) och en uppdelning av hur många timmar som behövs per roll eller kompetensområde.
4. Lägg till en buffert
Om du inte lade in någon marginal i uppskattningarna av uppgifternas varaktighet i steg 2 bör du lägga in en reserv på projektnivå.
En reserv på 10 % är en bra tumregel för att hantera oförutsedda problem med resursplaneringen som kan påverka dina uppskattningar.
5. Ange preliminära resurser
När du har fått en preliminär bild av resursefterfrågan i projektet ska du ta fram några preliminära förslag på vem som ska slutföra de uppgifter du har uppskattat.
Du kan jämföra resursefterfrågan och projektets tidslinjer med de tillgängliga resurserna i organisationen för att skapa en första bild av resursfördelningen.
Verktyg för att prognostisera resursefterfrågan
Programvara för resurshantering kan vara ett kraftfullt verktyg som hjälper projektledare med planering av resursefterfrågan. När du till exempel har angett data om den förväntade efterfrågan kan funktioner för scenarioplanering hjälpa dig att experimentera med olika modeller för resursfördelning.
När du har bemannat dina projekt kan du skapa instrumentpaneler som visar mätvärden för resursutnyttjande och konfigurera automatisering som signalerar när du närmar dig en potentiell resursflaskhals.
I stället för att lägga din energi på att manuellt övervaka otaliga kalkylblad kan du ingripa vid behov för att lösa svåra problem som kräver mänsklig medverkan.
Bästa praxis för hantering av resursefterfrågan
Här är några bästa praxis att tänka på när du hanterar resursefterfrågan:
1. Dokumentera dina antaganden
En plan som bara finns i ditt huvud är inget användbart kommunikationsverktyg när du hanterar projektintressenter som inte förstår varför du inte kan slutföra deras projekt före veckans slut.
Utöver att presentera timuppskattningar per resurs för att beräkna kostnader bör du dokumentera den logik du använde för att ta fram dessa uppskattningar från början. Det hjälper dig att undvika besvärliga fakturafrågor senare under projektets livscykel.
2. Planera in en buffert
Oavsett hur mycket tid du lägger på planering kommer vissa projektaktiviteter oundvikligen att ta längre tid än förväntat. Lägg in extra tid i dina tidsuppskattningar för att ta höjd för oförutsedda förseningar.
3. Involvera dina teammedlemmar
Resurshantering är inte enbart en matematisk ekvation. När du planerar projektarbetet bör du tänka på vilka teammedlemmar som skulle dra nytta av att ta sig an en viss uppgift.
Genom att tilldela teammedlemmar uppgifter som de har uttryckt intresse för att utföra ökar sannolikheten att de förblir motiverade och utför kvalitetsarbete.
Gå med för fler insikter om resurshantering
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och prov, och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.
