10 knep för projektledning som ökar din produktivitet

Att få ut mesta möjliga av verktygen jag använder sparar mig massor av tid i längden – i stället för att upprepade gånger kontrollera samma verktyg och aviseringar använder jag integrationer och finjusterade inställningar för att kunna använda verktygen exakt på det sätt jag behöver.

Så här gör du:

Konfigurera integrationer mellan alla dina verktyg där det är möjligt. Jag använder Slack, Trello och Dropbox ofta. Slack är den huvudsakliga appen jag använder, och de andra verktygen har Slack-appar som ansluter direkt till mina konton för enkel och snabb åtkomst. Om ditt team är starkt beroende av Slack för kommunikationen kan du använda projektledningsprogramvara som integreras med Slack för att effektivisera uppdateringar, uppgiftstilldelningar och diskussioner – och hålla allt samlat utan att ständigt växla mellan appar.

Med Dropbox-integrationen kan jag dela och ladda upp filer från mitt Dropbox-konto direkt till Slack. Slack hämtar automatiskt bilder som delas via en Dropbox-länk när en bildfil delas, vilket gör att jag slipper ladda upp en fil och sparar teamet ett klick för att läsa in länken.

Paperbot-appen (tack vare The Digital Project Manager-community som introducerade mig för den) skickar en daglig eller veckovis sammanfattning av länkar som delats i teamkanaler, vilket är användbart när jag är för upptagen för att gå igenom kanalerna efter uppdaterade filer och projektlänkar som jag behöver granska.

Google Calendar har ganska omfattande inställningar för aviseringar, vilket innebär att jag kan schemalägga ett stort möte en månad i förväg och få det att skicka ett e-postmeddelande till teamet tre dagar innan för att påminna dem om att förbereda sig, utan att jag behöver oroa mig för att komma ihåg det.

2. Använd en RACI-matris i varje projekt

En RACI-matris är ett verktyg som tydliggör ansvar, roller och ägarskap i ett projekt för att undvika förvirring kring projektuppgifter och fastställer förväntningar från början. Dessa matriser kan användas i nästan vilket skede som helst av ett projekt som en lättillgänglig referens för tydlighet, utan extra arbete.

Så här gör du:

En RACI-matris kan vara så detaljerad eller enkel som du vill, men det viktiga är att den fungerar för dig och ditt projekt.

Skapa en enkel kalkylbladsmall som du kan återanvända i framtiden. Jag tycker om att använda RACI-matriser för alla möjliga projektbehov: från övergripande projektansvar, till att kartlägga arbetsflödet för innehållshantering, till behov och ansvar inför en lansering. Beroende på projektets komplexitet kan det vara bra att dela upp RACI-besluten i flera matriser. Du kan också välja en RASCI-matris, som lägger till ytterligare en roll – stöd.

Jag använder den här detaljnivån för egen del och går igenom den med en projektkund i början av ett projekt. Den räcker för att tydliggöra förväntningar kring ansvar och se till att alla har samma bild, och den tar lite tid att uppdatera och dela – den är nästan alltid likadan i varje projekt.

I komplexa projekt skapar jag vid behov mer arbetsflödesdrivna RACI-matriser. Det kan till exempel innebära detaljerade steg för ett visst skede, alla berörda teammedlemmar och intressenter (i stället för bara ansvariga), samt beredskapsåtgärder för hur varje typ av ansvar ska kommuniceras eller hanteras.

Erfarenhet av DPM-medlemskap

Intresserad av att lära dig mer om DPM-medlemskap? Låt oss skicka ett urval av de förmåner som intresserar dig mest.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Stäm av med ditt team och dina kollegor varje dag

Okej, den här kanske verkar självklar – men lyssna på mig. Att hälsa på någon eller ha ett vardagligt samtal med personen hjälper dig att lära känna hen lite bättre.

Du bygger förtroende, skapar en positiv miljö och skapar naturligt en kanal för att prata med teammedlemmar om triviala eller icke-triviala saker som händer i deras liv.

De känner sig bekväma med att ta upp mindre problem med dig innan saker och ting utvecklas till stora hinder längre fram. Det hjälper också ditt team att oftare och mer informellt be om hjälp eller föreslå bättre lösningar i projekt.

Så här gör du:

Jag brukar inleda samtal i slutet av veckan på Slack – att fråga om helgplanerna är ett enkelt sätt att börja ett samtal. Jag försöker prata med enskilda teammedlemmar ungefär en gång i veckan när jag arbetar med ett projekt tillsammans med dem.

Jag anstränger mig för att säga god morgon och fråga hur de mår, och ser till att inte följa upp med något arbetsrelaterat behov eller någon arbetsrelaterad fråga under samtalet. I slutändan är mitt mål att skapa en uppriktig kommunikationsvana så att vem som helst av oss enkelt kan kontakta den andra vid behov.

4. Säg ”nej” på ett vänligt men bestämt sätt

Att säga nej är en av de svåraste och mest stärkande sakerna vi kan göra som projektledare.

Oavsett om det handlar om att styra om en olämpligt tidsbestämd omfattningsändring, skydda våra team från onödig stress eller se till att vi inte själva blir överbelastade, måste vi lära oss hur man säger nej på jobbet (när det är lämpligt) på ett professionellt och självsäkert sätt.

Så här gör du:

Det svåraste för mig är att veta när jag bör säga nej till något. Här är min kortlista över de typer av förfrågningar som jag har insett att jag bör säga nej till:

• När det jag ombeds göra endast är möjligt genom att bryta ett icke-förhandlingsbart löfte, en viktig prioritering eller påverkar andras oflexibla prioriteringar.
• När det jag ombeds göra kommer att äventyra projektets hälsa.
• När det jag ombeds göra tvingar mitt team att arbeta på ett sätt som inte är produktivt eller optimalt.

I var och en av dessa situationer ser jag till att förklara mina skäl till att säga nej, i stället för att ge ett hårt svar.

Exempelvis när en kund bad oss lägga till en evenemangsfunktion på webbplatsen två veckor före lanseringen förklarade jag att det fanns konsekvenser att ta hänsyn till (biljettförsäljning, användarspårning och kassa). De förstod att det inte var ett optimalt sätt att använda tiden så nära lanseringen, så i stället länkade vi till en evenemangssida hos en extern part.

Tips: Att fastställa mål för projektet och teamet gör det ännu tydligare när man ska säga nej under ett projekt.

5. Se projekt som möjligheter att lära

Även om vart och ett av dina projekt kan följa mönster som du har sett i tidigare projekt bör du se varje nytt projekt som en unik möjlighet att lära dig.

Ta vara på möjligheter att lära dig en ny färdighet, fördjupa din förståelse för ett visst ämne, ta itu med en svår utmaning eller variera din kommunikationsstil. Det kan vara skillnaden mellan ett projekt som bara når sina mål och ett som överträffar dem.

Så här gör du:

Jag har fått massor av kunskap från framgångsrika projekt och tidigare misstag. Det enklaste sättet att skapa förutsättningar för att lära sig är att genomföra en projektretron.

Retrospektiv har hjälpt mig att förstå vad jag behöver göra bättre som PM, vad mitt team har svårt (och lyckas!) med, vilka processer som fungerar eller inte fungerar och gett mig insikt i många saker som jag annars kanske inte hade insett.

Ställ följande frågor om projektets retrospektiv till alla i projektteamet:

• Vad försökte vi åstadkomma?
• Vad hände faktiskt i det här projektet?
• Varför hände det?
• Vad ska vi göra nästa gång?

Ta svaren som teamet kommer fram till och tillämpa dem i nästa projekt – ni kan till och med förändra processer utifrån retrospektiv om det behövs.

6. Ta kontroll över dina aviseringar

Jag avskyr att se aviseringsmärken eller olästa meddelanden någonstans, så jag använder alla aviseringsinställningar som är tillgängliga för mig och är skoningslös när det gäller att stänga av eller dölja onödiga aviseringar.

Jag vet att de bara kommer att dra in mig och att jag inte kommer att kunna vänta tillräckligt länge med att gruppera meddelanden – därför är jag i stället noggrann med att ställa in aviseringarna så att de fungerar för mig.

Så här gör du:

Slack erbjuder många anpassningsmöjligheter för aviseringar: jag använder inte dockningsaviseringar för något socialt, jag stänger av aviseringar för kanaler som jag övervakar men inte aktivt skickar privata meddelanden i, och ställer in nyckelord för projektrelaterade konton så att jag inte behöver läsa ikapp chattar om jag inte har tid.

De flesta verktyg för projektledning är inte riktigt lika detaljerade som Slack, men många har e-postsammanfattningar och projektrapporter som du kan konfigurera för varje projekt för att skapa bättre ordning bland dina aviseringar.

Jag granskar och uppdaterar också mina aviseringsinställningar med några månaders mellanrum om jag märker att jag behöver något annat eller fortfarande går igenom mer information än jag behöver.

7. Informera så mycket som möjligt

Ge sammanhang till kommunikation och projektbeslut när du kan. Förklara varför saker utvecklas i en viss riktning, varför du behöver veta det du ber teamet om och all djupt rotad teknisk information på ett sätt som de kan förstå utan att känna sig överväldigade.

Använd på samma sätt frågor som ett tillfälle att lära dig själv – be dina kunder och ditt team om sammanhang, be om större tydlighet om du inte förstår ett koncept och lär dig mer när du kan.

Så här gör du:

Med några månaders mellanrum frågar jag den tekniska ledaren för mina projekt om jag kan boka en eller två timmar för att prata mer om ett koncept som jag inte förstår. Jag har gjort det här för alla möjliga saker: DNS-problem, serverkonfigurationer och komplexa integrationer.

Det hjälper mig att bättre planera vilken information jag behöver samla in från mina kunder, ger mig en mer exakt uppfattning om när en expert behövs och gör att jag snabbare kan upptäcka tekniska varningssignaler.

Jag har tagit med designansvariga på regelbundna veckovisa kundmöten för att bättre förklara visionen eller besluten i ett projekt och för att ge sammanhang åt ett projektstadium som kan vara särskilt svårt att förstå.

8. Säg ”jag vet inte” oftare

Att kunna säga ”jag vet inte” till en kund eller teammedlem är kraftfullt. Det ger dig möjlighet att stanna upp och samla in mer information vid behov samt få synpunkter eller sammanhang där du saknar den delen av informationen.

Det här är det svåraste jag har lärt mig under åren – det kan vara lätt att känna att vi som projektledare måste ha svaren, men det är därför vi arbetar med vårt team (experterna) så att de kan göra det de är bra på.

Så här gör du:

Jag vill undvika att låta som om jag inte vet vad jag gör genom att använda den här frasen vid fel tillfälle, men det är lätt att få den att fungera i samband med ett möte eller samtal. Särskilt under ett svårt projektsamtal har jag haft nytta av att komplettera mitt ”jag vet inte” med några hjälpsamma formuleringar.

Några exempel: ”Utvecklingsansvarig skulle kunna ge ett mycket mer exakt svar än jag kan – låt mig be dem återkomma.” Eller: ”Jag är inte den bästa personen att svara på det, men jag kontaktar designchefen och ber dem förklara.”

Om du inte nödvändigtvis vill erkänna att du inte vet kan du alltid formulera det enklare: ”Den tekniska ledaren kan svara på det. Jag kopplar in dem.”

9. Använd e-postfilter och automatiseringar

Att automatisera organiseringen av en repetitiv inkorg, ett vanligt användningsområde för programvara för e-postarkivering, sparar mig massor av tid när jag sorterar och hanterar e-post när jag har extra mycket att göra eller inte är på kontoret. Det gör att jag kan gå direkt till det viktiga när jag går tillbaka för att läsa och svara på e-post. Mallbaserade, sparade eller ”färdiga” e-postsvar ger dig en utgångspunkt för vissa typer av e-postmeddelanden som du kanske skickar regelbundet.

Så här gör du:

Jag har en uppsättning mallbaserade e-postmeddelanden via Gmails funktion ”Färdiga svar”, så att jag inte behöver skriva om samma sak varje gång. Om din e-postklient inte har en liknande funktion fungerar ett textdokument eller en anteckningsfil lika bra. Se till att du följer professionell e-postetikett i dina färdiga svar.

Jag använder också e-postfilter i så stor detalj som möjligt. Outlook och Gmail låter dig fördefiniera regler för inkommande meddelanden. Jag använder dessa för att automatiskt märka flera typer av e-postmeddelanden, så att jag enkelt kan läsa eller hitta dem senare.

E-post från kunder märks med projektnamn och flyttas till min prioriterade inkorg i Gmail, aviseringar markeras som lästa och flyttas till en icke-prioriterad inkorg (för senare granskning), och interna e-postmeddelanden märks som interna och markeras som lästa (för senare granskning) om jag står med som CC.

10. Ha koll på siffrorna

Genom att ta fram data om ett projekt får du en tydlig bild av var projektet befinner sig och vilka problem som kan uppstå inom den närmaste framtiden. Det gör att du kan utbilda dig själv och hålla dig informerad, samt förstå konsekvenserna av beslut på konto- eller projektnivå.

Att förstå siffrorna medan projektet pågår ger dig bättre sammanhang för projektet som helhet och gör att du kan diskutera med kunden eller kontoteamet om något behöver justeras, i stället för att vänta tills projektets slut eller en kritisk punkt.

Så här gör du:

Typen av projekt (t.ex. tids- och materialbaserade projekt, engångsuppdrag och projekt baserade på löpande arvode) avgör vanligtvis vilka rapporter jag vill ha, men principen är liknande för alla projekt. Det här är vanligtvis vad jag håller ett öga på:

• Tidsrapporter
• Teamets arbetstakt
• Antal slutförda/pågående/återstående uppgifter
• Semestrar och resursplanering fram till lanseringsdatumet
• Utnyttjad eller återstående budget hittills

Att hålla ett öga på dessa punkter varje vecka (eller till och med flera gånger i veckan) hjälper mig att omedelbart se trender som avviker från projektets norm hittills, vilket vanligtvis tyder på ett problem. Det hjälper mig också att se om någon information saknas eller var felaktig tidigare, så att jag undviker stora överraskningar som annars kanske upptäcks om jag bara kontrollerar varannan vecka.

Att ta fram tids- och budgetrapporter är det bästa sättet att se problem med projektplaneringen som behöver förstås och kommuniceras till kunden. Att titta på projektets slutförandegrad och teamets arbetstakt hjälper mig att se om det finns hinder i de interna processerna som behöver hanteras – till exempel att en funktion är mer komplex än förväntat eller att det inte finns tillräckligt med resurser (vilket kan påverka människors och resursers produktivitet negativt).

Verktyg för projektplanering kan göra den här processen betydligt enklare genom att samla all projektdata på ett ställe, automatisera skapandet av tids- och budgetrapporter och tillhandahålla instrumentpaneler i realtid för att övervaka teamets arbetstakt, resursers tillgänglighet och projektets övergripande hälsa.

Att ta fram dessa data och förstå hur projektet ser ut hjälper mig att få en uppfattning om projektets övergripande hälsa och granska problem innan de når en punkt där det inte längre går att vända utvecklingen.

Prenumerera på dessa nyhetsbrev om produktivitet för att få fler knep direkt i inkorgen.

Vad händer härnäst?

Ta del av fler diskussioner om tips, knep och smarta lösningar inom projektledning genom att bli medlem i DPM. Du får tillgång till samtalen i Slack med hundratals andra digitala projektledare, samt hundratals mallar, exempel och förebilder för viktig projektdokumentation.