Vad är ett riskregister & hur skapar man ett [mall]

Innehållet i en risklogg varierar beroende på flera faktorer, till exempel kundens behov, projektets omfattning och komplexitet samt projekttypen.

Exempel på riskregister

Så här kan ett grundläggande riskregister se ut. Du kan göra dem så enkla eller komplexa som du vill, men se till att du registrerar all nödvändig information som du och dina intressenter behöver för att fatta välgrundade beslut.

Vanliga riskscenarier vid en nylansering av en webbplats omfattar försenade godkännanden, saknade omdirigeringar, integrationsfel och att utvecklare inte är tillgängliga. Tabellen nedan ger exempel på riskscenarier och hur en projektledare kan bedöma och hantera dem.

Exempel på riskscenario	Riskbedömning	Åtgärdsplan och ansvarig
R01: Försenade godkännanden kan skjuta upp lanseringen.	Sannolikhet: Hög. Konsekvens: Hög.	Fastställ tidsfrister för godkännande och utse en ersättare som kan godkänna. Ansvarig: Projektledare.
R02: Saknade omdirigeringar kan minska den organiska trafiken.	Sannolikhet: Medel. Konsekvens: Hög.	Kartlägg befintliga URL:er och testa omdirigeringarna före lanseringen. Ansvarig: SEO-ansvarig.
R03: Integrationsfel kan störa webbplatsens funktionalitet.	Sannolikhet: Medel. Konsekvens: Hög.	Testa integrationerna tidigt och förbered alternativ. Ansvarig: Teknisk ansvarig.
R04: Om utvecklaren inte är tillgänglig kan driftsättningen försenas.	Sannolikhet: Medel. Konsekvens: Medel.	Lär upp teammedlemmar inom flera områden och dokumentera stegen för driftsättning. Ansvarig: Utvecklingsansvarig.

Obs! Detta är illustrativa bedömningar. De faktiska bedömningarna beror på projektets omständigheter.

Mall för riskregister 

Här är en mall för riskregister med varierande komplexitetsnivåer (du måste vara medlem för att få tillgång till mallen).

Här är mallens första komplexitetsnivå:

Använd det grundläggande riskregistret när majoriteten av riskerna ligger inom projekt- och kundteamets kontroll och har liten påverkan på andra delar av verksamheten.

Den andra komplexitetsnivån är det förenklade riskregistret.

Använd denna när det finns områden på låg till medelhög nivå i verksamheten som kan påverkas och du, kunden och ditt team har större kontroll över åtgärdsplanen.

Så här ser den mest komplexa nivån av riskregistermallen ut.

Använd den här när andra delar av verksamheten kan påverkas eller ansvarar för risken. Den innebär en hög detaljeringsnivå i rapporteringen av ekonomisk påverkan och allvarlighetsgrad. Sannolikheten för dessa risker kan ligga utanför din kontroll, men du måste ta hänsyn till dem och rapportera om dem.

Hitta fler mallar för projektledning här.

Varför använda ett riskregister?

Syftet med riskregistret är att fungera som en central plats för alla potentiella risker, deras konsekvenser och hur du planerar att hantera dem.

Det hjälper till att hantera intressenters och teammedlemmars förväntningar kring att undvika eller begränsa risker och skapar en känsla av ansvar och brådska att hantera dem innan de blir katastrofala problem som är svårare att åtgärda längre fram.

Obs

Du kanske föredrar att använda en RAID-logg för att följa upp risker. Dessa brukar vara mer omfattande än riskregister och innehåller antaganden (eller åtgärder), problem och beroenden (eller beslut).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vad ska ingå i ett riskregister?

För varje risk som registreras i registret behöver du ta med:

• Riskens identifikationsnummer eller namn: Varje specifik risk bör ha ett nummer kopplat till sig som används konsekvent i verktyg och statusrapporter.
• Vad kan gå fel? Ge en beskrivning av risken (t.ex. en resursrisk som problem med teamets resurskapacitet, vilket kan bromsa arbetet och orsaka förseningar).
• Vad kan vi göra åt det? Beskriv planen för riskbegränsning eller riskhantering för att undvika eller minska riskens påverkan (t.ex. skapa en detaljerad resursplan vecka för vecka som visar när specifika resurser behövs).
• Riskägare: Detta är personen som ansvarar för att rapportera om riskens påverkan och sannolikhet. Personen ansvarar för att lösa risken och meddela dig om eventuella förändringar av risken.
• Riskens påverkan och sannolikhet: Detta kallas även riskanalys och är din bedömning av hur sannolikt det är att riskhändelsen inträffar och vilken påverkan den kommer att ha på projektet.
• Riskprioritet: Baserat på dina bedömningar av riskens sannolikhet och påverkan tilldelar du varje risk och din planerade åtgärd för den en prioritetsnivå.
• Riskstatus: Statusar kan vara öppen & planering, öppen & övervakning, stängd och realiserad.
• Riskkategori: Detta är det område i projektet som kommer att påverkas eller som problemet hör till.

När ska man använda ett riskregister?

Jag uppdaterar mitt riskregister under hela projektet eftersom riskerna förändras när tidsplanerna justeras, intressenter lämnar synpunkter och nya beroenden uppstår.

• Projektplanering: Skapa registret innan arbetet börjar så att teamet kan identifiera risker, utse ansvariga och planera åtgärder tidigt.
• Projektstart: Gå igenom riskerna med berörda intressenter för att bekräfta prioriteringar, rapporteringsförväntningar och åtgärdsplaner.
• Förändringar av omfattningen: Uppdatera registret när tidsplaner, budgetar, bemanning eller leveranser förändras och medför nya risker.
• Viktiga milstolpar: Gå igenom olösta risker före lanseringar, godkännanden eller viktiga överlämningar som kan påverka leveransen.
• Statusmöten: Gå regelbundet igenom aktiva risker så att teamet håller samsyn kring prioriteringar och nästa steg.
• Nya hinder: Lägg till risker när problem, förseningar eller beroenden uppstår under genomförandet och hotar framstegen.
• Projektavslut: Stäng risker när de inte längre påverkar projektet eller när problemet har lösts.

Så skapar du ett riskregister

Här är stegen för att skapa ett stabilt och effektivt riskregister för projektledning:

1. Identifiera risker

Brainstorma kring alla möjliga risker som kan uppstå i projektet. Här är några frågor att ställa som kan väcka idéer:

• Är kundteamet stort eller litet? 
• Hur många beslutsfattarnivåer finns det? 
• Är en styrelse involverad och behöver kontinuerlig rapportering om projektet, eller har den ett stort inflytande över beslutsprocessen?
• Påverkar projektet andra delar av organisationen?
• Är kunden mycket uppmärksam på detaljer och vill känna till detaljerna, eller litar kunden på dig och dina projektmedlemmar?
• Är komplexitetsnivån hög eller låg? 
• Är flera affärsavdelningar involverade i projektet? 
• Är ett stort antal resurser involverade?
• Finns det höga krav på data och/eller säkerhet?

Du kanske inte har den expertis som krävs för att identifiera alla potentiella risker, så gör riskhantering till en teamövning under projektplaneringen. Ha ett separat samtal med kundteamet och genomför samma övning.

2. Bedöm risker

Genomför en riskbedömning för att avgöra hur sannolikt det är att varje risk inträffar och vilken påverkan den kan ha på projektet. Det kan vara användbart att visualisera den här typen av kvalitativ riskanalys i en riskmatris för att tydliggöra relativa nivåer av potentiell påverkan och sannolikhet.

I det här skedet noterar du även riskkategori (till exempel om det är ett hot mot projektets tidsplan, budget och så vidare) och prioritetsnivå enligt din matris för påverkan och sannolikhet (riskerna längst upp till höger har högst prioritet).

Tilldela även varje risk en status. Om du fortfarande befinner dig i planeringsfasen av projektet kommer alla risker att vara "öppna" eller "under planering", men när projektet fortskrider och risker inträffar (eller inte gör det) uppdaterar du statusen till bevakas, stängd eller inträffad (efter behov).

Bra tips

Beroende på hur många risker du har i loggen kan du kategorisera dem efter den fas där sannolikheten är störst att de inträffar.

3. Skapa åtgärdsplaner för risker

Planera din åtgärd för varje risk. Vad gör du om den inträffar? Vilka steg kan du ta för att undvika den eller minska dess påverkan?

Det finns flera strategier för riskhantering som du kan använda, men riskåtgärder delas vanligtvis in i fyra huvudkategorier:

• Undvikande: Detta innebär att vidta konkreta åtgärder för att eliminera risken för att risken förverkligas.
• Risköverföring: Detta innebär att flytta ägandet och ansvaret för risken någon annanstans (t.ex. genom att lägga ut datalagring och säkerhet på en extern leverantör).
• Riskreducering: Detta innebär att vidta åtgärder för att minska riskens negativa påverkan. Detta används när du inte kan undvika risken helt.
• Acceptans: Detta innebär att erkänna risken men inte införa någon beredskapsplan om inte risken förverkligas.

När du överväger åtgärder för varje risk måste du ta hänsyn till den potentiella påverkan som själva åtgärden kan få. Här är några möjliga följdeffekter att hålla i åtanke:

• Inneboende risk: Detta är de risker som du har identifierat i projektet.
• Kvarstående risk: Risker som kvarstår även efter att en riskåtgärd eller kontroll har införts
• Sekundär risk: En ny risk som uppstår när en åtgärd införs för att hantera en annan risk

4. Tilldela ansvariga

Tilldela någon i ditt team eller i kundens team ansvaret för varje risk. Det är den personen som ska genomföra och övervaka den planerade riskåtgärden samt följa riskens status under hela projektet.

Som projektledare ansvarar du för merparten av riskerna i projektet, men allt behöver inte vila på dina axlar. Du kan till exempel göra kunden ansvarig för reservplanen om kunden inte kan leverera webbplatsens innehåll när det utlovats (vilket äventyrar projektets tidsplan).

5. Övervaka och justera

Håll ditt riskregister uppdaterat under hela projektet. Gå som minst igenom det varje gång du slutför en milstolpe eller en viktig leverans, eller varje gång en risk förverkligas eller framgångsrikt har undvikits.

Förvara det på en lättillgänglig plats, särskilt på en plats där hela teamet kan komma åt det och se det vid behov.

Så underhåller du ditt riskregister

Att skapa ett riskregister är bara början. För att hålla det användbart under hela projektet behöver du uppdatera riskbedömningarna, följa upp åtgärdsplanerna och se till att teamet vet när prioriteringarna ändras.

Så här underhåller du ditt riskregister när projektet fortskrider:

1. Fastställ ett granskningsschema: Gå igenom registret under regelbundna statusmöten och före viktiga milstolpar i projektet. Risker med hög prioritet kan behöva uppmärksammas oftare.
2. Bedöm befintliga risker på nytt: Kontrollera om sannolikheten, påverkan eller prioriteten för varje risk har förändrats. En annalkande lanseringsdeadline kan till exempel öka brådskan kring försenade kundgodkännanden.
3. Följ upp med de riskansvariga: Bekräfta att de tilldelade teammedlemmarna genomför sina åtgärdsplaner. Uppdatera åtgärder, tidsfrister och ansvar vid behov.
4. Uppdatera riskstatusar: Lägg till nyligen identifierade risker, avsluta sådana som inte längre är relevanta och flytta risker som har inträffat till din process för ärendehantering.
5. Kommunicera viktiga förändringar: Lyft fram nya risker, försenade åtgärder och förändringar i prioriteringar så att intressenterna kan fatta välgrundade beslut.

Ett väl underhållet riskregister bör ge teamet en tydlig bild av vilka risker som behöver uppmärksammas, vem som ansvarar för dem och vad som behöver hända härnäst.

Bästa praxis för riskregistret

Här är några rekommendationer för riskregister att följa under hela projektet.

• Placera riskregistret på en synlig plats där alla berörda regelbundet kan se det, till exempel i den projektstyrningsprogramvara eller det verktyg för riskhantering som du använder.

• Hantera risk på samma sätt som budget, tid och omfattning. Gå igenom den på statusmöten och i statusrapporter så att alla berörda känner till sitt ansvar. Det minskar också risken för överraskningar som kan stoppa ett projekt eller skada en relation.
• För mindre projekt där ett komplext projektriskregister är överdrivet kan du skapa en post i ditt projekthanteringsverktyg och lägga till risker som underposter för ett enkelt sätt att följa upp dem. Du kan skriva kommentarer om lösningar eller förändrade nivåer av allvarlighetsgrad eller prioritet på ett tydligare sätt än i ett Excel-kalkylblad.

Vanliga fallgropar och begränsningar med riskregister

Riskregister hjälper projektledare att förutse problem, men de har begränsningar. De kan inte förutsäga alla risker, och att bara dokumentera ett potentiellt problem garanterar inte att det kommer att förhindras.

Här är några vanliga fallgropar och hur du kan övervinna dem:

• Att följa upp för många risker med låg prioritet: Ett överbelastat register kan göra det svårare att identifiera kritiska hot. Fokusera på risker med störst potentiell påverkan och prioritera dem därefter.
• Att förlita sig på subjektiva bedömningar: Bedömningar av sannolikhet och påverkan beror ofta på individuella bedömningar. Använd konsekventa bedömningskriterier och involvera relevanta intressenter för att göra bedömningarna mer tillförlitliga.
• Att identifiera risker utan att vidta åtgärder: En lista över potentiella problem skyddar inte ditt projekt. Utse riskansvariga, definiera åtgärdsplaner och fastställ tydliga ansvarsområden.
• Att förbise oväntade risker: Inget register kan fånga upp alla möjliga scenarier. Uppmuntra löpande riskidentifiering och upprätthåll beredskapsplaner för oväntade störningar.

När kan ett riskregister vara onödigt?

Alla projekt behöver inte ett detaljerat, fristående riskregister. För små projekt med låg komplexitet och få beroenden kan en enkel riskuppföljning eller checklista i projekthanteringsprogrammet vara tillräcklig.

Riskregister bör inte heller ersätta ärendeloggar, beredskapsplanering eller regelbunden kommunikation. De är mest effektiva när de används som en del av en bredare riskhanteringsprocess som hjälper team att hantera osäkerhet i stället för att bara dokumentera den.

Vad händer härnäst?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemsgemenskap och få tillgång till fler än 100 mallar, exempel och förebilder och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.