5 sätt att förbättra din process för digital projektledning

Varför?

Enligt forskning från PMI uppger 58 % av företagen att mer etablerade arbetssätt och processer är avgörande för projektens framgång. Det innebär att det är viktigt att tidigt och noggrant definiera organisationens processer för digital projektledning. Den här artikeln hjälper dig.

En kort introduktion till digital projektledning

Även om digital projektledning är nära kopplad till projektledning i allmänhet finns det några viktiga skillnader att notera.

Digital projektledning handlar om att leda projekt som innehåller digitala delar. Den följer den vanliga projektledningslivscykeln.

De viktigaste faserna i denna livscykel är projektinitiering, projektplanering, projektgenomförande, övervakning och styrning samt projektavslut. Detta är det grundläggande flödet i den digitala projektledningsprocessen.

I digitala projekt behöver den digitala projektledaren känna till lite om allt som rör de projekt hen arbetar med. Det kan omfatta kvalitetssäkring, UI/UX, grafisk design, kodning, webbhotell, SEO och analys, utöver de vanliga projektledningsansvarsområdena.

5 sätt att förbättra dina processer för digital projektledning

Det finns tre grundläggande nivåer som din organisation kan befinna sig på:

1. Du kan ha fullt etablerade processer som fungerar väl och lämnar utrymme för anpassning.
2. Du kan ha vissa processer på plats som behöver finjusteras eller utökas.
3. Du kanske inte har några processer på plats alls.

Om du befinner dig på plats 2 eller 3 i listan finns det några sätt att förbättra eller skapa din process för digital projektledning.  Här är några förslag:

1. Använd verktyg

Det finns många verktyg som är utformade för att underlätta skapandet och förbättringen av processer. Några av de vanligaste är:

•  Programvara för arbetsflödeshantering för att utforma och automatisera projektledningsarbetsflöden
• Verktyg för förändringsledning för att systematiskt genomföra förändringar i din process
• System för hantering av affärsprocesser (BPMS) för att visualisera, automatisera, justera och standardisera processer

Dessa verktyg innehåller ofta även en mängd kunskap eller en gemenskap av kollegor (i form av ett forum eller en diskussionsplattform) som du kan ta hjälp av om dina processer kör fast.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Utse en processägare

Ett annat tips för att förbättra dina processer är att utse en processägare – en person eller grupp som ansvarar för att övervaka processförbättringar och skapandet av processer. I de flesta organisationer är detta ofta projektledningskontoret (PMO), eftersom det kan fungera som ett centralt nav för processer och ha det slutgiltiga godkännandet av processer (detta är också något som AI i projektledningskontor kan hjälpa till med), så att alla projektledare har samma information.

Om din organisation inte har ett PMO kan du utse en eller några få personer till processägare. Genom att ha en person eller kommitté att vända sig till när det gäller processändringar, nya processer och slutgiltigt godkännande av processer finns en enda källa till sanning som säkerställer samsyn i hela organisationen kring hur processerna genomförs, samt samsyn mellan processerna. Denna processägare kan vara någon inom kvalitetssäkring, verksamhet eller verksamhetsanalys.

3. Få ledningen med på tåget

Att motivera skapandet av eller förändringar i processer för ledningen kan mötas av motstånd.

Försök ta reda på orsakerna bakom motståndet och förstå ledningens synpunkt. Därefter kan du hitta sätt att kompromissa eller förklara varför processförbättringar faktiskt skulle vara fördelaktiga. Ledningens perspektiv kan till och med få dig att besluta att lägga processförbättringarna på is eller överge dem.

4. Identifiera luckor i processerna

Var finns luckorna i dina befintliga processer och hur kan du fylla dem?

Leta efter två typer av processer som saknas:

• Leta efter luckor mellan processerna. Du kanske till exempel har en riskhanteringsprocess, men saknar riktlinjer för kvalitetsstyrning.
• Leta efter luckor inom processerna. Du kanske har en process för projektavslut som saknar ett steg för att gå igenom lärdomar med teamet.

Nedan listas några dagliga projektledningsprocesser som du kanske saknar. Ta dig tid att noggrant utvärdera dessa. Hur skulle du kunna genomföra var och en av dem bättre? Hur kan du införa en process för varje område?

Riskhantering

Riskhantering omfattar processer för att förutse, planera för, begränsa och undvika risker. I en studie från 2018 uppgav projektledare att de använde riskhanteringsstrategier endast 62 % av tiden, vilket är ganska lågt när man beaktar den relativa betydelsen av denna process inom digital projektledning.

Det finns flera sätt att förbättra din riskhanteringsstrategi.

Ett av de enklaste sätten är att skapa dokumentmallar som dina projektledare kan använda, till exempel för en RAID-logg.

Det är också värt att fastställa riktlinjer för hur och när riskhantering ska genomföras under ett projekt. Om den genomförs vid samma tidpunkt i projektprocessen (helst tidigare snarare än senare) blir teamet mer effektivt på att upptäcka risker innan de blir problem.

Nära kopplat till riskhantering är problemhantering. Problemhantering handlar om problem eller svårigheter som uppstår just nu, medan riskhantering handlar om potentiella risker som kan uppstå eller inte uppstå under ett projekt.

Mer information: Se vår guide för att skapa en riskhanteringsplan.

Budgetering och uppskattning

Budgetering och uppskattning är viktiga delar av alla projekt och är ofta ständigt hotade på grund av teammedlemmars felaktiga uppskattningar, kunders ändringsbegäran under projektens gång och det oundvikliga i att oförutsedda problem uppstår under projekten.

Även om det är svårt att få en budget helt rätt varje gång finns det flera strategier du kan använda för att få bättre uppskattningar att presentera för dina kunder eller ledningen.

Intressant nog fann Gartner att projekt med högre budgetar också hade en högre misslyckandefrekvens — projekt med en budget över $1 miljon hade en misslyckandefrekvens som var 50 % högre än projekt med en budget under $350,000.

Detta kan bero på de högre förväntningar som följer med en högre budget eller på felaktiga uppskattningar av tid och resurser.

Oavsett projektets budget är en process för att uppskatta och följa upp uppskattningen under hela projektets livscykel avgörande.

Mer information: Vår guide till projektuppskattning är en fullständig guide som beskriver en effektiv process. Det här är en bra utgångspunkt för att förbättra din egen uppskattningsprocess—även om du kanske har egna idéer för att förbättra den ytterligare!

Projektplanering

Att skapa en projektplan är en annan viktig process. Den hjälper till att skapa uppskattningar, definiera leveranser och projektets omfattning, följa upp beroenden och milstolpar samt hantera resurser.

Genom att definiera en process för projektplanering säkerställer du att du blir allt snabbare på att skapa projektplaner och att alla rätt personer rådfrågas och är överens om planen.

Mer information: Vår guide till att skapa en projektplan innehåller tips för att etablera eller förbättra en projektplaneringsprocess, som du kan bygga vidare på för att skapa en process som fungerar för ditt team.

Förändringshantering

Projektens resultat kan medföra många förändringar för en organisation. Exempel på när du behöver förändringshantering omfattar förändringar av organisationsstruktur, bemanning, utbildning, process- och policyimplementering med mera. Det är viktigt att ha en förändringshanteringsprocess för att hantera införandet av dessa resultat.

Omkring 68 % av företagen inkluderar för närvarande förändringshantering i sin process för att etablera projekt. Med tanke på vilken påverkan förändringar kan ha på projekt och organisationens övergripande framgång kan hänsyn till förändringar i projekt och processer inte vara valfritt eller endast tas ibland.

Som nämnts ovan bör du utse en processägare (eller flera) som ansvarar för förändringshanteringen. På så sätt begränsar du, så att säga, antalet kockar i köket, samtidigt som du fortfarande får synpunkter från resten av organisationen. Säkerställ bred enighet om förändringsprocessen och bygg in kontroller och motvikter för ytterligare förändringar.

Kommunikationshantering

Rätt kommunikation är oerhört viktig för projekt. Att i början av ett specifikt projekt fastställa riktlinjer och processer för kommunikationen är en bästa praxis när det gäller kommunikationshantering.

Att skapa en kommunikationsplan är ett sätt att fastställa dessa riktlinjer och processer. Du kan ange vad som ska kommuniceras till vem och när, från att samla in feedback till att ge statusuppdateringar om omfattning och budget samt ange hur ofta möten ska hållas.

En standardiserad kommunikationshanteringsprocess har fördelar som sträcker sig längre än projektframgång – den hjälper också till att fastställa och hantera förväntningar, hantera kunder och intressenter samt planera projekt.

Kvalitetshantering

Utan en kvalitetshanteringsprocess på plats är det omöjligt att konsekvent och korrekt säkerställa kvalitet från leverans till leverans och från projekt till projekt. Även om det är viktigt att definiera en kvalitetshanteringsprocess för ett specifikt projekt är det ännu bättre att definiera den för hela organisationen. Då har du redan standarder på plats när du startar ett nytt projekt, så du behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång.

Oavsett vilket behöver du skapa en kvalitetshanteringsplan för varje projekt. Detta har många fördelar för dina projekt – det ökar den övergripande kvaliteten på leveranserna, förbättrar samarbete och feedback samt minskar administrativa kostnader. Att fastställa en organisationsövergripande process för detta ger dessa fördelar till hela organisationen, inte bara till ditt projekt.

5. Skapa dokumentmallar

Ett enkelt sätt att förbättra processer är att skapa standardiserade dokumentmallar för de vanligaste projektledningsuppgifterna. Om alla projektledare börjar med samma dokument blir det enklare och mer konsekvent att standardisera arbetet.

Det finns över 90 färdiga projektledningsmallar i vårt DPM-medlemskap, samt en grupp andra projektledare att diskutera processhantering med.

Att skapa en fungerande process är ett pågående arbete

När du väl har infört din process för digital projektledning är det oundvikligt att den förändras och anpassas över tid. Du kommer att hitta nya sätt att arbeta, upptäcka effektiviseringar eller införa nya verktyg eller programvaror som snabbar upp dina arbetsflöden.

För att hålla koll på hur dina processer förändras över tid och för att optimera dina arbetsflöden är det en god idé att skapa en handbok. Projektlandskapet förändras ständigt, så det bör även dina processer göra.

Hela filosofin bakom vår grupp med över 700 medlemmar bygger faktiskt på den föränderliga karaktären hos digitala projekt. Som projektledare är det vi som ansvarar för att skriva handboken för hur digitala projekt genomförs. Det är verkligen spännande, så se till att ta en titt!