Projektberoenden håller på att äta upp oss: en zombiehandbok
”Zombier! De är överallt!” skriker en skräckslagen person som springer bort från ett mörkt, förfallet hus. Bakom henne ser du zombierna, som långsamt men obevekligt närmar sig i en skrämmande hord, på jakt efter att sluka allt de kan fånga.
Du har sett den här scenen förut i skräckfilmer. Men digitala ledare har sin egen sorts zombier, som envist följer efter dem i varje situation. De är , de där oförutsägbara kopplingarna mellan projekt, mellan ditt och en mängd okända faktorer, eller andra .
De lurar bakom varje hörn. De hemsöker dig dag och natt och försöker överväldiga dig med sitt stora antal och uppsluka ditt i ett virrvarr av komplexitet. De kommer smygande bakifrån när du minst anar det och tar över ditt . Zombier och är alltid lömska!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En zombiehandbok: regler för hantering av projektberoenden
Vad ledare behöver är en ”zombiehandbok” — en uppsättning regler som håller projekten säkra och friska när interna beroenden inom och andra faktorer försöker jaga dig.
och utgör ett hot mot ditt eftersom de ökar komplexiteten och är oförutsägbara. för ett enskilt har inte kontroll över något annat eller någon annan funktion.
Och ändå använder projekt inom ett företag en gemensam resursbas, från funktioner som försäljning, kvalitetssäkring, regelefterlevnad och så vidare. När fler än två projekt är involverade mångfaldigas komplexiteten, och projekten kan löpa amok, inte bara exponentiellt utan fakultativt.
Vad en viss intressent än gör påverkar det dina teammedlemmar, oavsett om du gillar det eller inte. kan ditt vara beroende av en programvara som ett annat utvecklar. Den här föregående aktiviteten inom projektledning är en som måste slutföras innan i ditt kan börja.
Till en början verkar det som att det andra utan problem kommer att leverera i tid, men när dagarna går och sedan en eller två veckor har passerat börjar du höra zombierna närma sig. De kommer efter ditt !
Du kanske tycker att det var svårt att förutse den här risken. Men nu är den över dig, och sedan är du fast i dess grepp! Det är för sent att rådfråga din zombiehandbok.
Projektberoenden och riskhantering
Det första kapitlet i zombiehandboken rekommenderar att ledare ser på utifrån riskhantering. De stunder då ditt är beroende av andra människor eller händelser utanför din kontroll är i sig riskfyllda. Ett som ligger utanför din kontroll och som kan ha en negativ inverkan på ditt är en typ av risk.
Ett viktigt steg — som ofta förbises — är att tidigt definiera riskerna för ditt . Hur förutser du dessa risker? Börja med att dela in dem i kategorier som:
- Teknisk risk — Exempel: Du använder en ny teknik, oavsett om den är ny för världen eller ny för ditt företag; kommer den att fungera som utlovat?
- Partnerrisk — Exempel: Du har lagt ut utvecklingen av ett API; kommer partnern att leverera i tid för att uppfylla ditt ?
- Marknadsrisk — Exempel: Ditt kommer att gå in på en ny, men närliggande marknad; känner vi verkligen till området?
- Intern risk — Exempel: Säljteamet har fullt upp; kommer de att ha materialet klart för mitt ‘s mässa?
- Resursrisk — Exempel: Du bygger en ny webbplats, men den behöver testas; du antar att resurserna finns tillgängliga för arbetet, men har du stämt av det med den berörda funktionen?
Ditt kan också bli beroende av faktorer i omvärlden som ligger utanför din kontroll. Till plattformar som Bluetooth, som alltid verkar orsaka huvudvärk. Eller så kan ditt ‘s framgång bero på en statlig som GDPR eller någon annan förordning, oavsett om den är inhemsk eller utländsk.
Projektberoenden och teamroller
Mycket av risken kring härrör från okontrollerade antaganden. Du trodde att den eller den personen arbetade med en viktig leverans, men tidsplanen var oklar. Hantering av komplexa beroenden kräver proaktiv kommunikation, och människor är helt enkelt inte bra på det. Alltför ofta antar vi saker, och antaganden är alltid vanskliga.
Så här är ytterligare en regel ur zombiehandboken: när du kan förutse beroenden ska du söka upp de berörda parterna. Se till att de har samma bild.
Låter elementärt? Ja. Men hur många projekt stöter på svårigheter av det ena eller andra slaget på grund av enkla missförstånd? På TCGen har vi utvecklat en modifierad och förbättrad version av ett RACI-diagram som kan hjälpa till. Det definierar roller och ansvarsområden inom ditt , inte mellan projekt, men det är en början.
Det hjälper dig att förutse beroenden eftersom det visar vilka funktioner som kommer att vara involverade i ditt och när. Det gör det möjligt för dig att definiera de områden i ditt som sannolikt kommer att vara beroende av andra projekt eller externa faktorer, såsom tillsynsmyndigheter eller utvecklingspartner. Ett verktyg som ett eller en Kanban-tavla kan också hjälpa till med detta.
Och på tal om verktyg:
Hantera beroenden: två metoder ur projektledningsverktygslådan
Här är ytterligare två verktyg som kan hjälpa till att hålla zombierna borta:
Kritiska linjer
Du har hört talas om konceptet ett team av team. Det innebär att du ser hela företaget som ett metateam, sammansatt av många team som fritt samlas på ett anpassningsbart sätt. Resurser och människor flyttas någon annanstans på ett fritt flödande sätt när de inte längre behövs.
Metoden med kritisk linje.
Nu kanske du känner till metoden med -metoden som kartlägger beroende uppgifter som en del av en . Föreställ dig en karta som visade de kritiska beroendena och de kritiska vägarna mellan . Som en för kritiska vägar.
Kritiska vägar är användbara för att hålla reda på beroenden mellan projekt.
Precis som -metoden visar beroendena mellan aktiviteter, kan den för visa var det finns beroenden mellan . En för skulle identifiera de viktigaste beroendena mellan projekt samt inom projekten.
2. Lanseringsplaner
Ytterligare ett viktigt kapitel i zombiehandboken: releaseplaner. Du känner igen det här verktyget från agilt arbetssätt. Det delar upp större projekt i separata releaser, oavsett om du släpper något på marknaden eller inte, och bryter ner dem i deras ingående sprintar.
Ett exempel på en projektreleaseplan.
Identifiera de sprintar som är mest riskfyllda ur ett perspektiv av perspektiv. Kontakta de viktigaste ledarna och PM:erna. Ge dem en rättvis varning om zombierna på din väg.
Hantera projektberoenden: fler tips från zombiehandboken
Vad mer behöver du i din zombiehandbok? Här är några sunt förnuft-baserade tips för — innan de börjar hantera dig!
- Acceptera att alla projekt har beroenden. Ju större projektet är, desto fler kommer det att ha. Om du inte tror att du kommer att ha några, eller inte kan föreställa dig var de kommer att finnas, försök hårdare.
- Skriv ner dina antaganden om beroenden. Dela upp dem i olika typer av beroenden, till exempel ”partner”, ”andra projekt”, ”externa parter utanför min kontroll” och så vidare.
- Förstå projektarkitekturen. Träffa teknikansvariga och kartlägg projektintegrationen: när och vilka delar måste passa ihop. Identifiera de kända beroendena.
- Förtydliga funktionella roller och ansvarsområden. Kontakta PM:erna för beroende program. Prata om beroendena och bedöm projektriskerna.
- Övervaka beroenden och kommunicera. Ta upp viktiga beroenden som agendapunkter på teammöten eller i uppdateringar.
- Ha en formell eskaleringsprocess. Se till att veta vem du ska kontakta om ett problem uppstår.
Projektberoenden: inga silverkulor
Du kan höra dem komma, men du kan inte se dem. För digitala ledare är dessa oförutsedda risker och komplexa beroenden de klassiska sakerna som får det att knaka om natten. Men dessa ”odöda” behöver inte döda ditt .
Det är rörigt, eftersom det inte finns någon universallösning eller någon vitlökskrans för att oskadliggöra dessa monster. Men stegen som beskrivs ovan kan minska risken innan du tar dig ut ur det kusliga huset skrikande.
Zombier finns överallt. Var därför förberedd. Med lite planering och omsorg ligger du alltid ett steg före dem!
Om du vill veta mer om hur man förbereder sig för och hur de fungerar i verkligheten kan du prenumerera på The DPM-nyhetsbrevet eller registrera dig som medlem! Eller lyssna på vår podcast: Så pratar du om risker så att alla lyssnar.
