DPM-podcast: Förstå ditt ansvar som projektledare (med Patrice Embry)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är Digital Project Manager-podden. Den här podden presenteras av Clarizen, ledande inom programvara för företagsprojekt och portföljhantering. Besök Clarizen.com för att läsa mer.

I dag har jag sällskap av Patrice Embry, en av våra egna DPM-experter på Digital Project Manager. Patrice, tack för att du är med i programmet igen.

Patrice Embry:Absolut.

Ben Aston:

Jag undrar om du vet vad du egentligen förväntas göra utöver allt ansvar som står i din arbetsbeskrivning: hålla projektet i tid och organisera det inom budgeten. Hur tar man nästa steg? Hur kan vi skilja oss från mängden? Det handlar inte så mycket om vad vi gör, utan om hur vi gör det.

I dag ska vi prata om hur vi kan ta projektledarens vardagliga ansvarsområden till nästa nivå och utföra dem bättre. Det handlar verkligen om vad du bör göra med din tid. Men om du råkar vara en ny lyssnare vill jag presentera Patrice ordentligt.

Patrice är en del av vårt team eftersom hon är en fantastisk skribent, har mycket intressant erfarenhet och på något magiskt sätt verkar finnas överallt på Slack hela tiden. Om du ännu inte har gått med i vår medlemscommunity kan du prata med Patrice just nu. Gå till resursavdelningen hos Digital Project Manager och anslut dig till mer än tusen andra digitala projektledare som diskuterar alla möjliga intressanta ämnen.

Patrice har arbetat för många olika typer av kunder, byråer, företag och allt däremellan. Som en av våra DPM-experter kommer Patrice dessutom att vara särskild gäst i vår kommande kurs Mastering Digital Project Management. Om du inte vet vad jag pratar om och behöver lite projektledarutbildning, ta en titt. Det är en intensiv sjoveckorskurs med interaktiva videor, veckovisa uppgifter och gruppdiskussioner samt möjlighet till coachningssessioner. Gå till digitalprojectmanagerschool.com och anmäl dig. Det finns bara några platser kvar.

Men Patrice, berätta för oss … jag vet att du är en distansprojektledare, men kan du berätta lite om några av de olika projekt du arbetar med just nu?

Patrice Embry:Visst. Just nu arbetar jag med styrning för en av mina kunder och fungerar som mellanhand mellan marknadsföring och utvecklare, vilket alltid är roligt för en projektledare. Det handlar mindre om ett enskilt projekt och mer om arbetsflöde och process. Jag avslutar också ett projekt som är en Android-version av en iOS-app som skapades för att hjälpa personer som söker kortvariga projekt i hemmet eller ärenden som kan utföras av någon med lite extra tid.

Jag hjälper även några riktigt bra slutkunder att uppdatera sina webbplatser. Mycket Drupal-arbete. Jag hjälper också några fantastiska ideella organisationer att få information framför viktiga personer, till exempel Förenta nationerna. Det projektet är mitt i händelsernas centrum och är en av de mest givande sakerna jag hittills har gjort i min karriär.

Ben Aston:Hur många projekt är det? Är det sex eller sju projekt som pågår, eller fler?

Patrice Embry:Det är tre huvudprojekt, och styrningsarbetet är mer tidsbegränsat. Men det är ungefär allt vi gör under fyra timmar om dagen.

Ben Aston:Och i den där styrningsdelen anlitas du som extern konsult för att hjälpa människor att, vadå, få ordning på saker och ting?

Patrice Embry:Ja, precis. Jag etablerar processer och fungerar som länken mellan en extern leverantör som utvecklar och deras stora interna marknadsavdelning. Jag hjälper dem inte bara att få arbetet gjort utan ger också bästa praxis, hjälper till att skapa arbetsflödet och ser till att byråns utvecklare har det de behöver. Det är lite av allt på samma gång. Det bästa är att jag inte behöver föra tidrapport, eftersom det är ett företag och inte en byrå.

Ben Aston:En lyx.

Patrice Embry:Jag vet.

Ben Aston:Vilka andra tekniker använder du för att hjälpa de här två grupperna att samarbeta bättre?

Patrice Embry:Det kompliceras också av att utvecklarna finns i ett annat land och att marknadsavdelningen är global. Man måste se till att människor bokstavligen talar samma språk och förstår exakt vilka formuleringar andra använder. Man lär sig snabbt att det som är vardagligt slang i ett land kan vara helt obegripligt i ett annat.

Ibland handlar det bokstavligen om att se till att de förstår varandra. För det mesta handlar det dock om att se till att saker är korrekta och att människor tänker på helheten i det de ber om. Ofta säger någon ”jag behöver bara en sida”. Okej, vi kan börja där. Man får prata igenom sådant med dem, och varje gång blir de lite mer kunniga om vad de gör. Processen blir bättre och bättre.

Ben Aston:Det måste vara givande att se saker börja fungera bättre.

Patrice Embry:Absolut. Det är trevligt när någon säger: ”Jag minns vad du sa tidigare om x eller y.”

Ben Aston:Jag gör det där.

Patrice Embry:Precis. Då säger jag att de får en guldstjärna. Men om det är någon från sydöstra Europa kan de säga: ”Jag vet inte ens vad det betyder. Vad är en guldstjärna?”

Ben Aston:Vi har inga guldstjärnor här. Vad är några av utmaningarna du arbetar med just nu?

Patrice Embry:Det är svårt att växla mellan olika sammanhang. Det är tillräckligt svårt på en byrå att växla mellan sina egna kunder, men det blir intensivt när man arbetar för flera olika byråer. Jag har tur i åtminstone två av projekten eftersom jag har satt upp arbetsflödet själv och vet hur det fungerar. Men när man inte kan skapa arbetsflödet använder ett företag Trello på ett sätt och ett annat Zendesk på ett annat sätt. Då är det svårt att säga att man ska sluta med det ena och börja med det andra, särskilt när kunderna bara vill ha tio timmar i veckan men vill att tiden ska delas upp i femtonminutersintervall över hela dagen.

Jag tycker att det svåraste med frilansarbetet är att hålla ihop allt, behålla rätt fokus och inte blanda ihop kunder eller kalla dem vid fel namn.

Ben Aston:Vad försöker du förbättra just nu?

Patrice Embry:Mina långsiktiga mål är att börja attrahera den typ av arbete jag vill göra, där jag själv skapar arbetsflödet och har större inflytande över hur saker ska genomföras. Jag känner att jag är på rätt väg. Det handlar om att sålla bort kunder som kanske inte passar mig och få fler som gör det.

Ben Aston:Du pratade om att växla mellan olika sammanhang, arbetsflöden och verktyg. Har du nyligen hittat något som förändrar ditt liv?

Patrice Embry:Jag är en väldigt digital person, men det finns några saker jag gör som inte är digitala alls. Jag bär fortfarande med mig en pappersanteckningsbok och en penna. Jag använder också fysiska signaler för att hålla mig på rätt spår. När mina skor är på betyder det att jag arbetar. När arbetsdagen är slut tar jag av mig skorna. Som distansarbetare använder jag det som ett litet knep för att hålla fokus.

Det som hjälper mig att växla mellan sammanhang är att jag byter plats. Jag har en tidsbegränsad kund för styrningsarbetet och arbetar på en annan plats i hemmakontoret för det jobbet. När jag ska byta växel flyttar jag bokstavligen till ett annat skrivbord. Jag använder också en annan dator eftersom morgonarbetet kräver företagsutrustning. Det hjälper mycket.

Jag försöker fokusera på att få en sak klar i taget innan jag byter växel. Jag tidsblockerar ofta min egen tid, även om kunderna inte köper hela tidsblock. Jag vet att jag arbetar med x från 12.30 till 14.30 och med y från 15.30 till 17.00.

Ben Aston:Jag gillar idén med olika arbetsplatser. Jag föreställer mig ett sexkantigt skrivbordssystem med sex olika uppställningar som du kan rulla runt mellan under dagen.

Patrice Embry:Det är inte riktigt så roligt, men det är målet en dag.

Ben Aston:Låt oss prata om artikeln du skrev om projektledarens ansvar. Den handlar egentligen om hur vi går från bra till fantastisk som projektledare. Du påpekar att projektledarens ansvar har förändrats mycket under de senaste tio åren. Tidigare skulle vi främst genomföra saker, men nu har vi en större och mer strategisk roll. Hur har den övergången fungerat för dig?

Patrice Embry:Det är mycket mer givande att vara projektledare med en strategisk roll. Jag arbetade mig verkligen fram till den rollen. Nya personer som kommer in i branschen behöver inte alltid lägga ned lika mycket tid, och det gläder mig.

Projektledare är nästan alltid strategiska tänkare, eftersom det är så man ser till att saker blir gjorda. Vi är inte robotar som bara gör det som läggs framför oss. Vi tänker strategiskt. Det är så man utför sitt arbete.

Rollen utvecklas, men man måste leva upp till en annan uppsättning förväntningar. Att bara bocka av rutorna i arbetsbeskrivningen räcker inte. Man måste höja sin nivå och fortsätta det strategiska tänkandet som tidigare projektledare har banat väg för.

Ben Aston:I artikeln talar du om fem ansvarsområden. De fungerar som linser genom vilka vi kan se hur vi går från bra till fantastisk. Det handlar inte så mycket om själva uppgifterna, eftersom vi alla gör liknande saker: organiserar projekt, håller koll på projektet, dokumenterar krav och motiverar teamet. Det handlar om hur vi närmar oss dem. Låt oss börja med att dokumentera krav. Hur ser det ut ur ett strategiskt perspektiv?

Patrice Embry:Kravinsamling är något många projektledare ogillar från början. Om du bara skriver ned allt du hör uppfyller du tekniskt sett uppgiften, men du måste också tänka på affärsnyttan. Om något inte verkar rimligt ur ett affärsperspektiv, eller om två krav motsäger varandra, måste du våga säga det.

Ditt jobb är inte bara att skriva ned och samla in information. Du ska kunna säga: ”Här är en idé som skulle göra de här två sakerna enklare” eller ”Här är något jag har gjort tidigare som fungerade bra.” Förstå affärsorsakerna bakom allt som görs och se till att kraven faktiskt stödjer dem.

Ben Aston:Det är viktigt att ta ett steg tillbaka och fråga varför. Varje krav finns där för att uppfylla ett specifikt affärsbehov, lösa ett användarproblem och ha ett hållbart affärsunderlag.

Patrice Embry:Det smartaste sättet är att i förväg skaffa så mycket information som möjligt om affärsbehoven. Då kan du inte bara påpeka en avvikelse utan också säga vilken riktning projektet bör ta. Det är mer än att bara anteckna krav.

Ben Aston:En annan klassisk uppgift är att hålla koll på projektet och hålla det organiserat. På lägsta nivå innebär det att skapa mappar och lägga saker på rätt plats. Hur använder man ett strategiskt ledarskapsperspektiv i den rollen?

Patrice Embry:Du måste naturligtvis se till att informationen lätt kan hittas av dem som behöver den. Men du måste också öppna dokumenten och sätta dig in i dem. Om du har text från någon, läs den. Det hjälper dig att förstå vad som händer och att bidra till projektets framgång.

Ben Aston:Det handlar om att ta större ägarskap och ansvar för projektets strategiska mål. Vi kan inte bara bli projektsekreterare som schemalägger saker och flyttar processen framåt utan att faktiskt engagera oss i arbetet.

Ben Aston:Låt oss avslutningsvis prata om att motivera teamet. På grundnivå försöker vi få teamet att utföra arbetet och leverera. Hur ser projektledarskap på nästa nivå ut?

Patrice Embry:Motivation kan vara individuell. Vissa vill bli tilltalade och behandlade som människor med ett privatliv. Kom ihåg vad de berättade förra gången och fråga hur hunden mår eller hur bröllopet var.

Sedan finns teammotivation, där du försöker se till att alla är motiverade. Ledarskap skiljer sig något från motivation. När du motiverar fokuserar du på det positiva, men som ledare måste du också hantera det negativa.

Om du har motiverat människor väl blir svåra samtal enklare, eftersom de vet att du bryr dig om dem, projektet och arbetet de utför. Motivation är en stor del av att vara projektledare. Jag brukar ibland tänka på PM som psykologchef i stället för projektchef. Det krävs mycket psykologi för att få människor att känna förtroende och förstå vad man försöker uppnå.

Ben Aston:Vi måste hjälpa teamen att förstå syftet med det vi gör. De måste tro på varför projektet spelar roll och varför de ska bry sig. Vi måste översätta syftet så att det betyder något för dem.

Patrice Embry:Ibland inser man efter projektstart att projektet inte är så inspirerande som man trodde. Då kan man fokusera på att göra ett riktigt bra jobb, skapa möjlighet till mer arbete, nå mållinjen eller tänka på inkomsten. Ibland är själva projektet inte tillräckligt motiverande, så man behöver ha något annat att luta sig mot.

Ben Aston:Om vi tappar hoppet ser teamet det. Därför måste vi som projektledare välja att hoppas, välja att tro och behålla så mycket positivitet som möjligt. Teamet följer vårt exempel.

Patrice Embry:Absolut.

Ben Aston:Tack så mycket för att du var med, Patrice. Det har varit fantastiskt att ha dig här i dag.

Patrice Embry:Det har varit fantastiskt att vara här.

Ben Aston:Om du vill bidra till samtalet kan du kommentera själva inlägget på Digital Project Manager.com. Om du vill prata med Patrice kommer hon säkert gärna att göra det. Hon är den som skickar hjärtan. Vad kallar man den emojin?

Patrice Embry:Den kallas gåvohjärta.

Ben Aston:Om du ser gåvohjärtat vet du att Patrice är där. Tack för att du lyssnade och kom och anslut dig till oss på Slack. Men tills nästa gång: tack för att du lyssnade.