Lärdomar & berättelser från en distansarbetande projektledare (med Natalie Semczuk från Talkanatalk)

Läs transkriberingen:

Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podden Digital Project Manager.
Idag har jag sällskap av Natalie Semczuk. Natalie, tack för att du är med i programmet. Det här är faktiskt första gången i den digitala projektledningspoddens historia som en gäst återkommer, så det är en stor dag idag.
Idag ska vi prata om projektmisslyckanden. Vi ska prata om lärdomar, Natalies fantastiska nyhetsbrev DPMish och allt annat som vinden för oss till.
Vi lärde känna dig lite förra gången. Om du undrar vem Natalie är kan jag läsa ur hennes biografi. Jag tycker alltid att det är pinsamt när människor gör det här, så ursäkta mig. Så här lyder texten som någon – det kan ha varit Natalie – skrev om Natalie: ”Natalie är en konsultande digital projektledare som arbetar på distans. Hon bor i sydvästra USA och arbetar främst med små och medelstora byråer med interna webavdelningar, där hon leder digitala projekt och inför processer som hjälper design- och utvecklingsteam. Hon specialiserar sig också på att införa projektsystem i distansteam.”
Natalie har skrivit många artiklar om distansbaserad projektledning, så läs dem om du själv är distansarbetande projektledare. Hon driver också bloggen PM Reactions. Hon tycker om dystopisk fiktion, yoga och att dricka för mycket kaffe. Hon har dessutom nyligen kommit tillbaka från en semester, så det är extra roligt att ha henne här idag.
Det sydvästra USA låter faktiskt lite som om du gömmer dig för någon?

Natalie:

Nej. Jag är i Arizona. Jag har flyttat runt en hel del de senaste åren och det blev tröttsamt att uppdatera biografier och säga till människor: ”Jag bor faktiskt inte i den delstaten längre. Jag flyttade förra veckan.” Därför försöker jag vara lite mer generell när jag beskriver min geografiska plats.

Ben Aston:

Ja, då slipper du uppdatera det, vilket är bra. Hur är Arizona så här års?

Natalie:

Det är vackert. Vi nådde en milstolpe den här veckan. Vi har inte längre temperaturer över 100 grader, så nu är det officiellt höst.

Ben Aston:

Isande kallt.
Jag var i Atlanta den här veckan. I Vancouver, där jag är nu, är det ungefär 8 grader. I Atlanta var det omkring 30 grader och varmt och svettigt. Det var helt galet. När jag kom tillbaka till Vancouver frös jag.
Men jag undrar faktiskt, vad kallas någon från Arizona?

Natalie:

Jag tror det.

Ben Aston:

Vart åker du på semester då? Det låter som att du bor i en fin del av världen. Vart åker någon från Arizona på semester?

Natalie:

Jag bor i ett fint område. Jag är ungefär tre timmar från Grand Canyon, vilket är ganska häftigt. För det mesta tar vi oss alla härifrån på sommaren eftersom det blir så varmt. Jag minns inte omräkningen, men i Fahrenheit är det ungefär 120 grader på sommaren, oftast 115, så folk åker upp i bergen eller lämnar delstaten helt och hållet, vilket jag verkligen håller med om.

Ben Aston:

Det motsvarar 46 grader Celsius för alla er i resten av världen som använder Celsius. 46 grader – halvvägs till kokpunkten.
Berätta om det. Jag vet att du är distansarbetande projektledare och har gjort det ett tag. Varför valde du distansbaserad projektledning? Eller valde den dig?

Natalie:

Ja, det var lite av båda. Jag älskar det. Jag arbetade heltid på kontor under lång tid på de platser där jag bodde, och började frilansa vid sidan av. Det enda sättet som verkligen fungerade var att frilansa med företag som arbetade på distans. De första uppdragen jag hade var i stort sett distansbaserade, och jag upptäckte att jag verkligen tyckte om den livsstilen. Jag kan själv välja mitt schema och bestämma mycket friare hur jag använder min tid, eftersom jag inte är bunden till ett kontor, pendling eller liknande. Dessutom inser kanske inte alla hur bra distansbaserad projektledning är, eftersom vi kan få vårt arbete gjort väldigt enkelt. Ingen avbryter oss. Samtidigt har jag fördelen att prata och kommunicera som yrke, så jag känner mig egentligen aldrig ensam.

Ben Aston:

Det låter ganska härligt.
Med all denna effektivitet och möjligheten att styra över sin egen tid, vad gör du då på fritiden? Det hann vi inte riktigt prata om förra gången. Vad gör en projektledare på fritiden, utöver att vara projektledare?

Natalie:

Jag har definitivt ibland lite problem med balansen mellan arbete och fritid. Jag tror att frilansandet också spelar in. När man inte arbetar tänker man på vad man skulle kunna göra med sin tid. Men jag tycker om att utforska området. Som du sa bor jag i en fantastisk del av landet, och Sedona ligger nära, liksom Grand Canyon och alla dessa fantastiska berg, leder och annat. Jag tycker om att åka ut, vandra, köra terrängfordon, utforska och fotografera. Jag har ännu inte vågat börja campa, eftersom det finns många skrämmande insekter här, men det kommer så småningom.

Ben Aston:

Du behöver bara en flugsmälla, insektsspray eller ett vapen.

Natalie:

Då skulle jag väl passa in.

Ben Aston:

Bra.
En sak jag har tänkt fråga dig om är: vad hände egentligen med din blogg PM Reactions? Den har stått stilla – har den funnits, försvunnit och nu blivit DPMish? Vad är historien?

Natalie:

Nej, den finns fortfarande. Alla gifar och memer finns kvar. Varje—

Ben Aston:

Senast uppdaterad den andra april.

Natalie:

Jag vet.
Jag har en hel mapp med gifar som är redo. Jag taggar dem efter känsla. Förr brukade jag då och då ladda upp ungefär 50 åt gången och schemalägga publiceringen, men det var för länge sedan. Jag skäms lite nu.

Ben Aston:

Det kanske kan vara något att ta med i nyhetsbrevet – bara en idé.

Natalie:

Jag gillar idén.

Ben Aston:

Det har gått ett par månader sedan vi pratade senast. Vad är nytt, bortsett från semestern? Vad har du arbetat med? Har du hittat några nya, häftiga verktyg?

Natalie:

Jag har gjort ett par nya saker. Jag avslutade några projekt i somras. Efter semestern började jag direkt med ett nytt projekt hos en byrå i New York. Innan dess arbetade jag med en byrå i Montréal, och det har varit fantastiskt. Jag har arbetat med många olika kundprojekt och samtidigt med mer strukturerade byråer som alla arbetar på samma plats men stöder distansarbete. Jag är den enda som arbetar på distans på heltid. Det har varit väldigt givande att se deras processer, hur de organiserar sig och att bidra till förändringarna.
Jag har inte använt särskilt många nya verktyg på sistone. Jag har däremot fastnat för TeamGantt och Gantt-scheman. Jag använde det för ett projekt för länge sedan, slutade ett tag och kom sedan tillbaka och lär mig nu hur det fungerar igen. Jag har också använt MeisterTask, som påminner om Trello. Jag vet inte hur det fungerar med ett större team, men med ett mycket litet team av frilansare har det fungerat ganska bra.
Jag tror att det var allt.

Ben Aston:

Trevligt.
Jag har aldrig hört uttrycket ”jag är distansarbetare” tidigare. Är det så du kallar dig själv i biografin?

Natalie:

Ibland, ja. Jag vet inte om det är officiellt, men jag brukar säga så.

Ben Aston:

Hur får man sådana distansbaserade projektledningsuppdrag?

Natalie:

Jag tror att det är en av de största frågorna för frilansare överlag. När jag började letade jag efter personer som ville anställa sin första projektledare. De var inte riktigt säkra på hur mycket arbete de kunde fylla rollen med, och där hittade jag min plats. När det gäller distansbaserad projektledning för byråer och större företag har mycket handlat om rekommendationer. Man känner en person som går till en annan byrå, som sedan känner någon som söker hjälp. Eller så syns man genom att tala på konferenser, skriva artiklar och liknande.
Jag kommunicerar vanligtvis inte från början med den person som behöver arbeta med mig. Det är ofta en annan projektledare som behöver mycket hjälp och som har identifierat det, eller en företagsägare som förstår att teamet kan behöva förstärkning. Det är alltså en blandning.

Ben Aston:

Välkommen tillbaka till podden Digital Project Management för del två, efter att Natalie och jag – eller framför allt jag – drabbades av ett tragiskt internetavbrott. Det är livets charm.
Natalie, tack för att du berättade hur du får dina distansbaserade projektledningsuppdrag. Jag får lyssna på podden för att ta reda på vad du sa, men låt oss prata om din artikel. Om du inte har hunnit läsa Natalies senaste artikel på theDigitalProjectManager.com, gå in och läs den. Vi har kallat den ”Varför och hur man dokumenterar lärdomar”. Det bästa är att det inte bara är tråkig teori, utan att Natalie har skapat praktiska mallar för lärdomar som du kan ladda ner. Om du försöker ladda ner dem och har en annonsblockerare måste du stänga av den, annars fungerar det inte.
Hatar du inte när du hittar en mall och tänker: ”Det låter bra”, men inte har någon aning om hur du ska använda den? Det fina är att vi inte bara har gett dig en tom mall. Vi har lagt till inspiration från projektledare, med ifyllda exempel på lärdomar, så att du kan komma igång. Varför är lärdomar egentligen en grej, Natalie? Är det inte samma sak som en projektretron?

Natalie:

Jag vet att PMI har ett officiellt ramverk för detta. Jag är inte formellt utbildad inom det, men för mig är projektretrospektiv verkligen bra tillsammans med teamet i slutet av ett projekt. För att skapa varaktig förändring och förstå var saker fortsätter att gå fel eller fungerar bra, samt hur man kan tillämpa det i flera projekt, är det viktigt att följa upp och förstå detta och utvecklas genom sina erfarenheter.

Ben Aston:

Ja, det stämmer verkligen. Vilka är de tre vanligaste problemområdena som projektledare stöter på?

Natalie:

Jag tycker att det alltid finns problem kring uppskattningar, projektstarter och projektförväntningar. Det är svårt. Det har förmodligen skrivits böcker om uppskattning, och det är alltid svårt att uppskatta eller planera projekt korrekt om man inte gör uppskattningar i förväg. Tidsplaner och oväntade hinder är också alltid ett problem, till exempel när en kund måste skjuta upp något. Även med en stabil process är det svårt att planera för det okända.
En kund kanske måste skjuta upp projektet i sex veckor. Vi kan ha en process för avtalsförpliktelser eller för hur vi tar tillbaka projektet, men det finns inte alltid ett bra sätt att hantera det ur kapacitets- eller resursperspektiv. Den tredje saken är att hantera allas förväntningar. Det finns många bra sätt att dokumentera och uppdatera människor i möten, men förväntningshantering kommer alltid att vara en fråga, särskilt i mer agila och samarbetsinriktade team. Det är svårare eftersom man inte alltid har en enda sanningskälla för information, och det blir svårare att se till att alla trådar är avslutade och hanterade på rätt sätt.

Ben Aston:

Ja, absolut. Ett av de vanligaste problemområdena är enligt mig vem som äger kraven. I olika team fungerar det på olika sätt, men det finns ofta osäkerhet kring vem som faktiskt äger de tekniska kraven. Börjar det hos informationsarkitekten? Vilken roll har verksamhetsanalytikern, den tekniska chefen eller projektledaren? Vem definierar exakt hur det här ska fungera och vilka kraven är? Särskilt när vi arbetar med allt mer tekniska projekt är det ett problem att inte bara äga kraven utan också hantera dem när de utvecklas under processen. Det är svårt att skapa en enda process som fungerar för alla projekt och team.

Natalie:

Jag kunde inte ha sagt det bättre själv. Det är alltid en stor utmaning. Man kan inte skapa en process som fungerar perfekt för varje person och varje steg i samarbetet. Det är ett mycket verkligt problem för mig just nu.

Ben Aston:

Vilken är den viktigaste lärdomen du har fått under din karriär hittills?

Natalie:

Gör aldrig, aldrig, aldrig antaganden. Det har hänt många gånger att jag har hållit tillbaka en fråga som jag trott var dum. Kanske har jag suttit i ett möte där ett beslut fattats utan att jag riktigt förstått det, och då har jag tvekat att be om ett förtydligande. Varje gång jag har gjort det har jag ångrat mig. Det kan komma tillbaka och ställa till problem, eller så ställer någon annan samma fråga och det leder till en stor diskussion eftersom alla andra också undrade.
Jag försöker därför verkligen att aldrig anta att andra vet saker, oavsett om jag kommunicerar med en kund eller någon annan. Jag försöker inte anta att jag inte borde ställa en fråga eller be om ett förtydligande. Det blir mycket enklare om jag arbetar på lika villkor: jag antar ingenting, frågar om allt, säger allt och förtydligar det som behövs. Då finns det åtminstone på bordet och blir något att prata om.

Ben Aston:

Jag tycker att det är ett fantastiskt råd. Mindre erfarna projektledare kan frestas att inte ställa det de tror är en dum fråga eftersom de inte vill verka okunniga. Men man ska våga vara den som ställer dumma frågor och känna sig bekväm med det. Det är förmodligen inte en dum fråga, och genom att lyfta sådana frågor kan man ofta få fram saker som andra inte har tänkt på. Man lär sig inte heller utan att fråga.
Min största lärdom kom tidigt i karriären när vi arbetade med ett stort konsumentelektronikvarumärke. Kunden vägrade att godkänna kostnader och utgick alltid från att vi kunde ha en informell överenskommelse och reda ut det rättvist senare. Det blev förstås aldrig rättvist. Vi gick på några smällar och sade till slut upp kunden. Lärdomen är: gå aldrig med på att utföra arbetet innan ni är överens om vem som ska betala, särskilt om kunden tycker att det är ert fel och ni tycker att det är kundens fel. Kom överens om kostnaderna i förväg, annars hamnar ni i stora problem. Där har ni veckans lärdom från mig.
Avslutningsvis, Natalie, vill du berätta lite om DPMish och det nya nyhetsbrevet du har skapat?

Natalie:

Det är ett veckobrev som skickas ut varje fredagsmorgon och handlar om projektledning. Jag försöker se på projektledning ur ett annat perspektiv. Eftersom det är ett mer personligt nyhetsbrev delar jag mina erfarenheter, sådant som är relevant för mig den veckan och intressanta länkar att läsa. Det kanske inte alltid är direkt kopplat till projektledning, men kan ändå vara intressant eftersom vi berör så många olika områden i våra projekt. Den här veckan lanserade jag en ny återkommande del tillsammans med Patrice Embry från bloggen PM Advice. Vi gör ”fråga en projektledare” med jämna mellanrum. Du kan skicka in dina frågor och hon besvarar dem. Det är fantastiskt. Jag är väldigt entusiastisk över veckans ämne, som skickades ut i morse, och en länk till nyhetsbrevet kommer snart att finnas på DPMish.com.

Ben Aston:

Utmärkt. Då avslutar vi där. Natalie, stort tack för att du var med i den andra podden vi har spelat in med dig idag. Förhoppningsvis kommer allt att fungera fint. Om du vill bidra till samtalet eller ladda ner mallen för lärdomar kan du gå till theDigitalProjectManager.com. Passa också på att gå med i vårt Slack-team, där du hittar många intressanta diskussioner, särskilt i teamet eller Slack-kanalen för distansarbetande projektledare. Det är alltid underhållande att följa diskussionerna, även om du inte arbetar på distans. Tack för att du lyssnade.