5 exempel på rapporter för kapacitetsplanering
Som projektledare kan det vara en komplicerad balansakt att säkerställa att dina projektteam har rätt proportioner av färdigheter, kvalifikationer, erfarenhet och, kanske mest utmanande av allt, tillgänglighet. När du kan bemanna dina projekt med rätt personal undviker du att delegera kvalificerat arbete till oerfaren personal eller överbelasta ditt befintliga team. Men hur får du till den balansen?
Det är här den verkliga kraften i rapporter för kapacitetsplanering visar sig. Som navet i alla ramverk för beslutsstöd (BI) kan anpassade rapporter vanligtvis genereras av ett resurshanteringsverktyg eller en programvara för kapacitetsplanering och låter dig kvantifiera fakturerbarheten i ditt projekt samtidigt som de ger exakta arbetsinsatsuppskattningar för framtiden. Därmed behöver du inte längre sakna insyn i vilka aktiviteter som upptar teamets kapacitet, och du kan säkerställa att dina projekt har rätt kompetensutveckling, erfarenhet och tillgänglig arbetskapacitet.
Ta en titt på dessa 5 viktiga rapporter för kapacitetsplanering med fokus på utmärkta resurser, som hjälper dig att tänka smartare kring bemanning.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Rapporter för prognoser av kapacitet kontra efterfrågan
Kapacitetshantering analyserar din resurskapacitet i förväg. Rapporterna för kapacitetsplanering i intuitiva lösningar för resurshantering och programvara för projektprognoser som Saviom Software (eller till och med grundläggande verktyg för att skapa dra-och-släpp-rapporter) tar fram prognoser för framtida kapacitet baserat på aktuella efterfrågemönster. Det säkerställer optimal prestation och rätt investeringar i framtiden, med många fördelar. För det första kan eventuella avvikelser från projektmålen som påverkar din personal upptäckas och lösas i ett tidigt skede. Dessutom kan dina teammedlemmar stödja varandra i olika arbetsområden och hålla sig uppdaterade om kommande utbildningsdatum för efterfrågade färdigheter.
Det första steget är att ha en uppdaterad kompetensinventering och lista den andel av de mest efterfrågade yrkeskunskaperna och färdigheterna som du behöver. Därefter kan du söka efter den befintliga personal som motsvarar kraven. På så sätt kan du omforma din organisation och ta bort överskott av föråldrade färdigheter för att optimera din resursfördelning.
Efterfrågeprognoser inom projektledning låter dig sammanställa genomförbara projekt i projektportföljen som senare blir faktiskt arbete. Dina resurser kan då informeras om dessa framtida åtaganden inom en rimlig tidsram och på ett smart sätt utveckla sin kompetens när de faktiska uppdragen närmar sig.
Rapporter för prognoser av kapacitet kontra efterfrågan övervakar också den totala tillgängligheten under hög- och lågsäsong i ett räkenskapsår, så att din organisation inte påverkas av variationer i personalrörligheten och flaskhalsar kan förhindras.
2. Rapporteringsfunktion för bokade kontra faktiska värden
Om du letar efter metoder för resursutjämning för att jämna ut resursinsatser och arbetstimmar på ett och samma ställe har du tur! Tidsrapporten Prognos kontra faktiskt utfall, mer känd som Bokade kontra faktiska värden, sammanställer alla tidskänsliga bokningar så att du kan göra en exakt uppskattning av din resursplanering för framtida projekt.
De ‘bokade’ timmarna avser dina uppskattningar av projektbokningar, medan de ‘faktiska’ timmarna hämtas från personalens tidrapporter. Du kan till exempel hämta en sammanfattning av dina projektbokningar.
Vad mer är kan du hämta information om tidrapportering direkt från externa scheman, så att befintliga data kan jämföras med framtida uppskattningar i realtid. Genom att minimera skillnaden mellan dina bokade och faktiska arbetsinsatser får du insikt i hur olika kärnuppgifter fördelas, samtidigt som arbete som inte ingår i BAU räknas bort. Dessutom markeras alla skillnader i antal timmar, oavsett om det handlar om en ökning eller minskning, så att du uppmärksammas på värden som är över- eller underskattade.
3. Rapporter om utnyttjandegrad i procent
Resursutnyttjandegrader mäter personalens långsiktiga produktivitet och låter dig fördela optimalt balanserade arbetsbelastningar. Att överutnyttja din befintliga personal orsakar inte bara stress utan skapar också ett schema där uppgifter spiller över utan något som helst ansvarsutkrävande. I Tower Watsons undersökning angav 57 % av de svarande överarbete som orsaken till att de hade tappat engagemanget på arbetsplatsen.
Å andra sidan leder ett otillräckligt utnyttjande av resurskapaciteten till att du förbiser de kompletterande färdigheter och den arbetsbelastningskapacitet som dina nuvarande resurser besitter, vilket enkelt hade kunnat förbättra projektets arbetstakt. Du lägger i stället ut projektet på externa byråer, samtidigt som din bänktid ökar på grund av outnyttjade resurser. Som ett resultat uppstår en obalans mellan dina lönekostnader och de mätbara intäkterna i förhållande till dem.
Rapporten använder mått för resursutnyttjande för att mäta allas insatser enhetligt under den normala arbetstiden genom att tilldela dagar, timmar eller procentnivåer. Den korrigerar dubbelbokningar och obalanser mellan faktiskt och beräknat registrerat arbete. Om en viss resurs till exempel tilldelas flera projekt med förfallodatum samma dag skulle det uppenbarligen överskrida den normala arbetstiden. Med Saviom skulle denna avvikelse tydligt framgå i den övergripande översikten över resursbokningar, så att du kan fördela arbetsbelastningen över flera dagar eller veckor, beroende på situationen.
Rapporter över utnyttjandegrad från vissa verktyg kan även generera en värmekarta över resurskapaciteten som visar vilka olika aktiviteter dina resursavtal är fördelade på, så att en rättvis fördelning av arbetsinsatser och en logisk prioritering av uppgifter kan säkerställas.
4. Prognosrapporter för ekonomi
Du kan stämma av din budgetportfölj genom att beräkna dina förväntade (prognostiserade) och faktiska kostnader. De förstnämnda beräknas genom att multiplicera det förväntade antalet timmar med personalens debiteringssatser, medan de sistnämnda baseras på de faktiska timmar som personalen lägger ned och som debiteras enligt deras debiteringssatser. En avvikelse uppstår på grund av skillnaden mellan dina faktiska och framtida kostnader över tid. Du kan fatta välgrundade beslut om fördelningen baserat på analysen i rapporten över resursprognoser jämfört med faktiska kostnader.
Rapporten över prognostiserade jämfört med faktiska kostnader visar inte bara dina projekts verkliga debiteringsvärde, utan pekar också ut de mest kostnadseffektiva timsatserna. Du kan även fastställa orsaken till eventuella hinder eller en inbromsning som kan göra att projektets varaktighet blir längre än den ursprungliga prognosen. Om kostnaden för att genomföra det faktiska arbetet exempelvis översteg de bokförda kostnaderna innebär det att dina resurser lade mer tid på en viss aktivitet. Om kostnaden däremot blev lägre kan du tryggt dra slutsatsen att arbetet slutfördes före utsatt tid.
5. Rapporter över resurstillgänglighet
Oavsett om det är hög- eller lågsäsong hjälper rapporter om resurstillgänglighet dig att arbeta proaktivt med optimal arbetsfördelning. När allt kommer omkring kan du inte utgå från att alla är omedelbart tillgängliga och tillräckligt förberedda för nästa projekt, även om du har rätt antal medarbetare. Om resurs A till exempel tar flera ledigheter i april minskar hans eller hennes tillgänglighet, vilket innebär att teamets kapacitet och projektets tidsfrister måste justeras därefter.
Du måste hitta nästa uppsättning resurser i beredskap, som inte bara är tillgängliga för att ta över arbetsbördan utan också har den kompetens och tillräckliga introduktion i uppgiften som krävs för att komma igång. Detta minskar drastiskt din bänktid och förhindrar att projekten spårar ur på grund av plötsliga, oförklarliga produktivitetsbortfall när de väl har startat.
I slutändan förenklar en kapacitetsrapport beslutsfattandet genom att hjälpa dig att basera dina siffror på rådataanalys, inklusive tydliga mått och diagram. Med rätt intuition behöver du inte längre uppskatta hur många personer eller vilka kombinationer av färdigheter och erfarenhet som krävs för att driva ett projekt framåt, eller försöka felsöka varför en plan inte fungerade. På så sätt kan du verkligen satsa på de projektvinster du har satt upp som mål och omforma ditt företag kring en rätt bemannad arbetsstyrka och en väl genomtänkt kapacitetsplan.
