Så skapar du en kommunikationsplan för projekt [+ mall]
Kom överens: En kommunikationsplan beskriver metoder, frekvens och kanaler för informationsutbyte mellan projektteam och intressenter, vilket säkerställer samsyn och tydliga förväntningar för alla berörda.
Samspel med projektplaneringen: Att skapa en kommunikationsplan går hand i hand med projektplaneringen, så att du i förväg kan fatta beslut om hur information ska delas, i stället för att dela brådskande information på fel sätt eftersom du inte hade en plan på plats.
Mallarna räddar situationen: I stället för att skapa din kommunikationsplan för projektet från grunden kan du ladda ner vår mall för att snabba på processen, eller helt enkelt kopiera och klistra in från ett befintligt projekt och redigera efter behov.
En kommunikationsplan för projektet hjälper dig att strategiskt planera hur du avser att kommunicera med viktiga intressenter. Utan en sådan kommer du att ha svårt att hantera intressenternas förväntningar, hålla alla informerade och förhindra kaos i projektgruppen.
Så här skapar du en effektiv kommunikationsplan, använder den för att upprätthålla ordning och håller projektet på rätt väg mot framgång.
Vad är en kommunikationsplan?
En kommunikationsplan är en strategisk plan som beskriver hur information ska utbytas mellan projektgruppen och intressenterna. Den beskriver metoderna, frekvensen och kanalerna för kommunikationen och säkerställer att alla berörda är informerade, samordnade och kan samarbeta effektivt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Enkelt uttryckt är den som en karta som visar hur alla i ett projekt kommunicerar med varandra, inklusive den interna kommunikationen mellan gruppmedlemmarna. Den visar vilka kommunikationsbehov varje person har: vem som behöver få vilken typ av information, när de behöver den och hur den ska skickas till dem.
En kommunikationsplan för projektet behöver inte vara formell, men den bör dokumenteras som referens. Det säkerställer att alla vet vad som händer, är överens om saker och arbetar bra tillsammans, särskilt vid arbete online eller med digitala kommunikationsverktyg.
Här är en (mycket) snabb överblick:
Så skriver du en kommunikationsplan
Här är stegen för att skriva och skapa en stabil kommunikationsplan för projektledning:
- Förstå projektets förutsättningar
- Definiera dina kommunikationsmål
- Identifiera intressenterna
- Bestäm kommunikationsfrekvensen
- Bestäm kommunikationsmetoderna
1. Förstå projektets förutsättningar
Definiera projektets förutsättningar, inklusive projektets storlek, information om kundens företag, projektleveranser, tidsplan och vilka som ingår i projektgruppen.
Ta hänsyn till gruppens och kundens kommunikationsstilar:
- Hur framgångsrik har kommunikationen varit hittills?
- Har kunden angett några kommunikationspreferenser – det vill säga, brukar kunden ringa när den har en fråga eller är den främst inriktad på e-post?
- Har ni träffats personligen eller via video?
- Hur ofta har gruppen direkt kontakt med dig i ett projekt? Föredrar de skriftlig information framför möten?
- Finns det några behov av PR?
När du har förstått gruppen och kunderna som du arbetar med kan du börja sammanställa detta i en kommunikationsplan för projektet.
2. Definiera dina kommunikationsmål
Lista vad som kännetecknar framgångsrik projektkommunikation, inte bara för kunden utan även för gruppen. Använd listan som vägledning vid kommunikationsrelaterade beslut.
Ta med en lista över mätvärden eller nyckeltal som du kan använda för att mäta om kommunikationen är framgångsrik och lägg till den direkt i kommunikationsplanen. Det kan omfatta antalet e-postmeddelanden som du skickar eller tar emot varje vecka, antalet e-postmeddelanden eller meddelanden som förblir olästa och så vidare.
3. Identifiera intressenterna
Identifiera vilka som behöver hållas informerade om projektet och vilken information de vill ha eller behöver få. Den viktigaste intressenten hos kunden kanske vill ha detaljerade statusuppdateringar om enskilda uppgifter eller vem som arbetar med dem, medan den personens chef kanske bara behöver övergripande projektuppdateringar.
Anteckna också allas kontaktuppgifter och spara dem i planen.
4. Bestäm kommunikationsfrekvensen
Utifrån projektmålen bör du överväga hur ofta du ska kommunicera med olika intressenter och vilket innehåll som ska ingå.
Du kan använda flera tillvägagångssätt, till exempel veckovisa avstämningar för att gå igenom projektets tidsplan och budget, dagliga avstämningar för spontana frågor och regelbundna möten för att presentera viktiga projektmilstolpar.
Ha projektets parametrar och mål i åtanke – de bör hjälpa dig att identifiera vilka typer av information som behöver kommuniceras oftare eller mer sällan.
5. Definiera kommunikationsmetoder
Vissa intressenter kanske föredrar att få uppdateringar via e-post, Slack eller via en kundpanel som du har konfigurerat för statusuppdateringar. Den här typen av information är också viktig att ta med i din kommunikationsplan, och den bidrar till att hålla intressenterna nöjda.
Ibland avgör den information du kommunicerar vilken kommunikationsmetod som är lämplig. Det är till exempel bäst att genomföra projektuppstarter genom möten på plats (eller via videosamtal), medan snabba frågor kan hanteras via Slack eller e-post. Notera vilka metoder dina intressenter föredrar och när du behöver dem till större milstolpemöten, så att de är informerade i förväg.
Vad som ska ingå i en kommunikationsplan för projekt
Även om detaljerna i din kommunikationsplan för projektledning kan variera beroende på projekttyp och omfattning finns det några viktiga delar som bör ingå i varje kommunikationsplan för projekt som du skapar.
Viktiga intressenter
Notera de viktigaste intressenterna, inklusive din huvudsakliga kontaktperson hos kunden. Lägg till kontaktuppgifter, till exempel telefonnummer och e-postadresser, så att alla som har tillgång till kommunikationsplanen kan hitta denna information.
Teammedlemmar
Ta med alla projektteamets medlemmar och deras roller. Detta är användbart för alla som är nya i eller inte känner till projektet. Identifiera vilka teammedlemmar som ansvarar för att ta fram leveranser, leda strategiska diskussioner och/eller hantera tekniska samtal med intressenter.
Kommunikationsmetoder
Beskriv de huvudsakliga kommunikationsmetoderna och kanalerna som du använder för att kontakta intressenter, till exempel e-post, telefonsamtal, möten, Slack eller andra. Inkludera anteckningar om intressenternas föredragna kanaler.
Kommunikationstyper
Lista den information som behöver delas och hur den ska delas, vad som ska ingå och vilken målgruppen är. Du kan till exempel behöva tillhandahålla veckovisa statusrapporter för projektet till kunden. Fundera på kommunikationsmekanismen, distributionslistan och vilken information som ska ingå i rapporten. Programvara för kundrapportering kan hjälpa dig med detta (eller överväg verktyg för rapportering med öppen källkod om du har en begränsad budget).
Kommunikationsstilar
Anpassa efter intressent och kommunikationsmetod. Föredrar en viss intressent till exempel enbart formell kommunikation, eller kan du ha en något mer avslappnad ton?
Mötesschema
Även om du kan justera detta efter behov under projektets gång är det bra att ha en första uppfattning om hur ofta du kommer att träffa intressenterna. Beroende på projektets omfattning kan du också vilja beskriva hur ofta du ska skicka e-post till kunden. Se även till att ta med interna teammöten.
Huvudbudskap
Bestäm för varje intressent vilket huvudbudskap eller vilken information du vill kommunicera. Vilket är det rätta budskapet som tilltalar den gruppen? Identifiera dessutom eventuell specifik återkoppling eller data som krävs från intressenterna för att validera och förfina koncepttestet.
Kommunikationsmål
En bra kommunikationsplan inom projektledning innehåller kommunikationsmål. Detta bidrar till att säkerställa att du fattar beslut med de önskade resultaten i åtanke.
Exempel på en kommunikationsplan för projekt
Utifrån de delar vi beskrev ovan kan ett exempel på en kommunikationsplan för projekt se ut så här.
Kommunikationsmål
Lista projektets kommunikationsmål i början, så att alla som har tillgång till planen kan ställa sig bakom beslut som bidrar till att uppnå dessa mål. Se till att de är mätbara.
Information om intressenter och kommunikationspreferenser
En tabell kan vara användbar för att lista projektets intressenter och deras preferenser.
För mer komplexa projekt kan du vilja dela upp anteckningskolumnen för att lägga till fler detaljer (du kan till exempel skapa en extra kolumn för att ange intressenternas tillgänglighet eller annan information som är avgörande för hur och när du kommunicerar.)
Typer av kommunikation
Använd det här avsnittet för att fundera över hur du kommunicerar med dina intressenter. Det hjälper till att säkerställa att kommunikationen är konsekvent, meningsfull och framgångsrik.
Fördelar med kommunikationsplaner för projekt
Att utveckla och dokumentera en kommunikationsstrategi gör att dina projekt löper smidigare och hjälper dig att undvika projektmisslyckanden.
Förbättrad projektplanering
En kommunikationsplan för projekt kompletterar din projektplan genom att beskriva mer detaljerat hur teamet ska samarbeta.
Om du i förväg har fattat beslut om hur du ska förmedla kritisk information, inklusive vilken kommunikationskanal som ska användas, av vem och med vilken frekvens, behöver du inte göra detta senare när du har brådskande uppdateringar men inte vet vem du ska dela dem med (detta är särskilt viktigt när du planerar projekt på distans).
Vår mall för projektplan kan hjälpa dig att strukturera denna kommunikationsstrategi från början och säkerställa ett smidigt informationsflöde och samsyn i teamet under hela projektet.
Tydliga förväntningar hos intressenterna
Du måste fastställa kommunikationsförväntningarna från början för att projektet över huvud taget ska ha möjlighet att löpa smidigt.
Genom att tidigt i projektprocessen berätta för kunden vad hen kan förvänta sig sätter du tonen för hela projektet. Det är också bra för intressenterna att i förväg veta vad du behöver från dem, så att de kan vara förberedda när det är dags.
Det börjar med förväntningar och att se till att alla är på samma sida. Jag skapar alltid en kommunikationsöversikt när jag startar ett projekt där det står: “Så här kan du nå mig, när jag är som mest tillgänglig och via vilka kanaler det är bäst att kontakta mig.” Kommunikationsöversikten är också ett bra ställe att tydliggöra förväntningarna kring svarstider. För att kunna göra ditt bästa arbete för kunden behöver du fokusera, och du kommer till exempel inte att ha e-posten öppen hela tiden (bortsett från verkligen kritiska tidpunkter).
Enklare intressenthantering
Det bästa sättet att hantera intressenter är att upprätta en kommunikationsplan, följa den och använda den för att kommunicera framgångsrikt så att ni är överens om målet och projektets milstolpar (och sedan omjustera vid behov).
En kommunikationsplan för projektet skapar en gemensam förståelse för kommunikationsflödet, så att alla vet vad som händer och vad som bör hända i projektet.
Jag hamnade i en situation med en kund där allt var väldigt rörigt, men det blev inte tydligt förrän det var för sent. Det fanns små varningssignaler, som att kunden inte svarade särskilt snabbt efter projektstarten och att vi blev ignorerade vid avstämningar, så vi körde omedelbart fast i projektet. Då insåg jag att vi saknade en regelbundenhet. Oavsett vad som står i våra kalendrar finns det inga förväntningar på hur vi ska kommunicera. En kommunikationsplan skulle ha gjort en enorm skillnad och gett oss ett sätt att säga: “Vi uppnår inte något av det här som vi borde, och det här är en varningssignal” redan från början.
Ladda ner en mall för projektets kommunikationsplan
Ladda ner vår mall för projektets kommunikationsplan för ett enkelt sätt att samla alla kontaktuppgifter och instruktioner du behöver för dina projekt. Det finns också ett ifyllt exempel som visar bästa praxis för att fylla i din kommunikationsplan.
Så använder du en kommunikationsplan för projekt
1. Dela den med ditt team
Genom att dela planen med ditt team informerar du dem om din kommunikationsfrekvens – vilket påverkar deras arbete och leveransdatum – men ger dem också mer sammanhang kring hur och med vem du kommunicerar. När du delar denna information kan ditt team stödja dig när du genomför planen.
2. Håll kursen
Boka alla viktiga projektmöten så snart du har en plan på plats och lägg in påminnelser i kalendern för regelbundna avstämningar och även projektrelaterade e-postmeddelanden, så att du håller kursen med de viktiga punkter du har definierat i planen.
Om du märker att du någon gång avviker från din kommunikationsplan och har svårt att återgå till den, bör du ompröva det tillvägagångssätt du har definierat:
- Är den fortfarande i linje med projektets mål?
- Har målen – eller intressenterna – förändrats på något sätt sedan projektet startade?
- Finns det effektivare sätt att kommunicera projektinformation i det här skedet av projektet?
Om du behöver hjälp med att följa projektets framsteg och ge intressenterna korrekt information kan du ta del av denna lista över projekthanteringsprogram.
Du hittar också fler kommunikationsstrategier inom projektledning här.
Vad tycker du?
Vilka taktiker tycker du är mest effektiva när du skapar kommunikationsplaner för projekt? Delta i konversationen på Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskap!
