Como Escrever Uma Proposta de Projeto (Com Um Exemplo Concreto)
É uma situação familiar, tão antiga como os próprios projetos e propostas de projeto: gestores de projetos a arrancarem os cabelos porque a equipa de vendas vendeu algo impossível de concretizar, enquanto o pessoal das vendas arranca os cabelos porque o plano produzido pela equipa é demasiado caro para ganhar o trabalho.
Durante muito tempo, muitos de nós aceitámos isto como a ordem natural das coisas. Mas estou aqui para lhe dizer que não tem de ser assim.
Neste artigo, vamos cruzar os fluxos e unir forças concorrentes, equipando o gestor de projetos que há em si com as capacidades necessárias para criar uma proposta de projeto ou de negócio tão convincente quanto viável de concretizar.
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Depois de ler este artigo, será capaz de:
- Arregaçar as mangas e intervir com confiança em qualquer fase do ciclo de vida de uma proposta de projeto
- Atuar como ponte entre a sua equipa de vendas e as suas equipas de execução
- Conquistar o respeito e a confiança dos seus colegas de desenvolvimento de negócio, mantendo simultaneamente o respeito e a confiança dos seus pares na gestão de projetos?
Ferramentas para Propostas de Projeto
Eis uma lista de alguns programas úteis para propostas de projeto—estas são algumas das melhores ferramentas para redigir propostas rapidamente e gerir o processo de aprovação.
Estas ferramentas oferecem muito mais funcionalidades do que um simples modelo de proposta e foram concebidas para ajudar as equipas de vendas e de gestão de contas a responder a pedidos de proposta (RFP), criar orçamentos, assinar documentos online e gerir aprovações e contratos.
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Para consultar mais opções, veja esta lista de programas para RFP.
Independentemente de utilizar ou não programas para propostas de negócio, continua a precisar de saber como redigir uma proposta. Continue a ler para saber o que incluir numa proposta e como redigir uma.
O Que É Uma Proposta de Projeto?
Para os nossos fins, vamos definir uma proposta de projeto como um documento que será apresentado a um patrocinador interno, a um cliente ou a um potencial cliente, justificando que a sua equipa deve executar um conjunto de serviços ou um âmbito de trabalho.
A proposta é importante porque demonstra por que motivo o seu projeto é o mais adequado para o cliente. A proposta surge antes do início do projeto, geralmente depois de uma série de conversas entre si e o cliente.
Por vezes, responderá a um pedido de proposta (RFP), no qual estará a competir com outras organizações pela atenção do seu potencial cliente.
Como Escolho o Formato de Proposta Adequado?
O formato de uma proposta pode variar bastante, dependendo da natureza do novo projeto e do grau de formalidade do processo de proposta. Algumas equipas utilizam programas para propostas dedicados, enquanto outras propostas são simplesmente e-mails bem elaborados ou grandes folhas de cálculo para preencher.
O melhor conselho que posso dar é este: se tiver sido especificado um formato de proposta (por exemplo, se for um requisito do RFP), utilize esse formato. É certo que um folheto que se desdobra num mapa mental do tamanho de uma parede fará com que se lembrem de si, mas poderá ser desqualificado.
Caso contrário, recomendo que faça alguma pesquisa sobre o seu público, para tentar perceber se este prefere brevidade e conversa ou uma narrativa aprofundada. A primeira opção poderá justificar uma apresentação curta, com 5 a 10 diapositivos. A segunda poderá exigir um documento muito maior, dividido em capítulos.
Como Redigir Uma Proposta de Projeto em 5 Passos
No momento em que lhe pedem para liderar ou apoiar uma proposta, as partes do seu cérebro associadas à gestão de projetos irão provavelmente concentrar-se quase de imediato em dois objetivos: apresentar a proposta dentro do prazo e garantir que a proposta reflete algo que os seus pares e as suas equipas conseguem realmente executar.
Instintivamente, começará a procurar os seus documentos de processos, estratégias de gestão de riscos e listas de verificação de lançamento, mas está em território desconhecido.
A boa notícia é que, quando uma proposta é elaborada corretamente, tem um ciclo de vida semelhante ao de um ciclo de vida de um projeto. O processo de elaboração de uma proposta é normalmente semelhante ao seguinte:
O processo de criação de uma proposta bem-sucedida pode ser dividido em 5 passos básicos.
1. Avaliar se a oportunidade é adequada
O primeiro passo consiste em identificar oportunidades para as quais pode elaborar uma sólida justificação empresarial e que também sejam adequadas à equipa.
As oportunidades podem ser identificadas externamente (por exemplo, através de um pedido de proposta emitido pelo comprador) ou internamente (por exemplo, quando uma equipa de gestão de conta ou de execução identifica a necessidade de um projeto e pretende avançar proativamente). Mas a verdadeira competência está no processo de avaliação.
Para avaliar uma oportunidade, é necessário analisar os requisitos em profundidade e avaliá-la em função das capacidades, da cultura e da estratégia da sua organização. Muitas equipas comerciais utilizam uma matriz de avaliação ou uma grelha de pontuação para avaliar quantitativamente e definir prioridades entre as oportunidades.
Estas grelhas podem incluir perguntas sobre a probabilidade de conquistar, a viabilidade e a atratividade da oportunidade, utilizando as respostas para calcular uma pontuação numérica.
De um modo geral, a ideia é utilizar o processo de avaliação para fundamentar uma decisão de avançar ou não avançar relativamente à oportunidade.
Esta decisão deve ser tomada pelos responsáveis relevantes da sua organização, de modo a garantir que só avança com oportunidades que pode conquistar, que consegue executar e que realmente pretende conquistar.
2. Planear a estratégia para vencer
Se a decisão for avançar com a oportunidade, o passo seguinte consiste em elaborar um plano para apresentar a proposta. Qual é a estratégia para vencer? Quem é a equipa que irá criar a proposta e quais são as suas funções e responsabilidades? Qual é o plano de trabalho para criar e apresentar a proposta?
Nesta fase, é importante informar devidamente a equipa, definir claramente as expectativas e reuni-la para criar a estratégia. Se se tratar de uma oportunidade concorrencial, procure conhecer os seus concorrentes e seja realista quanto ao seu posicionamento no mercado.
Se tiver pessoas na sua rede de contactos que conheçam o comprador, entre em contacto com elas. Pesquise o que é importante para a organização compradora, de modo a obter algumas informações de contexto: consulte os relatórios anuais, verifique se houve novas contratações na equipa de liderança e descubra em que situações a organização tem sido recentemente mencionada nas notícias.
Desenvolvam em conjunto alguns temas vencedores — afirmações sobre a razão pela qual a sua equipa deve ser selecionada, com base naquilo que é importante para o comprador ou para o decisor — e criem um processo para integrar esses temas ao longo de toda a proposta.
Por último, será necessário chegar a acordo quanto a uma abordagem de alto nível para o projeto proposto, bem como quanto a um plano de trabalho para desenvolver a própria proposta.
Certifique-se de que a equipa da proposta consegue reservar tempo para criar a proposta, para não ficar desamparado à medida que a data de entrega se aproxima. Estabeleça uma periodicidade para as reuniões, de modo a acompanhar o progresso e a colaborar nos conteúdos. Trate este trabalho como se estivesse a planear um projeto!
3. Criar uma abordagem sólida e um documento de proposta forte
A criação da própria proposta é um processo iterativo que — num mundo ideal — decorre em paralelo com um processo de revisão iterativo. Isto ajuda a encontrar o equilíbrio entre desenvolver a melhor abordagem e realizar uma verificação contínua da realidade com os seus especialistas.
Durante a criação da proposta, as suas competências de gestão de projetos serão uma mais-valia para qualquer equipa de propostas. Enquanto pessoa capaz de liderar o processo de definição do âmbito e de estimativa, convertendo riscos e ambiguidades em pressupostos, está numa posição privilegiada para promover a união entre as várias vozes, por vezes conflituantes, que encontrará ao longo do processo.
Entretanto, será necessário começar a reunir outros componentes da proposta:
- Será necessário selecionar e organizar estudos de caso
- Será necessário obter e adaptar as biografias dos membros da equipa proposta
- Será necessário contactar as referências para obter o seu consentimento
- Será necessário informar os novos colaboradores da equipa
- Será necessário rever, editar e ajustar as secções de conteúdo para lhes conferir uma voz única e uma mensagem coerente
4. Reveja Iterativamente E Faça A Sua Devida Diligência
À medida que cria a proposta, certifique-se de que apresenta os rascunhos aos seus revisores ao longo do processo: analise o âmbito e a abordagem do projeto com os especialistas na matéria, a sua equipa de liderança, a sua equipa jurídica e, sobretudo, a pessoa que dará a aprovação final da proposta.
Tal como mencionei acima, o ideal é executar este processo de forma iterativa: criar, rever, repetir. Isto deve-se a duas razões: deixar a revisão para o fim limitará a qualidade do feedback que obterá e poderá fazer com que a proposta não seja aprovada para entrega, a menos que sejam feitas alterações drásticas à última hora.
O método iterativo ajuda a criar consenso ao longo do processo, prepara a sua proposta para a aprovação final e reúne contributos valiosos de várias perspetivas, tornando a sua proposta tão sólida quanto possível.
5. Entregue E Prepare-se Para Os Próximos Passos
Entregar a proposta é mais do que simplesmente clicar em enviar: precisará de um planeamento sólido. Este não é o momento para deixar margem para ambiguidades. Verifique três vezes os requisitos de submissão e confirme os aspetos logísticos. Reveja o texto e confirme os números.
A submissão será impressa? Nesse caso, quantas cópias? Quem irá imprimir os envelopes de envio? Se for uma submissão digital, teste a exportação para PDF com bastante antecedência, para garantir que poderá ser enviada por email.
Depois de submeter a proposta, certifique-se de que obtém uma confirmação de receção. E depois não descanse durante demasiado tempo — a história não termina aqui. É fundamental estar preparado para os próximos passos. Prepare a equipa para apresentações orais ou perguntas de esclarecimento.
Atualize o resumo à medida que o âmbito é negociado. Acompanhe os membros da equipa propostos, para saber se estarão ou não disponíveis quando o projeto for adjudicado.
Tal como acontece com qualquer projeto, este processo nem sempre corre na perfeição! Se procura ultrapassar ou evitar desafios comuns relacionados com propostas, considere tornar-se membro da DPM e fazer o nosso minicurso Domine as Propostas de Projeto!
Exemplo De Uma Proposta De Projeto
Como mencionado anteriormente, a estrutura e o conteúdo exatos da sua proposta de projeto variarão consoante a oportunidade e os requisitos do pedido. No entanto, o melhor conselho que posso dar é estruturar a sua proposta com base naquilo que é importante para o seu público, e não naquilo que é importante para si.
Cada secção deve contribuir para um conjunto consistente de temas de sucesso. Faça a sua pesquisa e procure compreender o que é importante para as partes interessadas e os decisores do projeto, bem como para a organização em geral.
Modelo de Proposta de Projeto
Transfira o seu modelo aqui e utilize este guia enquanto o preenche – os conhecimentos deste artigo vão ajudá-lo a criar uma proposta de projeto extremamente sólida.
O exemplo acima não deve ser utilizado como um modelo definitivo de proposta de projeto, por isso pensei em apresentar-lhe uma estrutura de proposta de projeto que considero ser relativamente típica de uma proposta curta destinada a um público executivo. Eis os parâmetros:
- O comprador receberá a proposta antecipadamente, para leitura, mas teremos oportunidade de lha apresentar.
- O comprador é composto por vários executivos que representam diferentes áreas da empresa.
- Este não é um cliente novo. Já temos uma relação existente com o comprador, que nos solicitou esta proposta.
- O comprador quer saber mais sobre o que faremos por ele do que sobre as nossas credenciais.
Eis uma estrutura de exemplo com base nos parâmetros acima:
1. Resuma A Sua Proposta E As Suas Credenciais Numa Introdução Concisa Ou Num Resumo Executivo
A primeira página não é necessariamente a primeira página que será lida, mas um resumo executivo ajudará a transmitir os seus pontos a alguém que planeia ler apenas a primeira página e o preço.
Utilize 1-2 frases para explicar cada um dos seguintes pontos-chave: a sua compreensão do desafio, a sua abordagem, por que razão a sua equipa é a escolha certa, como trabalhará com a equipa do cliente e os próximos passos.
2. Demonstre a sua compreensão do problema ou desafio
Ao passar ao corpo da proposta, é muitas vezes uma boa ideia começar por reformular o problema e apresentar o contexto do projeto.
A minha justificação é que os seus leitores provavelmente querem ouvir primeiro falar de si próprios, e não de si. Para além de demonstrar a sua compreensão, procure refletir uma compreensão de como funciona o negócio do comprador, bem como das implicações mais abrangentes do projeto.
Deixe claro que compreende o âmbito e os objetivos do projeto proposto — indique os seus pressupostos.
3. Descreva, de forma geral, como a sua abordagem resolverá o problema
Quando quer ir diretamente ao ponto, é boa ideia acompanhar a sua compreensão do desafio com uma visão proposta de como irá ultrapassar esse desafio.
Normalmente, esta é uma descrição geral da sua abordagem que responde mais ao “porquê” do que ao “quê” ou ao “como”. Habitualmente, destacamos o valor empresarial da nossa abordagem e os resultados específicos que alcançaríamos para o comprador em relação ao que este solicitou.
Apresente uma visão geral da sua abordagem e explique o “porquê” por detrás da sua decisão de adotar essa abordagem.
4. Descreva detalhadamente a sua abordagem e o plano do projeto
Para este formato mais curto, queremos apresentar o nosso plano apenas com o detalhe suficiente para iniciar uma conversa (mas certifique-se de que tem todas as respostas detalhadas quando o apresentar!).
Muitas vezes, isto incluirá um cronograma geral com fases fundamentais, marcos e entregáveis ou resultados. Poderá incluir um gráfico de Gantt ou simplesmente descrever períodos de tempo mais abrangentes. Normalmente, enquadramos isto no contexto do valor que iremos produzir (o “porquê”), e não apenas no que iremos fazer (o “quê” e o “como”).
5. Apresente a equipa: quem fará o quê e por que razão são as melhores pessoas para o trabalho?
Para alguns compradores, a equipa é tão importante como a abordagem. Partindo do princípio de que está a apresentar uma equipa forte e qualificada, destaque as credenciais específicas que fazem dela a equipa ideal para este trabalho e descreva o contributo que dará para o projeto.
6. Prove que já fez isto anteriormente
Estudos de caso relevantes podem amplificar a capacidade de persuasão da sua proposta. Estudos de caso irrelevantes podem simplesmente criar confusão. Se possível, inclua estudos de caso que cumpram pelo menos dois dos seguintes critérios e não hesite em explicar explicitamente por que razão o estudo de caso é relevante para os seus leitores:
- Um projeto com um âmbito ou abordagem semelhantes
- Um projeto realizado para um tipo de organização semelhante e com uma dimensão comparável
- Um projeto que tenha utilizado a mesma equipa que está a propor
- Um projeto para o qual tenha uma referência sólida, sénior e contactável
7. Exponha os seus pressupostos e aquilo de que precisaria dos seus leitores para ter sucesso
Nesta fase, provavelmente não quererá assustar o seu comprador com pressupostos excessivamente detalhados, mas deverá comunicar a base da sua estimativa e, ao mesmo tempo, preparar o terreno para explicar aquilo de que precisa do seu comprador para ter sucesso.
Recomendaria incluir uma secção intitulada “O que precisaríamos de si”, que inclua aspetos como acesso a dados e investigação anterior, um ponto de contacto dedicado ao longo de todo o projeto, acesso a sistemas e documentação, participação da equipa em sessões quinzenais de planeamento e revisão, etc.
8. Apresente o custo no contexto do valor
Um grande erro que cometia frequentemente no início da minha carreira era simplesmente apresentar uma discriminação dos custos numa página, sem qualquer contexto.
Os compradores terão inevitavelmente algum tipo de reação ao preço e a melhor forma de contrariar essa reação é apresentar o custo com base na sua relação com o valor. Resuma o acordo nesta página: aquilo que o seu comprador pediu, o valor que irá proporcionar e, em seguida, o custo desse valor.
9. Se for apropriado, inclua informações adicionais num anexo
Se houver informações detalhadas que queira incluir para determinados leitores e que sejam complementares, coloque-as num anexo e identifique-o claramente.
Estas informações podem incluir conteúdos de liderança de pensamento, uma descrição detalhada da sua metodologia, uma visão geral da sua empresa e da sua estrutura de gestão, demonstrações financeiras, a sua abordagem à sustentabilidade e à responsabilidade empresarial, prémios, etc.
Estas informações podem ser importantes para alguns leitores, mas não são essenciais para a sua argumentação. Não aumente desnecessariamente a carga cognitiva dos seus leitores.
Conselhos de especialistas: como fazer com que a sua proposta de projeto se destaque
Não esconda o seu orçamento entre os entregáveis
Jason Swenk, que apresenta uma impressionante taxa de aceitação de 80% nas suas propostas, também recomenda separar os preços da secção de entregáveis da sua proposta.
Falar sobre o preço pode ser desconfortável, mas este merece uma secção própria. Ao incluí-lo junto dos entregáveis, estará a desviar a atenção do cliente daquilo que pode fazer por ele. Quer que o cliente imagine aquilo que podem alcançar em conjunto, e não quanto do orçamento dele irá gastar.
Demonstre o seu valor ao cliente através de sucessos anteriores
O treinador de negócios Nathan Ingram afirma que as propostas não incluem trabalho especulativo. “Nunca faria uma maquete da página inicial para um cliente antes de este lhe pagar, pois não?” Se um cliente quiser provas da sua competência, forneça exemplos e referências.
Atribua um preço ao problema do seu cliente
Seja persuasivo. Num congresso de 2009 do Project Management Institute, Eddie Merla afirmou que, “por vezes, o conceito pode estar devidamente formulado, mas a justificação para o projeto é fraca.”
É necessário construir um argumento convincente de prova de conceito para avançar com o projeto. Uma forma de abordar esta questão é atribuir um preço ao problema. Os clientes estarão muito mais inclinados a avançar se acreditarem que o problema atual lhes está a custar dinheiro.
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