O Que São as Atividades do Projeto e Como Defini-las
Mantenha o Rumo: As atividades do projeto são as tarefas que os membros da equipa realizam para fazer avançar um projeto em direção aos seus objetivos. Organizar o projeto em atividades mantém-no estruturado, permitindo que a equipa trabalhe de forma eficiente.
Marcos vs. Atividades: Enquanto as atividades são tarefas contínuas num projeto, os marcos são momentos importantes que assinalam fases ou objetivos significativos, como concluir uma fase de design ou lançar um website.
A Vantagem do Software: O software de gestão de projetos permite listar as atividades do projeto, atribuir os recursos certos e acompanhar o progresso do trabalho em comparação com o seu cronograma.
As atividades do projeto incluem todo o trabalho que você e a sua equipa realizam ao serviço de um projeto. O termo refere-se às tarefas do projeto e a tudo o que você, enquanto gestor de projeto, faz para garantir que tudo decorre sem problemas.
Eis como planear as atividades do projeto e quais ferramentas de software de gestão de projetos podem ajudar a configurar as atividades e a garantir que não se esquece de nenhuma.
O que são atividades do projeto?
As atividades do projeto são unidades de trabalho distintas que fazem o projeto avançar para cumprir os seus objetivos. Podem ser etapas do processo de criação de um produto, reuniões importantes para garantir o alinhamento das partes interessadas ou etapas essenciais do processo, como determinar o orçamento ou definir o cronograma.
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Atividades do projeto vs. marcos do projeto
As atividades do projeto são as tarefas e subtarefas realizadas pelos membros da equipa do projeto para concluir o projeto, enquanto os marcos são momentos distintos no cronograma do projeto.
Exemplos de marcos incluem a assinatura do contrato, a conclusão da fase de design, o lançamento de um website ou a obtenção de 50 registos de utilizadores. Estes são momentos claramente definidos no projeto em que se passa de uma fase para outra.
A conclusão das atividades do projeto aproxima-o da concretização do marco correspondente. Por exemplo, para concluir a fase de design, você e a sua equipa podem realizar atividades como criar painéis de inspiração e wireframes ou fazer revisões internas e com o cliente.
Atividades do projeto vs. entregáveis do projeto
As atividades do projeto são as tarefas e subtarefas que constituem o trabalho do projeto, enquanto os entregáveis do projeto são os resultados dessas atividades. A atividade pode ser criar um guia de estilo, e o entregável é esse guia de estilo (que seria apresentado ao cliente ou às partes interessadas internas).
Exemplos de entregáveis incluem documentos de estratégia, relatórios, apresentações ou elementos como conteúdos, websites, produtos digitais e aplicações. É tudo aquilo que entrega a um cliente ou a uma equipa de partes interessadas.
Porque são importantes as atividades do projeto?
As atividades do projeto são importantes porque proporcionam ordem e estrutura a um projeto e tornam menos avassaladora a conclusão do trabalho do projeto.
Se dissesse à sua equipa de projeto para “criar um website de 10 páginas até ao próximo mês”, os seus membros sentir-se-iam sobrecarregados e não saberiam por onde começar.
Mas se disser à equipa de projeto: “Vamos criar um website de 10 páginas até ao próximo mês. Vamos definir as atividades que precisamos de realizar”, isto será menos avassalador. Pode promover a eficiência e reduzir esforços duplicados.
Por exemplo, se o Adam souber que a Stephanie vai concluir o painel de inspiração e os wireframes para que ele os reveja na próxima semana, poderá concentrar-se noutras atividades em vez de tentar “ajudá-la” ou de os fazer ele próprio.
Métodos para planear as atividades do projeto
Existem várias técnicas de gestão de projetos que pode utilizar para planear as atividades do projeto com a sua equipa. Não precisa de reinventar a roda de cada vez, mas pode adaptar estas metodologias de gestão de projetos ao tipo de projetos que gere e às equipas com que trabalha.
- Cascata: A metodologia em cascata tem cinco fases: iniciação, planeamento, execução, monitorização e controlo, e encerramento. Planeia todo o projeto e todas as atividades no início e, em seguida, executa esse plano. Uma dessas atividades é criar a estrutura analítica do projeto (WBS) — uma lista completa de todo o trabalho do projeto, de quem o realizará e de quando será realizado. A metodologia em cascata é uma boa escolha para projetos mais pequenos e menos complexos, com pouca ou nenhuma incerteza.
- Ágil ou Scrum: Utilizadas como sinónimos (frequentemente de forma incorreta), as metodologias ágil e Scrum permitem planear atividades através de cerimónias como o planeamento e o aperfeiçoamento do sprint. Também realizará reuniões diárias de acompanhamento para monitorizar em que atividades do projeto cada pessoa está a trabalhar, o que foi concluído no dia anterior e os bloqueios existentes.
- Híbrida: A metodologia híbrida combina elementos de várias metodologias. Pode utilizar o método em cascata para planear todas as atividades do projeto e criar uma WBS, bem como realizar reuniões diárias de acompanhamento ou planear o trabalho em sprints mais curtos. Isto proporciona à equipa a clareza do planeamento do projeto completo e a flexibilidade de trabalhar em sprints.
- Kanban: O Kanban é uma forma simples e visual de planear as atividades de trabalho. Criará um quadro Kanban com várias colunas. As atividades do projeto são representadas como cartões dentro dessas colunas (isto pode ser feito num software de gestão de projetos; não é necessário fazê-lo manualmente). Os cabeçalhos das colunas indicam o estado da atividade (isto é, por fazer, em curso, concluída).
Como definir as atividades do projeto
Se está a consultar o seu termo de abertura do projeto ou a sua declaração de trabalho e a perguntar-se como irá, juntamente com a sua equipa, conseguir concluí-lo, não se preocupe. Eis como definir as atividades do seu projeto e criar um plano de execução.
1. Mapeie os marcos ou as fases do trabalho
O sucesso de um projeto não significa apenas que este foi concluído atempadamente e dentro do âmbito. É um projeto que teve uma direção clara, uma equipa coesa e que não foi um caos total nem uma corrida até à meta concluída mesmo à justa. Isto não acontece por acaso.
Começa com um bom planeamento. Comece por pensar no âmbito do projeto e no plano mais simples para o concretizar. Não é muito diferente de decidir que quer perder peso ou poupar dinheiro. Pode começar por dizer quantos quilos quer perder ou quanto dinheiro quer poupar.
Pode pensar em poupar dinheiro como se fosse um projeto. Digamos que quer poupar $5,000 em 10 meses. Para se manter no caminho certo, terá de poupar $500/mês ou cerca de $125/semana. Cada objetivo semanal ou mensal é um marco ao longo do percurso e pode ajudá-lo a acompanhar o progresso. Se tiverem passado dois meses e só tiver poupado $900, saberá que está atrasado.
2. Liste as atividades do projeto
Depois de definir as fases ou os marcos, comece a definir as atividades. Esta parte diz respeito ao que precisa de ser feito e ao tempo que isso irá demorar (durações das atividades).
No nosso projeto de poupança, pode procurar prestadores de serviços menos dispendiosos, reagendar uma viagem para outra altura ou fazer planos alternativos que não custem tanto. Pense em tudo o que precisa de fazer e no tempo que acha que irá demorar a fazê-lo.
3. Determine a sequência e as dependências
Depois de ter a sua lista, considere a ordem das operações e as dependências. Isto dará origem ao seu calendário de projeto. Dependendo da forma como sequencia as tarefas, pode haver algumas que tenham de ser concluídas antes de poder fazer outras. Por exemplo, pode cancelar uma subscrição antes de comprar uma mais barata, para não pagar duas subscrições no mesmo mês.
À medida que trabalha na sequência ou no calendário, veja com que rapidez consegue concluir o trabalho. O objetivo original era poupar $5,000 em 10 meses. Isso parecia razoável e o nosso orçamento parecia poder ser reduzido em $125/semana. Mas e se quisesse ou precisasse de acelerar o calendário?
O caminho crítico é o período de tempo mais curto que um projeto pode demorar a concluir. Com base nas nossas atividades e dependências, com que rapidez consegue poupar? Se uma das atividades consistir em receber o pagamento (fazer entrar dinheiro), só poderá concluir o projeto tão rapidamente quanto os $5,000 entrarem.
Se ganhar $3,000 por mês e não gastar absolutamente nada, precisaria de pelo menos dois meses, partindo do princípio de que recebe no final do mês. No entanto, este não é o caminho crítico, porque as suas despesas são de $1500 por mês. Na realidade, demoraria pelo menos quatro meses devido à dependência das despesas.
4. Planeie os seus recursos
O passo seguinte no plano do projeto, ou no planeamento das atividades do projeto, é a afetação de recursos. No que diz respeito à execução geral do projeto, o que temos e de que precisamos?
Para o seu projeto de poupança, pode criar uma folha de acompanhamento do orçamento para controlar quanto poupou ao longo do tempo. Também pode reunir-se com um especialista em planeamento financeiro para obter ajuda com algumas formas adicionais de poupar dinheiro ou de cumprir o orçamento.
Exemplo de lista de atividades do projeto
Eis um exemplo de uma lista de atividades de um projeto digital — um pequeno site. Elaborei esta lista com base em experiências anteriores, mas, se tiver menos experiência em gestão de projetos, pode utilizar a minha lista e editá-la para a adaptar melhor ao seu âmbito de trabalho, ou encontrar um modelo de gestão de projetos (muitos estão disponíveis através da nossa comunidade de membros) que apresente exemplos de etapas e atividades.
Exemplo de lista de atividades do projeto
- Definir as páginas que têm de ser criadas
- Criar um mapa do site com todas as páginas necessárias
- Decidir quais as páginas que precisam de conceções visuais exclusivas
- Apresentar o mapa e as conceções visuais propostas ao cliente ou interveniente para aprovação do plano
- Confirmar o orçamento e o calendário com base no plano aprovado
- Criar esboços estruturais das páginas
- A equipa do projeto faz uma revisão interna
- Revisões internas
- Apresentar os esboços estruturais ao cliente ou interveniente
- Integrar os comentários do cliente ou interveniente
- Segunda apresentação da conceção visual
- Revisão final pelo cliente
- Esboços estruturais aprovados
- Criar a conceção visual das páginas
- A equipa do projeto faz uma revisão interna
- Revisões internas
- Apresentar as conceções visuais ao cliente ou interveniente
- Integrar os comentários do cliente ou interveniente
- Segunda revisão pelo cliente ou interveniente
- Integrar os comentários finais
- Conceções visuais aprovadas
- Preparar as conceções visuais para o desenvolvimento
- Revisão pelo profissional de design e pelo programador
- Resolver quaisquer questões do programador
- Desenvolvimento
- Garantia de qualidade interna
- Corrigir os problemas identificados
- Testes de aceitação pelo utilizador
- Corrigir os problemas identificados
- Atividades de preparação para o lançamento
- Lançamento
- Atividades pós-lançamento
Ferramentas para planear as atividades do projeto
Planear as atividades do projeto nunca foi tão fácil — existem muitas ferramentas de gestão de projetos que podem ajudar a definir e gerir as atividades do projeto. Já não precisa de o fazer manualmente com uma folha de cálculo ou de começar do zero para cada projeto.
Eis uma lista dos melhores programas de gestão de projetos para planear e acompanhar as atividades do projeto.
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Boas práticas para planear as atividades do projeto
Eis algumas boas práticas a ter em conta ao planear as atividades do projeto.
- Tenha em conta a duração das atividades: Ao planear as atividades do projeto, pense no tempo que cada atividade deve demorar e tenha em conta as datas de início e de fim. Isto ajudá-lo-á a planear o calendário geral e a garantir que não sobrecarrega as pessoas ou os recursos.
- Apenas uma pessoa pode ser responsável por cada atividade: Quando todos pensam que a responsabilidade é de outra pessoa, ninguém faz o trabalho. Deve existir um responsável claro por cada atividade, mesmo que esta seja colaborativa. A responsabilidade final tem de caber a alguém.
- Adicione detalhes a cada atividade: Isto facilita a compreensão, por parte da pessoa responsável, do que tem de fazer e ajuda a evitar confusão e retrabalho. Certifique-se de que dispõe de contexto suficiente e compreende o resultado esperado. Isto pode significar criar uma ligação para um documento que precisa de ser revisto ou adicionar aos detalhes o procedimento operacional padrão relevante.
- Seja realista: Não sobrestime o que um membro da equipa consegue fazer. Ao considerar a duração das atividades, analise todas as atividades atribuídas a um determinado membro da equipa num dia e certifique-se de que são razoáveis. Se os projetos estiverem isolados entre si, os responsáveis pelos projetos devem analisar regularmente a carga de trabalho de cada pessoa para reduzir o risco de prazos não cumpridos.
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