Como Criar uma Matriz de Impacto e Esforço (Um Guia Passo a Passo)
Comece pelos ganhos rápidos: A matriz de impacto e esforço oferece uma estrutura simples, mas poderosa, para identificar o que é mais importante. Ajuda a evitar o esgotamento e a hesitação, dando prioridade às tarefas que proporcionam mais valor com o menor esforço.
Definir prioridades sem entrar em pânico: Esta ferramenta visual ajuda-o a parar, avaliar objetivamente a sua carga de trabalho e orientar a sua equipa para prioridades partilhadas. Não se trata de perfeição — trata-se de progresso.
Obter o apoio da equipa: Quando todos veem as mesmas prioridades, reduz a fricção e acelera a execução. A matriz também serve como ponto de partida para conversas que permitem identificar pontos cegos nas cargas de trabalho da equipa.
Mantenha a simplicidade: A matriz de impacto e esforço funciona porque é visual e fácil de atualizar. Utilize-a para eliminar o ruído, identificar o que é importante e ajustar as prioridades à medida que a dinâmica do projeto evolui.
Defina prioridades com propósito: A matriz ajuda-o a dizer “não” com confiança e “sim” às coisas certas. Quando utilizada regularmente, mantém a sua equipa alinhada com os objetivos do negócio — sem causar esgotamento.
Além de gerirem as partes interessadas, criarem planos de projeto e fazerem o seu melhor para mitigar riscos, os excelentes gestores de projetos são frequentemente conhecidos pela sua capacidade de estabelecer prioridades de forma implacável para conseguirem fazer tudo. Se alguma vez deu por si a questionar as suas prioridades, este artigo é para si.
Aqui, vou apresentar-lhe uma ferramenta chamada matriz de impacto e esforço e fornecer-lhe um guia passo a passo sobre como utilizá-la para estabelecer prioridades para as suas tarefas e aumentar a sua produtividade.
O que é uma matriz de impacto e esforço?
Uma matriz de impacto e esforço (também conhecida como matriz de Eisenhower) é uma ferramenta utilizada para ajudar a analisar a relação entre o esforço necessário para realizar tarefas e o seu potencial impacto. Esta matriz é altamente visual, o que permite ao utilizador ver facilmente quais as atividades que terão o maior impacto com o menor investimento de tempo e esforço.
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A matriz tem um eixo horizontal onde o utilizador pode representar o nível de impacto e um eixo vertical onde pode representar o nível de esforço. Assim, os quatro quadrantes da matriz de impacto e esforço são:
- Elevado impacto - Baixo esforço (As suas vitórias rápidas)
- Elevado impacto - Elevado esforço (Os projetos principais)
- Baixo impacto - Baixo esforço (Preenchimento - baixa prioridade)
- Baixo impacto - Elevado esforço (Desperdício de tempo - Eliminar ou delegar)
Por que utilizar uma matriz de impacto e esforço?
Quando tem muito trabalho para realizar, pode ser difícil saber por onde começar. O melhor ponto de partida é identificar as tarefas que oferecem um elevado impacto com pouco esforço. Encontrar tarefas deste tipo pode ser fundamental para o seu sucesso.
Representar o seu trabalho numa matriz de impacto e esforço pode ser uma forma visual simples de apresentar todo o trabalho que precisa de realizar. Pode ajudá-lo a compreender onde estão as vitórias rápidas e a determinar quais as tarefas que podem ser adiadas.
Por outro lado, conseguir enumerar as tarefas que exigem muito esforço e têm pouco impacto pode ser útil para decidir o que adiar ou delegar. Quando está extremamente ocupado, por que motivo haveria de gastar muito tempo precioso em tarefas com um potencial de impacto extremamente reduzido na sua equipa ou projeto?
Benefícios de uma matriz de impacto e esforço
Existem muitos benefícios em utilizar uma matriz de impacto e esforço em conjunto com outras ferramentas de tomada de decisão. Estes incluem:
Estabelecimento de prioridades mais claro
É difícil ignorar as suas prioridades mais importantes quando as vê diante de si no lado de alta prioridade da matriz. Analise as atividades que têm o maior impacto com o menor esforço e terá um ponto de partida bastante fácil.
Também pode sentir-se bem por estar a tomar decisões informadas sobre as suas prioridades, porque está a observar o panorama geral em vez de considerar as tarefas individualmente.
Tomada de decisões mais rápida
Quando está a tentar decidir o que é mais importante, a matriz pode ajudá-lo a chegar a uma conclusão mais rapidamente. Ver todo o trabalho representado na matriz pode ajudá-lo a tomar decisões mais rápidas e melhores sobre a forma como você e os membros da sua equipa utilizam o tempo.
Lembre-se de incluir o maior número possível das suas tarefas, não apenas as que fazem parte de projetos importantes ou iniciativas de grande visibilidade, para obter uma visão abrangente do trabalho da sua equipa.
Melhor afetação de recursos
Ao concentrar os recursos nas atividades de maior impacto, pode melhorar a afetação de recursos e ajudar a equipa a evitar o esgotamento. Os membros da equipa que passam muito tempo em tarefas ingratas e de baixo impacto tendem a desmotivar-se e a sentir-se esgotados mais rapidamente do que os membros da equipa que trabalham em tarefas de grande impacto e muito visíveis dentro da organização.
Ao analisar as tarefas desta forma, pode melhorar a forma como afeta os recursos ao trabalho e garantir que todos têm tempo para estar em destaque.
Maior alinhamento da equipa
Partilhar uma matriz com a sua equipa pode ajudar a garantir que todos estão totalmente alinhados e a dar prioridade às tarefas da mesma forma — mesmo que isso suscite algum debate. Dependendo da função, alguns outros membros da equipa podem considerar que o nível de esforço é superior ou inferior ao que estimou.
De qualquer forma, utilizar uma matriz de impacto e esforço pode ser uma excelente forma de facilitar debates de grande valor que conduzam a um melhor alinhamento da equipa.
Maior foco estratégico
Outro benefício da utilização de uma matriz de impacto e esforço é um melhor foco estratégico. Se olhar para o quadrante de baixo impacto e elevado esforço da sua matriz e verificar que não está alinhado com os objetivos do projeto ou da equipa, provavelmente deverá trabalhar com a sua equipa de liderança para delegar esse trabalho a outra equipa ou a um prestador de serviços, ou para retirar completamente essa tarefa das prioridades.
Dependendo do que descobrir, pode elaborar um plano alternativo para essas tarefas, de modo a que você e a sua equipa se possam concentrar no que é mais importante.
Quando utilizar uma matriz de impacto e esforço
Deve considerar utilizar a sua matriz de impacto e esforço quando tem muito trabalho para concluir num período de tempo relativamente curto. Se tiver apenas algumas tarefas em mãos, poderá demorar mais tempo a configurar e concluir a matriz do que a realizar simplesmente o trabalho.
No entanto, se já for gestor de projetos há algum tempo, provavelmente esse cenário não lhe será familiar. Quer esteja a gerir vários projetos, a ser envolvido em iniciativas empresariais ou a orientar funcionários mais juniores, dar prioridade às tarefas e decidir o que adiar ou delegar é provavelmente uma atividade diária para si.
Por isso, começar a utilizar e manter a sua própria matriz de impacto e esforço poderá ser uma atividade que vale a pena experimentar.
Passo a passo: como criar uma matriz de impacto e esforço
Se nunca criou uma matriz de impacto e esforço, iremos percorrer os passos em conjunto e explorar o processo de definição de prioridades.
1. Escolha o seu período de tempo
Comece por decidir qual o período de tempo que irá abordar com a sua matriz. Digamos que está a analisar apenas esta semana. Poderá haver algumas tarefas na sua lista que exigem mais esforço quando dispõe de menos tempo para as realizar, pelo que também poderá valer a pena alargar a análise até ao final do mês ou do trimestre depois de concluir a matriz desta semana.
Não deve perder de vista o panorama geral por se concentrar nos detalhes, mas também não deve sobrecarregar-se nem enlouquecer a pôr constantemente em causa a matriz.
2. Faça uma lista de todos os itens possíveis
O passo seguinte consiste em fazer uma lista de todos os itens da sua lista de tarefas. Não se preocupe ainda com a duração ou o impacto — aqui, estamos apenas a obter uma visão completa do seu trabalho.
Por isso, mesmo que pense que uma tarefa é uma perda de tempo ou tenha a certeza de que não conseguirá realizá-la esta semana, inclua-a na mesma. A ideia é colocar tudo em cima da mesa e analisar tudo de uma só vez — poderá ficar surpreendido com o que vê se não deixar nada de fora.
3. Estime o impacto
Agora que tem uma lista completa de tarefas, vai ordenar os itens do maior para o menor impacto. Quanto maior for o número de pessoas afetadas, ou quanto maior for o projeto ou a iniciativa a que o item está associado, maior será a probabilidade de este ter um impacto elevado no projeto ou na organização.
4. Estime o esforço
Depois de terminar de estimar o impacto, vai repetir este processo para estimar o nível de esforço. Tenha em conta que este é o seu nível de esforço. Seja honesto relativamente às suas capacidades e limitações. Poderá também querer anotar se uma tarefa exige muito esforço da sua parte, mas pouco esforço de outro membro da equipa.
Esta poderá ser uma excelente tarefa para delegar se verificar que precisa de retirar algumas coisas da sua lista mais tarde. Dito isto, se tiver um impacto reduzido, poderá valer a pena questionar se precisa de ser realizada agora (ou de todo).
5. Posicione os itens na matriz
O passo seguinte consiste em posicionar os seus itens na matriz. Agora poderá ver visualmente onde se enquadra cada item da sua lista em termos de impacto e esforço. Poderá demorar algum tempo a realizar esta parte — e poderá ser um pouco complicada no início —, mas pode procurar melhorar continuamente sempre que criar uma nova matriz. A prática leva à perfeição.
6. Analise e defina prioridades
Quando tiver todas as tarefas posicionadas na matriz, é altura de fazer alguma análise e dar prioridade ao seu trabalho. Comece pelos itens que exigem um esforço mínimo, mas que terão o impacto máximo. Depois, avance pela matriz. Quanto maior for o esforço e menor for o impacto de uma tarefa na equipa ou na empresa, mais baixa deverá ser a sua posição na lista de prioridades.
Exemplo real de uma matriz de impacto e esforço
Vejamos um exemplo real de uma matriz de impacto e esforço. Imagine que é gestor de projetos responsável por três projetos de desenvolvimento na sua empresa: um novo website, uma nova secção de um website e uma reformulação da marca de um programa emblemático.
O novo website é o projeto com maior visibilidade e orçamento dos três, e a reformulação da marca é o mais pequeno. Também tem algumas responsabilidades administrativas além dos seus projetos. Eis a lista atual de tarefas:
- Agendar uma reunião de acompanhamento com a Jennifer sobre o plano de redirecionamento do novo website.
- Enviar um e-mail à Jennifer e à Susan com uma lista de perguntas que a equipa tinha após o QA do website
- Terminar o seu artigo para o boletim informativo da empresa sobre as melhores práticas de QA de websites
- Verificar com o Jon o estado dos designs da reformulação da marca — a apresentação às partes interessadas é daqui a 4 dias
- Obter aprovação para os designs finais da nova secção do website — a equipa de conteúdos pediu algumas alterações antes de o desenvolvimento começar na próxima semana
- Rever e aprovar folhas de horas e pedidos de PTO
- Rever o calendário para o restante projeto de reformulação da marca
- Atualizar o Forecast para as próximas duas semanas
Baixo esforço — Alto impacto (Fazer primeiro)
- Agendar uma reunião de acompanhamento com a Jennifer sobre o plano de redirecionamento do novo website.
- Enviar um e-mail à Jennifer e à Susan com uma lista de perguntas que a equipa tinha após o QA do website
- Verificar com o Jon o estado dos designs da reformulação da marca — a apresentação às partes interessadas é daqui a 4 dias
Alto esforço — Alto impacto (Fazer a seguir)
- Terminar o seu artigo para o boletim informativo da empresa sobre as melhores práticas de QA de websites
- Rever e aprovar folhas de horas e pedidos de PTO
- Atualizar o Forecast para as próximas duas semanas
Baixo esforço — Baixo impacto (Fazer rapidamente ou delegar)
- Obter aprovação para os designs finais da nova secção do website — a equipa de conteúdos pediu algumas alterações antes de o desenvolvimento começar na próxima semana
Alto esforço — Baixo impacto (Delegar, adiar ou não fazer)
- Rever o calendário para o restante projeto de reformulação da marca
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Dicas para tirar o máximo partido da matriz
Quer obter o máximo impacto da sua matriz com o mínimo esforço (percebeu o que fiz aqui)? Eis algumas dicas para tirar o máximo partido da sua matriz
- Use o contributo da equipa para reduzir a parcialidade: O que lhe parece importante pode não ser assim tão importante para a sua equipa, por isso não hesite em perguntar. Recolher o contributo da equipa sobre o impacto das tarefas pode ajudar a reduzir a sua parcialidade. Infelizmente, se as tarefas forem suas, é a única pessoa que pode falar com precisão sobre o nível de esforço.
- Não pense demasiado na pontuação: Siga a sua intuição! Normalmente, o seu primeiro instinto sobre o esforço necessário para algo ou o impacto que terá está correto. Mesmo que tenha algumas coisas fora da ordem “perfeita”, não há problema. O objetivo da matriz é fazê-lo trabalhar da forma mais eficiente possível; a perfeição ou estar sempre certo não é o objetivo aqui!
- Reveja a matriz regularmente à medida que as condições mudam: As tarefas que têm pouco impacto num determinado momento do mês ou do projeto podem ter um impacto maior noutra altura. Por exemplo, se uma das suas tarefas for reunir-se com o cliente para obter uma lista de temas para o seu redator para junho, poderá ter menos impacto a 1 de maio do que a 28 de maio, uma vez que quer garantir que tem os temas para o redator antes do início de junho.
- Combine-a com outras ferramentas de priorização ou tomada de decisões, se necessário: A sua matriz de impacto e esforço não tem de ser uma atividade autónoma. Consulte o seu backlog de produto, o software de gestão de tarefas ou até a sua ferramenta de previsão para o ajudar a preencher a matriz conforme necessário. Estas ferramentas digitais podem fornecer contexto adicional para o ajudar a posicionar corretamente as tarefas para si e para a sua equipa. Também pode combiná-la com o método Ivy Lee, que o ajuda a transformar os conhecimentos obtidos com a matriz numa lista diária de tarefas focada.
Erros comuns a evitar
Agora que fiz parecer fácil e repleta de potenciais benefícios tanto para o seu fluxo de trabalho como para a organização em geral a matriz de impacto e esforço, está na altura de ter alguma cautela. Embora a matriz possa ajudar a esclarecer que trabalho deve ser abordado primeiro, não é uma solução milagrosa.
Eis alguns erros que vi gestores de projetos e equipas cometerem ao utilizar uma matriz de impacto e esforço (e como evitá-los):
- Ser demasiado subjetivo sem consenso do grupo: Já o disse antes e voltarei a dizê-lo — só porque algo é uma tarefa de elevado impacto ou baixo esforço para si, isso não significa que o seja para a pessoa que precisa de a concluir ou para a equipa como um todo. Por isso, para evitar sobrestimar ou subestimar qualquer área, certifique-se de que obtém o apoio da equipa.
- Tentar ser demasiado preciso com as estimativas: As estimativas destinam-se a ser a melhor previsão possível do tempo que algo demorará, com base nas informações de que dispõe. Para ser completamente honesto, por vezes — especialmente no início de um projeto — não dispõe de informações suficientes para fazer uma estimativa exata.
Pode ser tentador tentar esclarecer tudo naquele momento, mas é fácil acabar por gastar quase tanto tempo a fazer estimativas como o que demoraria simplesmente a executar a tarefa. Por isso, faça o seu melhor e considere voltar a fazer a estimativa à medida que obtém mais informações.
Isto poupará tempo no início, que poderá ser melhor aproveitado noutras tarefas. (Se for necessário, considere-o de elevado esforço e baixo impacto!)
- Não atualizar regularmente a matriz: Uma matriz de impacto e esforço não é um exercício que se faz uma única vez. Deverá mantê-la atualizada à medida que avança no projeto. À medida que os prazos se aproximam, o impacto e o esforço de tarefas específicas podem aumentar. É importante estar ciente disso e garantir que a sua equipa dispõe do tempo e dos recursos necessários para concluir as suas tarefas à medida que avança no projeto.
- Ignorar as vitórias de baixo esforço: A sua matriz de impacto e esforço pode destacar algumas oportunidades fáceis ou vitórias fáceis. Estas são um excelente ponto de partida para o seu trabalho, especialmente se for novo.
Isto pode ajudar a criar uma enorme dinâmica positiva na sua equipa, por isso certifique-se de que não ignora estas vitórias em favor de começar por algo maior e mais demorado.
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