22 estatísticas sobre gestão do tempo para ajudar a aliviar a sua carga de trabalho
Excesso de reuniões: Dois terços das reuniões são desnecessárias e retiram tempo que os membros da equipa poderiam dedicar ao trabalho do projeto.
Peso das tarefas manuais: 62% dos dias de trabalho são consumidos por tarefas manuais, mas pode implementar ferramentas de automatização para ajudar a simplificar estes processos.
Sobrecarga de comunicação: 88% de uma semana de trabalho típica é dedicada à comunicação, o que reduz o tempo disponível para as funções profissionais propriamente ditas.
As estatísticas de gestão do tempo revelam tendências sobre o que está a ocupar o tempo dos colaboradores e onde a produtividade está a diminuir a nível global. Aqui fica uma compilação de estatísticas sobre gestão do tempo que pode ajudá-lo a compreender o que está a acontecer na sua própria equipa, a fazer melhorias para ajudar os membros da equipa a realizar mais com o tempo de trabalho que têm e a desenvolver as suas competências de gestão do tempo.
Estatísticas sobre a afetação do tempo e o equilíbrio da carga de trabalho
Estas estatísticas de gestão do tempo abrangem a forma como os membros da equipa estão a utilizar o seu tempo e se as cargas de trabalho estão equilibradas.
1. Os membros da equipa passam 60% de cada dia em tarefas de coordenação
Em vez de desempenhar as suas funções, a pessoa média passa a maior parte do tempo a fazer “trabalho sobre trabalho” — a dar atualizações sobre o estado do projeto, a procurar informações sobre tarefas ou a gerir alterações nas prioridades. De acordo com um relatório recente da Asana, estes tipos de atividades ocupam 60% do dia de trabalho médio de cada pessoa.
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Se a sua equipa não estiver concentrada nas suas tarefas principais porque a coordenação está a ocupar demasiado tempo, o progresso será mais lento e o trabalho não será concluído dentro do prazo. Liberte a sua equipa de atividades desnecessárias e clarifique as prioridades para que possa trabalhar naquilo para que foi contratada.
2. Os membros da equipa passam 27% do seu tempo no trabalho para o qual foram contratados
De acordo com o mesmo relatório da Asana, a sua equipa passa apenas 27% do seu tempo em tarefas e responsabilidades para as quais foi contratada. Este é um indicador importante da produtividade. Se a sua equipa não estiver a dedicar tempo ao seu trabalho efetivo, será difícil concluir projetos e tarefas atempadamente.
Descubra em que trabalha a sua equipa para além da descrição das suas funções e veja se pode retirar essas tarefas da sua carga de trabalho. A definição de prioridades é importante — se essas outras tarefas forem importantes, agende-as para um horário específico, para que a sua equipa saiba claramente em que deve trabalhar primeiro.
3. Os membros da equipa perdem 62% do dia em tarefas manuais e repetitivas
Outra revelação do relatório da Asana é que 62% de cada dia de trabalho são perdidos em tarefas manuais e repetitivas. Isto inclui tarefas como preencher folhas de horas, enviar trabalho para revisão ou aprovação e atualizar o estado dos itens no seu software de gestão de projetos.
As ferramentas de automatização de fluxos de trabalho podem executar tarefas repetitivas por si. Suponha que configura uma automatização que é acionada quando um membro da equipa marca um resultado entregável como pronto para aprovação. O software pode enviar-lhe uma notificação por e-mail, notificar o próximo membro da equipa que irá trabalhar nele e atualizar a folha de horas do membro da equipa com base no tempo que este passou a trabalhar na tarefa.
4. 88% da semana de trabalho habitual de um trabalhador é passada em comunicação
De acordo com um relatório recente da Grammarly, o colaborador médio passa a maior parte do seu tempo a comunicar. Isto inclui o tempo despendido em reuniões, a redigir e verificar e-mails e mensagens do Slack, bem como conversas presenciais. O trabalho remoto é parcialmente responsável por este facto; com menos pessoas no escritório, a equipa passa mais tempo em reuniões e a comunicar atualizações.
Para reduzir o tempo que as pessoas passam a comunicar (e aumentar o tempo dedicado às suas funções efetivas), cumpra agendas de reunião rigorosas, incentive a utilização de ferramentas de AI para redigir comunicações e ajude a sua equipa a desenvolver competências de comunicação.
Estatísticas sobre interrupções, reuniões e notificações
Estes factos sobre gestão do tempo abrangem as distrações e interrupções que reduzem a produtividade.
5. Os membros da equipa consideram desnecessários dois terços das reuniões a que assistem
Outra conclusão importante do relatório da Asana é que os membros da equipa consideram a maioria das reuniões desnecessária. Estas retiram tempo valioso às prioridades e esgotam a energia e a motivação da sua equipa — especialmente as reuniões que poderiam ter sido um e-mail.
Antes de agendar uma reunião, avalie se ela é necessária. Se estiver à procura de uma atualização sobre o estado de algo ou quiser transmitir informações simples, será melhor enviar um e-mail. Se decidir realizar uma reunião, defina uma agenda clara e cumpra o tempo que lhe atribuiu.
6. Quase um terço dos colaboradores regista horas extraordinárias, sobretudo devido ao elevado volume de e-mails e notificações
De acordo com os dados da Asana, cerca de um terço dos trabalhadores de escritório faz regularmente horas extraordinárias, sendo a principal razão um fluxo interminável de notificações, e-mails e mensagens do Slack. A sobrecarga de notificações é um problema comum, também associado ao aumento do trabalho remoto.
Reserve tempo para “trabalho profundo”, durante o qual se concentra na tarefa em questão e as notificações estão silenciadas. Não consulte as notificações durante este período — isso interromperá o seu fluxo de trabalho e precisará de tempo para voltar a concentrar-se. Informe os membros da equipa de que também podem fazer o mesmo (salvo em caso de emergência). Com mais tempo de concentração, os colaboradores não deverão precisar de ficar até mais tarde (nem de consultar as notificações fora do horário de trabalho).
7. Na Austrália, as reuniões inesperadas são a principal razão pela qual os trabalhadores ficam até mais tarde
Os dados da Asana sugerem que, para os trabalhadores australianos, a principal razão para fazer horas extraordinárias são as reuniões inesperadas. Estas são tão prejudiciais como as reuniões desnecessárias — quando são agendadas antecipadamente, todos podem planear o seu dia em função delas.
Quando as reuniões surgem inesperadamente, o trabalho é reorganizado, o que significa que algo tem de ser adiado. Se o item adiado tiver um prazo rígido, a sua equipa poderá ter de ficar até mais tarde. Tente não adicionar reuniões de última hora aos calendários da sua equipa (novamente, salvo em caso de emergência).
8. O excesso de trabalho é a principal fonte de stress para um terço dos trabalhadores dos EUA
O relatório da Asana mostra que a principal fonte de stress para um terço dos trabalhadores americanos é ter demasiado trabalho. Este é um problema comum com muitas causas — alterações ou aumentos nas descrições das funções ao longo do tempo, saída de membros da equipa ou adição de novo trabalho sem a devida definição de prioridades.
Comunique o nível de prioridade de qualquer trabalho novo. Sem esta clareza, a equipa poderá dar prioridade à tarefa errada, sentir-se sobrecarregada ou tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo (o que prejudica ainda mais a produtividade). Agende o trabalho que tem de ser concluído e veja que tarefas de baixo valor pode eliminar ou colocar numa prioridade inferior.
Estatísticas sobre tempo desperdiçado, ineficiências e trabalho duplicado
Estas estatísticas mostram a importância da gestão do tempo na redução de processos ineficientes e desperdícios.
9. As pessoas desperdiçam 91 minutos por dia em reuniões e tarefas sem importância
De acordo com um estudo recente da Acuity Training, os membros das equipas passam, em média, uma hora e meia por dia em tarefas e reuniões que não são relevantes para as suas funções. Isto significa menos tempo para o trabalho que fará realmente a diferença ou aproximará os seus projetos da conclusão.
Antes de enviar um convite para uma reunião, analise cuidadosamente a lista de participantes — todos os convidados precisam de estar presentes? A reunião é relevante para as tarefas e os resultados que estão a desenvolver? O mesmo se aplica às tarefas. Antes de atribuir algo novo, certifique-se de que se enquadra no âmbito da descrição da função.
10. Metade dos colaboradores nunca fez uma auditoria ao seu tempo
Outra conclusão do estudo da Acuity Training foi que quase metade dos colaboradores nunca fez uma auditoria ao seu tempo. Deve acompanhar atentamente a forma como os membros da equipa utilizam o seu tempo por defeito — afinal, as folhas de horas afetam a faturação —, mas também vale a pena pedir à equipa que analise regularmente o seu próprio tempo e realize uma auditoria de tempo.
Depois de terem a oportunidade de analisar quanto tempo e esforço dedicam a cada tarefa, perceberão se o seu esforço corresponde ao impacto que geram, identificarão áreas a melhorar e implementarão alterações que os tornarão mais eficientes.
11. 70% dos colaboradores perdem 20 horas por semana devido a processos e ferramentas ineficientes
Um relatório da Quickbase sugere que quase 70% dos trabalhadores perdem metade da semana devido a “sistemas fragmentados” — dados dispersos por várias ferramentas, processos desatualizados e sistemas ineficientes. Isto conduz a perdas de produtividade, tempo e receitas.
Tenha uma única fonte de informação de referência para os seus projetos (ou seja, uma ferramenta de software de gestão de projetos) que inclua todas as informações de que a sua equipa necessita para concluir as tarefas, em vez de cinco folhas de cálculo diferentes, uma ferramenta de colaboração, uma ferramenta separada para registar o tempo e outra para acompanhar o progresso.
12. As empresas dos EUA perdem quase 500 mil milhões de dólares devido à produtividade dos colaboradores
Um estudo recente da Economist Impact mostra que as empresas dos EUA perdem coletivamente $468 mil milhões devido à baixa produtividade e às distrações. Os membros das equipas não estão a realizar tanto quanto poderiam, o que está a afetar os resultados financeiros da sua empresa.
Isto não significa que os trabalhadores estejam a desleixar-se ou a procrastinar deliberadamente — muitas distrações (por vezes importantes) podem retirar tempo às tarefas essenciais. Práticas de gestão do tempo, como reservar períodos de concentração e silenciar as notificações, podem ajudar neste caso.
13. Os funcionários passam 10% do dia em tarefas que já foram concluídas
O relatório da Asana destaca que os trabalhadores passam 10% do dia em trabalho que já foi concluído. Isto representa mais de 200 horas por ano desperdiçadas em trabalho duplicado.
Mantenha o seu software de gestão de projetos atualizado relativamente ao que foi concluído, ao que precisa de ser feito e a quem está a trabalhar em quê. Deve também realizar reuniões rápidas de acompanhamento e verificações regulares, mas esteja igualmente atento aos níveis de comunicação. Os membros da equipa estão a transferir o trabalho de forma eficiente? Estão a atualizar-se mutuamente sobre o que foi feito? Também pode definir processos claros e automatizações para manter tudo a funcionar sem problemas.
Estatísticas sobre sistemas e ferramentas de gestão do tempo
Estas estatísticas de gestão do tempo abrangem a utilização de ferramentas e sistemas de software de gestão do tempo para uma melhor gestão do tempo.
14. Apenas 18% das pessoas têm um sistema dedicado de gestão do tempo
O estudo recente da Acuity Training mostra que menos de 20% dos funcionários têm um sistema dedicado para gerir e definir prioridades para o seu tempo. Com um sistema dedicado de gestão do tempo, você e a sua equipa podem trabalhar de forma mais eficiente e fazer mais.
O seu sistema pode incluir ferramentas de gestão de tarefas ou software de controlo do tempo, bem como táticas como listas de tarefas, bloqueio de tempo no calendário e estratégias especializadas de gestão do tempo, como a técnica pomodoro ou “engolir o sapo”.
15. Um terço dos funcionários utiliza uma lista de tarefas para gerir o tempo e as tarefas
Um terço dos trabalhadores utiliza listas de tarefas para gerir as suas tarefas e o seu tempo, tornando este o método de gestão do tempo mais popular para esse efeito, de acordo com a Acuity Training. O importante é que você e a sua equipa utilizem aquilo que funciona para os seus projetos e processos. Não obrigue todos a utilizarem a mesma lista de tarefas se preferirem organizar as suas tarefas importantes de outra forma.
16. Um quarto dos funcionários utiliza a caixa de entrada do e-mail para gerir o tempo e as tarefas
De acordo com o mesmo estudo da Acuity Training, 25% das pessoas utilizam a caixa de entrada do e-mail para gerir o seu tempo e as suas tarefas. Esta é uma boa opção para os membros da equipa que passam o dia na caixa de entrada, como os que trabalham em vendas, serviço de apoio ao cliente, TI e marketing.
Mais uma vez, deixe a sua equipa trabalhar da forma que melhor resulta para si. Também pode ligar a sua caixa de entrada ao seu software de gestão de projetos ou CRM, para que todas as informações do projeto possam permanecer num só lugar, mesmo que as equipas estejam a trabalhar a partir das suas caixas de entrada individuais.
17. As pessoas que utilizam a matriz de Eisenhower têm maior probabilidade de sentir que o seu trabalho está sob controlo
De acordo com o estudo da Acuity Training, 50% das pessoas que afirmaram utilizar a matriz de Eisenhower para gerir o seu tempo e as suas tarefas sentem que a sua carga de trabalho está sob controlo todos os dias. Os outros 50% afirmaram que a sua carga de trabalho está sob controlo 4 dias por semana.
A matriz de Eisenhower divide o trabalho em 4 categorias: urgente e importante, urgente mas não importante, importante mas não urgente e nem urgente nem importante. Comece por utilizá-la antes de envolver a equipa. Pode utilizá-la nas suas próprias tarefas de gestão de projetos ou para definir prioridades no trabalho do projeto.
18. O mercado de software de controlo do tempo valerá $32 billion até 2028
Uma análise da Data Bridge Market Research mostra que o mercado de software de controlo do tempo está a crescer. Isto deve-se provavelmente ao facto de os proprietários de empresas precisarem de garantir que os funcionários são produtivos (o que está relacionado com o aumento do regresso ao escritório e com o facto de ser pedido aos funcionários que façam mais com menos).
Um mercado em crescimento incentiva a concorrência entre fornecedores de ferramentas de controlo do tempo que pretendem maximizar a sua quota de mercado, o que faz deste um ótimo momento para investir em software de controlo do tempo. Escolha uma ferramenta que corresponda às suas necessidades no que diz respeito às funcionalidades necessárias, à dimensão da equipa, às integrações com ferramentas de software existentes e ao preço.
Estatísticas sobre clareza, propósito e ganhos de produtividade
Estas estatísticas de gestão do tempo abrangem a forma como a clareza e o propósito podem aumentar a produtividade.
19. Menos de metade dos trabalhadores compreende como o seu trabalho contribui para o sucesso
O estudo recente da Asana concluiu que 46% dos funcionários não compreendem como o seu trabalho ajuda a organização a alcançar as suas metas e objetivos. Esta é uma receita para o descomprometimento e para uma má gestão do tempo.
Mantenha os membros da equipa informados sobre a forma como o trabalho contribui para o sucesso do projeto e da organização. Terão uma ideia mais clara das suas prioridades e estarão mais motivados e produtivos quando conseguirem ver de que forma o seu trabalho se enquadra no panorama geral.
20. No Japão, 19% dos trabalhadores compreendem de que forma contribuem para o sucesso
De acordo com o relatório da Asana, ainda menos trabalhadores japoneses compreendem de que forma o seu trabalho ajuda a organização a alcançar os seus objetivos (19%). Este valor é significativamente inferior à média global (46%). O mesmo conselho aplica-se aqui. No início de novos projetos ou iniciativas, invista tempo a ajudar a sua equipa a compreender a visão geral para a qual está a contribuir.
21. No Reino Unido, 68% dos trabalhadores recebem semanalmente tarefas que não contribuem para o sucesso da organização
De acordo com a Asana, 68% dos trabalhadores do Reino Unido são solicitados, todas as semanas, a realizar trabalho que não apoia os objetivos da empresa ou do projeto. Isto retira tempo aos membros da equipa para realizarem trabalho prioritário que apoia os seus objetivos, e trabalhar em tarefas que não são valiosas ou relevantes irá desmotivar a sua equipa.
Dê prioridade às tarefas e pondere se são apenas desejáveis e, por isso, menos urgentes. Também pode haver algumas que não valha a pena concluir — a matriz de Eisenhower pode ajudar neste caso.
22. Os trabalhadores num estado de fluxo são até 5 vezes mais produtivos
De acordo com um estudo da McKinsey, os trabalhadores são até cinco vezes mais produtivos quando se encontram num estado de “fluxo”. O estado de “fluxo” está associado ao desporto e, nesse estado, estamos completamente concentrados em executar o que tem de ser feito. Não é possível entrar em “fluxo” por ordem — depende do quanto apreciamos a atividade, da nossa rotina habitual e de quaisquer distrações que ocorram nas proximidades.
No entanto, pode manter a sua equipa envolvida e motivada reconhecendo o mérito quando este é devido, permitindo-lhe ter uma visão geral e proporcionando flexibilidade na atribuição de tarefas, no horário de trabalho e na participação em reuniões sempre que possível (embora tal nem sempre seja possível).
Perguntas frequentes sobre gestão do tempo
Eis as respostas a algumas perguntas frequentes sobre gestão do tempo.
Quais são os maiores desafios de gestão do tempo que os gestores de projetos enfrentam?
Os maiores desafios de gestão do tempo que os gestores de projetos enfrentam incluem interrupções causadas por reuniões, e-mails e notificações, que reduzem a concentração; alterações ao âmbito e mudança de prioridades; e falhas de comunicação que conduzem a erros e retrabalho. As técnicas de gestão do tempo úteis incluem o bloqueio de tempo, a definição de períodos dedicados à concentração e a definição de prioridades através da matriz de Eisenhower.
Como podem os gestores de projetos ajudar as suas equipas a definir prioridades de forma eficaz?
Os gestores de projetos podem ajudar a sua equipa a definir prioridades clarificando-as através de técnicas como a matriz de Eisenhower, o método MoSCoW e a organização do backlog.
A matriz de Eisenhower e o método MoSCoW ajudam na tomada de decisões sobre aquilo em que trabalhar primeiro, o que delegar, o que agendar e o que remover. A organização do backlog (utilizada no Scrum e nos métodos ágeis) envolve escolher em que tarefas trabalhar durante um determinado período de tempo. Verifique regularmente com os membros da equipa, tanto quanto possível, para garantir que compreendem o que é esperado.
Que papel desempenha o software de gestão de projetos na gestão do tempo?
O software de gestão de projetos é extremamente útil para a gestão do tempo. Muitas vezes, inclui uma funcionalidade de controlo do tempo, que ajuda a compreender quanto tempo as tarefas demoram e onde os membros da equipa podem estar a passar demasiado tempo (ou tempo insuficiente). As ferramentas de gestão de projetos também ajudam a acompanhar o progresso das tarefas e a melhorar a responsabilização, proporcionando clareza sobre quem está a trabalhar em quê.
Como é que uma má gestão do tempo afeta o moral da equipa e o esgotamento?
Uma má gestão do tempo afeta negativamente o moral da equipa e causa esgotamento. Quando os membros da equipa ficam presos em reuniões e notificações, em vez de se concentrarem nas prioridades, sentem-se stressados e, em alguns casos, podem ter de trabalhar horas extraordinárias. Isto conduz ao esgotamento e à falta de equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, o que faz com que os membros da equipa se desliguem, reduz o moral e aumenta a rotatividade.
Quais são as boas práticas para os gestores de projetos demonstrarem uma gestão adequada do tempo às suas equipas?
Os gestores de projetos podem liderar pelo exemplo e demonstrar uma gestão eficaz do tempo às suas equipas — reservando tempo para trabalho concentrado e profundo, silenciando as notificações quando necessário, estabelecendo limites e recusando reuniões desnecessárias. Ao nível do projeto, pode definir prazos e estimativas realistas para o trabalho, clarificar regularmente as prioridades e evitar o alargamento descontrolado do âmbito.
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