Como irão os DPM influenciar o futuro do trabalho?
Galen Low junta-se a Sarah Hoban, gestora de projetos, gestora de produto e consultora de estratégia com mais de 10 anos de experiência a liderar equipas multifuncionais de engenheiros e analistas de negócio na execução de projetos de elevado risco e vários milhões de dólares. Ouça para saber como os DPM estão preparados para influenciar o futuro do trabalho.
Destaques da entrevista:
- Sarah é gestora de projetos, gestora de produto e consultora de estratégia com mais de 13 anos de experiência a liderar equipas multifuncionais de engenheiros e analistas de negócio na execução de projetos de elevado risco e vários milhões de dólares. [1:14]
- Sarah é apaixonada por dominar rapidamente conceitos técnicos complexos e transmiti-los às partes interessadas numa linguagem que consigam compreender, para que o produto, o projeto e a estratégia técnica geral se mantenham equilibrados. [1:27]
- Sarah acabou de terminar o trabalho numa consultora, onde passou mais de uma década da sua carreira. Vai trabalhar para uma empresa de tecnologia financeira mais pequena, mas continuará como gestora de programas, integrando um PMO. [2:29]
- Sarah interessou-se pela produtividade e por novas formas de trabalhar quando estava a trabalhar num projeto realmente difícil. Foi há alguns anos. Era um projeto global e havia uma componente de segurança significativa envolvida na gestão de equipas que realizavam trabalhos por vezes perigosos num ambiente remoto. [5:20]
- Sarah começou a interessar-se pela produtividade e fez investigação sobre como liderar equipas dispersas e como ser mais produtiva no local de trabalho. O interesse despertado por esse projeto mantém-se até hoje. [6:47]
Há muita produtividade latente por desbloquear para quem estiver disposto a correr o risco.
Sarah Hoban
- Muito do que Sarah aprendeu resume-se à motivação e à capacidade de motivar equipas, e esse é um domínio em que os DPM têm um papel importante a desempenhar. [13:25]
Se é um DPM e está a fazer bem o seu trabalho, faz com que o seu trabalho pareça fácil.
Sarah Hoban
- Para Sarah, os DPM são discretamente incríveis, e isso fez com que fôssemos um pouco esquecidos em algumas das conversas sobre a forma como as organizações adotam novas formas de trabalhar. Muito do que fazemos enquanto DPM é semelhante ao trabalho de um COO em miniatura de um projeto, e temos muitos conhecimentos para oferecer porque fazemos isto há anos e temos vindo a aperfeiçoá-lo. [18:12]
- O perigo de um ambiente de trabalho híbrido é que, se não tiver toda a gente alinhada, basicamente, com o mesmo horário, algumas pessoas ficarão para trás, quer se trabalhe totalmente presencialmente, quer totalmente à distância. [22:41]
Se vai adotar um horário híbrido, alinhe-o tanto quanto possível para que as pessoas estejam no escritório nos mesmos dias.
Sarah Hoban
- Na antiga equipa de Sarah, costumavam fazer um inquérito de motivação todos os meses e analisavam os pontos altos e baixos, tentando aprofundar as razões. [27:42]
- Sarah criou horários de atendimento opcionais, o que ajudou muitas pessoas. Algumas não queriam participar de todo, e não havia problema. Assim, algumas pessoas apareciam todas as semanas e outras participavam quando lhes convinha. [28:10]
- Enquanto gestor de projetos, há muito que pode fazer. Sarah é uma grande defensora da criação de fluxos de trabalho automatizados para tarefas de rotina. O importante é perceber quais são as tarefas adequadas para esse tipo de abordagem, fazendo uma pequena análise. Por vezes, faz uma auditoria ao calendário de tempos a tempos, talvez todos os meses ou trimestres, como atualização de estado. [30:14]
Muitas vezes pensamos que as reuniões de geração de ideias são reuniões produtivas, mas os estudos mostram que, na realidade, não é muito produtivo forçar as pessoas a participar numa conversa e depois lançar ideias.
Sarah Hoban
- Sarah recomendou um livro intitulado “Um mundo sem e-mail, de Cal Newport“. Aborda muitos outros aspetos interessantes. Não é apenas sobre correio eletrónico. Cal fala da ideia de que existe uma produtividade por explorar que permanece inexplorada. [43:32]
Uma revolução dos trabalhadores do conhecimento consiste em encontrar uma forma de desempenharmos o nosso trabalho de forma mais eficaz, para usarmos realmente o nosso cérebro e maximizarmos a componente criativa.
Sarah Hoban
- O conselho de Sarah é desenvolver competências de liderança, mesmo que não tencione liderar pessoas. Somos líderes pela natureza do nosso papel, porque somos elementos de ligação e tradutores. Envolve muita comunicação interpessoal. E acredita firmemente em liderar a partir da posição que ocupa, sem depender necessariamente de um título ou de autoridade. [51:05]
Biografia da convidada:
Sarah Hoban é gestora de projetos, gestora de produto e consultora de estratégia, com mais de 10 anos de experiência a liderar equipas multifuncionais de engenheiros e analistas de negócio na execução de projetos de elevado risco, no valor de vários milhões de dólares. Destaca-se no diagnóstico e na definição de prioridades dos problemas dos projetos, na rápida assimilação de conceitos técnicos complexos e na sua transmissão às partes interessadas, bem como na simplificação das operações. Sarah é apaixonada pela produtividade, pela liderança, pela criação de comunidades e pelo seu estado natal, Nova Jérsia.
Acho que é necessário encontrar um equilíbrio que garanta que não se aliena a base de clientes, mas também não se alienam os colaboradores, porque ambos são fundamentais para o sucesso.
Sarah Hoban
Recursos deste episódio:
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Leia a transcrição:
Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts utilizando um programa de software. Perdoe quaisquer erros tipográficos, uma vez que o robô não está correto 100% das vezes.
Galen Low: Quer gostemos ou não, estamos a acelerar por um caminho que está a mudar a forma como pensamos sobre o trabalho. Desde modelos de trabalho híbridos até abordagens totalmente assíncronas e «sem reuniões», estamos a começar a questionar estruturas do passado para desbloquear um futuro do trabalho mais equilibrado, mais justo e mais sustentável.
Mas, de certa forma, este é um caminho que nós, DPM, percorremos há algum tempo — pelo menos ao nível dos projetos. Há décadas que criamos os processos, protocolos e metodologias que permitem às nossas equipas colaborar eficazmente através de diferentes fusos horários e localizações.
Por isso, se a nossa abordagem ao trabalho vai estar constantemente a mudar, e se os DPM já são especialistas em criar e implementar formas inovadoras de trabalhar, não será razoável concluir que os DPM deveriam tornar-se os guardiões do futuro do trabalho?
Bem, prepare-se, porque é exatamente essa a questão que vamos explorar no episódio de hoje.
Obrigado por nos ouvir. O meu nome é Galen Low, do Gestor de Projetos Digitais. Somos uma comunidade de profissionais digitais com a missão de nos ajudarmos mutuamente a desenvolver competências, ganhar confiança e criar ligações, para podermos liderar os nossos projetos com propósito e impacto. Se quiser saber mais, visite thedigitalprojectmanager.com.
Sarah Hoban: Olá, Galen. Como está? É ótimo estar aqui hoje.
Galen Low: É um prazer tê-la connosco. Como está?
Sarah Hoban: Estou muito bem. Neste momento, estou entre trabalhos. Por isso, estou a aproveitar o tempo livre e a tentar não gerir excessivamente o meu próprio tempo.
Galen Low: Adoro isso. É como se nós, enquanto gestores de projetos, simplesmente não soubéssemos relaxar.
Sarah Hoban: Terminei agora uma colaboração com uma empresa de consultoria, onde passei mais de uma década da minha carreira. É uma grande mudança para mim. Vou trabalhar numa empresa de tecnologia financeira mais pequena, mas continuarei como gestora de programas, integrando um gabinete de gestão de projetos.
Galen Low: Vamos falar sobre o papel que os gestores de projetos digitais poderão desempenhar na criação das formas de trabalhar do futuro.
Sarah Hoban: A produtividade é uma jornada. O equívoco de que é uma espécie de estado de perfeição é o que deixa as pessoas receosas de implementar muitas mudanças na forma como trabalham.
Quando compreendemos que é imperfeita e que é um processo, percebemos que vamos aprender e adaptar-nos constantemente, com base na nossa vida pessoal, na tecnologia disponível e também nas pessoas com quem trabalhamos e nas suas preferências.
Galen Low: Gosto muito da ideia de sustentabilidade de uma forma de trabalhar. À medida que olhamos para o futuro do trabalho, nos próximos anos, há muitos fatores que vão agravar alguns dos problemas que já temos com a produtividade: estabelecer limites, fazer com que as pessoas trabalhem juntas internacionalmente, utilizar as ferramentas certas e comunicar eficazmente entre diferenças culturais.
Sarah Hoban: Penso que a pandemia acelerou muitas mudanças. Mas surpreende-me que mais organizações não estejam a realizar experiências ousadas, como um dia de trabalho de seis horas, uma semana de quatro dias ou outras mudanças significativas. Há muita produtividade latente por desbloquear para quem estiver disposto a correr o risco.
Galen Low: Os gestores de projetos digitais já estão habituados a criar formas de trabalhar para equipas com requisitos, fusos horários e circunstâncias únicos. Talvez essa experiência nos dê uma perspetiva importante sobre o futuro do trabalho.
Sarah Hoban: Se um DPM fizer bem o seu trabalho, faz com que pareça fácil. Isso é uma bênção e uma maldição. É uma bênção porque a equipa funciona bem, mas muitas vezes passa despercebido. Por isso, temos de chamar mais atenção para as coisas que fazemos e que beneficiam a equipa.
Galen Low: Podemos falar de uma boa organização das reuniões, de comunicação assíncrona forte, de protocolos de comunicação claros, do estabelecimento de limites e, em última análise, de uma revolução dos trabalhadores do conhecimento.
Sarah Hoban: As reuniões têm má reputação porque muitas são mal conduzidas. Mas somos especialistas em conduzir reuniões: existe uma razão para a reunião, há uma agenda, as pessoas sabem por que foram convidadas e o que devem fazer previamente, a conversa está bem estruturada e a reunião termina a horas.
Também precisamos de garantir uma participação equitativa. Se algumas pessoas estão no escritório e outras estão à distância, temos de perguntar por que razão é necessário estar presencialmente e que ferramentas vamos utilizar para garantir que todos participam.
Galen Low: A colaboração assíncrona não significa que não exista diálogo. As pessoas podem fazer perguntas, os conteúdos não têm de estar perfeitos e o trabalho pode continuar a avançar.
Sarah Hoban: Sou uma grande defensora da criação de fluxos de trabalho automatizados para tarefas de rotina. Também é importante proteger o tempo das pessoas para que possam realizar trabalho concentrado, em vez de passarem todo o dia em reuniões.
Galen Low: O futuro da gestão de projetos parece estar cada vez mais ligado à estratégia, ao pensamento abrangente, à gestão de equipas e pessoas e à criação de formas de trabalhar eficazes.
Sarah Hoban: À medida que trabalhamos em projetos cada vez mais complexos, com grupos de pessoas mais dispersos e diversificados, a capacidade de liderar equipas, gerar resultados e conceber processos bem estruturados será cada vez mais importante. Os DPM estão numa posição única para fazer isso.
Galen Low: O futuro da gestão de projetos pode passar por tornar mais mensurável a nossa contribuição e por demonstrar o impacto que temos na vida profissional das pessoas, na sua motivação, no equilíbrio e na qualidade de vida.
Sarah Hoban: Se alguém estiver altamente envolvido, motivado e confortável no seu trabalho, irá produzir um bom trabalho e permanecer durante mais tempo. Existe muita energia que não está a ser utilizada de forma inteligente. Como líderes de pessoas e gestores de processos, estamos bem posicionados para canalizar essa energia.
Galen Low: Sarah, obrigado por participar no programa. Esta foi uma conversa muito interessante. Adorei todas as ideias e perspetivas que partilhou connosco.
Sarah Hoban: Obrigada. Foi ótimo estar aqui. Estou sempre disponível para falar sobre produtividade, o futuro do trabalho e gestão de projetos — são temas de que gosto muito.
Galen Low: Então, o que pensa? Foi um erro não consultar gestores de projetos como nós quando as organizações começaram a planear as suas estratégias de regresso ao escritório, ou isso está simplesmente acima da nossa responsabilidade? Acha que os gestores de projetos e de programas podem realmente influenciar o futuro do trabalho?
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