O que é a gestão de portefólio de projetos empresariais (EPPM)?

A EPPM proporciona às organizações uma visão de alto nível de todos os projetos, permitindo à liderança dar prioridade às iniciativas com base no valor, no risco e no alinhamento com os objetivos empresariais. Melhora a visibilidade, normaliza os processos e permite uma atribuição mais inteligente dos recursos entre departamentos. Com ferramentas para previsão, planeamento da capacidade e avaliação dos fatores ambientais empresariais, a EPPM ajuda a evitar conflitos, gerir o desempenho e apoiar uma melhor tomada de decisões.

O que distingue a PPM empresarial da PPM tradicional?

A gestão de portefólio de projetos tradicional envolve gerir um grupo de projetos empresariais inter-relacionados de forma centralizada (com o objetivo de concretizar os objetivos estratégicos de uma organização), mas, na PPM empresarial, os projetos que seleciona, prioriza e gere encontram-se ao nível executivo, em vez de ao nível da unidade de negócio.

São projetos empresariais ao nível da direção executiva que abrangem várias áreas de negócio — iniciativas como a transformação organizacional, a preparação para o mercado ou a modernização financeira.

Como já pode perceber, isto exige um nível de especialização que, por vezes, só pode ser alcançado através de uma certificação em gestão de portefólios.

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O que é um escritório de gestão de projetos empresarial?

Um escritório de gestão de projetos empresarial (EPMO) é um escritório centralizado que ajuda a gerir um portefólio de projetos ao nível empresarial de forma coordenada. 

Em vez de tentar gerir um portefólio de projetos críticos para o negócio entre uma equipa de executivos demasiado ocupados para lidar com eles, falhando assim os objetivos trimestre após trimestre, um EPMO pode atuar como responsável único para promover o alinhamento estratégico, a responsabilização e a execução em várias funções empresariais.

Um EPMO oferece várias vantagens:

• Identifica potenciais áreas de redundância entre unidades de negócio
• Cria um mecanismo claro para a seleção e priorização de projetos
• Melhora a atribuição de recursos e a gestão de recursos
• Utiliza dados de desempenho e dos projetos para recolher lições aprendidas e melhorar a execução dos projetos

Sinais de que a sua organização está preparada para a EPPM

A adoção da EPPM parece uma boa ideia em teoria. Mas como saber se a sua organização está preparada para implementar a EPPM e/ou um EPMO? Faça a si próprio as seguintes perguntas:

Seleção de projetos

• Os membros da equipa conseguem explicar de forma consistente a estratégia empresarial, independentemente da sua posição na organização? 
• Os membros da equipa conseguem explicar de que forma o seu trabalho diário está alinhado com a estratégia geral?

Priorização de projetos

• Passa 50% ou mais do seu tempo a progredir em relação a objetivos previamente definidos ou passa a maior parte do tempo a “apagar fogos”?
• A sua organização tem um historial de taxas elevadas de conclusão de projetos?

Execução de projetos

• Está a trabalhar em algum projeto que abranja várias unidades de negócio?
• Enquanto líder, tem visibilidade em tempo real da execução dos projetos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto?
• Dispõe de software empresarial de gestão de tarefas para coordenar e acompanhar a execução entre equipas?
• Consegue avançar eficazmente com projetos críticos para o negócio, preparando a sua organização para a próxima fase de crescimento?

Se respondeu “não” a duas ou mais das perguntas acima, a sua organização pode estar preparada para a GPPM.

Como Configurar a GPPM

Segue-se um plano de cinco etapas para implementar com sucesso a GPPM na sua organização. Considere também como poderá utilizar a IA na gestão de portefólios de projetos em conjunto com estas etapas.

1. Faça um inventário dos projetos em curso ao nível da unidade de negócio, para compreender o estado atual.
2. Crie e defina objetivos e resultados-chave (OKR) ou indicadores-chave de desempenho (KPI), bem como métricas para os medir, ao nível empresarial.
   1. O que pretende alcançar no próximo ano? Como irá consegui-lo?

3. Compare a lista de projetos em curso com os OKR ou KPI da sua empresa.
   1. Faça as atualizações necessárias para alinhar a sua lista de projetos com a sua lista de OKR. Isto pode implicar tomar algumas decisões difíceis para cancelar ou adiar projetos que não correspondam às principais prioridades da organização.
   2. Ajuste a dimensão da lista de projetos. É irrealista concluir 15 projetos num trimestre, mesmo que estejam perfeitamente alinhados com os seus OKR. Mesmo que tivesse capacidade de pessoal para tal, ninguém prestaria atenção a tantos objetivos. Estabeleça prioridades sem hesitação para otimizar o desempenho nos projetos mais críticos.
4. Crie um sistema de relatórios para que as equipas registem o progresso dos projetos, utilizando ferramentas como software empresarial de controlo de tempo, que alimente o acompanhamento do portefólio e dos OKR ao nível da liderança. Embora possa levar algum tempo a criar, este sistema deve ser intuitivo e fácil de manter, para incentivar a utilização contínua.
5. Monitorize e controle.
   1. Defina um fluxo de trabalho para redefinir os OKR com uma periodicidade específica (trimestral ou anual), que seja relativamente simples e fácil de manter (por exemplo, não deverá demorar mais de um mês a definir os OKR para o trimestre seguinte).
   2. Além de acompanhar o progresso dos projetos, documente as lições aprendidas, juntamente com algum tipo de registo sobre o processo de tomada de decisões que levou a organização a atribuir menor prioridade a determinados projetos. Dessa forma, não perderá tempo a repetir conversas anteriores.

Software de Gestão de Portefólios Empresariais

O software de GPP é seu aliado para implementar eficazmente a GPPM. Enquanto gestor de projetos, o seu objetivo é:

• Minimizar o tempo que os membros da equipa do projeto dedicam aos relatórios (ou ao trabalho sobre o trabalho)
• Maximizar o tempo e a energia que os membros da equipa dedicam à execução dos projetos
• Dar à liderança e às outras partes interessadas as informações de que necessitam para verem o essencial de imediato, sem as obrigar a filtrar detalhes desnecessários.

Eis as nossas escolhas dos melhores sistemas de gestão de portefólios empresariais disponíveis no mercado, que podem ajudá-lo a gerir com sucesso o seu portefólio de projetos empresariais.

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