O que é um quadro Kanban? Como funciona e 3 exemplos
Um quadro Kanban é um sistema visual simples para gerir tarefas, projetos e fluxos de trabalho. Mostra o que precisa de ser feito, aquilo em que se está a trabalhar e o que está concluído, normalmente utilizando colunas como Por fazer, Em curso e Concluído.
Os quadros Kanban são especialmente úteis quando o trabalho está disperso por emails, folhas de cálculo, mensagens de chat e reuniões. Em vez de tentarem adivinhar o que está bloqueado ou quem é responsável por uma tarefa, as equipas podem ver o estado do trabalho numa única vista centralizada.
Neste guia, ficará a saber o que é um quadro Kanban, como funciona, verá alguns exemplos e aprenderá quais são os seus elementos básicos. Utilizei fluxos de trabalho Kanban em projetos de websites, equipas de produção e processos operacionais ao longo dos últimos 10+ anos, e vou explicar as abordagens práticas que realmente funcionam.
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O que é um quadro Kanban?
Um quadro Kanban é um sistema de gestão de fluxos de trabalho que ajuda as equipas a visualizar o trabalho à medida que este passa por diferentes fases de conclusão. As tarefas são representadas por cartões e movidas entre colunas que refletem o estado atual do trabalho, como Lista de pendentes, Em curso, Revisão e Concluído.
Ao contrário das listas estáticas de tarefas, os quadros Kanban proporcionam uma visão em tempo real da carga de trabalho, das prioridades e dos bloqueios. Podem ser criados digitalmente, utilizando software Kanban, ou fisicamente, normalmente com um quadro branco grande e notas autocolantes, por exemplo.
O que é o Kanban e a quem se destina?
Kanban é uma metodologia de gestão de fluxos de trabalho focada em melhorar a forma como o trabalho percorre um processo. As equipas utilizam o Kanban para visualizar tarefas, gerir cargas de trabalho, reduzir estrangulamentos e melhorar continuamente a entrega.
O Kanban baseia-se em alguns princípios fundamentais:
- Visualizar o trabalho: Tornar as tarefas, as prioridades e o progresso visíveis para toda a equipa
- Limitar o trabalho em curso (WIP): Reduzir a multitarefa, controlando o número de tarefas ativas em simultâneo
- Focar o fluxo: Manter o trabalho em movimento constante, em vez de deixar as tarefas acumularem-se
- Identificar rapidamente os estrangulamentos: Detetar rapidamente fases do fluxo de trabalho bloqueadas ou sobrecarregadas
- Melhorar continuamente: Otimizar os fluxos de trabalho ao longo do tempo, com base no desempenho real da equipa
O Kanban teve origem na produção industrial enxuta e, mais tarde, foi amplamente adotado em fluxos de trabalho Ágeis e DevOps devido à sua flexibilidade e ao seu foco na entrega contínua.
Atualmente, os quadros Kanban são extremamente populares e utilizados em equipas de desenvolvimento de software, operações, marketing, gestão de produto e áreas criativas para melhorar a colaboração e a visibilidade dos projetos.
3 exemplos de quadros Kanban bem concebidos
Quer esteja num quadro branco no seu quarto ou numa ferramenta de software empresarial altamente complexa, um quadro Kanban pode ajudá-lo a ver, num relance, o que está a acontecer agora, o que ainda falta fazer e o que já aconteceu.
Vejamos alguns exemplos de como as pessoas utilizam os quadros Kanban na gestão do trabalho real, dos quais pode retirar ideias:
1. Roteiro de lançamento de produto para uma equipa SaaS
Os gestores de produtos digitais e as equipas de desenvolvimento de software confiam frequentemente nos seus quadros Kanban. Nesta altura, praticamente todas as ferramentas de desenvolvimento ágil têm funcionalidades de quadro Kanban, e todas as equipas com que trabalhei no passado utilizaram um quadro Kanban.
Independentemente da metodologia com que a equipa trabalha, um quadro Kanban pode ser útil para manter as pessoas informadas, visualizar o processo de trabalho e, em alguns casos, até ajudar a manter as partes interessadas informadas sobre o seu roteiro e os próximos passos.
Nota: No desenvolvimento de produtos, é especialmente importante considerar cuidadosamente o tamanho das tarefas apresentadas no mesmo quadro. Em muitos casos, pode ser utilizada uma hierarquia de tarefas para “agregar” itens mais detalhados em unidades de trabalho maiores e mais estratégicas.
Na maioria dos casos, as tarefas mais pequenas estarão no quadro Kanban da equipa de desenvolvimento, enquanto os itens maiores e de nível superior para os quais essas tarefas contribuem serão apresentados num quadro separado, destinado à gestão e às partes interessadas, como um roteiro.
2. Um rastreador detalhado de campanhas de marketing
Uma coisa que tenho observado consistentemente nas equipas de marketing é a rapidez com que se torna difícil acompanhar o trabalho quando as aprovações, as revisões de conteúdos, as datas de lançamento e os comentários das partes interessadas começam a acumular-se em mensagens de correio eletrónico e conversas. Os quadros Kanban proporcionam às equipas uma visão operacional muito mais clara do que está a aguardar comentários, do que está bloqueado, do que foi aprovado e do que já está publicado.
Essa flexibilidade é uma das principais razões pelas quais ferramentas como o Asana e o monday.com adotaram fluxos de trabalho ao estilo Kanban, juntamente com calendários, linhas cronológicas e funcionalidades mais abrangentes de gestão de projetos.
Saiba mais sobre como utilizar o Kanban na gestão de projetos aqui.
3. Uma fila de pedidos de suporte informático
O suporte informático utiliza as colunas A fazer, Em curso, À espera do utilizador e Resolvido. Os responsáveis de equipa dão rapidamente prioridade aos pedidos urgentes, atribuem-nos e visualizam os pedidos acumulados que aguardam resposta para manter os utilizadores satisfeitos.
Encontre mais exemplos de Kanban aqui.
Elementos dos quadros Kanban
Os quadros Kanban são uma ferramenta extremamente útil para visualizar fluxos de trabalho e gerir tarefas de forma eficaz.
Os quadros Kanban são compostos por três elementos principais:
- Cartões
- Colunas
- Limites de WIP (limites de trabalho em curso)
Cartões
Nos quadros Kanban, os cartões representam tarefas individuais que precisam de ser concluídas. Cada cartão representa uma tarefa única e específica. As tarefas podem variar em tamanho e complexidade consoante a utilização dos quadros Kanban.
Por exemplo, um quadro Kanban de alto nível pode ter um cartão para “lançar um novo site”, mas o quadro que está a ser utilizado para gerir esse lançamento pode ter vários cartões para os diferentes elementos, até chegar a “selecionar as cores da marca para a página inicial”, “testar as animações nas páginas de produto” ou “inserir o texto de marketing do produto nas novas páginas de produto”.
Independentemente do nível de granularidade, os cartões representam uma parte do projeto ou do trabalho operacional a realizar. Os cartões podem assumir a forma de um cartão virtual num quadro Kanban virtual ou online, ou ser algo tão simples como uma nota autocolante na parede de um escritório.
Colunas
Todos os quadros Kanban contêm pelo menos três colunas: Por fazer, Em curso (WIP) e Concluído. A partir daí, as equipas costumam adicionar mais etapas para refletir a forma como o trabalho realmente percorre o seu processo e os pontos onde tende a ficar... atrasado.
As colunas comuns podem incluir:
- Revisão
- Testes
- Aprovação
- Pronto para publicar
- Bloqueado
- Pronto para o lançamento
Na minha experiência, os quadros Kanban mais úteis são os que refletem a realidade de forma suficientemente próxima para que a equipa compreenda imediatamente em que ponto está o trabalho e onde está a ficar bloqueado. Por exemplo, o meu quadro pessoal de planeamento do casamento incluía uma coluna “Pagamento final”, sobretudo porque os fornecedores de casamentos têm uma capacidade incrível de se lembrarem das faturas precisamente às 8h03 de uma terça-feira.
Limites de WIP
Os limites de trabalho em curso, ou limites de WIP, são limites impostos aos itens que estão em curso, o que significa que, se for implementado um limite de WIP, apenas esse número de itens pode ser considerado em curso em qualquer momento.
Os limites de WIP não são necessariamente um requisito do próprio quadro Kanban (o quadro visual), mas são um elemento essencial da metodologia Kanban. Os limites de WIP estabelecem limites para a quantidade de trabalho que pode estar em curso em qualquer momento e incentivam as equipas a trabalharem em conjunto para terminarem o que começam antes de avançarem para outro trabalho.
Uma regra geral para o limite de WIP de uma equipa é: número de colaboradores + 1. Isto não inclui pessoal exclusivamente de gestão. Isto significa que apenas n+1 cartões Kanban podem estar no estado em curso em qualquer momento.
Se alguém estiver bloqueado e quiser trazer algo novo para a coluna em curso, precisa primeiro de ajudar outro membro da equipa a passar o que já está em curso para concluído — uma prática conhecida como colaboração para resolver.
Benefícios dos quadros Kanban
Um quadro Kanban faz imediatamente uma coisa muito útil:
1. Todos podem ver o trabalho
Mostra a todos o que está a acontecer, o que está bloqueado, onde podem intervir para ajudar e o que está concluído.
Isso significa que toda a equipa pode ver rapidamente:
- O que ainda precisa de acontecer
- O que está atualmente a ser realizado
- O que está bloqueado
- O que já foi concluído
E sim, ver as tarefas a passarem para a coluna “Concluído” proporciona um pequeno, mas muito real, aumento do moral.
2. Os bloqueios tornam-se mais difíceis de esconder
Quando o trabalho está disperso por e-mails, conversas, documentos, reuniões e pela cabeça de alguém desde a última terça-feira, é fácil não detetar os bloqueios.
Se cinco tarefas estiverem na “Revisão” e nada estiver a avançar, o quadro levanta basicamente a mão e diz: “Olá. Há algo de errado aqui.”
Essa visibilidade ajuda as equipas a identificar os atrasos mais cedo, a resolver os problemas mais rapidamente e a evitar descobrir problemas apenas quando o prazo já está a pressionar toda a gente.
3. Métricas mensuráveis
Outra vantagem dos quadros Kanban no trabalho operacional é a possibilidade de medir métricas como o tempo de espera previsto para concluir uma tarefa. O tempo de ciclo e o tempo de espera podem ser determinados se for observado um processo consistente ao longo do tempo.
Quadro Kanban versus quadros Scrum
O debate Kanban versus Scrum é antigo e frequentemente mal compreendido. O Scrum é uma metodologia de gestão ágil de projetos centrada no feedback rápido através de iterações curtas.
O Kanban, por outro lado, é simultaneamente uma metodologia e uma ferramenta específica. Embora resolvam problemas diferentes, podem, na realidade, funcionar surpreendentemente bem em conjunto.
Eis a forma mais simples de o explicar, depois de anos a ver equipas misturarem os dois:
| Kanban | Scrum |
|---|---|
| Foca-se num fluxo de trabalho contínuo | Foca-se em sprints de duração fixa |
| Dá prioridade ao fluxo e à limitação do trabalho em curso | Dá prioridade ao planeamento do sprint e aos objetivos da iteração |
| O trabalho avança continuamente | O trabalho é agrupado em ciclos com duração definida |
| Prioridades flexíveis | As prioridades ficam bloqueadas durante um sprint |
| Não exige funções específicas | Inclui funções definidas, como Mestre Scrum e Proprietário do Produto |
| Visualizado através de quadros Kanban | Utiliza frequentemente quadros Scrum durante os sprints |
Uma coisa que confunde as equipas é o facto de um quadro Kanban poder existir perfeitamente dentro de um fluxo de trabalho Scrum. Na prática, muitas equipas Scrum utilizam quadros ao estilo Kanban para acompanhar as tarefas do sprint à medida que passam da lista de pendências para em curso e, depois, para concluídas.
A forma mais simples de pensar nisto é:
- Scrum define a forma como a equipa planeia e executa o trabalho
- Quadros Kanban visualizam o trabalho à medida que este acontece
Por outras palavras, Scrum é o ritmo de funcionamento, enquanto o quadro Kanban é a camada de visibilidade que ajuda todos a perceber o que está a avançar, o que está bloqueado e o que ainda precisa de atenção antes de o sprint terminar.
Kanban vs. Gráfico de Gantt
É importante compreender que um quadro Kanban não substitui um gráfico de Gantt. Em vez disso, serve um objetivo ligeiramente diferente. Um quadro Kanban é muito mais específico do que um gráfico de Gantt, pois mostra as atividades concretas que os membros da equipa estão a realizar para concluir uma tarefa.
Enquanto um gráfico de Gantt proporciona uma visão geral mais abrangente do projeto para ilustrar prazos ou cronogramas, os quadros Kanban baseiam-se em iterações ou sprints específicos dentro dos projetos.
Perguntas frequentes sobre quadros Kanban
Estas perguntas surgem constantemente entre equipas que estão a começar a utilizar o kanban ou que tentam tirar mais partido de um quadro que já configuraram:
É possível criar um quadro kanban com um modelo de Excel?
Existem ferramentas kanban gratuitas?
Quantas colunas deve ter um quadro kanban?
Como defino limites de trabalho em curso (WIP)?
Os quadros kanban funcionam para equipas remotas ou distribuídas?
Vamos começar!
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