Gestão de Fornecedores nas Compras: Benefícios & Como Fazer

Aqui, abordo as melhores práticas e os benefícios da gestão de fornecedores no aprovisionamento.

O que é o aprovisionamento?

O aprovisionamento é um processo geral de compra ou aquisição de produtos, serviços, bens ou materiais a uma entidade jurídica diferente.

Muitas empresas utilizam os termos aprovisionamento, compras e aquisição de fontes indistintamente, mas estes termos têm significados diferentes.

A aquisição de fontes e as compras fazem parte do processo geral de aprovisionamento. Referem-se especificamente à encomenda e compra de bens ou serviços.

O aprovisionamento é muito mais abrangente do que a aquisição de fontes e as compras, uma vez que se refere ao processo completo. Inclui o planeamento, a aquisição de fontes, a aquisição e os pagamentos.

1. O planeamento inclui muitos aspetos, como determinar o que precisa de ser adquirido, a quantidade e a qualidade do aprovisionamento, os prazos para o aprovisionamento, a definição dos papéis e responsabilidades das diferentes partes interessadas e a definição e aprovação dos orçamentos. Requer uma estreita coordenação entre os diferentes departamentos de uma organização. Pode consultar o nosso artigo detalhado sobre planos de gestão do aprovisionamento para compreender melhor o planeamento do aprovisionamento.
2. A aquisição de fontes inclui a procura de potenciais fornecedores, a análise dos seus pontos fortes e fracos, a seleção preliminar de fornecedores, o estabelecimento de relações e a assinatura de contratos com fornecedores. A seleção preliminar de fornecedores é geralmente feita através de uma licitação concorrencial. Segue-se a adjudicação de um contrato ao fornecedor selecionado. Antes da adjudicação do contrato, são realizadas negociações para encontrar as condições mais favoráveis.
3. A aquisição inclui a encomenda de artigos, a receção das entregas, a reconciliação, a inspeção e a aceitação de bens ou serviços dos fornecedores contratados.
4. O pagamento é a etapa final do aprovisionamento e inclui a liquidação das faturas dos fornecedores e o pagamento dos artigos adquiridos.

O que é a gestão de fornecedores?

Os fornecedores são indivíduos ou empresas que fornecem bens e/ou serviços à organização executora. A gestão de fornecedores é um dos aspetos mais importantes do processo geral de aprovisionamento. A gestão de fornecedores não deve ser confundida com a gestão da cadeia de abastecimento, uma vez que lida com pessoas e não com bens e materiais.

Em qualquer momento, uma grande organização pode estar a trabalhar com centenas, ou até milhares, de fornecedores, que podem ser representados por dezenas de representantes. Além disso, cada fornecedor terá condições contratuais diferentes.

Gerir tantos fornecedores pode tornar-se bastante trabalhoso. Se os fornecedores não forem tratados corretamente e de forma estruturada, a sua organização pode acabar por pagar demasiado ou envolver-se em processos judiciais com os fornecedores.

A gestão de fornecedores inclui a procura de fornecedores, a investigação dos seus antecedentes, a seleção preliminar de fornecedores, a negociação de condições, a assinatura de contratos, a realização de pagamentos, a resolução de reclamações e a gestão das relações com os fornecedores. Inclui também a definição de KPIs & SLAs, a avaliação do desempenho dos fornecedores & o acompanhamento da sua saúde financeira e a gestão de contratos.

Porque deve concentrar-se na gestão de fornecedores?

O sucesso da sua organização depende do sucesso dos seus fornecedores. Estes não só o ajudam a entregar bens e serviços aos seus clientes, como também são fundamentais para impulsionar a rentabilidade e o crescimento. Com o passar do tempo, um fornecedor pode tornar-se o seu fornecedor estratégico, central para as atividades e funções da sua organização.

No passado, o aprovisionamento costumava ser um departamento isolado que comprava bens e/ou serviços, mas as coisas mudaram nos últimos anos. A função de aprovisionamento é agora um aspeto fundamental da estratégia empresarial geral. As organizações de todo o mundo estão a adotar uma abordagem estratégica para gerir os seus fornecedores, de modo a obter o máximo valor.

O processo de gestão de fornecedores

Em termos simples, o processo de gestão de fornecedores é o conjunto de etapas para selecionar preliminarmente, integrar, envolver e gerir os fornecedores. Inclui as seguintes etapas.

1.   Pesquisar fornecedores

A pesquisa de fornecedores pode ser feita através de diretórios empresariais, anúncios em jornais, websites B2B (empresa para empresa), referências e listas de organizações. Pode definir um critério de seleção de fornecedores enquanto os pesquisa. Por exemplo, pode especificar que o fornecedor deve ter um volume de negócios mínimo de $100m nos últimos três anos, deve possuir algumas certificações do setor, etc.

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2.   Convidar à apresentação de propostas e selecionar os fornecedores

Depois de selecionar os fornecedores, pode utilizar software de RFP para gerir pedidos de propostas e recolher as propostas dos fornecedores (propostas técnicas e orçamentos). Pode selecionar os fornecedores depois de analisar e comparar as suas propostas.

Pode definir critérios de avaliação e criar grelhas de pontuação para classificar as propostas dos fornecedores. O seu objetivo deve ser encontrar os parceiros certos com os quais possa estabelecer relações de longo prazo.

Encontrar bons fornecedores é importante para evitar interrupções. De acordo com a Deloitte, "87 por cento dos inquiridos admitiram ter enfrentado um incidente disruptivo com terceiros nos últimos dois a três anos".

3.   Negociar e assinar o contrato

Depois de analisar as propostas, pode selecionar os fornecedores e negociar com eles. A negociação do contrato pode abranger tanto o preço como os termos e condições.

A negociação ajuda ambas as partes, pelo que não deve pressionar demasiado os fornecedores. Esteja disponível para que eles também possam negociar consigo condições favoráveis.

Uma negociação quebra o gelo e cria uma base para construir uma relação sólida. Uma negociação vantajosa para ambas as partes contribui muito para estabelecer relações duradouras com os fornecedores.

Depois das negociações, pode assinar um contrato com os fornecedores que seja mutuamente benéfico.

4.   Integrar os fornecedores

Depois de assinar o contrato com os fornecedores, deve integrá-los. A integração dos fornecedores ajuda a incorporá-los na rede da sua organização. Um processo de integração tranquilo ajuda na gestão das relações com os fornecedores. 

Os fornecedores podem não conseguir contribuir de forma eficiente se forem novos e não conhecerem os sistemas da sua organização. É aqui que a sua experiência será necessária para formar e informar os fornecedores sobre a sua organização.

5.   Definir objetivos

Deve definir objetivos claros para os seus fornecedores, de modo a ajudá-los a apoiar a sua atividade. O ideal é partilhar métricas de desempenho claras e objetivas, KPIs e SLAs alcançáveis e realistas.

Deve comunicar as suas expectativas aos fornecedores, para que exista um entendimento mútuo entre si e os fornecedores.

6.   Monitorizar o desempenho dos fornecedores

Definir objetivos não é suficiente. Precisa de comunicar constantemente as suas expectativas aos fornecedores e pedir-lhes que cumpram os termos estabelecidos no contrato. Deve monitorizar regularmente o seu desempenho e garantir que estão a dar o seu melhor. 

Durante a monitorização, deve também dar-lhes feedback regularmente e fornecer-lhes o apoio necessário para que consigam apresentar os resultados.

7.   Recompensar os fornecedores

Este é um passo opcional, mas contribui muito para construir relações de longo prazo. Se recompensar os fornecedores pelas suas contribuições, eles sentir-se-ão parte da sua organização e farão um esforço adicional para cumprir os objetivos.

8. Comunicação regular

A comunicação regular com os fornecedores é importante para definir as expectativas certas (#5 acima), monitorizar o desempenho dos fornecedores (#6 acima) e construir relações (#9 abaixo). 

Ao comunicar regularmente, pode evitar situações desagradáveis e gerir os riscos relacionados com os fornecedores numa fase inicial. Deve estabelecer mecanismos de comunicação formais e informais para garantir uma comunicação aberta.

9.   Construir relações

É difícil encontrar bons fornecedores, pelo que deve cultivar as suas relações com eles depois de o contrato ser assinado. Não faz sentido perder bons fornecedores devido a uma relação deficiente com eles. Deve adotar uma abordagem estratégica para construir e manter relações. 

Pode fazer tudo o que se segue para construir relações bem-sucedidas com os seus fornecedores:

• Partilhe informações e prioridades: Deve partilhar atempadamente as informações necessárias com os seus fornecedores e informá-los sobre as suas prioridades. Isto permitir-lhes-á trabalhar de forma eficiente e orientá-los no sentido de cumprirem os seus objetivos. Pode partilhar informações relacionadas com a implementação e as datas de lançamento, os planos de entrada no mercado e quaisquer outras informações relevantes que possam ajudá-los a desempenhar o seu trabalho.
• Envolva-os no desenvolvimento da estratégia e permita-lhes inovar: Pode obter os melhores resultados quando trabalha em conjunto com os seus fornecedores para desenvolver uma estratégia comum para alcançar os objetivos da empresa. Pode convidá-los para reuniões de estratégia e dar-lhes espaço para inovar. Deve lembrar-se do motivo pelo qual os contratou em primeiro lugar – são especialistas na sua área. Podem fornecer informações valiosas e apresentar sugestões inovadoras, que podem melhorar o seu produto. Podem tornar-se fundamentais para lhe proporcionar uma vantagem competitiva.
• Pense no futuro: O verdadeiro valor de uma relação empresarial advém da construção de parcerias a longo prazo. Não procure relações de curto prazo, que apenas lhe proporcionarão ganhos de curto prazo e benefícios marginais.
• Colabore para obter acordos vantajosos para ambas as partes: Embora esteja a pagar aos seus fornecedores, deve tratá-los como seus iguais. Estão consigo devido à sua experiência. Por isso, não deve pressioná-los demasiado durante as negociações. Isto apenas criará ressentimento, o que poderá originar problemas no futuro. Deve construir uma relação de confiança e concentrar-se em negociar acordos de boa-fé. Isto proporcionará uma sensação de satisfação a ambas as partes.

Eis uma conversa interessante que lhe pode dar mais informações sobre a construção de relações (terá de ser membro para aceder a este conteúdo).

Benefícios da gestão de fornecedores

Uma gestão de fornecedores simplificada e estruturada ajuda as empresas em várias frentes. Seguem-se algumas das principais vantagens de uma boa gestão de fornecedores.

1.   Mitigação de riscos

Apesar do risco de interrupção, a prática de medir e gerir os riscos de terceiros encontra-se atualmente numa fase inicial. Investigações recentes revelaram que 82% não tinham confiança ou não sabiam ao certo se tinham identificado todos os riscos de terceiros a que a sua organização está exposta.

A gestão proativa de fornecedores aumenta a visibilidade e reduz os riscos associados aos fornecedores. Permite-lhe acompanhar continuamente os fornecedores, o que ajuda a gerir acontecimentos futuros imprevistos.

Para proteger a sua organização de potenciais riscos, pode realizar uma avaliação de riscos, estabelecer processos de partilha de informações e monitorizar periodicamente o desempenho dos fornecedores. Pode utilizar os dados do seu sistema de desempenho para identificar potenciais problemas e sugerir melhorias antes de estes se tornarem problemas graves.

2.   Otimização do desempenho

Monitorizar o desempenho dos fornecedores não só reduz o risco associado aos fornecedores, como também melhora os resultados. Pode estabelecer e simplificar processos para monitorizar, avaliar e medir o desempenho dos seus fornecedores, garantindo que estão alinhados com os seus requisitos e expectativas. Isto irá incentivá-los a melhorar e otimizar o seu desempenho.

3.   Redução de custos

A comunicação regular e a monitorização periódica melhoram a visibilidade, o que pode ajudá-lo a determinar os custos ocultos no processo de aquisição. Desta forma, pode reduzir os desperdícios e controlar os custos.

Além disso, se tiver uma relação duradoura com os fornecedores, pode negociar tarifas e condições contratuais mais vantajosas, o que pode resultar em poupanças de custos. Por sua vez, isto pode aumentar as suas margens de lucro.

4.   Relações a longo prazo

Encontrar bons fornecedores não é fácil. Requer tempo e esforço. Ao cultivar boas relações com os fornecedores e estabelecer relações sólidas, pode melhorar a eficiência das aquisições.

Ouça também: Como criar lealdade a longo prazo com prestadores de serviços virtuais

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5.   Melhoria da eficiência do trabalho administrativo

A eficiência do trabalho administrativo pode ser significativamente melhorada através de um programa estruturado de gestão de fornecedores. O trabalho administrativo pode incluir o processamento de faturas, a manutenção de registos, os pagamentos, a gestão de reclamações, a elaboração de relatórios e a gestão do desempenho.

6.   Proteção da marca

O valor da marca da sua organização pode ficar manchado se não tiver fornecedores adequados. As ações inescrupulosas de fornecedores pouco profissionais e sem ética podem prejudicar a sua reputação. No entanto, um programa sólido de gestão de fornecedores pode evitar esta situação, integrando apenas bons fornecedores.

Desafios comuns na gestão de fornecedores

Lidar com fornecedores terceiros não está isento de problemas ou desafios. Ao gerir fornecedores, poderá deparar-se com problemas relacionados com a conformidade, a manutenção do valor e da reputação da sua marca, a prevenção de litígios e a gestão de reclamações & contra-reclamações ao longo de todo o ciclo de vida.

Os desafios da gestão de fornecedores tendem a aumentar juntamente com a dimensão da sua organização e o número de fornecedores contratados. 

Deve desenvolver e aperfeiçoar o seu processo de gestão de fornecedores para dar resposta aos seguintes desafios:

1. Gerir um ecossistema de fornecedores. A sua organização pode estar a lidar com centenas de fornecedores distintos. Os seus sistemas e processos devem ser capazes de gerir todos estes fornecedores de forma eficiente. Os sistemas devem conseguir lidar com questões relacionadas com o processamento de faturas, pagamentos, gestão de reclamações, controlo de qualidade e conformidade.
2. À medida que o número de fornecedores aumenta, aumenta também o número de contratos. Cada contrato tem os seus próprios desafios. A contratação exige uma coordenação estreita entre muitos departamentos diferentes, como o departamento jurídico, as compras, a equipa de marketing e a produção. Além disso, existem diferentes tipos de contratos predominantes em diferentes setores.
3. A gestão de riscos é sempre uma tarefa complexa. Por mais sofisticados e simplificados que possam ser os seus processos de gestão de fornecedores, existe sempre incerteza. A identificação, análise, priorização e planeamento da resposta aos riscos constituem um aspeto importante do processo de gestão de riscos relacionado com os fornecedores.
4. Contratar as pessoas certas, implementar processos estruturados e criar sistemas proativos de gestão de fornecedores aumenta os custos administrativos. Manter estes custos sob controlo é um desafio.
5. Quando estão envolvidos vários colaboradores nas atividades de aprovisionamento, existe sempre a possibilidade de ocorrer uma violação dos dados dos fornecedores. Atualmente, as empresas dependem fortemente dos dados e qualquer tipo de fuga de dados pode provocar perdas reputacionais e financeiras. Além disso, à medida que as empresas automatizam os seus processos e os transferem para o ambiente online, os ciberataques tornam-se uma preocupação prioritária para a organização.

E agora?

Nenhuma empresa, seja grande ou pequena, consegue evitar trabalhar com fornecedores. Todas as empresas precisam de algo que só pode ser fornecido por terceiros.

Ao longo dos últimos anos, a gestão de fornecedores tornou-se um aspeto crucial da gestão de uma empresa. É necessário comunicar, interagir e prestar apoio regularmente aos seus fornecedores, de modo a construir relações duradouras e a obter o máximo valor deles.

A gestão de fornecedores não está isenta de desafios, mas os benefícios de uma gestão eficaz de fornecedores compensam esses desafios.

Como gere os seus fornecedores na sua organização? Qual é a sua estratégia de gestão de fornecedores? Tem processos normalizados para a gestão de fornecedores? Quais são as suas melhores práticas de gestão de fornecedores?

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