Gestão de Aquisições: Guia Completo para Gestores de Projetos
Onde se enquadram os gestores de projetos no processo de gestão de aquisições? Este processo afeta os nossos projetos e, no entanto, muitas vezes não somos nós a procurar os fornecedores que irão trabalhar nos nossos projetos. É também uma importante fonte de riscos — o que acontece ao seu projeto quando o programador que contratou desaparece sem deixar rasto?
O meu nome é Shash Roy e faço parte do mundo da gestão de projetos há 20 anos. Dou formação em gestão de aquisições há 10 anos e tenho constatado que este tema não é muito popular na maioria das discussões sobre gestão de projetos, embora seja muito importante nos projetos.
Vou abordar a gestão de aquisições de projetos na perspetiva do gestor de projetos e explicar como, se não for gerida corretamente, poderá conduzir a riscos e problemas.
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O que é a gestão de aquisições?
As aquisições envolvem a obtenção de bens ou serviços junto de um fornecedor externo. Em qualquer projeto, poderá ser necessário adquirir hardware, software ou recursos ou membros adicionais para a equipa com competências específicas.
A gestão de aquisições é o processo de procurar, contratar e trabalhar com fornecedores, conforme necessário para o projeto específico.
Muitas vezes, os gestores de projetos tendem a negligenciar esta área e acabam por sofrer devido a atrasos nas aquisições. Pense numa casa de cartas: se uma carta cair, as restantes caem automaticamente. Assim, se não for dada a devida atenção às aquisições, o projeto sofrerá atrasos.
Porque é importante que os gestores de projetos compreendam as aquisições?
O processo de aquisição começa com a identificação da necessidade de realizar uma aquisição e, em seguida, com a coordenação com o gestor ou departamento de aquisições. Depois de obter autorização para avançar com uma aquisição para o seu projeto, elabore um calendário de aquisições com uma duração específica para essa aquisição. Por exemplo, se precisar de um programador adicional, determine de quantas horas, dias ou semanas irá precisar dele e quando iniciará e terminará o seu trabalho no projeto.
Depois de o calendário de aquisições ser integrado no calendário do projeto e partilhado com as partes interessadas, passa a existir uma visão completa do cronograma do projeto. As aquisições não devem ser tratadas isoladamente nem como uma atividade separada. Muitas vezes, as aquisições não são consideradas uma das atividades do projeto, o que pode potencialmente provocar atrasos no projeto.
Depois de o calendário do projeto (com a duração das aquisições integrada) ser partilhado com as várias partes interessadas (internas e externas), estabeleça expectativas tanto para a equipa do projeto como para a equipa de aquisições. A transparência garante a confiança no projeto e promove um ambiente positivo. Reuniões regulares com as partes interessadas (tanto reuniões internas da equipa como reuniões de acompanhamento com o cliente) ajudam a monitorizar o progresso das aquisições.
Quais são alguns dos riscos diretamente relacionados com as aquisições?
Vamos falar sobre alguns riscos inerentes ao processo de aquisição e que podem afetar o cronograma do projeto. Um risco resultante de um atraso nas aquisições é provavelmente o risco mais comum nos projetos.
Algumas situações reais podem incluir um atraso na aquisição de hardware, a incompatibilidade de software novo ou atualizado ou dificuldades de configuração, ou a saída de recursos essenciais num período crítico.
Assim, enquanto gestor de projetos, terá de antecipar todas estas situações potenciais e identificá-las como riscos logo no início do projeto. Estes riscos seriam incluídos no documento de iniciação do projeto e partilhados com todas as partes interessadas.
Aquisições ao longo do ciclo de vida do projeto
Os parágrafos seguintes abordam as cinco fases do projeto, a forma como os gestores de projetos e as equipas de aquisições podem trabalhar em conjunto ao longo de todo o processo e quem é responsável por cada tarefa.
Iniciação
Identifique o tipo de aquisição necessário para o projeto: hardware, software ou recursos. A vantagem de os identificar antecipadamente é poder ser transparente com todas as partes interessadas do projeto, para que compreendam a importância das aquisições e os riscos associados.
Durante esta fase de iniciação, o gestor de projeto é designado para o projeto e começa por estudar a declaração de trabalho. A declaração de trabalho inclui uma declaração do âmbito que define o que precisa de ser feito. Lembre-se de que isto não é um trabalho para uma só pessoa!
O gestor de projeto identifica a aquisição e valida-a com o cliente. É provável que isto ocorra na reunião de arranque com o cliente, o que garante uma comunicação adequada com a equipa do projeto e todas as partes interessadas no projeto (lembre-se de que a equipa do projeto também faz parte das partes interessadas no projeto). A aquisição também é identificada no termo de abertura do projeto.
Depois de a aquisição ter sido identificada, este é um bom momento para:
- Compreender o processo de aquisições na organização
- Conhecer o gestor de aquisições e os restantes profissionais de aquisições do departamento de aquisições
- Iniciar o processo de aquisições. Muitas organizações precisam que seja preenchido um formulário inicial. Isto pode implicar descarregar os formulários a partir de um portal comum ou de algo como o SharePoint.
- Definir os canais de comunicação, a frequência e as expectativas com o departamento ou gestor de aquisições.
- Compreender os prazos de aquisições de alto nível. Quanto tempo demora este tipo de aquisição? Comunique esta informação às partes interessadas no projeto.
Planeamento
À medida que o projeto avança para a fase de planeamento, o cliente estará ansioso por conhecer detalhadamente a estratégia do projeto. Como irá gerir o projeto? Quando verei os entregáveis? Quais são as expectativas?
Nesta fase, terão lugar as atividades típicas de planeamento da gestão de projetos. Enquanto o gestor de projeto cria o cronograma, também irá criar os cronogramas de aquisições no âmbito do calendário do projeto. Esta é uma estratégia vantajosa para ambas as partes, porque a inclusão dos cronogramas de aquisições no calendário do projeto não só confere transparência ao processo de gestão de aquisições, como também ajuda a não esquecer os marcos e as atividades principais relacionados com a aquisição.
Para muitos projetos que exigem aquisições, os gestores de projeto devem incluir um plano de gestão de aquisições como parte das atividades de gestão do projeto. Por vezes, este plano de gestão de aquisições é um documento de planeamento autónomo (como o plano de gestão da comunicação ou o plano de gestão da qualidade) ou existe como uma subseção do plano principal de gestão do projeto.
Por isso, enquanto gestor de projeto, recomendo que planeie as aquisições em simultâneo com todas as outras áreas do seu projeto. Assim, um gestor de projeto deverá:
- Preparar o plano de gestão de aquisições
- Incluir os cronogramas de aquisições no calendário do projeto
- Partilhar esta informação com o cliente e explicá-la (conforme necessário)
- Convidar o gestor ou o departamento de aquisições para as reuniões de acompanhamento importantes
Nesta fase, a equipa de aquisições tratará dos documentos de aquisição, tais como ordens de compra, requisições de compra, contratos de aquisição, entre outros.
Execução
Assim, depois de as aquisições terem sido planeadas, são realizadas. Lembre-se sempre de que a execução da aquisição pode ser concluída antes da fase de execução do projeto. Por exemplo, pode precisar de programadores Java e pode não conseguir iniciar a fase de execução do projeto até que a aquisição dos programadores Java esteja concluída.
À medida que conclui o planeamento, deverá criar um roteiro do fluxo do projeto, que dará a todos os envolvidos conhecimento dos marcos e dos entregáveis. O processo de aquisições também terá início e o gestor de aquisições terá começado a solicitar propostas a vendedores e fornecedores. Enquanto gestor de projeto, estará em comunicação constante com o gestor de aquisições.
Enquanto gestor de projeto, não precisa de microgerir as aquisições (essa é a função do gestor de aquisições), mas o calendário do projeto ajuda-o a acompanhar as atividades de aquisição. Os gestores de aquisições também tratam de questões como a gestão de contratos, a gestão de fornecedores ou a gestão de vendedores, bem como da manutenção da relação com os fornecedores.
O gestor de aquisições envolverá o gestor de projeto na decisão dos critérios de seleção para escolher o vendedor. Lembre-se de que esta conversa terá ocorrido durante a fase de planeamento e provavelmente continuará durante as reuniões de acompanhamento.
As atividades do gestor de projeto relacionadas com aquisições durante a fase de execução envolveriam:
- Gerir o calendário do projeto e acompanhar os marcos das aquisições
- Reunir-se com o gestor de aquisições (de acordo com as expectativas de comunicação)
- Responder às questões relacionadas com as aquisições colocadas pelo gestor de aquisições
- Fornecer atualizações sobre o estado das aquisições (juntamente com todas as outras atividades) aos clientes e a todas as outras partes interessadas
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Monitorização
Enquanto gestor de projetos, terá de estar a par das tarefas de aquisição. Lembre-se sempre de que o acompanhamento do projeto é o mais importante para si, mas o departamento de aquisições está a tratar de várias aquisições e agendará a sua aquisição em conformidade. Isto pode causar frustração e ansiedade. Lembre-se de não interferir com o trabalho do gestor de aquisições.
O objetivo é manter a calma, gerir as expectativas e monitorizar diligentemente o calendário do projeto e os outros prazos identificados. Garantirá boa vontade, uma entrega conforme o planeado (esperemos) e um projeto no bom caminho. Isto também ajuda a obter a adesão do cliente, e poderá mantê-lo a par tanto do calendário do projeto como do calendário das aquisições através desta monitorização.
Em termos de riscos, um possível atraso na aquisição já deverá estar registado como um risco, pelo que também deverá monitorizá-lo constantemente.
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Encerramento
Depois de a aquisição ser recebida e implementada no seu projeto, considera-se que a aquisição está concluída. O PMBOK 6.0 não aborda especificamente o encerramento das aquisições, porque, tecnicamente, tudo é encerrado quando realizamos o encerramento do projeto. Mas este é um bom momento para refletir sobre as lições aprendidas e sobre o que poderíamos ter feito melhor.
O que se segue?
Espero que este artigo tenha sido útil e que tenha contribuído para uma melhor compreensão da gestão das aquisições no seu projeto!
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