Como Criar um Plano de Gestão de Compras em 8 Passos Simples
Pode estar a pensar — aquisições? Não vejo como isso se aplica à minha função de gestor de projetos. Surpresa: aplica-se.
Isto porque não utilizar um plano de gestão de aquisições e não trabalhar em conjunto com a equipa de aquisições introduz riscos desnecessários no projeto. Por exemplo, quando liderei um projeto de desenvolvimento internacional, a nossa capacidade de obter e gerir contratantes e equipamentos essenciais teve um impacto significativo tanto no orçamento como no calendário do projeto.
Por isso, embora os gestores de projetos muitas vezes não gerem diretamente as aquisições, é útil compreender o processo para garantir que funciona eficazmente ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
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Este artigo analisa os principais aspetos da criação de um processo sólido de gestão de aquisições do projeto e explica o que deve procurar quando o faz pela primeira vez.
O que é um plano de gestão de aquisições?
Um plano de gestão de aquisições é a estrutura que permite definir antecipadamente as necessidades de aquisição e operacionais de um projeto.
Define os limites de todo o processo de aquisição, incluindo a gestão de riscos, a gestão de fornecedores e até os tipos de contratos que irá utilizar. Abrange também as atividades de aquisição ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, desde as fases iniciais do planeamento do projeto até à entrega final e ao encerramento do contrato.
Começar desde o início com um plano de aquisições sólido ajuda a colocar os restantes membros da equipa do projeto na mesma sintonia e define aquilo de que necessita dos fornecedores para garantir que consegue concluir os entregáveis do projeto definidos no plano de gestão do projeto.
Normalmente, um gestor de aquisições dedicado lidera as atividades de aquisição de um projeto, mas o gestor de projetos também deve participar na conceção do processo de aquisição, tendo em conta o seu impacto no orçamento e no calendário do projeto.
O que é a gestão de aquisições?
A gestão de aquisições é o processo de definir que recursos ou materiais adicionais irá necessitar para o seu projeto (para além dos recursos internos) e, em seguida, gerir esses recursos ou materiais para concluir os entregáveis do projeto.
Como a gestão de aquisições envolve fornecedores externos, também envolve contratos com fornecedores. A gestão de aquisições inclui as várias fases do processo de aprovação de contratos, como a avaliação, o concurso e a redação de contratos formais.
Nas fases posteriores, define métricas de desempenho que determinam a forma como irá avaliar o desempenho dos fornecedores.
O que é um contrato de aquisição?
Um contrato de aquisição é um acordo entre a sua organização e um fornecedor externo para fornecer os bens ou serviços necessários à conclusão do projeto.
O contrato estabelece uma relação juridicamente vinculativa para que ambas as partes recebam aquilo que foi acordado em termos de qualidade, custo e prazos.
Estratégia de aquisições vs. plano de aquisições
Enquanto um plano de aquisições enumera os passos táticos que irá seguir para obter bens ou serviços para o projeto junto de terceiros, uma estratégia de aquisições define a visão para a forma como irá trabalhar com os fornecedores para disponibilizar bens e serviços para o projeto.
Uma estratégia de aquisições inclui orientações para a seleção de fornecedores que ajudam a alcançar os objetivos da sua organização. Os elementos de uma estratégia de aquisições podem incluir:
- Adquirir bens ou serviços junto de um determinado tipo de fornecedor, como uma pequena empresa
- Adquirir bens ou serviços apenas de países onde a sua organização tem licença para operar
- Optar por adquirir determinados serviços a terceiros como forma de reduzir custos ou devido à falta de conhecimentos especializados internos
Por que razão é importante um plano de aquisições?
Elabora um plano de gestão de aquisições por algumas razões.
Em primeiro lugar, ajuda o projeto a manter-se dentro do orçamento, ao fornecer uma estimativa do custo dos fornecedores e dos recursos adquiridos. Ajuda também a garantir que os fornecedores conseguem concluir o seu trabalho dentro das limitações do calendário do projeto.
Em segundo lugar, as partes interessadas podem consultar o plano de gestão de aquisições numa fase inicial da fase de planeamento do projeto para compreender o que será adquirido (evitando surpresas da sua parte). Um bom plano define expectativas realistas para as atividades de aquisição do projeto.
O que incluir: 10 componentes de um plano de gestão de aquisições
Não confunda o plano de gestão de aquisições com uma declaração de trabalho, um pedido de proposta (RFP) ou declarações de estimativa de custos.
Um plano de aquisições funcional deve incluir estes 10 componentes:
- Conjuntos de competências necessários para desenvolver os entregáveis do projeto, associados às funções e responsabilidades dos membros da equipa do projeto (incluindo competências e capacidades que não possuem, para que possa identificar lacunas)
- Requisitos relativos a quaisquer materiais e equipamentos que precise de adquirir
- Planeamento do projeto, especialmente dos entregáveis do projeto e de outros marcos
- Estimativas de custos
- Pressupostos e restrições
- Processos e orientações de gestão de fornecedores, incluindo critérios de decisão e funções e responsabilidades dos membros da equipa do projeto
- Uma lista restrita de fornecedores pré-qualificados
- Um plano de gestão de riscos
- Pormenores jurídicos
- Planos de pagamento e questões orçamentais
Eis os detalhes de cada elemento numa tabela:
| Componente de aquisições | O que abrange | Quem deve estar envolvido |
|---|---|---|
| Requisitos do projeto associados às funções e responsabilidades | Conjuntos de competências necessários para executar os entregáveis do projeto, associados aos membros selecionados da sua equipa do projeto e às tarefas que irão realizar. Defina responsabilidades claras para cada pessoa, tire partido dos seus pontos fortes e estabeleça as expectativas desde o início, idealmente com uma indicação dos seus métodos para avaliar o desempenho. Certifique-se de que inclui as competências e capacidades que lhe faltam, para que possa identificar as lacunas. | Idealmente, toda a equipa deve estar envolvida, mas num projeto de grande dimensão pode limitar o processo aos líderes de equipa. Consulte a direção de topo desde cedo e com frequência, caso precise de adicionar alguém à equipa. |
| Requisitos relativos a quaisquer materiais e equipamentos | Especificações de quaisquer materiais ou equipamentos necessários para os entregáveis do projeto. | O gestor de projeto deve consultar especialistas no assunto e, dependendo do valor, obter a aprovação da direção de topo. |
| Planeamento | Tudo o que esteja relacionado com o prazo do projeto. Isto inclui as horas trabalhadas, os horários das reuniões, os marcos do projeto e as datas de entrega de cada fase. | Pode ser algo que faça por si próprio num projeto de pequena dimensão, embora tanto você como o gestor de aquisições devam manter-se mutuamente informados sobre os planos do projeto e das aquisições. |
| Estimativas de custos | Esta é fácil. Some o custo previsto das aquisições e depois adicione pelo menos 10% para contingências. Inclua algumas orientações para o processo de aprovação de despesas, para não ficar mais tarde a tentar improvisar um processo devidamente controlado. | Você e a contabilidade. Fale com os líderes de equipa para perceber aquilo de que consideram precisar, acrescente uma margem aos valores que lhe indicarem e apresente-os à direção para aprovação. Esteja preparado com uma estimativa do Plano B, caso lhe digam que as estimativas são demasiado elevadas. |
| Pressupostos e restrições | Faça o seu melhor para definir aqui os pressupostos mais favoráveis, mais desfavoráveis e mais prováveis sobre a forma como as coisas irão decorrer. Desenvolva uma ideia das restrições do seu projeto e planeie tendo-as em conta. | Comece pela direção de topo para identificar as suas restrições e, em seguida, trabalhe por sua conta para desenvolver os pressupostos mais prováveis. Se alguém da equipa tiver conhecimentos especializados, como um designer gráfico com experiência em design para a web, consulte também essa pessoa. |
| Gestão de fornecedores | Alguém precisa de traduzir os requisitos do projeto em encomendas concretas para as entregas. Irá assinar diferentes contratos, em vários formatos, com os seus fornecedores, e este é um bom local para preparar os modelos de que irá precisar. Também precisa de estabelecer critérios de seleção, orientações sobre a forma como comunicará com os fornecedores e quem, na sua equipa, está autorizado a fazer o quê. | A gestão do projeto e os gestores de topo. Pode até formar um grupo de trabalho com representantes dos fornecedores, mas tenha em atenção que precisará de ter canais de comunicação internos e externos separados. |
| Fornecedores pré-qualificados | É provável que já tenha trabalhado com alguns destes fornecedores noutros projetos. Se trabalhar com eles tiver sido uma experiência positiva, inclua-os aqui na lista restrita. | Pode contactar diretamente os fornecedores em quem confia. Os projetos de maior dimensão devem ter um único ponto de contacto (o gestor de aquisições) para os fornecedores, o que simplifica a documentação de pesquisa e aquisição enquanto todos estão ocupados com outras partes do projeto. |
| Gestão de riscos | Desenvolva planos para saber o que fazer caso um fornecedor não consiga entregar ou caso um problema na cadeia de abastecimento ameace interromper a sua atividade durante um mês. Elabore planos de recurso e processos alternativos para gerir estes riscos. | Pode ter um gestor de riscos experiente para realizar este trabalho. Se não tiver essa sorte, esta responsabilidade recai sobre o gestor de projeto, que deverá trabalhar com o gestor de aquisições para desenvolver Planos B (ou C, D, etc.) |
| Questões jurídicas | Este é o momento de resolver antecipadamente as questões jurídicas. Isto pode incluir pormenores relativamente menores, como o tipo de contrato necessário, ou alguns dos elementos mais esotéricos da jurisdição e da gestão de contratos. | Advogados! São a sua primeira linha de defesa para proteger a organização de potenciais problemas. |
| Orçamento | As estimativas de custos representam aquilo que pensa que irá pagar antes de assinar um contrato. Depois de concluídos, os seus contratos de aquisições tornam-se o seu orçamento de aquisições, que paga aos fornecedores de acordo com um calendário definido. Utilize estimativas de custos na fase de planeamento, mas atualize-as com os valores reais à medida que utiliza os recursos disponíveis e obtém valores concretos dos próprios fornecedores. | Os líderes de equipa e a contabilidade devem estar envolvidos no orçamento. O contributo dos contabilistas é óbvio, mas os líderes precisam de justificar o motivo pelo qual estão abaixo ou acima dos limites orçamentais. |
Como criar um plano de aquisições
Agora que sabe o que está a fazer, é útil saber como fazê-lo. Eis os oito passos a seguir quando se prepara para elaborar o seu plano de aquisição.
1. Reveja os requisitos do projeto e compare-os com os recursos disponíveis
De que competências precisa para executar o seu projeto? Reveja os requisitos do projeto com base no âmbito do projeto e fale com especialistas na matéria e com os seus colegas de gestão de projetos para avaliar o que é necessário para entregar este projeto com sucesso.
Depois, assim que tiver definido os requisitos, avalie-os tendo em conta quem faz parte da sua equipa e quais são as suas capacidades. Registe as lacunas e as competências ou capacidades em falta. Imagine que está a trabalhar num projeto de um sítio Web para uma clínica que exige um sistema complexo de agendamento ou marcação de consultas, mas não tem um especialista sénior em UX na empresa. Tome nota disso antes do segundo passo abaixo.
Não se esqueça de incluir os requisitos relativos a quaisquer materiais ou fornecimentos de que necessitará.
Quanto mais específico for nesta fase, melhor será o seu trabalho de seleção de fornecedores com base nas necessidades do projeto e dos resultados a entregar.
2. Identifique as competências e outras necessidades que têm de ser adquiridas
É provável que não comece um projeto com 100% das pessoas de que precisa para o concluir com sucesso. Depois de elaborar a sua lista inicial de funções e responsabilidades dos membros da equipa, é inevitável que existam lacunas.
Trabalhe com os Recursos Humanos para identificar as pessoas disponíveis que possam colmatar essas lacunas e integrá-las na equipa. Se, por exemplo, precisar de alguém que saiba programar em Python, essa é uma competência específica que alguém na empresa deverá possuir. Caso contrário, poderá ter de encontrar um profissional independente que trabalhe a um preço razoável por hora.
Identificar estas lacunas durante a fase de planeamento evita muitos problemas mais tarde.
3. Crie um calendário para o projeto e para a aquisição
Um plano sem um calendário é apenas sonhar acordado, por isso pegue no calendário e assinale as datas. Seja tão realista quanto possível relativamente aos marcos. Não se esqueça de ter em conta os fins de semana e os feriados. Por exemplo, é realista assumir que ninguém da sua equipa vai tirar férias de verão?
Em paralelo, precisará de um calendário de aquisição que estabeleça as datas de início e de fim da aquisição e o número de dias ou horas necessários.
Definir um calendário claro ajuda-o a identificar antecipadamente possíveis obstáculos. Certifique-se de preservar o seu calendário de referência para o utilizar como base em futuros esforços de planeamento de projetos.
4. Defina padrões de desempenho para os fornecedores
Desenvolva critérios imparciais para avaliar o desempenho dos fornecedores e comunique-lhes diretamente esses padrões, de modo a evitar surpresas para qualquer uma das partes.
Ter o seu calendário concluído é muito útil nesta fase, uma vez que dá aos fornecedores uma ideia do grau de importância dos seus prazos. Deve também definir o processo esperado para as entregas (dica: ter um processo consistente entre fornecedores ajuda-o a manter a organização interna.)
5. Determine as categorias e os custos dos contratos
Esta é uma questão jurídica complexa e não há substituto para a ajuda de especialistas ao redigir contratos. A sua aquisição exige contratos escritos ou o seu estado reconhece um acordo verbal? Vai precisar de um contrato de prestação de serviços, de um contrato de compra ou de uma autorização relativa a direitos de autor? Consulte a equipa jurídica e siga os seus conselhos.
6. Avalie os riscos
Uma avaliação honesta dos riscos é uma ferramenta importante para planear o seu projeto. Nesta fase, é importante:
- identificar os perigos prováveis associados à aquisição que podem desviá-lo do caminho previsto
- avaliar antecipadamente a dimensão dos danos que podem ser causados
- avaliar a probabilidade de ocorrência de cada potencial problema e as possíveis medidas de mitigação
- documentar as suas conclusões
- rever e atualizar a avaliação de riscos ao longo do ciclo de vida do projeto para evitar desvios dos objetivos e perda de foco.
7. Aprove os contratos
O processo de aquisição exige contratos, e os contratos precisam de um processo de aprovação funcional para garantir que tudo está em conformidade e decorre sem problemas.
Desenvolva antecipadamente o processo de aprovação dos contratos e acompanhe-o de perto durante todo o período de execução do projeto. Sempre que adicionar um novo fornecedor ou mudar de parceiro comercial, reavalie o seu processo contratual e faça os ajustes necessários para eliminar obstáculos.
8. Gira os fornecedores
Se este é o seu primeiro projeto que envolve compras, poderá pensar que não é necessário microgerir os seus fornecedores. Esta abordagem pouco interventiva poderá funcionar com a maioria deles, especialmente com os fornecedores com quem já trabalhou no passado, mas basta um único atraso para prejudicar gravemente todo o seu projeto.
Não improvise.
Desenvolva um plano sobre como comunicar as suas necessidades de compras aos fornecedores e acompanhar a sua capacidade de cumprir os objetivos definidos. Inclua um conjunto de medidas que incentive discretamente os fornecedores a regressarem a um percurso produtivo, o que poderá incluir sanções financeiras por derrapagens de custos e atrasos que estejam sob o controlo dos fornecedores.
Software de gestão de compras
Uma boa configuração de software de gestão de compras pode simplificar a gestão dos fornecedores, poupando-lhe imenso tempo e esforço em processos manuais. Considere soluções de software como serviço (SaaS) e sistemas baseados na nuvem com atualizações de segurança e funcionalidade.
Idealmente, o seu software deverá incluir:
- Uma forma de especificar requisitos durante a fase de planeamento
- Um mecanismo para gerar ordens de compra automaticamente
- Uma função de elaboração de relatórios que produza resultados simples, que possa ler rapidamente
- Uma forma de gerar demonstrações financeiras e outros documentos que possa enviar à contabilidade ou ao departamento jurídico para que estes forneçam os seus próprios contributos como parte do processo (isto também pode ser feito com software de gestão de projetos de contabilidade)
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