Como Realizar uma Reunião Interna de Lançamento de Projeto + Modelo de Agenda
Todos nós, gestores de projetos, somos pessoas impacientes. É uma parte inata de quem somos. Adoramos começar coisas e ver as coisas a acontecer. Mas, no caso de iniciar um projeto com um cliente, é importante não avançar sem primeiro fazer uma preparação adequada através de uma reunião interna de início do projeto.
As reuniões internas de início do projeto são uma parte fundamental do processo mais abrangente de início do projeto. No que diz respeito à ordem das operações, as reuniões internas devem ser realizadas antes de qualquer reunião de início ou pré-início com o cliente.
Participar numa reunião de início com um cliente com uma equipa informada e um plano deliberado ajuda a tirar o máximo partido da discussão — aprendendo o máximo possível e tomando decisões importantes sobre o projeto sem desperdiçar horas valiosas, dinheiro e tempo presencial com o cliente.
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Neste artigo, iremos propor uma agenda de boas práticas para uma reunião interna de início do projeto e explorar como podemos garantir que iniciamos os nossos projetos e atividades de gestão de projetos com as melhores probabilidades de sucesso.
Não está com vontade de ler? Veja isto:
A Importância das Reuniões Internas de Início
Os gestores de projetos precisam de tratar as reuniões internas de início com a mesma atenção que uma reunião de início com um cliente. A reunião interna de início do projeto não é apenas um antecedente da primeira reunião com o cliente — é um pilar fundamental e define o tom, o estilo e a visão para todo o ciclo de vida do projeto. É uma oportunidade para formar a equipa do projeto, desenvolver coesão e relações, definir expectativas e garantir que todos têm uma compreensão clara do projeto, para que não nos encontremos sem saber o que fazer perante um cliente.
Quando não temos cuidado, as reuniões internas de início são frequentemente relegadas para uma conversa apressada de cinco minutos no corredor, cinco minutos antes da verdadeira reunião de início com o cliente. As reuniões internas de início do projeto são difíceis e, muitas vezes, são aquela reunião à qual as pessoas parecem optar por não participar. Mas, se fizermos isto corretamente e iniciarmos um projeto da forma certa, é muito mais provável que todo o projeto seja um sucesso.
Se não fizermos isto corretamente, ou se avançarmos antes de nos prepararmos devidamente, quer por entusiasmo da parte dos nossos clientes, quer internamente, podemos encontrar-nos numa reunião caracterizada por uma ronda de apresentações sem informação, quebra-gelos aborrecidos e uma conversa sem propósito que, na melhor das hipóteses, proporciona apenas um ligeiro esclarecimento sobre a direção e os objetivos do projeto — e, na pior das hipóteses, pode levar ao cancelamento de um novo projeto antes mesmo de este ter começado.
Como Planear a Reunião Interna de Início do Seu Projeto
Participar numa reunião de início com uma equipa informada e um plano de projeto adequado ajuda a tirar o máximo partido da discussão com o cliente e as partes interessadas do projeto. É importante que a equipa saiba o máximo possível sobre o cliente e o projeto antes de começar a fazer perguntas estúpidas perante o cliente!
Também é importante que a equipa trabalhe em conjunto para elaborar um plano sólido que inspire confiança no cliente e que tome coletivamente quaisquer decisões importantes sobre o projeto antecipadamente, para que não se desperdicem horas valiosas, dinheiro e tempo presencial com o cliente em debates internos com o cliente a assistir (e a ficar cada vez mais preocupado por a equipa da agência não saber realmente o que está a fazer).
Permitir que os membros da equipa contribuam para o plano oficial do projeto também ajuda a garantir a apropriação e a responsabilização no que diz respeito às tarefas do projeto. É importante que, enquanto gestor de projetos, oriente os membros da equipa à medida que estes ajudam a definir o plano do projeto, para garantir que este continua alinhado com a declaração de trabalho, as expectativas do cliente e a abordagem ao projeto.
Como Preparar a Reunião Interna de Início do Projeto
Antes de iniciar uma reunião com os membros da sua equipa, terá de ter algumas coisas preparadas. Reserve algum tempo para reunir todas as informações relevantes e descobrir tudo o que puder sobre o cliente e o projeto, bem como recolher quaisquer outras informações relevantes de que irá precisar.
Resuma isto num formato fácil de assimilar pela sua equipa e tome nota de tudo o que não sabe ou de quaisquer perguntas que ainda tenha para mais tarde.
Eis uma lista (não exaustiva) de itens a preparar:
- Membros da equipa interna — nomes, funções e quaisquer outras informações
- Patrocinadores do projeto e membros da equipa do cliente — nomes, funções e quaisquer outros detalhes relevantes
- Tipo de projeto e metodologia
- Abordagem preferida do cliente
- Finalidade do projeto e objetivos
- Âmbito do projeto — o que está incluído e o que está excluído
- Comunicação e colaboração internas — expectativas do cliente e expectativas internas
- Detalhes da reunião de lançamento com o cliente — agenda, objetivos, o que será abordado
- Próximos passos
A reunião interna de lançamento do projeto (também conhecida como reunião de lançamento da equipa)
Depois de concluir todo o trabalho de preparação, terá de preparar uma agenda para a reunião interna de lançamento do projeto e convidar a sua equipa para a própria reunião. Preparámos um modelo de agenda para a reunião interna de lançamento para utilizar como base, bem como um exemplo para que possa ver como é feito.
Não se esqueça de ler as dicas de Sarah Sime sobre como realizar aqui uma reunião interna de lançamento!
Modelo e exemplo de agenda para a reunião interna de lançamento
Descarregue o nosso modelo e exemplo de agenda para reuniões internas de lançamento e acompanhe as nossas dicas e explicações abaixo para obter os melhores resultados. Edite a agenda de acordo com as necessidades específicas do seu projeto.
Análise detalhada da agenda da reunião interna de lançamento do projeto
Encontrará as informações básicas no exemplo e no modelo de agenda da reunião interna de lançamento do projeto (veja acima!), mas apresentamos aqui uma análise detalhada dos itens e do seu significado. Cada projeto é único, mas é útil garantir que abordamos alguns destes conceitos básicos para que a nossa equipa esteja alinhada:
1. Apresentações — conheça os seus novos melhores companheiros (15 min)
Comece a reunião dando à sua equipa a oportunidade de se conhecer. Quer a sua equipa seja constituída por subcontratados, trabalhadores independentes ou membros da equipa da agência que já tenham trabalhado juntos em projetos anteriores, começar com uma atividade de quebra-gelo ou alguma conversa descontraída ajudará a equipa a conhecer-se (caso ainda não se conheça) e a começar a construir relações positivas que definirão o tom do trabalho em equipa ao longo do projeto.
Peça aos membros da equipa que se apresentem, indiquem a sua função e experiência e partilhem um facto curioso ou uma pequena informação sobre si próprios.
2. Cliente — qual é o contexto? (5 min)
Apresente o contexto para ajudar todos a compreender o ambiente em que estão a trabalhar. Partilhar é importante, por isso não guarde para si quaisquer credenciais de acesso ou documentos. Partilhe com a equipa tudo o que sabe, para que possa atualizar-se por si própria, e capacite e prepare a sua equipa com todas as informações relevantes de que necessita para assimilar o contexto.
Para manter a reunião no caminho certo, provavelmente será preferível adiar qualquer sessão de perguntas e respostas para o final; caso contrário, esta parte da reunião pode acabar por ocupar um período de tempo desproporcionalmente longo.
Partilhe como começou a trabalhar no projeto — foi uma adjudicação direta de um cliente existente, é um cliente completamente novo ou é amigo do diretor executivo? Explique o que fez anteriormente com o cliente, ou com clientes diferentes mas em projetos semelhantes, e ajude a equipa a compreender com quem está a trabalhar.
Todos sabemos que os clientes podem ter os mais variados perfis. Mas, para as nossas equipas, são muitas vezes as pessoas que tomam sempre más decisões. Tente apresentar os clientes de forma positiva. Para evitar situações embaraçosas graves, explique à sua equipa as características distintivas do cliente. Diga-lhes quem são (internos/externos), o que sabemos sobre eles, em que outros projetos trabalharam e como o cliente gosta de trabalhar.
3. Projeto — porque estamos a fazer isto? (5 min)
Para ajudar ainda mais a contextualizar o projeto, precisa de ajudar as suas equipas a compreender por que motivo estão a realizar o projeto. Isto significa partilhar os fatores de negócio do cliente que levaram à iniciação do projeto e garantir que existe clareza quanto ao que significa o sucesso ou o fracasso.
E, do ponto de vista da experiência do cliente, inicie uma discussão com a equipa sobre a forma como este projeto melhora a vida dos clientes ou cidadãos e responde às suas necessidades.
Desde o início, maximizar a experiência positiva do cliente deve estar no centro da razão pela qual está envolvido no projeto. Crie uma visão clara da razão pela qual a equipa deve preocupar-se com o projeto e ajude todos a compreender que aquilo que estão a fazer contribui para algo que vale a pena.
Por fim, na perspetiva de uma agência, é necessário ter uma ideia clara do que é um projeto bem-sucedido para além de simplesmente o entregar atempadamente, dentro do orçamento e de acordo com o âmbito definido. Como irá a agência crescer em resultado da realização deste projeto — irá desenvolver uma nova capacidade ou competência com uma nova tecnologia?
4. Âmbito — o que vamos fazer? (20 min)
Quando o contexto do projeto estiver definido, é altura de analisar os detalhes do âmbito com a equipa. Normalmente, isso significa rever o cronograma do projeto, a estimativa, o documento de constituição do projeto e a SoW (declaração de trabalho), para que todos compreendam o fluxo do projeto, as atividades e os resultados ou entregáveis. Sem aborrecer toda a gente até à morte, ajude-os a compreender as particularidades do projeto, para que toda a equipa esteja ciente das restrições desde o primeiro dia.
Este é um ótimo momento para começar o registo RAID (Riscos, Pressupostos, Problemas e Dependências). Não há nada como uma revisão da SoW para levar as pessoas a falar sobre o que pode correr mal. Quanto mais cedo souber, melhor.
Se alguém já tentou fazer isto antes e falhou, porquê? E como pode evitar que volte a acontecer? Conhecer as informações privilegiadas e a compreensão única que a sua equipa tem de projetos semelhantes ajudará a desenvolver uma cultura de abertura e a garantir que as surpresas são reduzidas ao mínimo.
5. Abordagem — como vamos concretizar isto? (20 min)
A revisão da SoW e das atividades e resultados propostos cria uma excelente oportunidade para discutir quaisquer alterações aos processos ou novas abordagens que a equipa queira experimentar. Lembre-se de que o novo nem sempre é melhor e que aquilo que já foi testado e comprovado muitas vezes funciona perfeitamente. Por isso, defina claramente uma visão e não acabe numa busca desenfreada pela vanguarda da insensatez técnica ou processual.
Partindo do princípio de que a SoW já foi aprovada, lembre-se de que, se alterar a abordagem, tem de garantir que continua a conseguir cumprir os objetivos do projeto do cliente (e da agência) e que continua a entregar aquilo que prometeu. Esta não é apenas uma oportunidade para tornar a vida mais fácil para vocês próprios.
Ainda assim, promova o sentido de responsabilidade pelo projeto dentro da equipa. Para que o projeto seja bem-sucedido, a equipa precisa de sentir que o projeto também é seu. Ao deixar tempo e espaço para a sua equipa sugerir ideias, desafiar o seu plano e encontrar uma forma melhor de trabalhar, acabará por ter uma abordagem muito mais sólida e uma equipa muito mais envolvida.
6. Funções — quem faz o quê? (5 min)
Quando a equipa tiver tido oportunidade de compreender o projeto e o contexto de como poderá integrar-se nele, vale a pena clarificar as funções e responsabilidades da equipa. Pode ser útil conseguir relacionar as funções com a SoW e clarificar os entregáveis associados a cada área, a razão da sua existência e o que tem de acontecer para os concretizar.
Pode ser útil definir uma matriz RACI (Responsável, Responsabilizador, Consultado e Informado) com base na SoW, para os entregáveis e para a equipa. A RACI ajudará a reduzir qualquer incerteza quanto às responsabilidades e a clarificar o nível de conforto da sua equipa relativamente à entrega.
7. Trabalho de equipa — como vamos trabalhar em conjunto? (5 min)
Ao reunir uma equipa que nunca trabalhou em conjunto, haverá diferentes níveis de compreensão relativamente a:
- Como a equipa deve trabalhar em conjunto
- Como deve ser gerida a colaboração
- Como deve fluir a comunicação
- Quando a equipa deve reunir-se
- As ferramentas que devem ser utilizadas
- Que sistemas irão utilizar para partilhar entregáveis ou descrever detalhes de tarefas ou tickets específicos
Enquanto PMs, o nosso papel é simplificar, deixar todos à vontade e entusiasmar as pessoas para trabalharem em conjunto no projeto.
Muitas vezes, não há uma abordagem certa ou errada, mas dar à sua equipa o máximo de autonomia possível ajuda a obter a sua adesão. Quer que sintam que são os donos do projeto e deve ajudá-los a estabelecer objetivos comuns para trabalharem em conjunto, para que todos sejam responsáveis ao longo de todo o projeto.
Defina as suas expectativas e deixe que a equipa concorde em conjunto sobre exatamente como irá trabalhar. Ao clarificar o trabalho em equipa e chegar a acordo sobre os aspetos fundamentais de como tudo será feito, estamos a ajudar a gerir as expectativas da nossa equipa sobre o que é aceitável e o que não é.
8. Arranque — qual é a agenda para a reunião de arranque com o cliente? (5 min)
Enquanto gestor de projeto, já deve ter um plano definido para a reunião de arranque com o cliente — o objetivo de o rever com a sua equipa é obter o seu compromisso e proporcionar um sentido de contexto e urgência para os próximos passos.
Se possível, vá além dos tópicos habituais da agenda da reunião de arranque e discuta quaisquer exercícios úteis que possam ser realizados durante a reunião de arranque com o cliente para obter alguns conhecimentos iniciais ou dar um impulso ao projeto.
Chegar a acordo com a sua equipa sobre a agenda da reunião pode ajudar a cristalizar o seu foco e proporcionar um contexto útil para qualquer trabalho preparatório necessário. Planear a reunião é também uma excelente forma de rever as ações e decisões tomadas anteriormente na reunião relativamente ao âmbito do projeto, à abordagem, às funções e ao trabalho em equipa, enquanto planeia como partilhá-las com o cliente.
Para além de simplesmente chegar a acordo sobre uma agenda, considere marcar outra reunião de planeamento para ensaiar o que vai dizer, quem o vai dizer e que diapositivos vai apresentar, bem como para praticar quaisquer atividades. Ficaria surpreendido com a rapidez com que consegue aperfeiçoar a agenda e o conteúdo da reunião quando a ensaia devidamente.
Este passo adicional ajudará a sua equipa a sentir-se mais confortável, permitir-lhe-á comunicar claramente o que espera dela perante o cliente e dar-lhe-á autonomia para executar o trabalho.
9. Próximos passos — como mantemos o ritmo? (5 min)
Existe uma tentação de ser um pouco informal ao iniciar um projeto — ninguém sabe realmente o que se está a passar e pode até acontecer que, enquanto gestor de projeto, seja a última pessoa a ser integrada no projeto. A forma como gere as primeiras reuniões e interações define o tom para o resto do projeto.
Para manter o ritmo, seja muito claro quanto aos próximos passos. Certifique-se de que todos sabem claramente o que têm de fazer a seguir e quando o têm de fazer, bem como quais os marcos de revisão ao longo do caminho.
Este é o seu momento para assumir o comando! Nesta fase, precisa de ser muito claro sobre o que tem de acontecer para que a reunião de arranque com o cliente seja um sucesso. Depois, oriente a sua equipa para trabalhar a partir desse objetivo.
10. P&R — o que é que ainda não vos dissemos? (5 min)
Realize uma sessão de P&R com os membros da sua equipa depois de ter abordado todos os restantes pontos. Isto dar-lhes-á a oportunidade de fazer perguntas para esclarecer dúvidas, e os membros da equipa irão muitas vezes destacar alguns aspetos em que não pensou ou que ainda não discutiu com o cliente.
E agora?
Todos queremos reuniões de arranque de projetos excelentes, mas estaremos a fazer o trabalho preparatório adequado com os nossos clientes para podermos ter uma reunião de arranque com o cliente melhor? Os projetos podem começar a desmoronar-se logo na reunião de arranque, quando ainda deveríamos estar na fase de lua de mel!
Existe uma forma simples de aumentar as probabilidades de o seu arranque do projeto correr bem, de ter melhores reuniões com os clientes e de iniciar o seu projeto numa trajetória positiva. É tão simples como almoçar numa reunião de preparação antes da reunião de arranque propriamente dita.
Reúna-se com o cliente antes da reunião de arranque do projeto, coma qualquer coisa, converse descontraidamente e resolva antecipadamente aqueles detalhes delicados e incómodos que tendem a fazer descarrilar as coisas.
Para saber mais sobre os arranques de projetos, consulte o resto da nossa série:
