9 estratégias fundamentais de comunicação em projetos & como utilizá-las
A comunicação é uma competência essencial na gestão de projetos, e uma que muitos gestores de projetos podem dar como garantida.
Se verificar que as suas equipas e as partes interessadas no projeto não têm clareza sobre aspetos como os próximos passos, os prazos, o âmbito ou os objetivos, vale a pena analisar estas estratégias de comunicação na gestão de projetos e melhorar as suas práticas.
O que é a gestão das comunicações do projeto?
A gestão das comunicações do projeto consiste em todas as pequenas ações que os gestores de projetos realizam para garantir que as comunicações relacionadas com o projeto são eficazes e claramente compreendidas por quem as recebe.
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Desde a formatação das mensagens até à decisão sobre quem é incluído em cópia nas comunicações do projeto, os gestores de projetos devem rever regularmente as suas estratégias de comunicação na gestão de projetos para garantir que os membros da equipa recebem a informação certa, no momento certo e no formato certo.
Se ainda não o fez, está na altura de implementar ferramentas de comunicação e ferramentas de colaboração nos seus projetos, para que possa, juntamente com a sua equipa, partilhar melhor a informação, discutir e colaborar entre si.
9 estratégias de comunicação na gestão de projetos
Ao longo dos últimos 12 anos como gestor de projetos criativos, aprendi o que pode determinar o sucesso ou o fracasso das comunicações de um projeto e reuni nove estratégias de comunicação eficazes para si.
- Diga mais com menos e seja orientado para a ação
- Utilize ligações para incentivar a aprendizagem autónoma
- A formatação é sua aliada
- Pense no que funciona melhor para a sua equipa (não para si)
- Defina o que significa “urgente”
- Escolha o momento certo e inclua as pessoas certas
- Se houver próximos passos, registe-os
- Uniformize e crie modelos para as suas comunicações quando aplicável
- Seja consistente
1. Diga mais com menos e seja orientado para a ação
Se há algo que aprendi ao longo da minha carreira, é que ninguém quer ler ou ouvir notas de projeto intermináveis. É essencial dizer o que precisa de dizer utilizando o menor número possível de palavras e concentrar-se nos itens de ação.
As comunicações eficazes informam a sua equipa ou as partes interessadas sobre o progresso e fazem a ligação entre o estado atual do projeto e a fase seguinte, solicitando itens de ação à sua equipa interna ou às partes interessadas externas.
Antes de enviar comunicações aos membros da sua equipa, pergunte a si próprio:
- Há palavras nesta comunicação que possam ser eliminadas e que me ajudem a transmitir de forma concisa e clara aquilo que preciso de dizer?
- A minha linguagem é direta e orientada para a ação, mantendo o tom das comunicações educado e profissional?
- As minhas palavras cumprem o objetivo pretendido desta comunicação?
Segue-se um exemplo de uma comunicação deficiente e de como pode ser melhorada:
| MAU | MELHOR | PORQUÊ |
|---|---|---|
| Na segunda-feira, à 13h00 EST, a nossa equipa realizou uma reunião interna e concordámos que precisamos de mais informações da sua parte antes de podermos iniciar o projeto. Faltam-nos as dimensões de algumas das fotografias que gostaria de ver no site e o nosso programador principal tinha algumas perguntas para si. Gostaríamos de agendar uma reunião consigo para alinharmos os requisitos do projeto antes de avançarmos para a fase seguinte. Isto está de acordo consigo? | Precisamos de agendar outra reunião presencial para alinharmos os requisitos do projeto antes de avançarmos com o desenvolvimento. A sua equipa está disponível esta quinta-feira às 10h00 EST? | A informação interna irrelevante para o pedido direto foi eliminada. Uma linguagem confiante e orientada para a ação substituiu uma forma mais fraca de solicitar uma reunião, utilizando quase metade do número de palavras! |
2. Utilize ligações para incentivar a aprendizagem autónoma
Costuma enviar frequentemente ligações aos seus colegas de equipa quando estes lhe pedem coisas que poderiam facilmente encontrar por si próprios, se soubessem onde procurar? Utilizar ligações para incentivar a aprendizagem autónoma na sua equipa é uma excelente abordagem que lhe poupará tempo (a si e à sua equipa) a longo prazo.
Digamos que conduziu a sua equipa criativa através de um briefing antes de avançar para a produção e que gravou e transcreveu a reunião. As suas notas da reunião para a equipa não têm de ser uma descrição passo a passo.
Podem consultar a gravação ou a transcrição, se necessário, mas as suas notas da reunião podem ser tão simples como: “A nossa equipa reuniu-se para analisar X. Os nossos itens de ação são Y e Z. A transcrição e a gravação completas da videoconferência estão disponíveis aqui.”
Outra forma de fazer isto é utilizar as secções de visão geral do projeto no seu software de gestão de projetos. Inclua informações sobre o cronograma do projeto, os dados de contacto das partes interessadas, os membros da equipa interna, o local onde os ficheiros do projeto estão armazenados no seu sistema de gestão de ficheiros e as ligações para documentos comuns que você e a sua equipa consultam frequentemente em todos os projetos.
É necessário encontrar um equilíbrio: não precisa de voltar a incluir a ligação para todos os ficheiros que já estão guardados na pasta principal do projeto no Google Drive ou no Dropbox. Pense nos ficheiros em que a sua equipa clica e que consulta frequentemente ao nível do projeto. Normalmente, incluo apresentações do plano de gestão do projeto, briefings criativos e pastas de recursos finais.
3. A formatação é sua aliada
A formatação pode determinar a eficácia de uma comunicação escrita. As suas comunicações escritas devem ser fáceis de percorrer visualmente e estar organizadas de forma a facilitar aos leitores a localização do que precisam.
Enquanto gestor de projetos, uma das principais funções do seu trabalho é comunicar os detalhes do projeto às partes interessadas internas e externas, mas não precisa de reinventar a roda sempre que envia uma comunicação sobre o projeto.
Criar um plano de comunicação de gestão do projeto eficaz é um primeiro passo útil para estabelecer como as comunicações serão realizadas no seu projeto e com que frequência, mas vamos acrescentar outra camada e falar sobre a forma como as suas comunicações são formatadas quando as envia em tempo real.
Eis uma lista de dicas de formatação que irão melhorar as suas comunicações sobre o projeto:
- Utilize o negrito, o sublinhado e o itálico de forma ponderada (mas não em excesso!).
- Utilize emojis ou códigos de cores para acrescentar, de forma ponderada, interesse visual e ênfase a partes específicas das suas comunicações.
- Mantenha os parágrafos curtos, com quebras de linha entre eles.
- Mantenha a sua formatação consistente.
- Organize as suas conversas em tópicos no Slack e noutras aplicações, sempre que aplicável.
4. Pense no que funciona melhor para a sua equipa (não para si)
Os melhores gestores de projetos trabalham em equipa e sabem tirar partido dos recursos disponíveis para obter o resultado mais desejável e bem-sucedido para o projeto, mantendo simultaneamente as suas equipas e partes interessadas satisfeitas e informadas. Por vezes, isto significa que terá de fazer cedências relativamente à forma como pretende que o trabalho seja concluído, em benefício da equipa do projeto.
Um tema recorrente que encontrei em todas as agências criativas onde trabalhei é a expectativa de utilização, por parte do resto da equipa, das ferramentas e aplicações de gestão de projetos, bem como a forma de determinar que informações são publicadas e onde. Perguntaram-me frequentemente: “Como deve a equipa utilizar o Asana? Como saberá o que deve partilhar no Asana, no Slack ou por e-mail?”
A resposta curta é: não existe uma resposta “universal” para isto e terá de avaliar a utilização atual e perguntar à sua equipa o que funciona melhor para ela.
Provavelmente, terá de criar um programa de formação para resolver o problema e, por vezes, simplesmente não há tempo ou recursos suficientes que justifiquem investir tempo nisso. Poderá ter de engolir o orgulho e escolher a opção que cause o menor atrito e rotatividade possível na equipa, e talvez não consiga o que pretende (e não há problema).
Se a sua equipa estiver a ter dificuldades com um processo, isso é um sinal para o reavaliar e simplificar sempre que possível, para que os membros da equipa possam realizar o seu trabalho. Ao negociar a utilização de fluxos de trabalho criativos e de ferramentas de colaboração de equipa, é útil lembrar que nem todas as pessoas são tão orientadas para processos e detalhes como a maioria dos gestores de projetos. Por isso, terá de ter isto em mente ao tomar decisões sobre os processos da sua equipa.
5. Defina o que significa “urgente”
Trabalhei em empresas onde tudo parecia um caos completo e urgente. “Urgente” significava “deixe tudo o que está a fazer porque eu precisava disto ontem”. O caos instalava-se e toda a gente estava constantemente esgotada e a correr para conseguir concluir o projeto. Noutras empresas, “urgente” pode significar “preciso disto até ao final da semana”.
Na minha experiência, a cultura da empresa define o conceito de urgência. Quando tudo parece urgente, pode ser difícil saber como dar prioridade ao que precisa de ser feito primeiro. A definição de prioridades é uma das principais competências de gestão de projetos, e existem várias abordagens que pode adotar para determinar o que é verdadeiramente urgente.
Quando se depara com uma situação urgente e tem várias tarefas do projeto que precisam de ser concluídas, pode consultar estes métodos para obter orientação e direção:
- Utilize a Matriz de Eisenhower para ajudar a determinar o que é urgente e importante. Todas as tarefas são colocadas numa grelha para determinar a prioridade nas seguintes categorias:
- Urgente + Importante (prioridade mais elevada)
- Urgente + Não importante
- Não urgente + Importante
- Não urgente + Não importante (prioridade mais baixa)
- Se o sentido de urgência for interno, peça aos líderes da empresa que definam (ou redefinam) o que significa urgente. A tarefa precisa de ser concluída em minutos, horas, dias ou meses?
- Peça ao principal interveniente que clarifique a sua lista de prioridades e tenha uma conversa para alinhar expectativas sobre o que é viável e realista, com base no âmbito previamente acordado e nos recursos atualmente disponíveis.
6. Escolha o momento certo e inclua as pessoas certas
Esperemos que já tenha elaborado um modelo de plano de comunicação do projeto que será a sua luz orientadora para uma comunicação clara. Os seus projetos decorrerão de forma mais tranquila se comunicar apenas com as pessoas que precisam de estar envolvidas.
Em situações em que existe uma lista extensa de intervenientes externos, determine um único ponto de contacto do lado do cliente que seja responsável por encaminhar as comunicações e os pedidos do projeto para as pessoas certas.
Consulte estas sugestões sobre como enviar as comunicações do projeto no momento certo e para as pessoas certas:
- Em vez de publicar atualizações para a sua equipa sempre que algo acontece ao longo do dia, por vezes é mais vantajoso publicar um breve resumo no final do dia e evitar inundar as caixas de entrada de todos com notificações durante todo o dia.
- Em vez de obrigar a equipa a ouvir uma chamada completa de comentários do cliente à qual não assistiu, indique os momentos da gravação ou transcrição da reunião que são relevantes e identifique os seus colegas de equipa em conformidade. A sua equipa de desenvolvimento pode não precisar de ouvir as mesmas secções que a sua equipa de design criativo. Ao dedicar alguns minutos adicionais a assinalar as áreas que determinados membros da equipa precisam de rever, está a facilitar o dia de trabalho de todos e a reduzir o tempo gasto a rever as reuniões na sua totalidade.
- Não envie emails (ou mensagens através de outras aplicações de conversação ou de outros canais de comunicação) no final do dia de sexta-feira e espere receber uma resposta no próprio dia. Pense na sua equipa e nos intervenientes e escolha cuidadosamente o momento das suas comunicações, para que tenham maiores probabilidades de serem vistas e bem recebidas pelos destinatários.
7. Se houver próximos passos, registe-os
Documentar os próximos passos e as ações a realizar, e disponibilizar esta informação num local centralizado, é crucial para a saúde do seu projeto e para o seu calendário geral. Não permita que esta informação exista apenas na sua cabeça ou nas suas notas privadas. Enquanto gestor de projetos, parte do seu trabalho consiste em registar as ações a realizar através da tomada de notas e informar atempadamente a sua equipa quando estas surgirem.
Certifique-se de que as ações a realizar não ficam sujeitas a interpretações. Estas ações devem ser diretas e claramente atribuídas à pessoa certa da sua equipa, sem margem para dúvidas sobre qual é a tarefa ou qual é o prazo. Estas ações devem ser adicionadas como uma tarefa no seu software de gestão de projetos e atribuídas ao membro correto da equipa responsável por concluir a tarefa.
| MAU | MELHOR | PORQUÊ |
|---|---|---|
| Rever a página inicial. | Rever a página inicial com as seguintes alterações até às 12h EST desta quinta-feira: -Atualizar a imagem do cabeçalho com a nova imagem fornecida pelo cliente (em anexo)-Atualizar o texto da secção “Sobre” da página com o novo texto fornecido pelo cliente (em anexo) | O responsável pela tarefa pode não ter todo o contexto sobre o que significa “rever a página inicial”, por isso é melhor incluir detalhes específicos. O exemplo original também não incluía uma data ou hora-limite. Mesmo que o cliente não lhe dê uma data-limite, deve definir uma data-limite clara para a sua equipa, para que nada fique para trás. |
Quando as tarefas não são claramente registadas e partilhadas com os membros adequados da equipa, o calendário do seu projeto pode desviar-se do rumo, o que também pode afetar negativamente o seu orçamento.
Mantenha a sua equipa no rumo certo atribuindo as tarefas resultantes de reuniões regulares, pontos de situação, chamadas telefónicas e outras comunicações assim que possível, incluindo sempre uma data-limite e reduzindo qualquer margem para interpretações que possa surgir por parte da sua equipa.
8. Padronize e crie modelos para as suas comunicações sempre que aplicável
Se dá por si a enviar regularmente os mesmos tipos de comunicações, crie modelos para os diferentes tipos de mensagens e comunicações que envia e certifique-se de que seguem as regras de etiqueta profissional no correio eletrónico. Desta forma, estarão prontos a utilizar e preencher quando enviar mensagens e emails aos membros da sua equipa.
Eis alguns exemplos de eventos de projeto que podem desencadear a necessidade de criar modelos para comunicações frequentemente enviadas num projeto:
- Detalhes do convite para uma reunião: Guarde um ficheiro de texto que possa copiar e colar facilmente e que inclua as secções comuns que normalmente inclui nos convites para reuniões. Recomendo vivamente que inclua secções sobre o objetivo da reunião, o resultado da reunião e os recursos.
- Atualizações internas e externas sobre o estado do projeto: Formate as comunicações da sua equipa e as atualizações de estado com as informações mais importantes para a sua equipa.
- Resumos de reuniões: Podem incluir secções para a data e hora da reunião, os participantes, uma ligação para a gravação e a transcrição da reunião, uma secção de resumo e uma secção sobre os próximos passos.
- Pedidos de tarefas: Crie modelos para os pedidos de tarefas que envia aos clientes por email. Estes podem incluir o responsável, a tarefa e a data-limite, com uma formatação que seja facilmente copiada e colada, para não ter de ajustar a formatação quando a copiar para o corpo do seu email.
- Integração de clientes ou membros da equipa: É muito provável que integre e dê as boas-vindas a clientes e membros da equipa de formas semelhantes sempre que inicia um novo projeto ou integra um novo membro na equipa.
- Modelos de projeto: Não reinvente a roda sempre que precisar de configurar um novo projeto no seu sistema de gestão de projetos. Faça um favor a si próprio e à sua equipa e crie um modelo de projeto.
- Informações sobre tarefas: As secções a considerar são as especificações dos entregáveis, o processo, as informações de contexto e os recursos associados.
9. Seja consistente
Pode parecer um cliché, mas a consistência é realmente fundamental. Se os seus métodos de comunicação forem imprevisíveis e inconsistentes, a sua equipa e os seus clientes vão notar, e isso não será bem recebido.
É importante que envie as comunicações do projeto com uma cadência semelhante, utilizando uma formatação e métodos consistentes. Os seus colegas de equipa e clientes vão notar e começarão a saber onde encontrar as informações que lhes fornece e o que esperar quando trabalham consigo.
É provável que se reúna com os seus clientes e membros da equipa muitas vezes ao longo do ciclo de vida de um projeto. Pense nos pontos de contacto que tem com cada pessoa e se existem formas de melhorar as suas comunicações e torná-las mais consistentes em todos os casos.
As tarefas estão sempre incluídas no final do seu email para um cliente, a negrito e com codificação por cores? Publica sempre as notas das reuniões para a equipa interna no mesmo local e com a mesma formatação?
As respostas a estas perguntas variarão consoante as preferências da sua equipa e dos seus clientes, e poderá haver momentos em que precise de alterar os seus métodos de comunicação. Se fizer alterações significativas à forma como enviará e partilhará as comunicações do projeto com as suas equipas, certifique-se de que as mantém informadas, para que saibam o que esperar.
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