5 formas de melhorar o seu processo de gestão de projetos digitais
“Processo de gestão de projetos digitais” pode referir-se a muitas coisas:
- o processo para um tipo específico de projeto digital, como um website ou uma aplicação
- as fases do ciclo de vida da gestão de projetos, ou
- processos específicos de gestão de projetos, como a gestão de riscos ou a gestão da mudança
Pode encontrar guias sobre o ciclo de vida dos projetos digitais, metodologias e vários guias práticos para processos específicos.
Hoje, vou falar sobre os processos que os gestores de projetos realizam diariamente, semanalmente e mensalmente, e sobre como melhorar estes processos para entregar projetos mais bem-sucedidos.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Porquê?
Porque, de acordo com uma investigação do PMI, 58% das empresas afirmam que ter práticas e processos mais consolidados é crucial para o sucesso dos seus projetos. Isto significa que é fundamental definir os processos de gestão de projetos digitais da sua organização desde cedo e de forma adequada. Este artigo vai ajudar.
Uma breve introdução à gestão de projetos digitais
Embora a gestão de projetos digitais esteja estreitamente ligada ao mundo da gestão de projetos, há algumas diferenças importantes a ter em conta.
A gestão de projetos digitais ocupa-se da gestão de projetos que envolvem elementos digitais. Segue o ciclo de vida habitual da gestão de projetos.
As principais etapas deste ciclo de vida são o início do projeto, o planeamento do projeto, a execução do projeto, a monitorização & controlo e o encerramento do projeto. Este é o fluxo básico do processo de gestão de projetos digitais.
Nos projetos digitais, a função do gestor de projetos digitais exige conhecer um pouco de tudo sobre os projetos em que trabalha. Isto pode incluir garantia de qualidade, UI/UX, design gráfico, programação, alojamento de websites, SEO e análise de dados, além das habituais responsabilidades de gestão de projetos.
5 formas de melhorar os seus processos de gestão de projetos digitais
Existem três níveis básicos em que a sua organização pode encontrar-se:
- Pode ter processos totalmente estabelecidos que funcionam bem e deixam margem para adaptação.
- Pode ter alguns processos implementados que precisam de ser aperfeiçoados ou expandidos.
- Pode não ter quaisquer processos implementados.
Se estiver no ponto #2 ou #3 da lista, existem algumas formas de melhorar ou criar o seu processo de gestão de projetos digitais. Eis algumas sugestões:
1. Utilize ferramentas
Existem muitas ferramentas concebidas para facilitar a criação e a melhoria de processos. Algumas das mais comuns são:
- Software de gestão de fluxos de trabalho para conceber e automatizar fluxos de trabalho de gestão de projetos
- Ferramentas de gestão da mudança para implementar mudanças no seu processo de forma sistemática
- Sistemas de gestão de processos empresariais (BPMS) para visualizar, automatizar, ajustar e normalizar processos
Estas ferramentas também incluem frequentemente uma grande quantidade de conhecimento ou uma comunidade de pares, sob a forma de um fórum ou quadro de discussão, à qual pode recorrer se os seus processos ficarem bloqueados.
2. Designe um responsável pelo processo
Outra sugestão para melhorar os seus processos é designar um responsável pelo processo — uma pessoa ou um grupo encarregado de supervisionar a melhoria e a criação de processos. Na maioria das organizações, esta função é frequentemente desempenhada pelo gabinete de gestão de projetos (PMO), uma vez que este pode atuar como um núcleo central para os processos e ter a aprovação final dos mesmos (algo em que a IA nos gabinetes de gestão de projetos também pode ajudar), mantendo todos os gestores de projetos alinhados.
Se a sua organização não tiver um PMO, pode designar uma ou algumas pessoas como responsáveis pelos processos. Ao ter uma pessoa ou comissão a quem recorrer para alterações aos processos, novos processos e aprovação final dos processos, existe uma única fonte de verdade que garante o alinhamento em toda a organização relativamente à forma como os processos são executados, bem como o alinhamento entre processos. Este responsável pelo processo pode trabalhar na área da garantia da qualidade, das operações ou da análise empresarial.
3. Obter o apoio da gestão
Justificar a criação ou as alterações aos processos junto da gestão pode ser recebido com resistência.
Tente descobrir as razões por detrás da resistência e compreender o ponto de vista da gestão. Depois, poderá encontrar formas de chegar a um compromisso ou explicar por que motivo as melhorias dos processos seriam realmente benéficas. A perspetiva da gestão pode até levá-lo a decidir adiar ou abandonar as melhorias dos processos.
4. Identificar lacunas nos processos
Onde se encontram as lacunas nos seus processos existentes e como pode preenchê-las?
Procure dois tipos de processos em falta:
- Procure lacunas entre processos. Por exemplo, pode ter um processo de gestão de riscos, mas pode não ter quaisquer orientações de gestão da qualidade.
- Procure lacunas dentro dos processos. Pode ter um processo de encerramento do projeto ao qual falta uma etapa para rever as lições aprendidas com a equipa.
Apresentamos abaixo alguns processos diários de gestão de projetos que podem estar em falta. Reserve algum tempo para os avaliar cuidadosamente. Como poderia executar melhor cada um deles? Como pode implementar um processo para cada um?
Gestão de riscos
A gestão de riscos envolve processos relacionados com a previsão, o planeamento, a mitigação e a prevenção de riscos. Num estudo de 2018, os gestores de projetos afirmaram que utilizavam estratégias de gestão de riscos apenas 62% do tempo, o que é bastante baixo quando se considera a importância relativa deste processo de gestão de projetos digitais.
Existem várias formas de melhorar a sua estratégia de gestão de riscos.
Uma das formas mais fáceis consiste em criar modelos de documentos para os gestores de projetos utilizarem, por exemplo, num registo RAID.
Também vale a pena estabelecer orientações sobre como e quando realizar a gestão de riscos durante um projeto. Realizá-la no mesmo momento do seu processo de projeto (preferencialmente mais cedo e não mais tarde) permitirá que a sua equipa seja mais eficiente e eficaz na deteção de riscos antes de estes se transformarem em problemas.
Estreitamente relacionada com a gestão de riscos está a gestão de problemas. A gestão de problemas trata de questões ou problemas que estão a ocorrer atualmente, enquanto a gestão de riscos trata de riscos potenciais que podem ou não surgir durante um projeto.
Mais informações: Consulte o nosso guia para elaborar um plano de gestão de riscos.
Orçamentação e estimativas
A orçamentação e as estimativas são partes importantes de qualquer projeto e estão frequentemente em risco devido a estimativas incorretas por parte dos membros da equipa, a pedidos de alteração dos clientes ao longo dos projetos e à inevitabilidade do surgimento de problemas imprevistos durante os projetos.
Embora seja difícil acertar exatamente no orçamento todas as vezes, existem várias estratégias que pode utilizar para obter estimativas melhores e apresentá-las aos seus clientes ou superiores hierárquicos.
Curiosamente, a Gartner concluiu que os projetos com orçamentos mais elevados também apresentavam uma taxa de insucesso mais elevada — os projetos com um orçamento superior a $1 milhão tinham uma taxa de insucesso 50% superior à dos projetos com um orçamento inferior a $350,000.
Tal pode dever-se às expectativas mais elevadas associadas a um orçamento maior ou a estimativas incorretas de tempo e recursos.
Independentemente do orçamento do seu projeto, é essencial dispor de um processo para estimar e acompanhar essa estimativa ao longo do ciclo de vida do projeto.
Mais informações: O nosso guia sobre estimativas de projetos é um guia completo que apresenta um processo eficaz. É um excelente ponto de partida para melhorar o seu próprio processo de estimativas — embora possa ter as suas próprias ideias para o melhorar ainda mais!
Planeamento do projeto
A criação de um plano de projeto é outro processo crucial. Ajuda a criar estimativas, definir os resultados a entregar e o âmbito do projeto, acompanhar dependências e marcos e gerir recursos.
Definir um processo para o planeamento do projeto garantirá que será cada vez mais rápido a criar planos de projeto e garantirá que todas as pessoas certas são consultadas e concordam com o plano.
Mais informações: O nosso guia para criar um plano de projeto inclui algumas dicas para estabelecer ou melhorar um processo de planeamento de projetos, que pode utilizar como base para criar um processo adequado à sua equipa.
Gestão da Mudança
Os resultados dos projetos podem criar muitas mudanças numa organização. Exemplos de situações em que é necessária a gestão da mudança incluem alterações à estrutura organizacional, ao pessoal, à formação, à implementação de processos e políticas, entre outras. É importante ter um processo de gestão da mudança para gerir a adoção desses resultados.
Cerca de 68% das empresas incluem atualmente a gestão da mudança no seu processo de estabelecimento de projetos. Tendo em conta o impacto que as mudanças podem ter nos projetos e no sucesso geral da organização, ter em consideração as mudanças nos projetos e processos não pode ser opcional nem ser feito apenas ocasionalmente.
Conforme mencionado acima, nomeie um responsável pelo processo (ou vários) para liderar a gestão da mudança. Desta forma, limita o número de pessoas envolvidas, por assim dizer, continuando a recolher contributos do resto da organização. Garanta um amplo acordo relativamente ao processo de mudança e inclua mecanismos de verificação e equilíbrio para alterações futuras.
Gestão da Comunicação
Uma comunicação adequada é extremamente importante para os projetos. Estabelecer orientações e processos de comunicação para um projeto específico no início desse projeto é uma boa prática no que diz respeito à gestão da comunicação.
Criar um plano de comunicação é uma forma de estabelecer estas orientações e processos. Poderá definir o que é comunicado, a quem e quando, desde a recolha de feedback até à disponibilização de atualizações sobre o âmbito e o estado do orçamento, passando pela frequência das reuniões.
Um processo normalizado de gestão da comunicação oferece benefícios que vão além do sucesso do projeto — também ajuda a definir e gerir expectativas, a gerir clientes e partes interessadas e a planear projetos.
Gestão da Qualidade
Sem um processo de gestão da qualidade implementado, é impossível garantir de forma consistente e adequada a qualidade de cada entrega e de cada projeto. Embora seja importante definir um processo de gestão da qualidade para o seu projeto específico, defini-lo para toda a organização é ainda melhor. Terá normas já estabelecidas quando iniciar um novo projeto, pelo que não precisará de reinventar a roda de cada vez.
De qualquer forma, terá de criar um plano de gestão da qualidade para cada projeto. Isto traz muitos benefícios para os seus projetos — aumentará a qualidade geral das entregas, melhorará a colaboração e o feedback e reduzirá os custos indiretos. Estabelecer um processo organizacional para este efeito proporcionará estes benefícios a toda a organização, e não apenas ao seu projeto.
5. Criar Modelos de Documentos
Uma forma simples de melhorar os processos consiste em criar modelos de documentos normalizados para as tarefas de gestão de projetos mais comuns. Se todos os gestores de projeto começarem a trabalhar a partir do mesmo documento, será mais fácil e consistente normalizar os processos.
Na nossa adesão ao DPM, encontrará mais de 90 modelos de gestão de projetos prontos a utilizar, além de uma comunidade de outros gestores de projeto com quem pode conversar sobre gestão de processos.
Criar um Processo que Funciona é um Esforço Contínuo
Assim que tiver implementado o seu processo de gestão de projetos digitais, é inevitável que este mude e se adapte ao longo do tempo. Encontrará novas formas de fazer as coisas, descobrirá formas de aumentar a eficiência ou integrará novas ferramentas ou software que irão acelerar os seus fluxos de trabalho.
Para acompanhar a forma como os seus processos mudam ao longo do tempo e otimizar os seus fluxos de trabalho, é boa ideia criar um manual de procedimentos. O contexto dos projetos está em constante mudança, pelo que os seus processos também devem mudar.
Na verdade, toda a filosofia por detrás da nossa comunidade com mais de 700 membros assenta na natureza evolutiva dos projetos digitais. Enquanto gestores de projeto, somos as pessoas responsáveis por escrever o manual de procedimentos sobre a forma como os projetos digitais são realizados. É algo bastante entusiasmante, por isso não deixe de consultar!
