10 Truques de Gestão de Projetos Para Aumentar a Sua Produtividade
Pode estar a desperdiçar horas do seu tempo enquanto gestor de projetos, e não necessariamente por causa dos suspeitos do costume — reuniões, e-mails e conversas. Existem muitas atividades que consomem tempo no nosso dia a dia e que podem ser resolvidas com alguns truques simples de gestão de projetos: coisas como automatização de tarefas, hábitos de comunicação e dicas de planeamento de projetos.
Os 10 melhores truques de gestão de projetos
Continue a ler para conhecer 10 truques de gestão de projetos que me ajudaram a tornar-me um gestor de projetos ainda melhor.
1. Utilize automatizações tanto quanto possível
Slack, Google Calendar, e-mail, seja o que for: torne-se especialista nas ferramentas que utiliza e nas oportunidades de automatização que oferecem.
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Aproveitar ao máximo as ferramentas que utilizo poupa-me imenso tempo a longo prazo — em vez de verificar repetidamente as mesmas ferramentas e notificações, utilizo integrações e definições ajustadas para me ajudar a utilizar as ferramentas exatamente da forma que preciso.
Eis como fazê-lo:
Configure integrações entre todas as suas ferramentas sempre que possível. Utilizo frequentemente o Slack, o Trello e o Dropbox. O Slack é a aplicação principal que utilizo, e as outras ferramentas têm aplicações Slack que se ligam diretamente às minhas contas para facilitar e acelerar o acesso. Se a sua equipa depende muito do Slack para comunicar, utilizar software de gestão de projetos integrado com o Slack pode simplificar as atualizações, a atribuição de tarefas e as discussões — mantendo tudo centralizado sem ser necessário mudar constantemente de aplicação.
A integração com o Dropbox permite-me partilhar e carregar ficheiros da minha conta do Dropbox diretamente para o Slack. O Slack importa automaticamente as imagens partilhadas através de uma ligação do Dropbox quando é partilhado um ficheiro de imagem, poupando-me o trabalho de carregar um ficheiro e poupando à minha equipa um clique para abrir a ligação.
A aplicação Paperbot (obrigado à Comunidade The Digital Project Manager por me ter dado a conhecer esta ferramenta) envia-me um resumo diário ou semanal das ligações partilhadas nos canais da equipa, o que é útil quando estou demasiado ocupado para percorrer os canais à procura de ficheiros atualizados e ligações para projetos que precise de consultar.
O Google Calendar tem preferências de notificações bastante completas, o que significa que, se agendar uma reunião importante com um mês de antecedência, posso configurá-lo para enviar um e-mail à minha equipa 3 dias antes, para lhes lembrar que se devem preparar, sem ter de me preocupar em me lembrar disso.
2. Utilize uma matriz RACI em todos os projetos
Uma matriz RACI é uma ferramenta que define as responsabilidades, as funções e a atribuição de responsabilidades num projeto, para evitar confusões relativamente às tarefas e estabelecer expectativas desde o início. Estas tabelas podem ser utilizadas em praticamente qualquer momento de um projeto, para facilitar a consulta e garantir clareza sem trabalho adicional.
Eis como fazê-lo:
Uma matriz RACI pode ser tão detalhada ou simples quanto quiser, mas o essencial é adaptá-la às suas necessidades e às do seu projeto.
Crie um modelo rápido de folha de cálculo para reutilizar no futuro. Sou um grande adepto da utilização de tabelas RACI para todo o tipo de necessidades de projetos: desde as responsabilidades gerais do projeto, passando pelo mapeamento do fluxo de trabalho de gestão de conteúdos, até às necessidades e responsabilidades do lançamento. Dependendo da complexidade do projeto, pode ser útil dividir as decisões RACI por várias tabelas. Também pode optar por uma tabela RASCI, que acrescenta uma função adicional — apoio.
Utilizo este nível de detalhe para mim e para analisar com um cliente do projeto no início de um projeto. É suficiente para estabelecer expectativas relativamente às responsabilidades e garantir que todos estão alinhados, além de consumir pouco tempo para atualizar e partilhar — é quase sempre igual em todos os projetos.
Em projetos complexos, crio tabelas RACI mais orientadas para o fluxo de trabalho, quando necessário. Por exemplo, podem incluir passos detalhados para uma determinada fase, todos os membros da equipa e partes interessadas envolvidas (em vez de apenas os responsáveis) e planos de contingência sobre a forma como cada tipo de responsabilidade será comunicado ou executado.
3. Contacte diariamente a sua equipa e os seus colegas
Está bem, talvez este pareça óbvio—mas ouça-me. Cumprimentar alguém ou ter uma conversa informal com essa pessoa ajuda-o a conhecê-la um pouco melhor.
Vai criar confiança, estabelecer um ambiente positivo e criar naturalmente um canal para conversar com os colegas de equipa sobre coisas triviais ou não triviais que acontecem nas suas vidas.
Eles sentir-se-ão à vontade para falar consigo sobre problemas menores antes de estes se transformarem em grandes obstáculos mais tarde. Isto também ajuda a sua equipa a pedir ajuda ou a apresentar, com mais frequência e informalidade, melhores soluções para os projetos.
Eis como fazê-lo:
Por norma, inicio conversas no final da semana no Slack—perguntar pelos planos para o fim de semana que se aproxima é uma forma fácil de começar uma conversa. Tento conversar com cada membro da equipa uma vez por semana, mais ou menos, quando estou a trabalhar com essa pessoa num projeto.
Faço um esforço para dizer bom dia e perguntar como estão, tendo o cuidado de não aproveitar essa conversa para fazer um pedido ou colocar uma questão relacionada com o trabalho. Em última análise, o meu objetivo é criar um hábito sincero de comunicação, para que qualquer um de nós possa facilmente contactar o outro quando necessário.
4. Diga “não” com elegância, mas com firmeza
Dizer não é uma das coisas mais difíceis e empoderadoras que podemos fazer enquanto gestores de projetos.
Quer se trate de redirecionar uma alteração do âmbito mal calendarizada, de proteger as nossas equipas de stress desnecessário ou de garantir que não ficamos sobrecarregados, temos de aprender a dizer não no trabalho (quando apropriado), de forma profissional e confiante.
Eis como fazê-lo:
A parte mais difícil para mim é saber quando devo dizer não a algo. Eis a minha lista resumida dos tipos de pedidos aos quais percebi que devo dizer não:
- Quando aquilo que me pedem só é possível quebrando uma promessa inegociável, uma prioridade importante ou afetando prioridades inflexíveis de outras pessoas.
- Quando aquilo que me pedem coloca em risco a saúde do projeto.
- Quando aquilo que me pedem obriga a minha equipa a trabalhar de uma forma que não é produtiva nem ideal.
Em cada uma destas situações, faço questão de explicar as minhas razões para dizer não, em vez de dar uma resposta brusca.
Por exemplo, quando um cliente pediu para adicionar uma funcionalidade de Eventos ao seu site duas semanas antes do lançamento, expliquei que havia implicações a considerar (venda de bilhetes, acompanhamento dos utilizadores, finalização da compra). O cliente percebeu que não era uma utilização ideal do tempo tão perto do lançamento e, em vez disso, ligámos à página de eventos de terceiros.
Dica: Definir objetivos para o projeto e para a equipa ajuda a perceber ainda melhor quando dizer não durante um projeto.
5. Encare os projetos como oportunidades de aprendizagem
Embora cada um dos seus projetos possa seguir padrões que já observou em projetos anteriores, encare cada novo projeto como uma oportunidade de aprendizagem única.
Aproveite as oportunidades para aprender uma nova competência, aprofundar os seus conhecimentos sobre um determinado tema, enfrentar um desafio difícil ou variar o seu estilo de comunicação. Isto pode fazer a diferença entre um projeto que apenas cumpre os seus objetivos—ou que os supera.
Eis como fazê-lo:
Adquiri imensos conhecimentos com projetos bem-sucedidos e erros do passado. A forma mais fácil de se preparar para aprender é realizar uma retrospetiva do projeto.
As retrospetivas ajudaram-me a compreender o que preciso de fazer melhor enquanto gestor de projetos, com que dificuldades (e sucessos!) a minha equipa se depara, que processos funcionam ou não funcionam e deram-me uma visão sobre muitas coisas que, de outro modo, talvez não percebesse.
Faça as seguintes perguntas de retrospetiva do projeto a todas as pessoas da equipa do projeto:
- O que nos propusemos alcançar?
- O que aconteceu realmente neste projeto?
- Porque aconteceu?
- O que vamos fazer da próxima vez?
Utilize as respostas que a sua equipa encontrar e aplique-as no seu próximo projeto — pode até implementar alterações nos processos com base nas retrospetivas, se necessário.
6. Assuma o controlo das suas notificações
Detesto ver distintivos de notificações ou mensagens não lidas em qualquer lugar, por isso utilizo todas as definições de notificações disponíveis e sou implacável a silenciar ou ocultar notificações desnecessárias.
Sei que estas notificações me vão simplesmente atrair e que não vou conseguir esperar tempo suficiente para agrupar tarefas ao verificar as minhas mensagens — por isso, em vez disso, sou rigoroso a configurar as notificações para trabalharem a meu favor.
Eis como fazê-lo:
O Slack oferece muitas opções de personalização das notificações: não utilizo notificações na área de notificação para nada relacionado com aspetos sociais, silencio canais que monitorizo mas nos quais não envio mensagens privadas ativamente e defino palavras-chave para contas relacionadas com projetos, para não ter de acompanhar as conversas quando não tenho tempo.
A maioria das ferramentas de gestão de projetos não é tão granular como o Slack, mas muitas disponibilizam resumos por e-mail e relatórios de projetos que pode configurar individualmente para cada projeto, tornando as suas notificações mais geríveis.
Também revejo e atualizo as minhas preferências de notificações a cada poucos meses, caso note que preciso de algo diferente ou que continuo a analisar mais informação do que aquela de que necessito.
7. Informe tanto quanto possível
Forneça contexto para as comunicações e decisões do projeto sempre que puder. Explique por que motivo as coisas estão a avançar numa determinada direção, por que precisa de saber aquilo que está a pedir à sua equipa e qualquer informação técnica profundamente enraizada, de uma forma que esta consiga compreender sem se sentir assoberbada.
Da mesma forma, utilize as perguntas como uma oportunidade de aprendizagem para si — peça contexto aos seus clientes e à sua equipa, peça mais clareza se não compreender um conceito e aprenda mais sempre que puder.
Eis como fazê-lo:
A cada poucos meses, pergunto ao responsável técnico dos meus projetos se posso agendar uma ou duas horas para conversar mais sobre um conceito que não compreendo. Já fiz isto para todo o tipo de assuntos: problemas de DNS, configurações de servidores e integrações complexas.
Isto ajuda-me a planear melhor que informações preciso de recolher junto dos meus clientes, dá-me uma noção mais precisa de quando é necessário um especialista e permite-me identificar mais rapidamente sinais de alerta técnicos .
Já convidei responsáveis de design para as chamadas semanais regulares com clientes, para explicar melhor a visão ou as decisões de um projeto e fornecer algum conhecimento contextual sobre uma fase do projeto que possa ser particularmente pouco clara.
8. Diga “não sei” com mais frequência
Ser capaz de dizer “não sei” a um cliente ou membro da equipa é algo poderoso. Dá-lhe a oportunidade de fazer uma pausa e recolher mais dados, conforme necessário, bem como de obter contributos ou contexto quando lhe falta essa informação.
Esta é a coisa mais difícil que aprendi ao longo dos anos — pode ser fácil sentir que precisamos de ter as respostas enquanto gestores de projetos, mas é precisamente por isso que trabalhamos com a nossa equipa (os especialistas), para que faça aquilo que sabe fazer.
Eis como fazê-lo:
Quero evitar parecer que não sei o que estou a fazer ao utilizar esta expressão no momento errado, mas é fácil fazê-la funcionar no contexto de uma reunião ou chamada. Especialmente durante uma chamada difícil sobre um projeto, considero útil contextualizar a minha afirmação “não sei” com algumas frases úteis.
Alguns exemplos: “O responsável pelo desenvolvimento daria uma resposta muito mais precisa do que aquela que eu posso fornecer — vou pedir-lhe que dê seguimento.” Ou: “Não sou a pessoa mais indicada para responder a isso, mas vou contactar o responsável de design e pedir-lhe que explique.”
Caso não queira necessariamente admitir que não sabe, pode sempre formular isto de forma mais simples: “O responsável técnico pode responder a isso. Vou envolvê-lo.”
9. Utilize filtros e automatizações de e-mail
Automatizar a organização repetitiva da caixa de entrada, um caso de utilização comum do software de arquivo de e-mails, poupa-me imenso tempo a ordenar e processar e-mails quando estou particularmente ocupado ou fora do escritório. Permite-me ir diretamente ao que é importante quando volto a ler e a responder aos e-mails. As respostas de e-mail predefinidas, guardadas ou “automáticas” dão-lhe um ponto de partida para determinados tipos de e-mails que possa enviar regularmente.
Eis como fazê-lo:
Mantenho um conjunto de e-mails predefinidos através da funcionalidade “Respostas automáticas” do Gmail, para não ter de escrever a mesma coisa de cada vez. Se o seu cliente de e-mail não disponibilizar uma funcionalidade semelhante, um documento de texto ou um ficheiro de bloco de notas funciona igualmente bem. Certifique-se de que segue a etiqueta profissional de e-mail nas suas respostas automáticas.
Também utilizo filtros de e-mail até ao nível de detalhe mais elevado possível. O Outlook e o Gmail permitem-lhe predefinir regras para as mensagens recebidas. Utilizo-os para marcar automaticamente vários tipos de e-mails, para que possa lê-los/localizá-los facilmente mais tarde.
Os e-mails dos clientes são identificados pelo nome do projeto e movidos para a minha caixa de entrada Prioridade no Gmail, as notificações são marcadas como lidas e movidas para uma caixa de entrada não prioritária (para revisão posterior) e os e-mails internos são identificados como internos e marcados como lidos (para revisão posterior) se eu estiver incluído como CC.
10. Conheça os números
Obter dados sobre um projeto dá-lhe uma boa ideia do estado em que este se encontra e dos problemas que poderão surgir num futuro próximo. Isto permite-lhe informar-se e manter-se a par da situação, bem como compreender as implicações das decisões ao nível da conta ou do projeto.
Compreender os números à medida que o projeto decorre proporciona-lhe um melhor contexto sobre o projeto como um todo e permite-lhe discutir com o cliente ou com a equipa da conta se for necessário ajustar alguma coisa, em vez de esperar até ao fim ou até a um momento crítico do projeto.
Eis como fazê-lo:
O tipo de projeto (por exemplo, baseado em tempo e materiais, projetos pontuais e projetos baseados numa avença) costuma determinar os relatórios que pretendo, mas a ideia é semelhante em cada projeto. Normalmente, é isto que acompanho:
- Relatórios de tempo
- Velocidade da equipa
- Número de tarefas concluídas/em curso/pendentes
- Férias e recursos disponíveis até à data de lançamento
- Orçamento utilizado ou ainda disponível até ao momento
Acompanhar estes itens todas as semanas (ou até várias vezes por semana) ajuda-me a identificar imediatamente tendências que estão fora do padrão do projeto até ao momento, o que normalmente indica um problema. Também me ajuda a perceber se existem informações em falta ou incorretas desde o início, evitando grandes surpresas que poderiam ser descobertas se apenas verificasse a situação a cada poucas semanas.
Obter relatórios de tempo e de orçamento é a melhor forma de identificar problemas de planeamento do projeto que precisam de ser compreendidos e comunicados ao cliente. Analisar a taxa de conclusão do projeto e a velocidade da equipa ajuda-me a perceber se existem obstáculos nos processos internos que precisam de ser resolvidos — como uma funcionalidade ser mais complexa do que o previsto ou não haver recursos suficientes disponíveis (o que pode afetar negativamente a produtividade das pessoas e dos recursos).
As ferramentas de planeamento de projetos podem tornar este processo significativamente mais fácil, consolidando todos os dados do projeto num único local, automatizando a geração de relatórios de tempo e de orçamento e fornecendo painéis em tempo real para monitorizar a velocidade da equipa, a disponibilidade de recursos e a saúde geral do projeto.
Obter estes dados e compreender o estado do projeto ajuda-me a ter uma noção da saúde geral de um projeto e a analisar os problemas antes de estes chegarem a um ponto sem retorno.
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