10 melhores práticas de colaboração para melhorar o desempenho da equipa

1. Estabeleça normas para a equipa

Criar um acordo ou normas para a equipa não tem de ser uma tarefa complicada.

Por exemplo, trabalhei recentemente com uma equipa de TI no planeamento estratégico. Encontrámos um modelo para um exercício sobre normas da equipa que incluía aspetos pessoais e profissionais. Em cada sessão de trabalho, dedicámos 15 minutos apenas à conclusão deste espaço da equipa.

Conseguimos utilizar esta atividade como quebra-gelo em cada uma das nossas sessões e, no final do nosso planeamento estratégico, tínhamos também um acordo de equipa para apresentar — uma excelente forma de criar laços entre os membros da equipa!

Nota do autor

Eis o modelo do MiroVerse que personalizámos para estas sessões de trabalho.

2. Invista em ferramentas eficazes de colaboração em equipa

As equipas remotas exigem um conjunto complexo de requisitos para facilitar uma colaboração eficaz — independentemente de todos trabalharem ou não em tempo real. Se a equipa de projeto remota e/ou o cliente colaborarem entre diferentes fusos horários, poderá ser necessário conseguirem trabalhar de forma assíncrona, o que acrescentará outra camada de complexidade que não é necessária na colaboração remota.

Precisamos de considerar as ferramentas de comunicação e as ferramentas de colaboração em equipa que estamos a utilizar — desde o Slack, as mensagens, o Microsoft Teams, o Zoom, o Asana e o Confluence, até às considerações síncronas e assíncronas relacionadas com fusos horários, partilha de ficheiros, chamadas de vídeo ou videoconferências e reuniões presenciais. 

A realidade é que não existe uma tecnologia perfeita que funcione para todas as equipas ou todas as interações. As equipas precisam de experimentar diferentes ferramentas de colaboração ou software de colaboração em projetos e técnicas, e depois iterar. Se a sua equipa utiliza o Slack, considere um software de gestão de projetos que se integre com o Slack.

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3. Seja respeitador

Considero que a melhor forma de demonstrar isto é realizar reuniões que respeitem o tempo das pessoas. Comece a horas, planeie uma agenda e termine a horas! Embora isto possa parecer simples, não consigo contar o número de reuniões que não aplicam estes princípios. 

Uma vez tive um professor de meditação que declarou que chegar atrasado ou estar atrasado é roubar! Afinal, o que temos realmente, qualquer um de nós, e o nosso recurso mais limitado é o tempo. 

4. Ouça e faça perguntas

Quantas vezes temos uma ou duas personalidades a dominar as reuniões, seja pelo cargo que ocupam ou pela sua personalidade? Num ambiente colaborativo, precisamos de incorporar técnicas que garantam que todos são ouvidos. Afinal, se estão na reunião, convidámo-los pelo seu conhecimento e/ou experiência!

Isto pode ser tão simples como fazer cumprir as normas da equipa, garantindo que há uma conversa de cada vez, ou utilizar técnicas como sessões de brainstorming silenciosas.

5. Esteja aberto a diferentes perspetivas

Isto pode significar desde ter diferentes departamentos e equipas representados até utilizar diferentes estilos de pensamento e conjuntos de competências. Isto é fundamental quando se colabora, caso queira obter feedback, partilhar conhecimento ou envolver o grupo na concretização dos seus objetivos comuns.

Por exemplo, uma reunião realizada para desenvolver soluções para um novo projeto ou resolver um problema precisa de incluir diferentes perspetivas, para garantir que as soluções irão realmente resolver o problema e serão viáveis. 

As principais abordagens a este respeito podem consistir em garantir que convida uma pessoa de cada área afetada ou em fazer com que pequenos subgrupos da reunião trabalhem em conjunto para resolver o problema e, em seguida, apresentem a solução ao grupo. 

6. Dar feedback construtivo 

Quando colaboram — seja numa sessão de brainstorming, na cocriação, na tomada de decisões ou noutras atividades — a paixão das pessoas pode ajudar ou dificultar a comunicação! As boas práticas neste âmbito vão desde as normas das reuniões (por exemplo, numa sessão de brainstorming não existem más ideias) até às normas da equipa, como responder às pessoas com «sim, mas» em vez de «não».

7. Definir prazos realistas 

A chave para um trabalho de equipa produtivo é estabelecer um plano de ação (delegar responsabilidades) que articule claramente os objetivos da equipa e, sobretudo, defina um prazo para a sua conclusão. 

É importante não cair na armadilha de definir uma visão grandiosa com uma data ambígua (isto é, desenvolver uma estratégia até ao 4.º trimestre). Torná-la específica e exequível dentro de um período definido é uma estratégia comprovada para cumprir prazos (isto é, o esboço da estratégia estará disponível para revisão pela equipa na nossa próxima reunião do projeto, dentro de 2 semanas). 

8. Dar prioridade às tarefas

Nas nossas organizações dinâmicas, as coisas estão constantemente a mudar — tanto dentro como em torno dos nossos projetos. As equipas bem-sucedidas não só dão prioridade às tarefas nos seus fluxos de trabalho, como também continuam a rever as prioridades atuais e a garantir que estas continuam abrangidas pelo âmbito e a gerar valor. No trabalho colaborativo, é tão importante eliminar atividades como adicioná-las. Lembre-se: quando tudo é uma prioridade, nada é uma prioridade. 

9. Agendar reuniões regulares

As reuniões de equipa podem realmente ajudar uma equipa de projeto a criar um ritmo. Uma agenda de reunião oferece a vantagem de simplificar as reuniões, à medida que toda a equipa adota uma cadência regular. Recomendo que os líderes das equipas de projeto definam uma agenda padrão para um ponto de situação semanal. Esta é a agenda que recomendo: 

Modelo de agenda para o ponto de situação semanal da equipa

• Existem problemas com as nossas datas principais?
• Existem problemas com os nossos elementos de entrada — atrasos ou qualidade dos elementos recebidos?
• Existem problemas com os nossos resultados — atrasos ou qualidade?
• Como resolvemos esses problemas?
  • Causa raiz
  • Avaliação da solução
  • Plano de ação
  • Plano de comunicação
• O que foi entregue esta semana — vamos celebrar o sucesso!

Ter uma agenda padrão ajudará a sua equipa a criar uma cadência e esta virá preparada. 

Além disso, à medida que entra nesse ritmo, poderá simplificar a reunião para a tornar mais curta ou alterar o foco para a resolução de problemas — ambas as opções respeitam o tempo das pessoas! 

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10. Delegar responsabilidades

Não passe tempo valioso da reunião a desenvolver soluções para um problema específico no qual todo o grupo não precisa de estar envolvido. Não recomendo colocar as equipas em silos, mas nem todos têm de estar envolvidos em tudo.

Por exemplo, se estiver a colaborar em iniciativas para implementar algum software ou um website, certifique-se de que os grupos responsáveis pelos diferentes aspetos preparam a sua parte do plano e a apresentam ao grupo. 

São os especialistas na sua área — tire partido dessa experiência e, em seguida, faça com que a equipa colabore para integrar os vários aspetos do plano.

4 obstáculos comuns à colaboração

Agora que compreendemos o que fazer para reforçar a colaboração da sua equipa, quais são os aspetos a que deve estar atento e que podem sabotar a sua colaboração? Os meus quatro principais seriam:

• Egos: Lembra-se da nossa conversa sobre competição mais acima? Se os egos ou os instintos competitivos das pessoas estiverem a interferir, experimente estabelecer regras para as reuniões e acordos de equipa. 
• Sobrecarga de reuniões: É realmente difícil ser criativo e colaborar quando as pessoas passam de uma reunião para outra, e depois para outra! Agende tempo para pausas entre reuniões e dinamize algumas atividades quebra-gelo para estimular a criatividade antes da atividade principal de colaboração. 
• Falta de confiança: Algumas culturas empresariais continuam a ter um ambiente competitivo e podem existir hierarquias e níveis de autoridade rígidos. Isto pode prejudicar gravemente a colaboração e a criatividade no local de trabalho. Neste caso, promova uma cultura de colaboração com atividades que não sejam ameaçadoras e desenvolva-as dentro da sua equipa de projeto. Experimente algumas atividades de formação de equipas divertidas e retrospetivas, e desenvolva esse trabalho! 
• Comunicação deficiente: Ao trabalhar em equipas colaborativas, mais comunicação é sempre melhor do que menos. As competências de comunicação variam inevitavelmente entre equipas multifuncionais, pelo que é melhor estabelecer regras e processos relativamente ao que significa uma comunicação eficaz dentro da equipa. Algumas equipas beneficiam da inscrição em cursos de colaboração que ensinam modelos práticos para melhorar a comunicação, resolver conflitos e trabalhar de forma coesa em grupos diversificados.

Próximos passos?

Espero que estas boas práticas de colaboração multifuncional o possam ajudar a tirar mais partido dos esforços da sua equipa! Se estiver a enfrentar uma sobrecarga de reuniões, reuniões em que os egos lutam por atenção ou uma falta geral de confiança no seu projeto, experimente utilizar uma destas técnicas para iniciar uma colaboração mais bem-sucedida.

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