Szablon planowania wydajności: szybciej planuj obciążenie zespołu
Szybki, wizualny sposób zarządzania obciążeniem pracą decyduje o tym, czy zespół jest wypalony, czy osiąga wysoką wydajność. Ten szablon to podręcznik prowadzenia projektu — został zaprojektowany tak, aby pomóc Ci dostrzegać braki, równoważyć liczbę godzin i utrzymywać projekty na właściwym kursie.
Szablon planowania zasobów: pobierz tutaj
Co zawiera:
- Formuły gotowe do użycia: Automatyczne sumy, dzięki którym nie musisz wykonywać obliczeń.
- Strategiczne kategorie: Dedykowane sekcje na pracę rozliczaną, czas nierozliczany oraz urlop.
- Przykładowe dane: Wstępnie wypełniona wersja pokazująca dokładnie, jak przygotować plan.
- Pełna kompatybilność: Bezproblemowo działa zarówno w programie Microsoft Excel, jak i w Arkuszach Google.
Bezpłatna wersja podstawowa
Potrzebujesz szybkiego, ręcznego rozwiązania? Pobierz poniższą tabelę i otwórz ją w programie Numbers, Arkuszach Google lub Excelu, aby uzyskać prosty przegląd dostępnych zasobów.
Jak korzystać z szablonu planowania zasobów
Opanuj swój sposób pracy w czterech prostych krokach.
1. Przygotuj obszar roboczy
Pobierz szablon i dostosuj go do wymagań swojego projektu.
- Ustal ramy czasowe: Planuj według tygodnia, miesiąca lub sprintu.
- Zdefiniuj kategorie: Nasz szablon oddziela pracę rozliczaną od czasu nierozliczanego (urlopy, spotkania, szkolenia).
- Wskazówka: Pamiętaj o odnotowaniu różnicy między dostępnością osób pracujących w niepełnym i pełnym wymiarze, aby formuły prawidłowo obliczały dostępność.
2. Dane od zespołu
Udostępnij arkusz zespołowi. Poproś jego członków o wpisanie przewidywanej liczby godzin oraz zaplanowanych dni wolnych.
Celem jest realistyczny obraz nadchodzącego tygodnia, a nie jego wyidealizowana wersja.
3. Przegląd i wyrównanie obciążenia przez kadrę zarządzającą
Sprawdź „czerwone strefy”, w których członkowie zespołu mają przydzieloną zbyt dużą liczbę zadań, aby lepiej zarządzać alokacją zasobów.
- Przydziel ponownie: Czy zadanie można przenieść z przeciążonego projektanta do osoby mającej 5 godzin „wolnego miejsca”?
- Ustal ponownie priorytety: Czy to zadanie, które nie jest pilne, naprawdę musi zostać wykonane w tym tygodniu?
- Wprowadź: Jeśli przydzielasz zadanie innej osobie, przekaż nowemu właścicielowi krótkie, 5-minutowe wprowadzenie, aby mógł od razu sprawnie rozpocząć pracę.
4. Przeanalizuj plan i wykonanie
Pod koniec tygodnia porównaj swój plan z oprogramowaniem do śledzenia czasu. Pomoże Ci to uzyskać lepszy obraz ogólnego planowania wydajności zespołu.
- Wychwytywanie przeszkód: Nie dąż do perfekcji — szukaj wzorców. Jeśli jeden projekt regularnie przekracza planowany czas, pora zbadać wąskie gardło.
Dlaczego warto korzystać z szablonu planowania wydajności?
Dobry szablon planowania wydajności lub narzędzie programowe do planowania wydajności nie tylko porządkuje tydzień — zmienia sposób działania Twojego zespołu. Oto jak pomaga:
- Odzyskuje Twój czas: Gdy członkowie zespołu samodzielnie wypełniają własne plany, przestajesz śledzić aktualizacje statusu i możesz skupić się na strategii na wysokim poziomie. Stosowanie najlepszych praktyk planowania wydajności zmienia chaotyczny przepływ pracy w sprawnie działającą maszynę.
- Buduje przewidywalną regularność: Monitorowanie planowania zasobów i alokacji zasobów w ten sam sposób co tydzień ujawnia wzorce. Jeśli programista regularnie zawyża szacowaną liczbę godzin, możesz wykorzystać te dane, aby zmienić plan na kolejny tydzień i dostosować go do rzeczywistości.
- Uwidacznia braki kadrowe: Przestań reagować na niedobory i zacznij planować z wyprzedzeniem. Szablon pomaga dokładnie określić, gdzie potrzebujesz dodatkowych osób, szczególnie podczas zarządzania dużym portfelem projektów.
- Równoważy obciążenie zespołu: Grupując członków według funkcji, możesz zobaczyć, kto jest przeciążony, a kto ma jeszcze rezerwę. Przykład: Jeśli dwóch projektantów ma nadmiar obowiązków wynoszący 3 godziny, a jeden ma 8 godzin wolnego, możesz przenieść część obciążenia, aby zapobiec wypaleniu zawodowemu i pracy w nadgodzinach.
- Uwzględnia „ukryte” godziny: Rzeczywiste życie to nie tylko praca nad projektami — obejmuje także spotkania, e-maile i zadania administracyjne. Proces planowania wydajności gwarantuje udokumentowanie zadań, które zwykle „znikają” ze standardowego harmonogramu.
Dołącz, aby otrzymać ten szablon i ponad 100 innych
Otrzymaj dokładnie ten szablon oraz setki innych szablonów PM, dołączając już dziś do naszej społeczności członkowskiej.
Aby obliczyć dostępność zasobów, zacznij od ustalenia łącznej liczby dostępnych godzin pracy każdego członka zespołu w analizowanym okresie. Następnie odejmij czas przeznaczony na urlopy, spotkania, pracę administracyjną, szkolenia i inne obowiązki niezwiązane z projektami. Pozostała liczba godzin to dostępność projektowa tej osoby.Dostępność zasobów = łączna liczba godzin pracy - czas niezwiązany z projektem
Przykład:
Jeśli członek zespołu pracuje 40 godzin tygodniowo, ale ma 4 godziny spotkań, 2 godziny pracy administracyjnej i 8 godzin urlopu, jego dostępność projektowa w tym tygodniu wynosi 26 godzin. Szablon planowania przepustowości pomaga powtarzać te obliczenia dla całego zespołu, dzięki czemu w jednym miejscu możesz zobaczyć łączną dostępność, zaplanowaną pracę i pozostałą przepustowość.","_accordion_3_row_content":"field_accordion_accordion_row_content","accordion":4,"_accordion":"field_accordion_accordion"},"mode":"preview"} /-->
