Moment, w którym wiedziałem, że nadszedł czas na zmianę narzędzi
Utrudnienia związane z narzędziem: Gdy narzędzie do zarządzania projektami powoduje więcej pracy, niż jej oszczędza, czas rozważyć zmianę.
Problemy z wdrożeniem: Niskie poparcie zespołu i słabe wdrożenie mogą sygnalizować potrzebę zmiany narzędzia na rozwiązanie oferujące lepszą funkcjonalność.
Złożoność rozwiązań dla przedsiębiorstw: Sztywne przepływy pracy w narzędziach dla przedsiębiorstw mogą ograniczać produktywność, skłaniając do zmiany na prostsze rozwiązania.
Termin zmiany: Oceniaj narzędzia przez trzy do sześciu miesięcy; utrzymujące się problemy mogą wymagać zmiany.
Pozostanie przy obecnym rozwiązaniu: Niewielkie niezadowolenie nie uzasadnia zmiany; oceń, czy korzyści przewyższają zakłócenia związane z migracją.
Zmiana narzędzi do zarządzania projektami nigdy nie jest decyzją podejmowaną pochopnie. Koszty migracji, krzywe uczenia się, opór zespołu — nic z tego nie jest błahe. Jednak przychodzi moment, gdy trudności związane z pozostaniem przy obecnym rozwiązaniu przewyższają trudności związane z jego zmianą.
Liderzy zarządzania projektami i operacjami, którzy przez to przeszli, twierdzą, że oznaki są zwykle wyraźne z perspektywy czasu. Trudniej jest rozpoznać je w czasie rzeczywistym i odpowiednio zareagować.
Gdy narzędzie generuje więcej pracy, niż jej oszczędza
Najbardziej podstawowy test każdego narzędzia do zarządzania projektami jest prosty: czy ułatwia ono pracę, czy ją utrudnia? Matthew Fox, starszy kierownik projektów i specjalista ds. operacji w Fox Consulting, ujmuje to wprost. „Jeśli pracownicy wewnętrzni spędzają więcej czasu na pracy nad narzędziem niż w samym narzędziu, to sygnał ostrzegawczy” — mówi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dodaje, że gdy narzędzie „powoduje wiele trudności”, prowadzi do tworzenia obejść i pochłania znaczną część tygodnia zespołu, coś poszło nie tak. „Narzędzie powinno wspierać wykonywaną pracę, a nie powodować trudności, gdy próbujemy ją wykonać”.
Narzędzie powinno wspierać wykonywaną pracę, a nie powodować trudności, gdy próbujemy ją wykonać.
Gdy narzędzie technicznie działa, ale ledwo
Czasami problem nie polega na tym, że w narzędziu brakuje funkcji PM, lecz na tym, że korzystanie z nich przypomina walkę. Julia Rajic, dyrektor operacyjna w Point Blank, doświadczyła tego na własnej skórze w przypadku Resource Guru. „W teorii mogło robić wszystko, czego potrzebowaliśmy” — mówi — „ale doprowadzenie do tego, żeby rzeczywiście robiło te rzeczy, przypominało wyrywanie zębów”.
Platformie brakowało elastyczności potrzebnej jej zespołowi na co dzień — na przykład łatwego zarządzania pracownikami tymczasowymi oraz przeciągania i upuszczania elementów w celu dostosowania harmonogramów. Jak wyjaśnia, administrowanie nią „było znacznie trudniejsze, niż powinno”. Gdy narzędzie wymaga aż tak dużego wysiłku tylko po to, by działać, przestaje być rozwiązaniem.
Gdy braki w funkcjonalności idą w parze z nieudaną adopcją
Zmiana narzędzia rzadko następuje z jednego powodu. Rajic opisuje inną zmianę, którą przeprowadził jej zespół — przejście z monday.com na Asanę — gdzie decyzja wynikała z połączenia brakujących możliwości i załamania poparcia zespołu. „Wiele dyskusji na temat tego, dlaczego odejść od monday, dotyczyło zarządzania zasobami” — wyjaśnia. „Nie radził sobie z nim zbyt dobrze”.
Jednak sama funkcjonalność nie wyjaśniała całej sytuacji. Agencja od początku nie została właściwie wdrożona do monday.com, co oznaczało, że adopcja nigdy nie osiągnęła wymaganego poziomu. „Wiele osób mówiło: «Nie podoba mi się to, to coś nowego, odmówię korzystania z tego»” — mówi Rajic. „Adopcja nie osiągnęła więc poziomu, którego potrzebowaliśmy, aby rozwiązanie odniosło sukces”. Gdy narzędzie zawodzi jednocześnie na obu tych płaszczyznach, trudno podważyć argumenty za jego zmianą. Płynie z tego jednak ważna lekcja: jeśli zespół nie chce zostać wdrożony do nowego narzędzia lub organizacja nie ma zasobów, by poświęcić czas na wdrożenie, lepiej pozostać przy dotychczasowym rozwiązaniu.
Adopcja [monday.com] nie osiągnęła poziomu, którego potrzebowaliśmy, aby rozwiązanie odniosło sukces.
Gdy narzędzia dla przedsiębiorstw stają się biurokracją
Platformy dla przedsiębiorstw, takie jak Jira, są tworzone z myślą o złożoności — ale ta złożoność może stać się problemem. Ryan Gilbreath, kierownik techniczny projektów w RTS Labs, widział, jak do tego dochodzi. Odnośnie do tego, co decyduje o sukcesie lub porażce zespołu korzystającego z Jira, mówi: „Naprawdę uważam, że zależy to od sposobu skonfigurowania Jira przez administratora oraz od wdrożonych przez niego przepływów pracy”. Gdy te przepływy są sztywne, a dostęp do dokumentów lub współpraca z innymi zespołami wymaga pokonywania wielu przeszkód, narzędzie przestaje przyspieszać pracę i zaczyna ją utrudniać.
„Jeśli to [konfiguracja Jiry] spowalnia tempo działania”, mówi Gilbreath, „prawdopodobnie wyjdę poza Jirę i użyję czegoś innego, najpewniej arkusza kalkulacyjnego, jeśli już”. To, że doświadczony kierownik technicznego projektu dobrowolnie wróciłby do arkusza kalkulacyjnego, wiele mówi o tym, jak bardzo nadmiernie skonfigurowane narzędzie dla przedsiębiorstw może rozmijać się z potrzebami.
Jeśli to [konfiguracja Jiry] spowalnia tempo działania, prawdopodobnie wyjdę poza Jirę i użyję czegoś innego.
More Articles
- Włączone, wyłączone: funkcje zarządzania projektami, z których zespoły przestają korzystać
- Skrót PM-a: Narzędzia, które naprawdę eliminują żmudną pracę
- Zarządzanie zadaniami jako kierownik projektu: 3 kluczowe strategie 2026
- Nowe odkrycia: nowe narzędzia, którymi obecnie zachwycają się eksperci zarządzania projektami
- 5 najważniejszych trendów w zarządzaniu projektami opartych na danych w 2025 roku
Jak długo czekać przed podjęciem decyzji
Nie każdy problem z narzędziem uzasadnia natychmiastową zmianę. Melody MacKeand, założycielka Melody MacKeand Consulting, zaleca, aby przed uznaniem, że problem leży w samym narzędziu, dać wewnętrznym usprawnieniom procesów odpowiednio dużo czasu. „Staram się dać sobie od trzech do sześciu miesięcy na zmianę kursu”, mówi.
Jeśli te same problemy utrzymują się po tym czasie, może nadszedł moment na działanie — ale MacKeand dostrzega również mniej wymierny powód do wprowadzenia zmiany. „Jeśli zespół korzysta z platformy od długiego czasu, powiedzmy od ponad 10 lat, czasami po prostu potrzebuje zmiany narzędzia, aby poczuć, że ktoś go słucha albo że coś rzeczywiście się zmienia. W takim przypadku jestem naprawdę otwarta na zmianę narzędzia”. Czasami wartość zmiany nie polega wyłącznie na usprawnieniu działania — jest ona również sygnałem dla zespołu, że kierownictwo słucha.
Jeśli zespół korzysta z platformy od długiego czasu, powiedzmy od ponad 10 lat, czasami po prostu potrzebuje zmiany narzędzia, aby poczuć, że ktoś go słucha.
Argumenty za pozostaniem przy obecnym rozwiązaniu
Oczywiście nie każde niezadowolenie z narzędzia jest powodem, aby z niego rezygnować. Marissa Taffer, założycielka i prezeska M. Taffer Consulting, przedstawia potrzebny kontrargument. „Nie chcę zmuszać kogoś do nauki nowego narzędzia tylko dla samej zmiany”, mówi. „Jeśli istnieje przekonujący powód do zmiany, w porządku. Nie zamierzam jednak wprowadzać zmiany tylko dlatego, że uważam, iż moglibyśmy lepiej zorganizować projekt w innym systemie”. Zakłócenia związane z migracją narzędzia — czas, szkolenia i opór — trzeba zestawić z konkretną korzyścią. Marginalne usprawnienia nie spełniają tego kryterium.
Jeśli istnieje przekonujący powód do zmiany [narzędzi], w porządku. Nie zamierzam jednak wprowadzać zmiany tylko dlatego, że uważam, iż moglibyśmy lepiej zorganizować projekt w innym systemie.
Wspólny motyw wszystkich tych perspektyw jest taki sam: narzędzie ma służyć zespołowi, a nie odwrotnie. Gdy ta relacja się odwraca — gdy platforma zaczyna pochłaniać energię, blokować postępy lub podważać zaufanie — nadchodzi właściwy moment. Kierownicy projektów, którzy dobrze radzą sobie z tymi decyzjami, nie są osobami dysponującymi najbardziej efektownymi zestawami technologii. To osoby, które wiedzą, kiedy pozostać przy obecnym rozwiązaniu, a kiedy je zmienić.
Chcesz poznać więcej podobnych spostrzeżeń? Załóż bezpłatne konto DPM, aby poznać opinie większej liczby ekspertów takich jak ci.
