Automatyzacja przepływów pracy w przedsiębiorstwie: czym jest i jakie są najlepsze narzędzia

Dlaczego automatyzacja przepływów pracy w przedsiębiorstwie jest ważna?

Automatyzacja przepływów pracy w przedsiębiorstwie jest ważna, ponieważ pomaga organizacjom zarządzać takimi kwestiami jak koszty pracy, zatwierdzenia i sposób wykorzystywania czasu przez członków zespołu.

Dzięki automatyzacji jedna osoba może być w stanie wykonać pracę, którą wcześniej wykonywały dwie lub trzy osoby. Może ona również pomóc ograniczyć margines błędu przy zadaniach wykonywanych ręcznie, wyeliminować monotonność powtarzalnych zadań oraz pomóc organizacjom skalować działalność i zarządzać przepływami pracy poprzez zwiększenie wpływu, jaki może mieć mały zespół.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Przykłady automatyzacji przepływów pracy w przedsiębiorstwie

Oto kilka przykładów automatyzacji przepływów pracy w przedsiębiorstwie w praktyce.

Tworzenie grafików pracowników

Menedżerowie lokalizacji spędzali kiedyś całe godziny na układaniu grafików pracowników i planów obsady dla swoich lokalizacji. Opracowanie grafiku mogło wymagać zaawansowanych umiejętności podejmowania decyzji i złożonej logiki uwzględniającej potrzeby firmy, dostępność pracowników oraz budżety na wynagrodzenia. 

Obecnie organizacje mogą wprowadzić te dane do narzędzia automatyzacji i pozwolić, aby oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy oparte na sztucznej inteligencji lub aplikacja do tworzenia grafików wykonały tę pracę automatycznie za nich. Dzięki temu możesz skupić się bardziej na zarządzaniu lokalizacją i wspieraniu zespołu. Nadal trzeba będzie przejrzeć wynik i wprowadzić poprawki, ale zajmie to znacznie mniej czasu niż tworzenie wszystkiego od podstaw.

Wprowadzanie nowych klientów

Jeśli chodzi o wprowadzanie nowych klientów, proces zazwyczaj za każdym razem wygląda tak samo:

• Klient podpisuje umowę
• Zespół ds. obsługi klienta otrzymuje powiadomienie
• Osoba odpowiedzialna za wdrożenie przygotowuje wiadomość powitalną i planuje spotkanie inauguracyjne
• Osoba odpowiedzialna za wdrożenie tworzy i udostępnia plan pracy
• Zespół realizacji usług i klient wykonują zadania związane z wdrożeniem
• Zespół spotyka się okresowo, aby sprawdzić postępy
• Wdrożenie zostaje zakończone, a klient przekazany opiekunowi klienta

W procesie istnieje wiele miejsc, w których wąskie gardła i nieefektywność mogą spowolnić postępy. Na przykład zaplanowanie spotkania inauguracyjnego może wymagać wymiany 3–4 wiadomości e-mail, a skonfigurowanie nowego planu pracy na platformie do zarządzania projektami może zająć godzinę lub dwie.

Dzięki automatyzacji cały proces może przebiegać samodzielnie. Oprogramowanie do zarządzania umowami może automatycznie wysłać wiadomość powitalną po podpisaniu umowy. Oprogramowanie do planowania może pomóc w skoordynowaniu terminów rozmowy inauguracyjnej. Plan pracy można utworzyć na podstawie szablonu, aby zmniejszyć ryzyko pominięcia kroków i innych problemów wynikających z błędu ludzkiego.

Zarządzanie pracą nad projektami i powtarzalnymi zadaniami

W przypadku zespołów pracujących nad standardowymi projektami lub powtarzalnymi zadaniami automatyzacja przepływów pracy może pomóc wykonać więcej pracy w krótszym czasie.

Niektóre przykładowe zastosowania obejmują:

1. Konfigurowanie oprogramowania dla nowych użytkowników, gdy przepływ pracy i kolejne kroki są za każdym razem takie same
2. Zespoły finansowe, które przygotowują raporty codzienne, tygodniowe lub miesięczne
3. Administratorzy Salesforce konfigurujący CRM tak, aby wysyłał odpowiednie zadania uzupełniające
4. Zespoły ds. obsługi klienta wysyłające użytkownikom wiadomości e-mail z dalszymi informacjami w określonych odstępach czasu, na przykład po 30, 60 i 90 dniach; informacje o wydaniach oraz przypomnienia o odnowieniu umów
5. Zespoły zajmujące się naprawą samochodów, które po zakończeniu pracy muszą wykonać tę samą serię czynności, takich jak powiadomienie klienta, że jego samochód jest gotowy, lub wysłanie faktury (oprogramowanie do zarządzania projektami w branży motoryzacyjnej również może w tym pomóc)

Automatyzacja przepływów pracy w przedsiębiorstwie może sprawić, że konfigurowanie i wdrażanie tych złożonych przepływów pracy w projektach stanie się płynne i automatyczne, oszczędzając członkom zespołu czas i wysiłek związany z pracą ręczną. Osiągnięcie tego celu może wymagać skoncentrowanego wysiłku i transformacji cyfrowej, ale automatyzacja przepływów pracy, aby oszczędzać cenny czas i budżet oraz zapobiegać spędzaniu przez pracowników wielu godzin na powtarzalnym wprowadzaniu danych, jest zdecydowanie tego warta.

Korzyści z automatyzacji przepływów pracy w przedsiębiorstwie

Główne korzyści z automatyzacji przepływów pracy obejmują:

• Więcej czasu na inne wymagające kwalifikacji zadania: Kierownicy projektów mogą przeznaczyć 6 godzin tygodniowo, których nie spędzają już na wykonywaniu ręcznych zadań, takich jak aktualizowanie narzędzi do zarządzania projektami lub arkuszy statusu, na coaching zespołu oraz zarządzanie jakością i ryzykiem.
• Mniejsze ryzyko błędów: Literówki w marketingowych wiadomościach e-mail mogą odejść w przeszłość — wystarczy raz sprawdzić tekst, a automatyzacja wykona pracę za Ciebie. Możesz zmniejszyć ryzyko wysłania jednej wiadomości e-mail do 10,000 osób, ponieważ nie trzeba jej za każdym razem ponownie wpisywać i dostosowywać. (To powiedziawszy, jeśli wystąpi literówka, również zostanie powielona, ale po ustaleniu treści ryzyko spada).
• Większa skalowalność: Wykorzystanie automatyzacji w operacjach biznesowych pozwala przedsiębiorstwom dotrzeć do szerszego grona odbiorców, niż byłoby to możliwe przy użyciu procesów ręcznych. Chcesz ogłosić nowe inicjatywy 105,000 pracownikom lub 1.2M klientom? Możesz to zrobić jednym naciśnięciem przycisku.
• Niższe koszty: Jeśli stawka godzinowa kierowników projektów wynosi $35 za godzinę, a każdy kierownik projektu oszczędza dzięki automatyzacji 6 godzin tygodniowo, firma oszczędza $210 tygodniowo, czyli około $10,500 rocznie na jednego kierownika projektu w kosztach pracy! W skali całej organizacji przedsiębiorstwa oszczędności są wielokrotnie większe niż kwota zainwestowana w narzędzia automatyzacji oprogramowania. 

Wyzwania związane z automatyzacją przepływów pracy w przedsiębiorstwie

Mimo że automatyzacja przepływów pracy w przedsiębiorstwie przynosi wyraźne korzyści, wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Mogą one obejmować:

• Ograniczenia budżetowe: Inwestowanie w narzędzia automatyzacji może być kosztowne. Nawet przy cenie zaledwie $10 za licencję, jeśli potrzebujesz tysięcy lub setek tysięcy licencji, koszty mogą szybko wzrosnąć. W przypadku wielu narzędzi wydatki stają się naprawdę znaczące. Dodatkowym wyzwaniem jest upewnienie się, że sprzęt każdego pracownika jest zgodny z narzędziami automatyzacji. Może to oznaczać konieczność modernizacji laptopów, tabletów, telefonów komórkowych lub innego wyposażenia, aby automatyzacje działały w całej organizacji.
• Szkolenia i zarządzanie zmianą: Po uzyskaniu licencji i utworzeniu przepływów pracy (w tym niestandardowych przepływów pracy) konieczne będzie przeszkolenie zespołu z ich obsługi. Staje się to szczególnie trudne, jeśli masz tysiące lub setki tysięcy osób w różnych lokalizacjach, zwłaszcza gdy międzynarodowe zespoły pracują w innych językach.
• Wdrażanie i mechanizmy zbierania informacji zwrotnych: Upewnij się, że automatyzacje są stosowane, i zapewnij mechanizmy zbierania informacji zwrotnych. Co się stanie, jeśli automatyzacja przestanie działać? Co się stanie, jeśli trzeba będzie ją dostosować? Co, jeśli pracownicy będą mieli pomysły na usprawnienia lub nowe automatyzacje? Ustanów strukturę zarządzania — jeśli pracownicy będą mogli zrezygnować z narzędzia lub działać na własną rękę, utracisz korzyści z automatyzacji przepływów pracy w przedsiębiorstwie.

Narzędzia do automatyzacji przepływów pracy w przedsiębiorstwie

Od automatyzacji marketingu po zarządzanie projektami, a nawet księgowość — na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania przepływami pracy i oprogramowania do zarządzania przepływami pracy w przedsiębiorstwie, które mogą pomóc w automatyzacji przepływów pracy oraz oszczędzaniu czasu i pieniędzy. Oto najlepsze obecnie dostępne opcje:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do planowania projektów opartego na sztucznej inteligencji
2. 2. Moxo — Najlepszy wybór do bezpiecznej współpracy z klientami
3. 3. Screendragon — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy bez kodu z wykorzystaniem AI
4. 4. Creatio AI Studio — Najlepsze rozwiązanie do dostosowywania przepływów pracy w przedsiębiorstwach
5. 5. Celigo — Najlepsze rozwiązanie do zaawansowanego zarządzania API
6. 6. altaFlow — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji dokumentów w Salesforce
7. 7. Productive — Najlepsze dla operacyjnych analiz skoncentrowanych na agencjach
8. 8. Wrike — Najlepsze dla rozwijających się organizacji
9. 9. Qntrl — Najlepsze rozwiązanie do procesów międzydziałowych
10. 10. TrailHQ — Najlepsze rozwiązanie dla niestandardowych modeli LLM

Jak wybrać oprogramowanie do automatyzacji procesów pracy w przedsiębiorstwie

Oto pięć prostych kroków, które możesz podjąć, aby rozpocząć wybór odpowiedniego narzędzia do automatyzacji procesów pracy w przedsiębiorstwie:

1. Określ swoje potrzeby: Zastanów się, jakie są Twoje wymagania wobec narzędzia programowego. Porozmawiaj z jak największą liczbą grup interesariuszy, aby mieć pewność, że wybrane rozwiązanie odpowiada na możliwie wiele potrzeb. Choć rozwiązanie może nie być w 100% idealne, nie chcesz znaleźć się w niezręcznej sytuacji tylko dlatego, że nie uwzględniłeś potrzeb kluczowej grupy użytkowników.
2. Określ, jakich funkcji potrzebujesz: Gdy już jasno określisz swoje potrzeby, dopasuj je do funkcji oprogramowania. Lista powinna być odpowiednio dopasowana, aby nie płacić za funkcje, których nie możesz lub nie będziesz używać, a jednocześnie nie pominąć funkcji krytycznych dla działania narzędzia zgodnie z Twoimi potrzebami.
3. Utwórz krótką listę narzędzi: Korzystając z listy wymaganych funkcji, przygotuj krótką listę narzędzi, które spełniają Twoje wymagania. Gdy ją utworzysz, dokładniej przeanalizuj każde narzędzie i porównaj je pod kątem funkcjonalności, łatwości obsługi i wdrożenia, ceny, długości umowy oraz innych czynników, które pomogą Ci wyłonić najlepszą opcję.
4. Oceń bezpieczeństwo, zgodność i skalowalność: Ponieważ szukasz rozwiązania dla przedsiębiorstwa, bezpieczeństwo, zgodność i skalowalność są znacznie ważniejsze niż w przypadku mniejszej organizacji. Upewnij się, że wybrane narzędzie będzie bezpieczne, zgodne z wymaganiami i możliwe do skalowania wraz z ewoluującymi potrzebami. Z narzędzia prawdopodobnie będą korzystać różnorodni użytkownicy, pracujący na różnych systemach i w różnych krajach, co oznacza konieczność uwzględnienia dodatkowych wymogów technicznych i prawnych, aby narzędzie było zgodne z przepisami.
5. Zaplanuj wdrożenie: Nie możesz po prostu poinformować wszystkich w przedsiębiorstwie o nowym procesie pracy i oczekiwać, że będą konsekwentnie go stosować. Potrzebujesz dobrego planu wdrożenia, aby usprawnić proces rozpoczęcia pracy przy minimalnych zakłóceniach dla działalności firmy. Może on obejmować prezentację na rozpoczęcie wdrożenia, praktyczne szkolenie oraz wsparcie w procesie adopcji. Monitoruj częstotliwość korzystania z automatyzacji, rozwiązuj problemy i zachęcaj zespół w miarę dostosowywania się do automatyzacji procesów.

Najlepsze praktyki wdrażania automatyzacji procesów pracy w przedsiębiorstwie

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących wdrażania automatyzacji procesów pracy w przedsiębiorstwie.

• Przeprowadź pilotaż przed skalowaniem: Jak wspomniałem, automatyzacja procesów pracy w przedsiębiorstwie może wiązać się z poważnymi kosztami. Zanim zainwestujesz w nią na dużą skalę, rozpocznij od pilotażu. Niezależnie od tego, czy testy przeprowadzi jeden zespół, czy niewielka liczba zespołów w całej organizacji, przed inwestycją dowiesz się, czy automatyzacja działa. Nie jest to gwarancja, ale dostarczy Ci cennych danych, zanim zainwestujesz zbyt dużo czasu lub wysiłku w automatyzację.
• Uwzględnij plan zarządzania zmianą: Wiesz już, że przekazanie użytkownikom nowego oprogramowania i nowych procesów bez szkolenia lub zarządzania zmianą to przepis na porażkę (tak, nawet jeśli narzędzie ma funkcję przeciągania i upuszczania lub przyjazny dla użytkownika interfejs). Dobre zarządzanie zmianą obejmuje budowanie świadomości. Przekazuj informacje o tym, co i jak się zmienia, a także zapewniaj dodatkowe wsparcie na każdym etapie. Ustal wskaźniki, które pozwolą monitorować sytuację, takie jak codzienne logowania lub liczba ukończonych procesów pracy.
• Proaktywnie zarządzaj ryzykiem: Za każdym razem, gdy wprowadzasz kosztowną, nową technologię, pojawia się ryzyko. Podczas wdrażania nowych procesów pracy zachowaj szczególną proaktywność w zakresie zarządzania ryzykiem. Może to obejmować zwiększenie obsady agentów usług IT, zapewnienie ścieżek audytu, skonfigurowanie dodatkowych powiadomień, aby upewnić się, że narzędzie do automatyzacji procesów pracy nie ulega awariom, lub przeprowadzenie dodatkowej walidacji reguł biznesowych. Im lepiej wyprzedzisz potencjalne problemy, tym większe będzie prawdopodobieństwo sukcesu.

Co dalej?

Jeśli zarządzanie procesami biznesowymi i automatyzacja procesów pracy to Twoja pasja, aktywna społeczność Digital Project Managera, zrzeszająca doświadczonych kierowników projektów, może być odpowiednim miejscem dla Ciebie. Razem z nami zgłębiaj automatyzację procesów, zarządzanie procesami pracy i powiązane tematy!