Przewodnik po wykorzystaniu zasobów: formuły & 8 najlepszych porad

Kierownicy projektów wykorzystują również wskaźnik wykorzystania zasobów, aby maksymalizować czas pracy i efekty zespołu, obniżać koszty oraz minimalizować marnotrawstwo.  

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dlaczego wykorzystanie zasobów jest ważne?

Wykorzystanie zasobów jest ważne, ponieważ zapewnia wgląd w ogólny stan projektów i organizacji oraz pomaga identyfikować obszary nieefektywności i marnotrawstwa. Może również sygnalizować, że zasoby firmy lub projektu są przeciążone. 

Wykorzystanie zasobów jest ważne z następujących powodów:

• Wąskie gardła: Jeśli zasoby osiągają zbyt dobre wyniki w jednym obszarze, a w innym radzą sobie słabiej, może to prowadzić do powstawania wąskich gardeł, które zakłócają przepływ pracy i zagrażają realizacji rezultatów.
• Zwiększona rotacja pracowników: Gdy wskaźniki wykorzystania są zbyt wysokie, zespoły doświadczają wypalenia i mają tendencję do szukania możliwości gdzie indziej, co prowadzi do poważniejszych problemów z zasobami.
• Niskie morale: Niezależnie od tego, czy zasoby są wykorzystywane w niewystarczającym, czy nadmiernym stopniu, członkowie zespołu mogą doświadczać niskiego morale, co z kolei może obniżać produktywność.
• Niska produktywność: Jest to oznaka niewystarczającego wykorzystania zasobów, która, jeśli nie zostanie wyeliminowana, może prowadzić do wąskich gardeł w projektach, niskiego morale, rotacji pracowników i całkowitej utraty produktywności.
• Niska rentowność: Zwiększona rotacja pracowników, niskie morale, spadek produktywności i podejmowanie złych decyzji to czynniki, które ostatecznie wpływają na rentowność.

Jako kierownik projektu powinieneś proaktywnie monitorować wykorzystanie zasobów, aby identyfikować potencjalne problemy, zanim się nasilą. 

Na przykład, jeśli konkretny dział stale wykazuje niski poziom wykorzystania zasobów, może to wskazywać na potrzebę dodatkowych szkoleń lub restrukturyzacji. Szybkie rozwiązanie tych problemów pozwala firmom zapobiec ich negatywnemu wpływowi na produktywność i rentowność.

Alokacja zasobów a ich wykorzystanie

Alokacja zasobów to proces przypisywania i delegowania odpowiednich zasobów do konkretnych zadań lub projektów, który obejmuje określone metody alokacji zasobów. 

Określa, jakie zasoby są potrzebne i kiedy, aby osiągnąć pożądane rezultaty, podczas gdy wykorzystanie zasobów mierzy, jak skutecznie są używane przydzielone zasoby. Porównuje rzeczywiste wykorzystanie zasobów z ich dostępną przepustowością (proces ten jest znacznie łatwiejszy dzięki aplikacji do planowania przepustowości). 

Alokacja zasobów i ich wykorzystanie to powiązane ze sobą koncepcje, które mają kluczowe znaczenie dla optymalizacji działań. Oto kilka przykładów zastosowania każdej z nich.

Alokację zasobów stosuj w przypadku:

• Produkcja: Alokacja zasobów obejmuje przypisywanie sprzętu i zasobów ludzkich do konkretnych procesów produkcyjnych w celu efektywnego przydzielania zasobów. Dzięki temu producenci mogą maksymalizować wielkość produkcji i minimalizować przestoje.
• Budownictwo: Alokacja zasobów polega na przypisywaniu pracowników, maszyn i materiałów do różnych etapów projektu oraz zapewnieniu odpowiedniej obsady i wyposażenia każdego zadania, co ogranicza opóźnienia i usprawnia harmonogramy projektów. Oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi integrujące się z Xero może pomóc monitorować zasoby i związane z nimi koszty.
• Projekty IT: W branży IT alokacja zasobów polega na przypisywaniu programistów, projektantów i innych specjalistów IT do konkretnych zadań lub projektów, aby zapewnić ich realizację na czas i w ramach budżetu.

Wykorzystanie zasobów stosuj w przypadku:

• Zasoby ludzkie: Wykorzystanie zasobów mierzy produktywność i efektywność pracowników, pomagając zespołom zidentyfikować obszary, w których pracownicy mogą być niewystarczająco obciążeni pracą lub przeciążeni.
• Zarządzanie obiektami: Wykorzystanie zasobów w zarządzaniu obiektami obejmuje śledzenie wykorzystania powierzchni biurowej, sal konferencyjnych i innych obiektów, aby zidentyfikować obszary, w których przestrzeń jest niewykorzystywana, oraz zoptymalizować jej użytkowanie. Możesz również użyć oprogramowania do zarządzania projektami związanymi z obiektami, aby sobie w tym pomóc.
• Zarządzanie projektami: Wykorzystanie zasobów w zarządzaniu projektami obejmuje śledzenie zasobów projektu, takich jak godziny pracy zespołu, sprzęt i materiały, w celu zidentyfikowania obszarów nieefektywności i ponownego przydzielenia zasobów dla uzyskania lepszych rezultatów projektu.

Najważniejsze wskaźniki wykorzystania zasobów

Twoja firma musi śledzić konkretne wskaźniki, aby skutecznie mierzyć wykorzystanie zasobów. Oto cztery najważniejsze wskaźniki wykorzystania zasobów, które należy monitorować:

• Wskaźnik wykorzystania: Nazywany również wskaźnikiem wykorzystania godzin rozliczalnych, jest to zestawienie i analiza dostępnych godzin pracy członka zespołu oraz czasu, jaki poświęca on na każdy projekt.
• Tempo osiągania pełnej wydajności: Kierownicy projektów używają tego wskaźnika do mierzenia czasu potrzebnego członkowi zespołu na osiągnięcie optymalnego poziomu wykorzystania. 
• Odchylenie nakładu pracy: Wskaźnik ten mierzy prognozowaną liczbę godzin i liczbę godzin przepracowanych; można go obliczać dla zasobu, projektu lub działu.
• Odchylenie kosztów: Kierownicy projektów obliczają odchylenie kosztów, porównując rzeczywiste wydatki z szacowanymi kosztami, aby uzyskać informacje dotyczące budżetu. 

Jak obliczyć wykorzystanie zasobów

Skuteczne wykorzystanie zasobów oznacza porównanie rzeczywistego wykorzystania zasobów z dostępną wydajnością. Oprócz wykorzystywania technik zarządzania zasobami, oto metoda skutecznego obliczania wykorzystania zasobów krok po kroku:

1. Zidentyfikuj zasoby, które chcesz zmierzyć: Określ konkretne zasoby, dla których chcesz obliczyć wykorzystanie, takie jak pracownicy, sprzęt lub powierzchnia biurowa.
2. Określ okres pomiaru: Ustal przedział czasu, w którym chcesz mierzyć wykorzystanie zasobów, na przykład tydzień, miesiąc lub kwartał.
3. Zbierz dokładne dane: Zbierz dane dotyczące czasu i nakładu pracy poświęconych na konkretne zadania, projekty lub działania działów. Korzystaj z narzędzi do śledzenia czasu, oprogramowania do zarządzania projektami lub innych źródeł danych, aby zgromadzić dokładne informacje i przygotować raporty dotyczące wykorzystania zasobów do analizy.
4. Oblicz wykorzystanie zasobów: Określ najlepszy sposób obliczeń. Poniższa tabela zawiera kilka propozycji.
5. Przeanalizuj wyniki: Przeanalizuj wskaźniki wykorzystania i zidentyfikuj obszary o wysokim lub niskim poziomie wykorzystania. Sugeruję poszukiwanie wzorców, trendów i możliwości poprawy. Zwróć uwagę na łączną liczbę godzin rozliczalnych w porównaniu z godzinami nierozliczalnymi, zadania lub pracę rozliczalną, dostępny czas oraz dostępność zasobów.

Wykonując te kroki, firmy mogą uzyskać cenne informacje na temat wykorzystania zasobów i podjąć odpowiednie działania w celu optymalizacji operacji. Przyjrzyjmy się niektórym często stosowanym obliczeniom.

Rodzaj stawki	Opis	Wzór
Wykorzystanie zasobów	Czasami określany jako wskaźnik wykorzystania godzin rozliczeniowych, wzór wykorzystania zasobów porównuje liczbę godzin rozliczeniowych zespołu z dostępną liczbą godzin dla każdego projektu.	Wzór wykorzystania zasobów: Całkowity czas rozliczeniowy (godziny) / Całkowita liczba dostępnych godzin 💡Wskazówka: Dobry wskaźnik wykorzystania zasobów mieści się zwykle w przedziale od 70 do 80%. Wskaźniki wykorzystania znacznie powyżej lub poniżej 80% mogą wskazywać, że zasoby są przeciążone lub niewykorzystywane, co prowadzi do problemów, które mogą się pogłębiać.
Wykorzystanie zdolności	Wzór wskaźnika wykorzystania zdolności służy do obliczenia łącznego wykorzystania całego zespołu.	Wzór wykorzystania zdolności: Suma wskaźników wykorzystania wszystkich pracowników / Łączna liczba pracowników
Optymalne wykorzystanie	Czasami określane jako wskaźnik realizacji, optymalne wykorzystanie opiera się na średnim wykorzystaniu pracownika i pozwala obliczyć stawkę godzinową wymaganą do osiągnięcia rentowności.	Wzór optymalnego wykorzystania: Koszty zasobów + Koszty ogólne + Marża zysku / Wskaźnik wykorzystania zdolności.
Idealne wykorzystanie	Oblicza preferowaną godzinową stawkę rozliczeniową potrzebną do osiągnięcia docelowej marży zysku.	Wzór idealnego wykorzystania: Koszty zasobów + Koszty ogólne + Marża zysku / Całkowita liczba dostępnych godzin * Idealna stawka rozliczeniowa

8 najlepszych praktyk zwiększania wykorzystania zasobów

Zwiększanie wykorzystania zasobów wymaga strategicznego podejścia. Oto kilka najlepszych praktyk, które warto rozważyć:

1. Przeprowadzaj analizy wykorzystania zasobów: Wyciąganie wniosków z wcześniejszych projektów to jeden z najlepszych i najłatwiejszych sposobów na zapewnienie optymalnego wykorzystania zasobów. To konieczność.
2. Włącz plan wykorzystania zasobów do planu zarządzania zasobami: Planowanie zdolności i planowanie zasobów to istotne elementy ogólnego planowania projektu, które wymagają całościowego zrozumienia zarządzania zasobami. Musisz mieć solidny plan zarządzania zasobami, który poprowadzi Ciebie i Twój zespół we właściwym kierunku. 
3. Oszacuj wykorzystanie zasobów na początku każdego projektu: Przeprowadzaj analizę zasobów i szacunki, wykorzystując optymalny wskaźnik wykorzystania zasobów na poziomie od 70% do 80% jako punkt odniesienia.
4. Wdrażaj technologię: Automatyzuj tak wiele procesów, jak to możliwe. Wiele programów i narzędzi do zarządzania zasobami może usprawnić i zoptymalizować wykorzystanie zasobów, dokładnie śledzić wskaźniki w czasie rzeczywistym oraz pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji.
5. Ułatwiaj współpracę międzyfunkcyjną: Aby zoptymalizować wykorzystanie zasobów, należy wspierać współpracę między różnymi działami. Pozwoli to dzielić się ważnymi spostrzeżeniami z interesariuszami i znajdować więcej możliwości poprawy ogólnej efektywności.
6. Zapewniaj szkolenia i rozwój: Upewnij się, że pracownicy mają niezbędne umiejętności i wiedzę, aby maksymalizować wykorzystanie zasobów. Inwestuj w szkolenia i rozwój, aby zwiększać produktywność pracowników.
7. Optymalizuj przepływy pracy: Usprawniaj przepływy pracy i eliminuj wąskie gardła, aby poprawić wykorzystanie zasobów. Pomaga to identyfikować i eliminować nieefektywności procesów, ograniczać marnotrawstwo oraz zwiększać ogólną produktywność.
8. Zapewniaj stałe monitorowanie: Regularne śledzenie wykorzystania zasobów w ramach szerszych najlepszych praktyk zarządzania zasobami projektu jest niezbędne. Wykorzystuj trendy, wyciągnięte wnioski i obszary wymagające poprawy, aby proaktywnie eliminować nieefektywności i optymalizować alokację zasobów w przyszłych projektach.

Dołącz do nas i poznaj więcej informacji na temat zasobów projektowych

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.