Jak korzystać z metody Kanban w zarządzaniu projektami: porady eksperta 2026
Nike, Pixar, Jaguar, Spotify i Zara to kilka czołowych globalnych marek, które stosują podejście kanban.
Kanban został pierwotnie opracowany w latach 40. XX wieku dla japońskiej produkcji samochodów Toyoty przez Taiichiego Ohno. W późniejszym okresie David J Anderson, pionier i autor metody Kanban, przeniósł ją na poziom przedsiębiorstwa, aby znacząco poprawić wyniki biznesowe poprzez wdrażanie podstawowych zasad Kanban w firmach z branży IT i oprogramowania, takich jak Microsoft, IBM i Sprint. Kanban jest obecnie jednym z najbardziej popularnych systemów zarządzania przepływem pracy, umożliwiając ciągłe doskonalenie w całym projekcie dzięki iteracyjnemu cyklowi, który ułatwia.
Trello, Monday.com, ClickUp i Asana to jedne z najlepszych narzędzi kanban, których firmy używają, aby zwiększyć efektywność realizacji projektów zarówno dla swoich klientów, jak i wewnętrznie, a także poprawić przepływ pracy i widoczność działań w różnych działach. Czytaj dalej, aby zobaczyć przykłady wizualne pokazujące, jak korzystać z tych różnych narzędzi na poszczególnych etapach cyklu życia projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Współpracowałem z dużymi korporacjami, agencjami i startupami przy wdrażaniu przepływów pracy kanban w całych firmach, a także w poszczególnych działach. Moją supermocą jest dostrzeganie, jak procesy mogą być bardziej efektywne, szczególnie w zarządzaniu projektami, ale również we wszystkich obszarach organizacji. Za chwilę dowiesz się, dlaczego moja miłość do wykresów Gantta szybko przerodziła się w miłość do prostej tablicy kanban — zarówno w mojej karierze, jak i w życiu.
Stosowanie kanban na określonych etapach projektu pomaga rozwiązać wiele problemów pojawiających się podczas prób realizacji projektów na czas, zgodnie z zakresem i w ramach budżetu. Przyjrzyjmy się, jak używać kanban w zarządzaniu projektami oraz na wszystkie sposoby, na jakie ta metoda wyznacza kierunek jako narzędzie planowania i śledzenia postępów, zarówno wewnątrz działów zarządzania projektami, jak i poza nimi.
Jak zarządzać projektami za pomocą kanban
Nie zrozum mnie źle — uwielbiam tworzyć wykres Gantta. Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się po prostu usiąść i z podziwem spojrzeć na swoje dzieło po stworzeniu wykresu Gantta? Wpatrywać się w jego piękno? (Zwłaszcza jeśli jest oznaczony kolorami!)
W miarę rozwoju mojej kariery PM (którą rozpocząłem jako tradycyjny planista PMP, przeszkolony w zakresie metodyki kaskadowej i wykresów Gantta) zacząłem w większym stopniu wdrażać zwinne zarządzanie projektami lub podejście hybrydowe do cyklu życia projektu, przede wszystkim korzystając z metody kanban. Projekty cyfrowe i projektowanie produktów wręcz domagają się tego rodzaju wizualnej organizacji, którą zapewnia Kanban.
I wiesz co?
Zacząłem odczuwać ten sam podziw, patrząc na piękno tablicy Kanban. Zauważyłem, o ile łatwiej było mojemu zespołowi angażować się w plan i rozumieć organizację cyklu życia projektu. Tablice Kanban umożliwiają realizację pracy w przyrostach, które łatwiej śledzić wizualnie w porównaniu z tradycyjnym wykresem Gantta.
Twoja agencja prawdopodobnie ma już wdrożone oprogramowanie do zarządzania projektami w codziennym przepływie pracy projektowej. Używane przez Ciebie oprogramowanie może zawierać funkcję kanban. Przykładami oprogramowania z taką funkcją są Trello, Monday.com, ClickUp czy Asana, a także dowolne z tych alternatyw dla Trello.
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi i wybór tego, które najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku, może być nieco przytłaczający. Dobra wiadomość jest taka, że jeśli rozumiesz, iż kanban jest metodą adaptacyjną, oraz znasz podstawowe praktyki kanban, możesz dość łatwo opanować każde z tych narzędzi kanban.
Najpierw omówmy proste definicje kanban.
- Tablica Kanban: To Twój plan projektu, który zawiera wszystkie informacje o projekcie w kolumnach i na kartach.
- Kolumna: To widok statusu. Może być tak prosty jak Do zrobienia, W toku i Gotowe.
- Karta: Karta zawiera zadanie lub element pracy, który należy ukończyć. Pamiętaj, aby zadania były niewielkie i możliwe do wykonania. Jeśli ukończenie zbyt wielu podzadań na jednej karcie jest niemożliwe, zadanie jest prawdopodobnie zbyt duże i należy podzielić je na różne karty.
Omówienie podstawowych praktyk Kanban
- Wizualizuj przepływ pracy: W większości projektów przepływ pracy może być tak prosty jak: Do zrobienia, W toku i Gotowe.
- Ustal limity WIP: Limity WIP sprawiają, że wąskie gardła stają się widoczne na tablicy, i przekształcają przepływ pracy w system pobierania zamiast wypychania. Dzięki temu możesz obserwować i planować wydajność w Kanbanie w miarę przemieszczania pracy przez system, aby utrzymać wydajność zasobów na najbardziej efektywnym poziomie.
- Zarządzaj przepływem pracy: Nie trać koncentracji! Czerp satysfakcję z kończenia zadań. Rozpoczynanie zbyt wielu zadań naraz może sprawić, że wszystkie będą trwały dłużej, niż to konieczne. Mniejsza liczba elementów wykonywanych jednocześnie jest kluczem do łatwego zarządzania przepływem pracy i zadowolenia zespołu projektowego.
- Ustal jasne zasady i trzymaj się ich: Wspólnie opracuj zasady i reguły na początku, aby nie tracić czasu na uzgadnianie priorytetów, kategorii pracy i sposobu działania w sytuacji, gdy trzeba zmienić kierunek. Ostatecznie pozwoli to na łatwiejszy przepływ pracy przez cykl życia projektu.
- Wprowadź pętlę informacji zwrotnej: Wspieraj kulturę uczenia się poprzez ciągłe retrospektywy i spotkania, częściej umożliwiając wszystkim udział w procesie podejmowania decyzji. Dzięki temu będzie mniej zmian decyzji podejmowanych w ostatniej chwili.
- Doskonal się wspólnie: Współpraca zapewnia ciągłą ocenę, analizę i ewolucję zespołu, co jest jednym z powodów sukcesu metody Kanban.
Jak wspomniałem wcześniej, moje podejście do planowania i realizacji projektu stało się bardziej hybrydowe i łączy tradycyjną metodykę kaskadową ze zwinną. Poniższy diagram przedstawia przykład tego, czym różnią się metodyki zwinna i kaskadowa.
W przeciwieństwie do iteracyjnej pętli w ramach podejścia zwinnego metodyka kaskadowa przebiega jak kaskada, dokładnie tak, jak wskazuje jej nazwa. Jedna faza następuje po drugiej i nie ma między nimi nakładania się. Jak widać na poniższym diagramie, podejście zwinne przeprowadza partie funkcji i możliwości przez ciągły cykl przyrostowej i iteracyjnej realizacji. Metoda Kanban wspiera to podejście zwinne, podczas gdy wykresy Gantta są zazwyczaj skuteczniejsze w podejściu kaskadowym.
W cyfrowym świecie możemy wykorzystać oba te podejścia i połączyć je, aby planować i realizować projekt w ramach bardziej unikalnego cyklu życia oraz zagwarantować, że końcowy projekt sprosta ryzyku, zmianom strategicznym i testowaniu ścieżki użytkownika — wszystko to w odpowiednim czasie.
Jak Kanban pomaga zespołowi projektowemu
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami wykorzystujących różne ramy pracy. Wszystkie narzędzia wymienione w tym artykule mają widok Kanban, a także widoki Gantta i listy.
Korzystanie z tych różnych widoków to prosty sposób na zapewnienie, że każdy może wizualnie zrozumieć swoją pracę i zadania, niezależnie od sposobu ich planowania lub zarządzania. Skupmy się na tym, jak proces Kanban pomaga zespołowi projektowemu.
- Wykresy Gantta nie są dla każdego. Tablica kanban jest łatwiejsza do odczytania i pozwala kierownikom projektów szybko sprawdzić, co zostało przydzielone każdemu członkowi zespołu oraz na jakim etapie procesu znajduje się dane zadanie.
- Członkowie Twojego zespołu mogą filtrować widok, aby wyświetlać tylko własne zadania, co ułatwia skupienie się na własnych priorytetach.
- Jako metodyka zwinna Kanban wspiera współpracę zespołową poprzez planowanie i spotkania codzienne, dzięki czemu każdy ma poczucie, że jego głos ma wpływ na efekt końcowy projektu.
- Pozwala wszystkim członkom zespołu pełnić rolę lidera lub przyjąć odpowiedzialność za planowanie i realizację projektu.
- Lepszy wgląd w postępy projektu oraz w to, czym dokładnie zajmuje się w danym momencie każdy członek zespołu.
- Mniej mikrozarządzania zadaniami. Członkowie zespołu często czują się swobodniej, pracując na tablicy kanban, i mniej obawiają się, że zepsują cały plan projektu.
- Dzięki pracy w sposób przyrostowy, który wspiera kanban, podczas projektu pojawi się mniej zagrożeń, ponieważ pozostajesz w stałej współpracy z członkami zespołu. Nie pracują oni przez całe tygodnie w odizolowanych grupach, jak może się zdarzyć w podejściu kaskadowym.
- Przeszkolenie zespołu z systemu kanban jest bardzo proste. Członkowie muszą po prostu pojawiać się na spotkaniach, a następnie przesuwać swoje karty po zmianie statusu. Czy kiedykolwiek próbowałeś przekonać programistę do pracy z wykresem Gantta? Zdecydowanie bardziej spodoba mu się metodyka kanban, ponieważ prawdopodobnie wspiera ona jego przepływ pracy związany z tworzeniem oprogramowania.
- Wąskie gardła należą do przeszłości. Podczas przesuwania elementów przez cykl iteracyjny łatwo zobaczyć ilość pracy przypadającą na każdego członka zespołu, a także szybko oznaczyć i rozwiązać wszelkie opóźnienia.
Różne sposoby konfiguracji tablicy kanban
Jak wspomniano wcześniej, tablica kanban może być tak prosta jak tablica z trzema kolumnami, przedstawiona w poniższym przykładzie z Trello.
W tym przykładzie z Monday.com widać, że tablica nadal jest dość prosta, ale dodałem kilka innych kolumn, aby upewnić się, że elementy przechodzą przez kolumnę przeglądu/testów przed przeniesieniem do wdrożenia.
Poniższy przykład z Asany pokazuje, jak można wykorzystać fazy projektu do śledzenia zadań i kart aż do wdrożenia.
Na tym przykładzie utworzonym w ClickUp widać, że rozbijam bardziej złożony projekt na mniejsze części. Każde zadanie lub karta nie musi rozpoczynać się w pierwszej kolumnie i przechodzić przez wszystkie kolumny. Niektóre elementy mogły zostać zaplanowane jako zadania, które należy ukończyć w określonej kolumnie i które nie przejdą do następnej. Być może zostaną jedynie oznaczone etykietą „w toku” lub „ukończone” (jak pokazano na poniższym przykładzie).
Więcej przykładów Kanban znajdziesz tutaj.
Porady i wskazówki ekspertów
- Wykorzystuj etykiety na swoją korzyść. To świetny sposób na identyfikowanie elementów i oznaczanie ich kolorami, aby ułatwić zrozumienie tablicy na pierwszy rzut oka.
- Nie przesadzaj z liczbą kolumn kanban. Zachowaj prostotę dla swojego zespołu projektowego.
- Łatwiej jest pracować z telefonu, jeśli na przykład robisz wyjątkowo długą przerwę na plaży 😉 (wszyscy to robiliśmy). Jeśli musisz coś sprawdzić, jest to łatwiejsze niż w przypadku wykresu Gantta. Aktualizowanie informacji w telefonie jest znacznie łatwiejsze niż korzystanie z wykresu Gantta, dzięki czemu możesz częściej uwolnić się od biurka.
- Sprawdź integracje i dodatki, które może mieć Twoje oprogramowanie kanban. Funkcje takie jak automatyzacje i pola niestandardowe mogą zaoszczędzić Ci wiele czasu i ręcznej pracy.
- Wiele opcji oprogramowania kanban ma gotowe do użycia szablony. Mogą nie odpowiadać dokładnie Twoim potrzebom, ale stanowią punkt wyjścia, dzięki czemu nie musisz zaczynać od zera.
- Gdy znajdziesz styl, który Ci odpowiada, utwórz własny szablon, który będzie można po prostu powielić przy następnym nowym projekcie.
- Poproś innych PM-ów o wzajemną ocenę swoich tablic, aby znaleźć kolejne możliwości zwiększenia efektywności.
- Zacznij korzystać z osobistej tablicy kanban do planowania wydarzeń w życiu prywatnym. Ślub, wakacje, dziecko w drodze? Tablica kanban pomoże Ci zachować porządek i kontrolę nad wszystkim.
Kanban to nowy Gantt
No dobrze, powiedziałem to. Zarządzanie projektami kanban z większym prawdopodobieństwem zostanie przyjęte przez wszystkich członków zespołu projektowego niż wykres Gantta, może sprawić, że współpraca stanie się ważniejsza i bardziej widoczna, a także pomoże ogólnie ograniczyć ryzyko w projekcie. Od razu zarejestruj się w narzędziu PM z widokiem tablicy kanban i zacznij obserwować zmiany, jakie przyniesie ono w codziennych zadaniach związanych z zarządzaniem projektem.
Nie zapomnij zapisać się na newsletter The Digital Project Managera, aby dowiedzieć się więcej o Kanbanie i innych kluczowych narzędziach do zarządzania projektami, oraz przeczytać o Kanbanie i Agile.
