Diagramy przepływu pracy: zastosowania, szablony i przykłady
Zrozumienie przepływu zadań: Diagramy przepływu pracy ilustrują kolejność zadań w określonym procesie, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie łatwo zobaczyć, jak działania przebiegają od początku do końca.
Znajdowanie wąskich gardeł: Diagramy przepływu pracy mogą pomóc wskazać potencjalne wąskie gardła, które mogą zakłócić realizację określonych zadań lub całego projektu.
Narzędzia pomocnicze: Możesz używać szablonów i narzędzi programowych, aby przyspieszyć i uprościć proces tworzenia diagramów przepływu pracy. Dostępnych jest wiele opcji, które możesz dostosować i edytować zgodnie ze swoimi potrzebami.
Diagramy przepływu pracy pokazują przepływ zadań przez proces od początku do końca i mogą pomóc Ci zidentyfikować potencjalne wąskie gardła w procesie. Dowiedz się, jak tworzyć diagramy przepływu pracy i jasno wizualizować procesy, aby rozumieć, co dzieje się dalej w miarę postępów w realizacji celów projektu.
Czym jest diagram przepływu pracy?
Diagram przepływu pracy to wizualna reprezentacja kroków niezbędnych do ukończenia projektu. Może pomóc Ci zidentyfikować i śledzić postęp każdego kroku lub zadania w projekcie w miarę jego zbliżania się do pożądanych rezultatów. Oto jak może wyglądać typowy diagram przepływu pracy:
Diagramy przepływu pracy są również znane jako diagramy procesów lub schematy przepływu pracy i należą do wielu typów schematów blokowych, które pokazują kroki procesu, przez które przejdzie każdy element pracy, aby można było uznać go za ukończony, lub opisują proces przepływu pracy na bardziej ogólnym poziomie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Więcej przykładów przepływu pracy znajdziesz tutaj.
Do czego służą diagramy przepływu pracy?
Diagramy przepływu pracy służą do przedstawiania sekwencji kroków, etapów lub działań niezbędnych do ukończenia projektu. Mogą przedstawiać zarówno przepływy pracy kaskadowej, jak i zwinne przepływy pracy.
Pokazują przepływ i kroki w procesie, a także różne osoby lub działy odpowiedzialne za poszczególne kroki. Możesz używać diagramu w połączeniu z macierzą RACI do tego celu.
Jeśli utworzyłeś schematy blokowe wszystkich swoich procesów, ale pominąłeś macierz RACI, masz jedynie bardzo szczegółowe instrukcje dotyczące tego, co należy zrobić, i żadnych informacji o tym, kto ma to zrobić. W rzeczywistości nie rozwiązałeś swojego problemu. Musisz opisać schematy blokowe w kategoriach dotyczących ludzi. RACI przekłada wszystko na język odpowiedzialności ludzi.
Możesz używać diagramów przepływu pracy w ramach inicjatyw związanych z optymalizacją przepływu pracy jako narzędzia pomagającego identyfikować możliwości pozytywnych zmian lub jako narzędzia do szkolenia pracowników. Diagramy przepływu pracy można wykorzystywać podczas wdrażania nowych pracowników, pokazując im proces krok po kroku oraz sposób, w jaki powinien być realizowany.
Diagramy przepływu pracy można również stosować do różnych procesów charakterystycznych dla określonych dziedzin, takich jak kreatywne przepływy pracy, a także w różnych branżach, w tym w tworzeniu oprogramowania, opiece zdrowotnej i handlu elektronicznym.
Rodzaje diagramów przepływu pracy
Oto kilka rodzajów standardowych diagramów przepływu pracy, z którymi możesz się spotkać:
- Amerykański Krajowy Instytut Normalizacyjny (ANSI): Styl ANSI jako pierwszy pojawił się w obszarze standardów dotyczących diagramów przepływu pracy i jest powszechnie używanym językiem. Dowiedz się więcej o ANSI
- Ujednolicony język modelowania (UML): Diagramy aktywności UML służą do przedstawiania kolejności kroków w procesie i przepływu sterowania. UML jest często stosowany w inżynierii oprogramowania i projektowaniu systemów. Dowiedz się więcej o UML
- Notacja modelowania procesów biznesowych (BPMN): BPMN jest podobna do UML i wykorzystuje schemat blokowy do tworzenia wizualnych przepływów pracy dla danego procesu lub projektu. BPMN nie jest przeznaczona wyłącznie dla inżynierii oprogramowania, lecz koncentruje się bardziej na procesach biznesowych niż na systemach programistycznych lub technologicznych. Dowiedz się więcej o BPMN oraz oprogramowaniu do modelowania procesów biznesowych
- Dostawca–Wejście–Proces–Wyjście–Klient (SIPOC): Diagramy SIPOC umożliwiają śledzenie sposobu, w jaki dostawcy, materiały i zasoby (np. zespół projektowy) funkcjonują w ramach procesu biznesowego.
Poza tymi formalnymi rodzajami diagramów przepływu pracy w zarządzaniu projektami możesz spotkać także kilka innych powiązanych diagramów.
- Schemat blokowy przedstawia kroki procesu oraz kolejność, w której należy je wykonać. Nie chodzi jednak tylko o połączenie kształtów i strzałek — ważne jest, aby nauczyć się tworzyć schemat blokowy. Strzałki wskazują kierunek przepływu procesu, a w zależności od tego, co chcesz przedstawić, stosuje się różne symbole. Schematy blokowe można tworzyć i śledzić za pomocą oprogramowania do tworzenia schematów blokowych.
- Diagram przepływu danych przedstawia sposób przepływu danych przez system. Zawiera poszczególne kroki procesu oraz rodzaj danych przetwarzanych na każdym etapie.
- Mapa procesu przedstawia fizyczny układ procesu. Uwzględnia różne maszyny lub działy zaangażowane w proces, a także przepływ materiałów i produktów.
Korzyści ze stosowania diagramów przepływu pracy
Korzyści ze stosowania diagramu przepływu pracy w zarządzaniu projektami obejmują możliwość:
- Lepszego wizualizowania drogi do ukończenia każdego zadania w projekcie i minimalizowania wąskich gardeł oraz nieefektywności
- Łatwiejszego identyfikowania i rozwiązywania potencjalnych problemów na wczesnym etapie, szczególnie gdy praca utknie w miejscu
- Lepszego śledzenia postępów projektu, szczególnie pomiędzy większymi kamieniami milowymi
- Efektywniejszego przydzielania zadań członkom zespołu, szczególnie w sytuacjach ograniczonych zasobów lub gdy jeden zespół czeka, aż inny ukończy swoją część zadania
Jak stworzyć diagram przepływu pracy
Aby stworzyć diagram przepływu pracy, musisz wykonać następujące kroki (które mają również zastosowanie do tworzenia przepływów pracy ogólnie):
- Określ etapy projektu
- Zidentyfikuj poszczególne zadania w ramach każdego etapu
- Dla każdego zadania określ, jakie są jego dane wejściowe i wyjściowe
- Ustal, kto odpowiada za wykonanie każdego zadania, i określ, czy potrzebujesz torów procesu
- Zidentyfikuj zależności między zadaniami
- Oszacuj, ile czasu powinno zająć każde zadanie
- Określ potencjalne przeszkody lub wąskie gardła w procesie, korzystając z analizy przepływu pracy
- Zidentyfikuj końcowe rezultaty tego procesu
Zachowaj elastyczność, aby móc dodawać lub usuwać zadania albo kroki w miarę postępów projektu. Szukaj możliwości usprawniania procesów. Zwykle obejmuje to eliminowanie zadań lub procesów, które nie przynoszą wartości, automatyzowanie przepływów pracy lub dowolnych powtarzalnych zadań, a także edukowanie osób zaangażowanych w zakresie dokładnej i efektywnej pracy.
Dowiedz się więcej o projektowaniu i tworzeniu przepływów pracy tutaj.
Popularne symbole i kształty
Wśród różnych typów diagramów przepływu pracy prawdopodobnie znajdziesz kilka ustandaryzowanych symboli i kształtów, w tym:
- Terminator: początek lub koniec przepływu pracy, często przedstawiany jako owal lub koło
- Linia przepływu: łącznik przemieszczający się między krokami, działaniami, procesami, decyzjami lub punktami początkowymi/końcowymi. Zwróć uwagę na kierunek, w którym wskazują linie przepływu!
- Krok, działanie lub proces: każdy element, krok, działanie lub proces może być przedstawiony jako kwadrat lub prostokąt.
- Decyzje: decyzje są zazwyczaj oznaczane rombem. Możesz także zobaczyć strzałki z oznaczeniami tak/nie, zatwierdzone/odrzucone itp., pokazujące, co dzieje się na podstawie podjętej decyzji (wskazówka: oprogramowanie do zatwierdzania przepływów pracy może być przydatne w przypadku procesów wymagających akceptacji konkretnej osoby lub na określonym stanowisku)
Symbole powinny być stosowane konsekwentnie lub zgodnie ze standardem wymaganym przez organizację albo zespół.
Opcje szablonów diagramów przepływu pracy
Oto kilka szablonów diagramów przepływu pracy, które możesz pobrać i dostosować do własnych potrzeb.
- Szablony Miro: idealne do tworzenia map przepływów pracy w czasie rzeczywistym i we współpracy w zdalnych zespołach (przeczytaj więcej o przepływach pracy zespołu tutaj).
- Szablony firmy Microsoft (Excel i Visio): te szablony są najlepsze dla osób zaznajomionych z narzędziami firmy Microsoft, dzięki czemu mogą je zintegrować z istniejącymi przepływami pracy.
- SmartDraw: SmartDraw to doskonałe rozwiązanie dla menedżerów dbających o budżet, którzy potrzebują różnorodnych, intuicyjnych i bezpłatnych szablonów do szybkiego tworzenia map przepływów pracy.
- Microsoft PowerPoint: PowerPoint jest optymalny do integrowania diagramów przepływu pracy z prezentacjami, a także do komunikacji wizualnej i raportowania.
- Szablony Lucidchart: Lucidchart oferuje zaawansowane i elastyczne szablony do złożonej wizualizacji przepływów pracy, takiej jak diagramy torów i przepływy danych.
Narzędzia do tworzenia diagramów przepływu pracy
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi zaprojektowanych specjalnie z myślą o tworzeniu diagramów przepływu pracy. Przetestuj kilka narzędzi przed podjęciem ostatecznej decyzji — większość z nich zawiera szablony, których możesz użyć jako punktu wyjścia i dostosowywać je w trakcie pracy.
Oto moje najlepsze propozycje oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Zapoznaj się z tymi zasobami, aby znaleźć więcej opcji narzędzi do obsługi przepływów pracy:
- Bezpłatne oprogramowanie do obsługi przepływów pracy, jeśli pracujesz w mniejszej organizacji z ograniczonym budżetem lub po prostu chcesz szybko rozpocząć pracę
- Oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy do zarządzania przepływami pracy po ich skonfigurowaniu i uruchomieniu
- Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy do automatyzowania ręcznych i powtarzalnych elementów przepływów pracy
- Alternatywy dla Camundy, jeśli obecnie korzystasz z Camundy, ale okazuje się, że nie jest ona najlepiej dopasowana do Twoich potrzeb
Co dalej?
Chcesz poznać więcej wskazówek dotyczących ulepszania diagramów przepływu pracy? Dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych cyfrowych kierowników projektów w ramach członkostwa DPM!
