Czym jest zwinny przepływ pracy? Utwórz go w 8 prostych krokach

Czym jest zwinny przepływ pracy?

Zwinny przepływ pracy to sposób pracy kładący nacisk na elastyczność, ciągłe doskonalenie i zdolność adaptacji. 

Pozwala zespołom szybko reagować na zmieniające się wymagania i dostarczać wartość klientom w krótszych cyklach. Dzięki podziałowi pracy na mniejsze, możliwe do zarządzania części, nazywane sprintami, zwinne przepływy pracy promują przejrzystość, współpracę i odpowiedzialność.

Procesy zwinnego przepływu pracy obejmują iteracyjny proces, który różni się od tradycyjnych metod pracy, takich jak metodologia kaskadowa. W podejściu zwinnym zespoły ponownie analizują i ustalają priorytety pozostałej pracy, która ma zostać ukończona pod koniec każdego sprintu, na podstawie opinii klientów. Zwiększa to elastyczność, przyspiesza dostarczanie i pozwala na częstsze otrzymywanie informacji zwrotnych.

Tradycyjne przepływy pracy związane z zarządzaniem projektami są bardziej uciążliwe i wymagają formalnych wniosków o zmianę w celu modyfikowania ram czasowych oraz ponownego ustalania priorytetów realizacji zadań, co może negatywnie wpłynąć na dostarczanie rezultatów.

Cykl życia zwinnego przepływu pracy

Cykl życia zwinnego przepływu pracy obejmuje sześć kluczowych faz. Poniżej znajduje się krótkie omówienie każdej z nich.

• Pomysł: W tej pierwszej fazie należy opracować szczegóły projektu, aby doprecyzować zakres pracy do wykonania, szacowane zasoby, harmonogramy, kwestie jakości, oczekiwane rezultaty, produkty końcowe i założenia.
• Rozpoczęcie: Zaktualizuj, sfinalizuj i udokumentuj informacje o projekcie. Przydziel i sfinansuj pracę do wykonania.
• Iteracja: Jest to najdłuższa faza, w której wykonywana jest większość pracy. Zespoły korzystają z pętli informacji zwrotnych od klientów, aby ponownie analizować i ustalać priorytety pozostałej pracy oraz realizować oczekiwane produkty końcowe.
• Wydanie: W tej fazie należy przeprowadzić zapewnienie jakości oraz ukończyć dokumentację i szkolenia dla użytkowników końcowych, zanim klient otrzyma produkty końcowe.
• Produkcja: Po otrzymaniu przez klienta ostatecznych produktów końcowych ta faza utrzymania i wsparcia zapewnia zgodność co do kolejnych kroków oraz przestrzeganie standardów jakości.
• Wycofanie: W tej fazie produkt może przestać być użyteczny lub wspierany, co wymaga jego wycofania albo zastąpienia.

Jak utworzyć zwinny przepływ pracy?

Tworzenie zwinnego przepływu pracy wymaga starannego planowania i realizacji. Ta instrukcja krok po kroku dotycząca tworzenia przepływów pracy ma na celu wzmocnienie Twojego zespołu i zwiększenie produktywności.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Określ cele i zdobądź poparcie

Podobnie jak w przypadku większości projektów, tworzenie zwinnego przepływu pracy rozpoczyna się od planowania przepływu pracy oraz jasnego określenia celów, założeń i produktów końcowych, aby uzyskać niezbędne poparcie dla powodzenia przepływu pracy. 

Kierownik projektu musi rozumieć wymagania biznesowe dotyczące tego przepływu pracy oraz oczekiwane rezultaty (tj. co ma się wydarzyć po wdrożeniu przepływu pracy?).

Po uzyskaniu konsensusu wśród członków zespołu przedstaw proponowany przepływ pracy całej grupie zainteresowanych stron, których on dotyczy. Upewnij się, że zainteresowane strony rozumieją kolejne kroki przepływu pracy i popierają jego wdrożenie, aby można było odpowiednio przygotować zespół do realizacji.

2. Ustal metodę ustalania priorytetów rejestru zadań

Będziesz potrzebować systemu planowania zwinnego do tworzenia uporządkowanego pod względem priorytetów rejestru zadań, który zawiera zadania i/lub historyjki użytkowników do zrealizowania w ramach projektu. 

Oto przykładowe podejście obejmujące cykl życia zarządzania projektem:

• Planowanie projektu: Uzupełnij rejestr prac początkowym zakresem określonym w karcie projektu
• Realizacja projektu: Stale aktualizuj rejestr prac, dodając zadania i historyjki użytkownika w miarę iteracyjnego rozwijania funkcji przez zespół. Obejmuje to zadania, które mogą wykraczać poza zakres tego konkretnego przedsięwzięcia.
  • Przykład: zespół decyduje, że ciekawym pomysłem byłoby uwzględnienie oceny opartej na osobowości w ramach tworzenia aplikacji. Nie należy ona do pierwotnego zakresu, ale może być interesującą opcją do rozważenia w ramach dalszych prac lub wtedy, gdy zespół będzie miał dodatkowy czas. Dodaj ten pomysł do rejestru prac, aby go nie stracić!
• Monitorowanie i kontrolowanie projektu: Organizuj cykliczne sesje porządkowania rejestru prac (np. raz w miesiącu, jeśli pracujesz w dwutygodniowych sprintach), aby ustalać priorytety elementów przeznaczonych do realizacji. Podczas sesji planowania sprintu określ, które zadania uwzględnisz w nadchodzącym sprincie na podstawie tych priorytetów.

Dodawaj zadania i/lub historyjki użytkownika do rejestru prac na podstawie dostarczanej wartości, nadając priorytet najważniejszym elementom o wysokiej wartości. Współpracuj z interesariuszami, właścicielami produktu i członkami zespołu, aby wspólnie rozwijać rejestr prac.

3. Ustal cykl planowania sprintów

Ustal cykl sprintów odpowiedni dla Twojego projektu. Dwutygodniowe sprinty są najczęściej stosowane przy tworzeniu oprogramowania, ale w zależności od branży i tempa projektu sprinty mogą trwać od jednego do czterech tygodni.

Po ustaleniu cyklu sprintów zaplanuj spotkanie dotyczące planowania sprintu dzień lub dwa przed rozpoczęciem każdego sprintu. Celem planowania sprintu jest określenie, jakie prace można realistycznie dostarczyć w ramach sprintu, biorąc pod uwagę nadchodzące priorytety, postęp realizacji planu działania, prognozowaną prędkość zespołu, a przede wszystkim cel sprintu.

W miarę zdobywania doświadczenia we współpracy z zespołem będziesz coraz lepiej szacować jego prędkość. Umożliwi Ci to ustalanie rozsądnych limitów prac w toku oraz dokładne prognozowanie zaplanowanych prac.

4. Przydziel role zespołom wielofunkcyjnym

Twórz zespoły wielofunkcyjne posiadające umiejętności i wiedzę specjalistyczną niezbędne do realizacji przypisanych im ról w ramach przepływu pracy. Zespoły projektowe powinny samodzielnie organizować swoją pracę oraz jasno rozumieć swoje role i obowiązki.

5. Organizuj regularne spotkania

Organizuj regularne spotkania, aby zbierać opinie na temat przepływu pracy, zapewniać wszystkim wspólne zrozumienie celów i wspierać ciągłe doskonalenie. Codzienne spotkania na stojąco umożliwiają członkom zespołu przekazywanie aktualizacji, omawianie wyzwań i upewnianie się, że wszyscy mają te same informacje.

Spotkania przeglądu sprintu oraz spotkania retrospektywy sprintu pozwalają zespołowi zbierać opinie, oceniać swoje wyniki i identyfikować obszary wymagające poprawy.

6. Stwórz system wydań produktu

Udokumentuj sposób, w jaki zamierzasz obsługiwać wydania. Co najmniej dokumentacja procesu wydania produktu powinna zawierać:

• listę wielofunkcyjnych interesariuszy wraz z danymi kontaktowymi (w tym zastępcami na czas nieobecności pracowników) oraz ich rolami i obowiązkami
• szczegółową listę kontrolną działań, które należy wykonać w ramach procesu wydania, w tym procedurę testowania i kryteria zatwierdzenia wydania
• protokół komunikacji zapewniający, że interesariusze, którzy nie uczestniczą bezpośrednio w procesie, są na bieżąco informowani
• plan zarządzania ryzykiem, w tym strategie postępowania z ryzykami, które mogą się zmaterializować

7. Korzystaj z narzędzi i oprogramowania zwinnego

Narzędzia zwinne i oprogramowanie mają kluczowe znaczenie dla zarządzania cyfrowymi przepływami pracy i zadaniami, śledzenia postępów oraz usprawniania skutecznej komunikacji. 

Dostępne są liczne narzędzia, takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami dla przedsiębiorstw, prostsze tablice zadań oraz platformy do współpracy lub zarządzania przepływem pracy, które pomagają usprawnić przepływy pracy i zwiększyć współpracę w zespole (jest to szczególnie ważne w przypadku kreatywnych przepływów pracy).

8. Wdrażaj ciągłe doskonalenie

Ciągłe doskonalenie wymaga regularnej oceny przepływu pracy zespołu i jego wyników, identyfikowania obszarów wymagających poprawy oraz uwzględniania informacji zwrotnych w kolejnych sprintach.

Oznacza również zachęcanie członków zespołu do dzielenia się pomysłami, eksperymentowania z nowymi podejściami i traktowania zmian jako katalizatora rozwoju. W ten sposób buduje się kulturę ciągłego doskonalenia.

Kluczowe role zespołowe w zwinnym przepływie pracy

W zwinnych przepływach pracy występują określone role, które przyczyniają się do sukcesu projektu. Przyjrzyjmy się niektórym kluczowym rolom w zwinnym zespole.

• Właściciel produktu: Odpowiada za definiowanie i ustalanie priorytetów rejestru produktu, czyli listy funkcji, ulepszeń i poprawek błędów. Ściśle współpracuje z interesariuszami i użytkownikami, aby gromadzić wymagania, wyjaśniać oczekiwania i zapewniać, że produkt spełnia potrzeby klientów. Jest głosem klienta i odpowiada za maksymalizowanie wartości dostarczanej przez zespół.
• Mistrz Scrum: Osoba ułatwiająca pracę zespołu i przywódca służebny. Dba o to, aby zespół przestrzegał ram Scrum, usuwa wszelkie przeszkody utrudniające postęp i chroni zespół przed zewnętrznymi rozproszeniami. Mistrz Scrum ułatwia również planowanie sprintów, codzienne spotkania zespołu i retrospektywy oraz promuje kulturę ciągłego doskonalenia i współpracy w zespole.
• Zwinny zespół programistyczny: Osoby realizujące pracę. Odpowiadają za samoorganizację i współpracę w celu wykonania zadań, do których zobowiązały się podczas planowania sprintu. Członkowie zespołu programistycznego mogą mieć różne specjalizacje lub obszary wiedzy, ale wspólnie odpowiadają za dostarczenie wysokiej jakości produktu pod koniec każdego sprintu.
• Inne role: Inne osoby zaangażowane w zwinne przepływy pracy mogą obejmować testerów, projektantów, programistów, użytkowników końcowych i innych wewnętrznych lub zewnętrznych interesariuszy, takich jak pracownicy obsługi klienta, dział prawny, dział ds. zgodności, a nawet członkowie kadry kierowniczej lub zarządu.

Rodzaje zwinnych przepływów pracy

Metodyki zwinne są elastyczne i można je dostosować do różnych potrzeb i wymagań poszczególnych zespołów oraz projektów. Pomimo licznych odmian ramy zwinne opierają się na wspólnych zasadach: zdolności adaptacji, współpracy i ciągłym doskonaleniu.

• Scrum: Scrum to jeden z najczęściej stosowanych zwinnych frameworków, szczególnie w tworzeniu oprogramowania, który jasno definiuje role, ceremonie i artefakty. Praca jest wykonywana w ramach ograniczonych czasowo iteracji zwanych sprintami, które zwykle trwają 1–4 tygodnie. Każdy sprint rozpoczyna się sesją planowania, podczas której zespół wybiera zadania do realizacji. W różnych momentach sprintu odbywają się codzienne spotkania Scrum w formule krótkich spotkań, przeglądy i retrospektywy.
• Kanban: Kanban to wizualna zwinna metoda, która promuje ciągły przepływ pracy. Wykorzystuje tablicę Kanban do wizualizacji zadań i ich postępów na różnych etapach, zwykle przedstawianych w formie kolumn. Przepływ pracy ogranicza liczbę zadań w toku (WIP), aby zapobiegać powstawaniu wąskich gardeł i utrzymywać płynność. Po ukończeniu zadań nowe są pobierane z rejestru zadań zgodnie z dostępną przepustowością (dzięki temu planowanie przepustowości w Kanbanie jest tak proste).
• Lean: Zainspirowane zasadami odchudzonej produkcji podejście Lean koncentruje się na minimalizowaniu marnotrawstwa i maksymalizowaniu wartości. Podkreśla znaczenie ciągłego doskonalenia i eliminowania działań, które nie przynoszą wartości. Zwinne przepływy pracy Lean często obejmują praktyki polegające na identyfikowaniu obszarów nieefektywności lub marnotrawstwa w przepływie pracy. 
• Tworzenie oprogramowania sterowane funkcjami (FDD): FDD koncentruje się na definiowaniu zaawansowanych funkcji i zakresu. Jest to metoda skoncentrowana na kliencie i przyrostowa, której celem jest częste dostarczanie namacalnych rezultatów. Dzięki FDD zespoły mogą szybko wyodrębniać błędy i wprowadzać poprawki, unikając opóźnień lub ograniczając je do minimum.
• Programowanie ekstremalne (EX): EX opiera się na informacjach zwrotnych od klientów jako głównym źródle danych przy wprowadzaniu technicznych zmian w oprogramowaniu. Celem EX jest dostarczanie wysokiej jakości rezultatów, określanej na podstawie zadowolenia klientów z tych rezultatów.
• Crystal: Crystal koncentruje się na elemencie manifestu zwinnego dotyczącym ludzi i interakcji, umożliwiając samoorganizującym się zespołom ustalenie, jak optymalizować przepływy pracy w oparciu o unikalne potrzeby projektu.

Korzyści ze zwinnych przepływów pracy

• Większa elastyczność i zdolność adaptacji: Tradycyjne metody zarządzania projektami często mają trudności z uwzględnianiem nieoczekiwanych zmian, co prowadzi do opóźnień i frustracji. Z kolei podejście zwinne zakłada możliwość zmian i zachęca zespoły do ponownej oceny priorytetów oraz regularnego dostosowywania swojego podejścia.
• Wartościowsze rezultaty i krótsze cykle: Zwinne przepływy pracy w zarządzaniu projektami pozwalają zespołom stopniowo udostępniać działające oprogramowanie lub produkty, zamiast czekać miesiącami na namacalne rezultaty. Pomaga to wcześnie zbierać informacje zwrotne od klientów i umożliwia zespołom korygowanie kierunku w trakcie prac, dzięki czemu produkt końcowy spełnia oczekiwane założenia.
• Lepsza współpraca w zespole i większa przejrzystość: Dzięki podziałowi pracy na sprinty członkowie zespołu mają lepszy wgląd w swoje wzajemne zadania i postępy. Codzienne spotkania, podczas których członkowie zespołu dzielą się swoimi osiągnięciami, planami i informacjami o wszelkich przeszkodach, sprzyjają otwartej komunikacji i umożliwiają szybkie rozwiązywanie problemów w celu identyfikowania wąskich gardeł.
• Większe zadowolenie klientów, zaangażowanie pracowników i sprawność operacyjna: Testowanie i informacje zwrotne od klientów są wbudowane w realizację projektu, co pomaga zespołom sprintowym uczyć się w trakcie każdej iteracji, zwiększając zaangażowanie pracowników i sprawność operacyjną. Podnosi to również jakość końcowych rezultatów i zadowolenie klientów z tych rezultatów.
• Wysoki poziom przewidywalności: Zwinne podejście zwiększa widoczność na każdym etapie cyklu. Gdy zespoły mogą wcześniej uzyskać bardziej przejrzystą mapę drogową, łatwiej jest minimalizować ryzyko, spełniać wymagania i dostarczać rezultaty na czas.  

Wskazówki dotyczące tworzenia zwinnych przepływów pracy

Skuteczne wdrażanie zwinnych przepływów pracy wymaga starannego planowania i realizacji. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci tworzyć skuteczne zwinne przepływy pracy:

• Zdefiniuj jasne cele i założenia: Przed rozpoczęciem pracy w metodyce zwinnej jasno zdefiniuj swoje cele i założenia. Określ problem, który próbujesz rozwiązać, pożądane rezultaty oraz wskaźniki, których użyjesz do pomiaru sukcesu. Ta klarowność pokieruje wdrażaniem metodyki zwinnej i zagwarantuje, że przepływy pracy będą zgodne z Twoimi celami.
• Zaangażuj interesariuszy i użytkowników: Zwinne przepływy pracy opierają się na regularnym zbieraniu opinii oraz współpracy z interesariuszami i użytkownikami. Zaangażuj ich w proces od samego początku i przez cały czas trwania projektu. Uwzględniając ich perspektywy i wymagania, możesz zadbać o to, aby przepływy pracy koncentrowały się na wartości dla klienta i skutecznie odpowiadały na jego potrzeby. Ponadto wielu praktyków metodyki zwinnej lubi uwzględniać elementy myślenia projektowego, aby stawiać użytkowników na pierwszym miejscu podczas planowania projektów.
• Zacznij od małych kroków i iteruj: Wdrażając zwinne przepływy pracy, rozpocznij od małego projektu pilotażowego lub zespołu. Dzięki temu możesz się uczyć i dostosowywać bez konieczności angażowania całej organizacji w chaos pojawiający się na początku tego procesu. Zbieraj opinie, identyfikuj obszary wymagające poprawy i iteracyjnie modyfikuj przepływy pracy na podstawie wyciągniętych wniosków. To iteracyjne podejście do przepływu pracy pomoże Ci doskonalić procesy tworzenia oraz regularnie usprawniać przepływy pracy.
• Inwestuj w szkolenia i wsparcie: Przejście na zwinne przepływy pracy wiąże się ze zmianą sposobu myślenia oraz potencjalnie z koniecznością zdobycia nowych umiejętności i wiedzy. Zainwestuj w szkolenia i wsparcie dla członków zespołu, aby mieć pewność, że rozumieją zasady i praktyki metodyki zwinnej. Szkol swoich członków zespołu i zapewniaj im mentoring, aby przyjęli zwinny sposób myślenia i skutecznie stosowali go w swojej pracy.
• Wykorzystuj narzędzia do współpracy i komunikacji: Zwinne przepływy pracy w dużej mierze opierają się na współpracy i komunikacji. Zainwestuj w narzędzia do zarządzania przepływami pracy, które ułatwiają skuteczną współpracę, takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami, platformy czatowe i narzędzia do wideokonferencji. Narzędzia te umożliwią Twojemu zespołowi utrzymywanie kontaktu, udostępnianie postępów i płynną współpracę niezależnie od lokalizacji członków zespołu.
• Nieustannie oceniaj i dostosowuj: Metodyka zwinna opiera się na ciągłym doskonaleniu. Regularnie oceniaj swoje przepływy pracy, zbieraj opinie od zespołu i w razie potrzeby dostosowuj przepływy pracy na podstawie uzyskanych informacji. Kultura uczenia się i eksperymentowania pomaga optymalizować zwinne przepływy pracy w celu maksymalizacji produktywności i osiągania sukcesów.

Dzięki przyjęciu zasad elastyczności, współpracy i ciągłego doskonalenia, w połączeniu z solidną automatyzacją przepływów pracy, metodyka zwinna umożliwia zespołom szybkie dostosowywanie się, dostarczanie wysokiej jakości rezultatów i przekraczanie oczekiwań klientów.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o przepływach pracy w projektach

Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, przykładowych materiałów i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych na Slacku.