11 najważniejszych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami: jak je pokonać

W całym tym artykule znajdziesz odniesienia do niedawnego badania przeprowadzonego w 2020 roku, w którym zapytano respondentów, jakie było wówczas ich największe wyzwanie. Nie wszystkie omówione tutaj wyzwania uwzględniono w tym badaniu.

1. Konflikty w zespole projektowym

Konflikty w zespole projektowym mogą być powodowane, jak zauważyli niektórzy respondenci naszego badania, przez toksyczną atmosferę lub różnice osobowości, a także brak odpowiedzialności w zespole projektowym, który dodatkowo zniechęca do współpracy i pracy zespołowej.

Gdy zespoły doświadczają problemów ze słabą komunikacją lub nieporozumieniami i nie współpracują na odpowiednim poziomie, może to prowadzić do niepowodzenia projektu.

Według Harvard Business Review 39% konfliktów jest spowodowanych różnicami w komunikacji, a 22% — niejasnymi oczekiwaniami.

Skuteczna komunikacja i ustalanie oczekiwań to dwa kluczowe obszary, za które odpowiadają kierownicy projektów, co oznacza, że mogą oni ograniczyć ryzyko wystąpienia konfliktu (a także stosować metody rozwiązywania konfliktów, gdy konflikt już się pojawi).

Jak sobie z tym poradzić

• Uzyskaj specjalistyczne szkolenie z przywództwa w projektach i technik rozwiązywania konfliktów, które może dostarczyć narzędzi do radzenia sobie z konfliktami i innymi nieidealnymi sytuacjami. 
• Ustal jasną hierarchię, cele projektowe SMART i cele projektu, a także system odpowiedzialności. Organizuj regularne spotkania kontrolne z członkami zespołu i rozliczaj ich z terminów oraz standardów jakości.
• Wdróż sprawdzone metody zwiększania bezpieczeństwa psychologicznego. Dzięki temu członkowie zespołu będą mieli poczucie, że ich głos jest słyszany i że są szanowani, co pomaga ograniczać konflikty.

2. Ograniczona dostępność zasobów

Kierownicy projektów mają trudności z przydzielaniem zasobów do swoich projektów, szczególnie gdy projekty są realizowane równocześnie, a zespoły muszą dzielić się między konkurującymi priorytetami.

Komentarz
autorstwau/beachbabe74 z dyskusji
wzarządzanieprojektami

Chociaż część tych problemów można rozwiązać poprzez odpowiednią fazę planowania projektu, zależy to również od budżetu projektu. Projekty o mniejszym budżecie często mają mniej dedykowanych zasobów, mimo że ich zakres prac może wymagać większej liczby zasobów.

Jak sobie z tym poradzić

• Zapoznaj się z najważniejszymi metodami zarządzania zasobami, takimi jak wyrównywanie zasobów i wygładzanie zasobów. Obie metody pomagają równoważyć obciążenie zasobów między członkami zespołu, ale wygładzania zasobów używaj wtedy, gdy masz nieprzekraczalny termin, którego nie można zmienić. 
• Rozwiń swoje umiejętności w zakresie prognozowania zapotrzebowania na zasoby. Im wcześniej wiesz, jakich zasobów będziesz potrzebować, tym wcześniej możesz je zarezerwować, zapewniając sobie dostęp do wszystkich potrzebnych osób i środków. 
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami. To najłatwiejszy sposób na zmianę przydziałów, monitorowanie możliwości i obciążenia zespołu oraz oszacowanie, jakich zasobów rzeczywiście potrzebujesz.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Brak szkoleń lub umiejętności w zakresie zarządzania projektami

Menedżerowie projektów często zostają obsadzeni w tej roli bez żadnego formalnego przeszkolenia (choć zwykle pojawia się ono później) ani umiejętności zarządzania projektami, umiejętności technicznych czy zestawu kompetencji miękkich, które zapewniłyby im sukces.

Wielu respondentów naszej ankiety wskazało brak pewności siebie jako swoje największe wyzwanie, a w szczególności trzy odpowiedzi dotyczyły bycia nowym w zarządzaniu projektami. Jeden z respondentów zauważył, że „ma trudności z rozwijaniem [swoich] umiejętności — od podstawowego zarządzania do zarządzania projektami na małą skalę”.

Jak sobie z tym poradzić

• Ćwicz elastyczność, niezależnie od rodzaju i skali zarządzanego projektu cyfrowego. Szybko dostosowuj się do sytuacji i ucz się na własnych błędach. 
• Znajdź czas na naukę osobistą i szkolenia z zarządzania projektami. Dołącz do grup społecznościowych i nawiązuj kontakty z innymi osobami z branży. Nasza społeczność na Slacku (część członkostwa DPM) to świetne miejsce, aby dołączyć do dyskusji.
• Weź udział w naszym kursie Mistrzowskie zarządzanie projektami cyfrowymi, dostępnym obecnie w ramach członkostwa DPM. Kurs obejmuje cały cykl życia projektu, a także kluczowe metodyki, takie jak zwinne zarządzanie projektami i metodyka kaskadowa, oraz taktyki pozwalające skutecznie realizować projekty.

4. Brak jasnych procesów

Wielu respondentów naszej ankiety zauważyło, że ich największe wyzwanie związane z zarządzaniem projektami dotyczyło procesów — zarówno konkretnych procesów projektowych, jak i procesów obowiązujących w firmie. W kilku odpowiedziach wskazano, że w organizacji brakowało przepływów pracy, a ich tworzenie i wdrażanie spadało na menedżerów projektów.

Innych frustrował brak przestrzegania ustalonych procesów przez pozostałe osoby.

Komentarz
autorstwa u/wookiedaywalker z dyskusji
wprojectmanagement

Jak sobie z tym poradzić

• Korzystaj z szablonów podczas tworzenia dokumentów procesowych. Zaoszczędzisz w ten sposób czas i unikniesz nieporozumień, ponieważ zamiast tworzyć dokument procesu od podstaw, możesz po prostu edytować istniejący dokument. Możesz tworzyć szablony na podstawie posiadanych dokumentów albo skorzystać z licznych bezpłatnych i płatnych szablonów, które mogą stanowić punkt wyjścia. 
• Przeprowadź analizę przyczyn źródłowych. Zanim przejdziesz do szukania rozwiązań, rozważ zastosowanie analizy przyczyn źródłowych, aby zrozumieć, dlaczego procesy są pomijane lub nie działają. Może ona ujawnić braki w szkoleniach, niejasny zakres odpowiedzialności albo narzędzia, które nie wspierają przepływu pracy.
• Powołaj komitet zarządzania zmianą, który będzie wdrażał nowe procesy i zmiany w istniejących procesach. Włącz do niego członków zespołów z różnych działów, aby każdy mógł wyrazić swoje zdanie i poprzeć nowy proces.

5. Utrzymanie zakresu

Wielu respondentów stwierdziło, że zakres był ich największym wyzwaniem — w szczególności trzymanie się zakresu projektu, unikanie rozszerzania zakresu oraz zarządzanie nagłymi zmianami zakresu. Rozszerzanie zakresu najczęściej wynika z oczekiwań klientów („Właśnie miałem nadzieję…” „Jeszcze jeden pomysł…”), ale może być również powodowane przez członków zespołu, którzy bardzo chcą zrobić dobre wrażenie. 

W jednej z odpowiedzi zwrócono uwagę na efekt domina, jaki wywołują zmiany zakresu, oraz związane z nim zarządzanie interesariuszami, do którego dochodzi, gdy zmiany zakresu wymagają również modyfikacji harmonogramu lub budżetu projektu.

Jak sobie z tym poradzić

• Odwołuj się do opisu zakresu prac i/lub deklaracji zakresu projektu. Jeśli klient poprosi o coś, co nie zostało określone w żadnym z tych dokumentów, skieruj go z powrotem do dokumentu, aby mógł się z nim zapoznać. 
• Wprowadź proces zgłaszania zmian. Jeśli na przykład klient chce funkcję, która nie była uwzględniona w pierwotnym zakresie, przygotuj zgłoszenie zmiany opisujące wpływ jej utworzenia na budżet, harmonogram i zasoby projektu. Klient może przeanalizować zgłoszenie zmiany i zdecydować o rezygnacji z realizacji, ale jeśli wyrazi zgodę, możesz odpowiednio dostosować harmonogram lub budżet projektu.

6. Brak widoczności postępów

Menedżerowie projektów często skarżą się, że nie wiedzą o opóźnieniach w projekcie lub problemach, dopóki nie jest za późno, a także że nie mają wglądu w to, ile pracy zostało wykonane w stosunku do tego, ile budżetu i czasu już wykorzystano. 

Nie wspominając już o tym, że bez odpowiedniego rozwiązania do raportowania proces wyszukiwania tych informacji pochłania ogromne ilości czasu: 

Komentarz
autorstwa z dyskusji
wzarządzaniu projektami

Jak to przezwyciężyć

• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami. Umożliwia ono tworzenie pulpitów nawigacyjnych do śledzenia takich wskaźników, jak wykorzystany budżet, dostępność poszczególnych zasobów oraz procent ukończenia zadania lub kamienia milowego. Pozwala również sprawdzić, nad jakimi innymi projektami pracują członkowie zespołu, dzięki czemu można ocenić priorytety i odpowiednio je dostosować. 
• Obliczaj wartość wypracowaną. Jest to wskaźnik, który przypisuje postępom projektu wartość wyrażoną w dolarach, dzięki czemu można bezpośrednio porównać ilość czasu, która została poświęcona, z kwotą wykorzystanego budżetu. 
• Regularnie kontaktuj się z członkami zespołu. Organizuj regularne indywidualne spotkania, aby uzyskać pełny obraz ich obciążenia pracą, wszelkich przeszkód lub wyzwań, z którymi się mierzą, oraz dowiedzieć się, jak możesz lepiej ich wspierać. 

7. Zarządzanie osobami, które nie podlegają bezpośrednio Tobie

Menedżerowie projektów często nie są bezpośrednimi przełożonymi członków zespołu pracujących nad ich projektami.

Nie zawsze mają władzę nad ich harmonogramem, godzinami pracy, stosowanym procesem ani sposobem wykonywania pracy. Może to prowadzić do konfliktów między kierownikiem projektu a zespołem, między kierownikami projektów a innymi menedżerami lub między poszczególnymi członkami zespołu. 

Jak to przezwyciężyć

• Buduj dobre relacje z członkami zespołu, aby czuli, że mogą zwrócić się do Ciebie z obawami dotyczącymi ich obciążenia pracą. Poznanie kogoś jako osoby ułatwi prowadzenie z tą osobą trudnych rozmów. 
• Ustal regularne spotkania (cotygodniowe, co dwa tygodnie itd.) dla wszystkich menedżerów (projektów i innych), aby omawiać priorytety i potencjalne konflikty dotyczące zasobów oraz zapewnić spójność działań, tak aby członkowie zespołu nie słyszeli różnych informacji od różnych osób, co może powodować frustrację i dezorientację. 
• Zadawaj członkom zespołu pytania otwarte dotyczące ich obciążenia pracą lub preferencji i unikaj pytań sugerujących lub protekcjonalnych.

8. Konkurujące priorytety

Organizacje realizują wiele projektów, a zasoby wymagane przez te projekty mogą być ograniczone, jak omówiono powyżej. Członkowie zespołu często są mocno przeciążeni, co może obniżać morale i motywację. Nie wspominając już o tym, że sami menedżerowie projektów często są przeciążeni pracą nad wieloma projektami o różnym poziomie priorytetu.

Dobrze podsumowuje to poniższy komentarz: 

Komentarz
autorstwa z dyskusji
wzarządzaniu projektami

Jak to przezwyciężyć

• Wdróż oprogramowanie do zarządzania zadaniami i aplikacje do zarządzania projektami lub narzędzia. Mogą one pomóc Ci śledzić, nad czym pracują członkowie zespołu oraz jakie inne projekty i zadania zostały im przydzielone. 
• Utwórz macierz priorytetów i kategoryzuj zadania według ich ważności lub pilności, a także usuń wszystko, co jest jednocześnie nieważne i niepilne. 
• Naucz się delegować. Chociaż kierownicy projektów ponoszą odpowiedzialność za wykonanie pracy, niekoniecznie muszą wykonywać ją osobiście. Zaangażuj zespół w opracowywanie sposobów zarządzania ryzykiem lub planów awaryjnych.

9. Uzyskiwanie dokładnych szacunków

Oszacowanie czasu, jaki zajmie wykonanie zadania, a tym samym wysokości budżetu, jaki zostanie na nie przeznaczony, zawsze stanowi wyzwanie zarówno dla kierowników projektów, jak i członków zespołu.

Kierownicy projektów nie wykonują pracy osobiście, a członkowie zespołu mogą niechętnie deklarować konkretną ilość czasu, zwłaszcza jeśli nie mają wszystkich informacji, co czasami się zdarza.

Jak sobie z tym poradzić

• Korzystaj z technik szacowania, takich jak szacowanie analogiczne, parametryczne lub trójpunktowe. Szacowanie analogiczne wykorzystuje dane z poprzednich projektów, a szacowanie parametryczne opiera się na konkretnych zmiennych z podobnych projektów i stosuje je do parametrów bieżącego projektu. Szacowanie trójpunktowe uwzględnia średnią z najlepszego możliwego scenariusza, najgorszego możliwego scenariusza i najbardziej prawdopodobnego scenariusza.
• Skorzystaj z naszego szablonu szacowania projektu (dostępnego w ramach członkostwa DPM). Uzyskaj dostęp do naszego szablonu i arkusza kontrolnego, aby mieć pewność, że przedstawiasz klientom możliwie najdokładniejszy szacunek. 

10. Brak komunikacji

Gdy członkowie zespołu nie komunikują się ze sobą lub interesariusze projektu nie przekazują odpowiednich informacji ani nie udzielają zgód niezbędnych do dalszego prowadzenia projektu, wzrasta ryzyko jego niepowodzenia.

Komentarz
autorstwau/wookiedaywalker z dyskusji
wzarządzaniu projektami

Jak sobie z tym poradzić

• Utwórz jasny plan komunikacji. Określa on, w jaki sposób zespół projektowy, kierownik projektu i interesariusze będą wymieniać informacje w trakcie projektu. Uwzględnij kanały, z których będziesz korzystać, częstotliwość komunikacji oraz to, jak często będą odbywać się spotkania kontrolne (osobiście lub telefonicznie). 
• Przeprowadź właściwe rozpoczęcie projektu, a także spotkanie poprzedzające rozpoczęcie projektu, w którym weźmiesz udział wraz z klientem. Pomoże to zbudować relację, dzięki czemu będziecie mogli dobrze komunikować się przez resztę projektu, a także ustali oczekiwania dotyczące poziomu i częstotliwości komunikacji w trakcie projektu. 

11. Zespoły pracujące w silosach

Gdy członkowie zespołu pracują we własnych, odizolowanych światach, a pętle informacji zwrotnej nie istnieją, cierpi na tym jakość pracy, zadania są powielane i nie jest jasne, kto odpowiada za poszczególne kwestie.

Ostatecznie powoduje to dużą frustrację wśród zespołu projektowego i interesariuszy, obniżając morale oraz motywację i sprawiając, że zespół traci zaangażowanie w pracę. 

Jak sobie z tym poradzić

• Wdróż macierz RACI. Wyjaśnia ona, kto jest odpowiedzialny za wykonanie, kto ponosi odpowiedzialność, z kim należy się skonsultować i kto powinien zostać poinformowany o konkretnych zadaniach oraz rezultatach projektu. Uzupełnij macierz strategicznie, aby ograniczyć pracę w silosach i upewnić się, że osoby pełniące rolę „konsultowanych” są właściwymi osobami do przekazywania informacji zwrotnych.
• Ustanów pętlę informacji zwrotnej. Obejmuje to uzyskiwanie opinii na temat samej pracy, ale kierownicy projektów powinni zawsze pytać również o opinie dotyczące procesów, przeszkód oraz przebiegu projektu jako całości. Im bardziej usprawniasz procesy i znajdujesz sposoby na przełamywanie silosów, tym bardziej poprawią się morale i jakość pracy.

Co dalej?

Aby uzyskać pomoc w skutecznym zarządzaniu projektami oraz rozwiązywaniu tych i innych typowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami, dołącz do naszej społeczności członkowskiej i dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych cyfrowych kierowników projektów.