Diagramy przepływu: zastosowania, szablony & przykłady
Zrozumienie przepływu zadań: Diagramy przepływu przedstawiają sekwencję zadań w określonym procesie, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie łatwo zobaczyć, jak działania przebiegają od początku do końca.
Znajdowanie wąskich gardeł: Diagramy przepływu mogą pomóc wskazać potencjalne wąskie gardła, które mogą zakłócić realizację określonych zadań lub całego projektu.
Narzędzia pomocnicze: Możesz używać szablonów i narzędzi programowych, aby przyspieszyć i uprościć proces tworzenia diagramów przepływu. Dostępnych jest wiele opcji, które możesz dostosować i edytować zgodnie ze swoimi potrzebami.
Schematy przepływu pracy pokazują przepływ zadań przez proces od początku do końca i mogą pomóc Ci zidentyfikować potencjalne wąskie gardła w procesie. Dowiedz się, jak tworzyć schematy przepływu pracy i jasno wizualizować swoje procesy, aby rozumieć, co dzieje się dalej w miarę zbliżania się do celów projektu.
Czym jest schemat przepływu pracy?
Schemat przepływu pracy to wizualna reprezentacja kroków niezbędnych do ukończenia projektu. Może pomóc Ci identyfikować i śledzić postęp każdego kroku lub zadania w projekcie w miarę jego zbliżania się do pożądanych rezultatów. Oto, jak może wyglądać typowy schemat przepływu pracy:
Schematy przepływu pracy są również znane jako schematy procesów lub diagramy przepływu pracy i stanowią jeden z wielu rodzajów schematów blokowych, które pokazują kroki procesu, przez które przejdzie każdy element pracy, aby można było uznać go za ukończony, lub opisują proces przepływu pracy na bardziej ogólnym poziomie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Więcej przykładów przepływów pracy znajdziesz tutaj.
Do czego służą schematy przepływu pracy?
Schematy przepływu pracy służą do przedstawiania sekwencji kroków, etapów lub działań niezbędnych do ukończenia projektu. Mogą przedstawiać zarówno przepływy pracy w modelu kaskadowym, jak i zwinne przepływy pracy.
Pokazują przepływ i kroki w procesie, a także różne osoby lub działy odpowiedzialne za każdy krok. Możesz używać swojego diagramu razem z macierzą RACI w tym celu.
Jeśli opracowałeś schematy blokowe wszystkich swoich procesów, ale pominąłeś macierz RACI, masz jedynie bardzo szczegółowe instrukcje dotyczące tego, co należy zrobić, i żadnych informacji o tym, kto ma to zrobić. W rzeczywistości nie rozwiązałeś swojego problemu. Musisz przełożyć schematy blokowe na język ludzi. RACI przekłada wszystko na język ludzi.
Możesz używać schematów przepływu pracy w ramach inicjatyw optymalizacji przepływu pracy jako narzędzia pomagającego identyfikować możliwości pozytywnych zmian lub jako narzędzia do szkolenia pracowników. Schematy przepływu pracy można wykorzystywać podczas wdrażania pracowników, aby pokazać nowym osobom proces krok po kroku oraz sposób, w jaki powinien być realizowany.
Schematy przepływu pracy można również wykorzystywać w różnych procesach specyficznych dla danej dziedziny, takich jak kreatywne przepływy pracy, a także w różnych branżach, w tym w tworzeniu oprogramowania, opiece zdrowotnej i handlu elektronicznym.
Rodzaje schematów przepływu pracy
Oto kilka rodzajów ustandaryzowanych schematów przepływu pracy, z którymi możesz się spotkać:
- Amerykański Krajowy Instytut Normalizacyjny (ANSI): Styl ANSI pojawił się jako pierwszy w dziedzinie standardów dotyczących diagramów przepływu pracy i jest powszechnie stosowanym językiem. Dowiedz się więcej o ANSI
- Ujednolicony Język Modelowania (UML): Diagramy aktywności UML służą do przedstawiania kolejności kroków w procesie i przepływu sterowania. UML jest często używany w inżynierii oprogramowania i projektowaniu systemów. Dowiedz się więcej o UML
- Notacja Modelowania Procesów Biznesowych (BPMN): BPMN jest podobny do UML i wykorzystuje schemat blokowy do tworzenia wizualnych przepływów pracy dla danego procesu lub projektu. BPMN nie jest przeznaczony wyłącznie dla inżynierii oprogramowania, lecz koncentruje się bardziej na procesach biznesowych niż na oprogramowaniu lub systemach technologicznych. Dowiedz się więcej o BPMN i oprogramowaniu do modelowania procesów biznesowych
- Dostawca–Dane wejściowe–Proces–Dane wyjściowe–Klient (SIPOC): Diagramy SIPOC pozwalają śledzić sposób, w jaki dostawcy, materiały i zasoby (np. zespół projektowy) funkcjonują w ramach procesu biznesowego.
Oprócz tych formalnych rodzajów wykresów przepływu pracy w zarządzaniu projektami możesz napotkać także kilka innych powiązanych diagramów.
- Schemat blokowy przedstawia kroki procesu oraz kolejność, w jakiej powinny być wykonywane. Nie chodzi jednak tylko o zestawienie kształtów i strzałek — ważna jest nauka tworzenia schematu blokowego. Strzałki wskazują kierunek przepływu procesu, a w zależności od tego, co chcesz przedstawić, stosuje się różne symbole. Schematy blokowe można tworzyć i śledzić za pomocą oprogramowania do tworzenia schematów blokowych.
- Diagram przepływu danych pokazuje, jak dane przepływają przez system. Obejmuje różne kroki procesu oraz rodzaj danych przetwarzanych na każdym etapie.
- Mapa procesu przedstawia fizyczny układ procesu. Obejmuje różne maszyny lub działy zaangażowane w proces, a także przepływ materiałów i produktów.
Korzyści z diagramów przepływu pracy
Korzyści z używania diagramu przepływu pracy w zarządzaniu projektami obejmują możliwość:
- Lepszego wizualizowania drogi do ukończenia każdego zadania w projekcie i minimalizowania wąskich gardeł oraz nieefektywności
- Łatwiejszego identyfikowania i naprawiania potencjalnych problemów na wczesnym etapie, zwłaszcza gdy prace utkną w martwym punkcie
- Lepszego śledzenia postępów projektu, szczególnie między większymi kamieniami milowymi
- Sprawniejszego przydzielania zadań członkom zespołu, zwłaszcza w sytuacjach ograniczonych zasobów lub gdy jeden zespół czeka, aż inny ukończy swoją część zadania
Jak utworzyć diagram przepływu pracy
Aby utworzyć diagram przepływu pracy, musisz wykonać następujące kroki (które mają również zastosowanie do tworzenia przepływów pracy ogólnie):
- Określ etapy projektu
- Zidentyfikuj poszczególne zadania w ramach każdego etapu
- Dla każdego zadania określ, jakie są jego dane wejściowe i wyjściowe
- Ustal, kto odpowiada za wykonanie każdego zadania, i zdecyduj, czy potrzebujesz torów przepływu
- Zidentyfikuj zależności między zadaniami
- Oszacuj, ile czasu powinno zająć każde zadanie
- Określ potencjalne przeszkody lub wąskie gardła w procesie, korzystając z analizy przepływu pracy
- Zidentyfikuj końcowe rezultaty tego procesu
Zachowaj elastyczność, aby móc dodawać lub usuwać zadania albo kroki w miarę postępów projektu. Szukaj możliwości usprawniania procesów. Zwykle oznacza to eliminowanie zadań lub procesów, które nie przynoszą wartości, automatyzowanie przepływów pracy lub dowolnych powtarzalnych zadań, a także edukowanie współpracowników w zakresie dokładnej i wydajnej pracy.
Dowiedz się więcej o projektowaniu i tworzeniu przepływów pracy tutaj.
Typowe symbole i kształty
Wśród różnych typów diagramów przepływu pracy prawdopodobnie znajdziesz kilka ustandaryzowanych symboli i kształtów, w tym:
- Terminator: początek lub koniec przepływu pracy, często przedstawiany za pomocą owalu lub koła
- Linia przepływu: łącznik przemieszczający się między krokami, działaniami, procesami, decyzjami lub punktami początkowymi/końcowymi. Zwróć uwagę na kierunek, w którym wskazują linie przepływu!
- Krok, działanie lub proces: każdy element, krok, działanie lub proces może być przedstawiony jako kwadrat albo prostokąt.
- Decyzje: decyzje są zazwyczaj oznaczane rombem. Możesz również zobaczyć strzałki z oznaczeniami tak/nie, zatwierdzone/odrzucone itp., pokazujące, co dzieje się w zależności od podjętej decyzji (wskazówka: oprogramowanie do obsługi przepływów zatwierdzania może być przydatne w procesach wymagających akceptacji określonej osoby lub osoby pełniącej określoną funkcję)
Symbole powinny być używane konsekwentnie lub zgodnie ze standardem wymaganym przez organizację albo zespół.
Opcje szablonów diagramów przepływu pracy
Oto kilka szablonów diagramów przepływu pracy, które możesz pobrać i dostosować do własnych potrzeb.
- Szablony Miro: idealne do tworzenia map przepływów pracy w czasie rzeczywistym i we współpracy w zdalnych zespołach (więcej informacji o przepływach pracy zespołu tutaj).
- Szablony firmy Microsoft (Excel i Visio): te szablony są najlepsze dla osób zaznajomionych z narzędziami firmy Microsoft, dzięki czemu mogą je zintegrować z istniejącymi przepływami pracy.
- SmartDraw: SmartDraw jest idealnym rozwiązaniem dla menedżerów dbających o budżet, którzy potrzebują różnorodnych, intuicyjnych i bezpłatnych szablonów do szybkiego mapowania przepływów pracy.
- Microsoft PowerPoint: PowerPoint jest optymalny do integrowania diagramów przepływu pracy z prezentacjami, a także do komunikacji wizualnej i raportowania.
- Szablony Lucidchart: Lucidchart oferuje zaawansowane i elastyczne szablony do tworzenia złożonych wizualizacji przepływów pracy, takich jak diagramy torów i przepływy danych.
Narzędzia do tworzenia diagramów przepływu pracy
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi zaprojektowanych specjalnie z myślą o tworzeniu diagramów przepływu pracy. Przetestuj kilka narzędzi, zanim podejmiesz ostateczną decyzję — większość z nich zawiera szablony, których możesz użyć jako punktu wyjścia i dostosowywać je w miarę pracy.
Oto moje najlepsze propozycje oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Zapoznaj się z tymi materiałami, aby znaleźć więcej opcji narzędzi do obsługi oprogramowania przepływu pracy:
- Darmowe oprogramowanie do obsługi przepływów pracy, jeśli działasz w mniejszej organizacji z ograniczonym budżetem lub po prostu chcesz szybko zacząć
- Oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy do zarządzania przepływami pracy po ich skonfigurowaniu i uruchomieniu
- Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy do automatyzowania ręcznych i powtarzalnych elementów przepływów pracy
- Alternatywy dla Camundy, jeśli obecnie korzystasz z Camundy, ale okazuje się, że nie najlepiej odpowiada ona Twoim potrzebom
Co dalej?
Chcesz poznać więcej wskazówek dotyczących ulepszania diagramów przepływów pracy? Dołącz do dyskusji na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych dzięki członkostwu DPM!
