Wnioski & opowieści zdalnego kierownika projektu (z Natalie Semczuk z Talkanatalk)

Przeczytaj transkrypcję:

Wypróbowujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie jest poprawny w 100% przypadków.

Ben Aston:

Dziękuję za dostrojenie się. Nazywam się Ben Aston, a to jest podcast The Digital Project Manager.
Dzisiaj dołącza do mnie Natalie Semczuk. Natalie, dziękuję, że pojawiłaś się w programie. To właściwie pierwszy raz w historii podcastu o zarządzaniu projektami, gdy pierwszy gość pojawia się ponownie, więc to wielki dzień.
Dzisiaj będziemy rozmawiać o porażkach projektów. Porozmawiamy o wyciągniętych wnioskach, fantastycznym biuletynie Natalie DPMish i o wszystkim, dokąd poniesie nas rozmowa.
Ostatnim razem mieliśmy okazję trochę cię poznać. Jeśli zastanawiacie się, kim jest Natalie, pozwólcie, że przeczytam jej biogram. Zawsze jest trochę krępujące, gdy ktoś to robi, więc przepraszam. Oto, co ktoś — być może sama Natalie — napisał o Natalie: „Natalie jest konsultantką do spraw cyfrowego zarządzania projektami i pracuje zdalnie. Mieszka w południowo-zachodniej części Stanów Zjednoczonych, pracuje głównie z małymi i średnimi agencjami posiadającymi wewnętrzne działy internetowe, zarządza projektami cyfrowymi i wdraża procesy wspierające zespoły projektowe oraz programistyczne. Specjalizuje się również we wdrażaniu systemów projektowych w zespołach zdalnych”.
Natalie napisała mnóstwo artykułów o zdalnym zarządzaniu projektami, więc zajrzyjcie do nich, jeśli jesteście zdalnymi kierownikami projektów. Prowadzi także blog PM Reactions. Lubi literaturę dystopijną, jogę i picie zbyt dużej ilości kawy. Niedawno wróciła z urlopu, więc bardzo się cieszymy, że mamy ją dziś z nami.
Właściwie południowo-zachodnia część Stanów Zjednoczonych brzmi trochę tak, jakbyś przed kimś uciekała.

Natalie:

Nie. Jestem w Arizonie. W ciągu ostatnich kilku lat często się przeprowadzałam i męczyło mnie aktualizowanie biogramów oraz mówienie ludziom: „Właściwie nie mieszkam już w tym stanie. Przeprowadziłam się w zeszłym tygodniu”. Dlatego staram się podawać nieco szerszą lokalizację geograficzną.

Ben Aston:

Tak, dzięki temu nie musisz tego aktualizować. Świetnie.
A jaka jest Arizona o tej porze roku?

Natalie:

Jest pięknie. W tym tygodniu osiągnęliśmy ważny kamień milowy. Nie mamy już temperatur przekraczających 100 stopni, więc oficjalnie mamy jesień.

Ben Aston:

Lodowato, naprawdę lodowato.
W tym tygodniu byłem w Atlancie. W Vancouver, gdzie teraz jestem, jest obecnie około czterdziestu kilku stopni. Próbuję używać amerykańskiej skali temperatur. Powiedziałbym, że jest 8 stopni. W Atlancie było jednak ponad 80 stopni, czyli około 30 kilku stopni, i było gorąco oraz duszno. To było szalone. Po powrocie do Vancouver teraz marznę.
Ale właściwie jestem ciekawy: jak nazywa się osobę z Arizony?

Natalie:

Chyba tak.

Ben Aston:

Dokąd więc jeździsz na urlop? Brzmi, jakbyś mieszkała w pięknej części świata. Dokąd wyjeżdża na wakacje ktoś z Arizony?

Natalie:

Mieszkam w ładnej okolicy. Do Wielkiego Kanionu mam około trzech godzin, co jest całkiem niesamowite. Przeważnie wszyscy staramy się latem stąd wyjechać, bo robi się naprawdę gorąco. Nie pamiętam przelicznika, ale w skali Fahrenheita latem jest około 120 stopni, a przez większość czasu 115, więc ludzie jadą w góry albo całkowicie opuszczają stan, z czym w pełni się zgadzam.

Ben Aston:

To 46 stopni Celsjusza, dla wszystkich, którzy mieszkają w pozostałej części świata i używają Celsjusza. 46 stopni — to już połowa drogi do wrzenia.
Opowiedz mi o tym. Wiem, że jesteś zdalną kierowniczką projektu i robisz to już od pewnego czasu. Jak to się stało? Dlaczego wybrałaś zdalne zarządzanie projektami? A może to ono wybrało ciebie?

Natalie:

Trochę jedno i drugie. Uwielbiam to. Przez długi czas pracowałam w biurach na pełen etat w miejscach, w których mieszkałam, a po godzinach zaczęłam pracować jako freelancerka. Jedynym rozwiązaniem, które naprawdę działało, była współpraca z firmami pracującymi zdalnie. Większość moich pierwszych kontraktów była zdalna i odkryłam, że bardzo odpowiada mi taki styl życia. Mogę swobodniej wybierać harmonogram i decydować, co robię ze swoim czasem, bo nie jestem przywiązana do biura, dojazdów ani podobnych rzeczy. Poza tym nie wiem, czy ludzie zdają sobie sprawę, że zdalne zarządzanie projektami jest świetne, ponieważ możemy bardzo łatwo wykonać swoją pracę. Nikt nam nie przerywa. Mam jednak również tę zaletę, że zarabiam na życie rozmową i komunikacją, więc właściwie nigdy nie czuję się samotna.

Ben Aston:

To brzmi całkiem idealnie.
Przy całej tej efektywności i możliwości samodzielnego zarządzania czasem, co robisz w wolnym czasie? Ostatnim razem nie poruszyliśmy tego tematu. Co robi kierownik projektu poza pracą jako kierownik projektu?

Natalie:

Czasami zdecydowanie mam problem z równowagą między pracą a życiem prywatnym. Myślę, że ma to również związek z pracą freelancera. Kiedy nie pracujesz, zastanawiasz się, co jeszcze mogłabyś zrobić w tym czasie. Lubię jednak poznawać okolicę. Jak wspomniałeś, mieszkam w naprawdę świetnej części kraju. W pobliżu jest Sedona, Wielki Kanion oraz wszystkie te niesamowite góry, szlaki i inne miejsca, więc lubię tam jeździć, wędrować, jeździć terenowo, odkrywać nowe miejsca i robić zdjęcia. Nie zdecydowałam się jeszcze na biwakowanie, bo jest tu mnóstwo przerażających owadów, ale w końcu spróbuję.

Ben Aston:

Potrzebujesz tylko packi na muchy, sprayu albo broni.

Natalie:

W takim razie chyba bym pasowała.

Ben Aston:

Świetnie.
Chciałem cię jeszcze zapytać: co stało się z twoim blogiem PM Reactions? Czy przestał działać? Czy pojawił się i zniknął, a teraz został przekształcony w DPMish? O co chodzi?

Natalie:

Nie, nadal istnieje. Wszystkie GIF-y i memy wciąż tam są. Każdy—

Ben Aston:

Ostatnia aktualizacja była drugiego kwietnia.

Natalie:

Wiem.
Mam cały folder gotowych GIF-ów. Oznaczam je według emocji. Kiedyś co jakiś czas ładowałam około 50 naraz i planowałam automatyczne publikowanie, ale minęło już zdecydowanie za dużo czasu. Teraz jest mi głupio.

Ben Aston:

Może warto umieścić coś w biuletynie — to tylko pomysł.

Natalie:

Podoba mi się ten pomysł.

Ben Aston:

Minęło kilka miesięcy, odkąd ostatnio rozmawialiśmy. Co nowego, oprócz urlopu? Nad czym pracowałaś? Znalazłaś jakieś nowe, ciekawe narzędzia? Co słychać?

Natalie:

Robiłam kilka nowych rzeczy. Latem zakończyłam parę projektów. Zaraz po urlopie rozpoczęłam nowy projekt z agencją w Nowym Jorku, a wcześniej pracowałam z agencją w Montrealu. Było świetnie. Pracowałam nad różnymi projektami klientów, a także z bardziej uporządkowanymi agencjami, które działają w jednej lokalizacji, ale wspierają pracę zdalną. Jestem jedyną osobą pracującą zdalnie na pełen etat. Bardzo miło było poznać ich procesy, zobaczyć, jak organizują pracę, i przyczynić się do tych zmian.
Ostatnio nie korzystałam zbyt często z nowych narzędzi. Bardzo zainteresowałam się natomiast niedawno narzędziem TeamGantt i wykresami Gantta. Kiedyś używałam go przy jednym projekcie, potem przez jakiś czas przestałam, a teraz wróciłam do niego i na nowo uczę się, jak działa. Próbuję sobie przypomnieć inne ciekawe narzędzia. Korzystam też z MeisterTask, który przypomina Trello. Nie wiem, jak sprawdza się w pracy zespołowej, ale z bardzo małym zespołem freelancerów działa całkiem dobrze.
Chyba to wszystko.

Ben Aston:

Świetnie.
Nigdy wcześniej nie słyszałem określenia „pracuję zdalnie” użytego w taki sposób. Tak o sobie mówisz?

Natalie:

Czasami tak. Nie wiem jednak, czy to oficjalne określenie. Po prostu tak mówię.

Ben Aston:

Zastanawiam się też nad czymś, co warto krótko poruszyć. Pracujesz jako kierowniczka projektu cyfrowego zdalnie. Współpracujesz z agencjami w różnych miejscach — w Nowym Jorku, Montrealu i innych częściach Stanów. Jak zdobywasz takie zdalne zlecenia?

Natalie:

To chyba jedno z najczęstszych pytań dotyczących freelancingu. Kiedy zaczynałam, szukałam osób, które chciały zatrudnić swojego pierwszego kierownika projektu, ponieważ nie były do końca pewne, czego potrzebują. Zwykle gdy zatrudnia się kogoś po raz pierwszy, nie wiadomo dokładnie, ile pracy będzie można mu przydzielić, więc właśnie w tym znalazłam dla siebie miejsce. Jeśli chodzi o zdalne zarządzanie projektami dla agencji i większych firm, w dużej mierze działała poczta pantoflowa. Ktoś, kogo znasz, przechodzi do innej agencji, a tam zna osobę, która kogoś szuka. Albo po prostu jesteś widoczna: występujesz na konferencjach, piszesz artykuły i robisz podobne rzeczy.
Zwykle nie kontaktuje się ze mną bezpośrednio osoba, która potrzebuje współpracy. Częściej jest to inny kierownik projektu, który potrzebuje dużej pomocy, rozpoznał ten problem i chce znaleźć rozwiązanie. Czasami właściciel firmy rozumie, że jego zespołowi przydałoby się dodatkowe wsparcie. To trochę mieszanka różnych sytuacji.

Ben Aston:

Witamy z powrotem w podcaście The Digital Project Manager, w drugiej części, po tym jak Natalie i ja — a właściwie głównie ja — doświadczyliśmy tragicznej awarii internetu. Takie jest życie.
Natalie, dziękuję, że opowiedziałaś nam, jak zdobywasz zdalne zlecenia związane z zarządzaniem projektami. Będę musiał posłuchać podcastu, żeby dowiedzieć się, co powiedziałaś, ale—

Natalie:

Mam nadzieję, że to coś dobrego.

Ben Aston:

Bo zniknąłem. Porozmawiajmy jednak o twoim artykule. Jeśli nie mieliście jeszcze okazji przeczytać najnowszego artykułu Natalie na stronie theDigitalProjectManager.com, zajrzyjcie do niego. Nazwaliśmy go „Dlaczego i jak dokumentować wyciągnięte wnioski”. Wspaniałe jest to, że nie jest to tylko nudna teoria — zamieściliśmy tam również, a właściwie Natalie stworzyła, bardzo praktyczne szablony wyciągniętych wniosków, które można pobrać. Jeśli próbujecie je pobrać i macie włączony bloker reklam, musicie go wyłączyć, bo inaczej to nie zadziała.
Czy nie irytuje was, gdy znajdujecie szablon i myślicie: „Brzmi dobrze”, ale nie macie pojęcia, jak go używać? Zamiast pustego szablonu dodaliśmy trochę inspiracji dla kierowników projektów. Tak, myślę, że „inspo” wkrótce będzie poprawnym hasztagiem. Szablon zawiera przykładowo uzupełnione wyciągnięte wnioski, dzięki czemu można od razu zacząć pracę. Porozmawiajmy przez chwilę o wyciągniętych wnioskach. Natalie, dlaczego w ogóle są one potrzebne? Czy to nie jest po prostu to samo co retrospektywa projektu?

Natalie:

Wiem, że PMI ma w tym zakresie oficjalne ramy. Nie mam formalnego wykształcenia w tej dziedzinie, ale postrzegam to nieco inaczej. Retrospektywy projektów są świetne do pracy z zespołem pod koniec projektu. Jeśli jednak chcemy utrwalać zmiany, rozumieć, co regularnie idzie źle lub co działa dobrze, oraz stosować tę wiedzę w wielu projektach — szczególnie gdy długo pracujemy w jednej agencji albo z tymi samymi osobami — bardzo ważne jest śledzenie takich informacji, rozumienie ich i rozwijanie się dzięki zdobytym doświadczeniom.

Ben Aston:

Jasne. Zgadzam się.
Jak myślisz, dlaczego tak się dzieje? Pracujesz z różnymi agencjami i zespołami, więc musi być ciekawe, czy wszyscy popełniają w projektach te same błędy. Czy przy każdym projekcie zapisujesz te same wyciągnięte wnioski?

Natalie:

Z mojego doświadczenia wynika, że zawsze są to te same błędy i te same problemy. Wszyscy mają wiele wspólnych cech. Widać to na dowolnej konferencji branżowej. Słucha się różnych wystąpień, które dotyczą pokonywania tego czy innego problemu projektowego albo problemu z procesem projektowym. Myślę więc, że każda agencja ma ten sam typowy, ogólny błąd, problem lub trudność w swoich procesach. Interesujące jest obserwowanie, jak różne zespoły sobie z tym radzą, zwłaszcza jeśli jeszcze nie znalazły sposobu na rozwiązanie problemu. To było dla mnie bardzo ważne. Lubię przynajmniej zapisywać dla siebie to, czego się uczę i co obserwuję, oraz zastanawiać się, jak może to zmienić moje spojrzenie, gdy przechodzę do innych projektów i firm.

Ben Aston:

Jakie są według ciebie trzy najczęstsze obszary problemowe, z którymi mierzą się kierownicy projektów?

Natalie:

Myślę, że zawsze pojawiają się problemy związane z szacowaniem, rozpoczęciem projektu i oczekiwaniami wobec projektu. To naprawdę trudne. Prawdopodobnie napisano całe książki o szacowaniu, a jeśli nie wykonuje się wstępnych szacunków, zawsze trudno dokładnie oszacować projekt lub przygotować dla niego budżet. Problematyczne są też terminy i nieprzewidziane przeszkody. Klient może na przykład opóźnić projekt z określonego powodu. Nawet przy bardzo dobrym procesie trudno zaplanować nieznane elementy. Często widzę podobne problemy.
Klient może opóźnić projekt o sześć tygodni. Możemy mieć procedurę dotyczącą zobowiązań umownych lub sposobu wznowienia projektu, ale nie ma doskonałego sposobu zarządzania tym od strony obciążenia zespołu i zasobów. Trzecią kwestią jest zarządzanie oczekiwaniami wszystkich zainteresowanych. Istnieje wiele dobrych sposobów dokumentowania informacji i aktualizowania ich podczas spotkań, ale zarządzanie oczekiwaniami zawsze będzie problemem, szczególnie w bardziej zwinnych i współpracujących zespołach. Jest trudniej, bo nie zawsze istnieje jedno prawdziwe źródło informacji. Trudniej dopilnować, aby wszystkie kwestie zostały zamknięte i odpowiednio rozwiązane.