Zanim wdrożysz AI, napraw to
Zarządzanie: Skuteczne wdrażanie AI zaczyna się od ujednoliconych procesów i zarządzania, a nie od wyboru platformy czy przydzielania licencji.
Porządkowanie: Uporządkowanie dokumentacji ujawniło sprzeczne procedury i stworzyło solidną podstawę, której potrzebowała automatyzacja, aby połączyć zespoły.
Widoczność: Zintegrowane systemy zapewniły zespołom projektowym, handlowym i inżynieryjnym wspólny wgląd w decyzje, zależności i przekazywanie zadań.
Ograniczenia ochronne: Wyspecjalizowani agenci AI z ręcznymi punktami kontrolnymi zmniejszają ryzyko zależności, zachowując nadzór człowieka nad zautomatyzowanymi przepływami pracy.
Wdrażanie nowych pracowników: Drobne, nieudokumentowane zadania, takie jak instrukcje obsługi drukarki, ujawniły cenne luki w wiedzy, które AI może pomóc uzupełnić i udostępnić.
W przypadku wielu firm wdrażanie AI zaczyna się od rozmowy o narzędziach: która platforma, który poziom licencji, który zespół otrzyma dostęp jako pierwszy. Jednak zdaniem Jeffreya Cedeno, menedżera programu projektowego w NBCUniversal, który przez ostatni rok pomagał we wdrażaniu AI w zespołach projektowych i inżynieryjnych, to od początku niewłaściwy punkt wyjścia.
„Uruchomiliśmy system zarządzania dla każdego istniejącego procesu operacyjnego, aby zacząć integrować różne zespoły” — mówi Cedeno. Na drugim miejscu pojawiły się narzędzia AI. Najpierw pojawiło się zarządzanie.
Uruchomiliśmy system zarządzania dla każdego istniejącego procesu operacyjnego, aby zacząć integrować różne zespoły
Kolejność „najpierw proces, potem platforma” decyduje o tym, czy AI usprawnia działanie organizacji, czy tylko nieco szybciej automatyzuje ten sam bałagan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Spotkaliśmy się z Cedeno, aby poznać jego opinię na temat tego, jak w praktyce wyglądało to w jego zespole: sukcesów, zabezpieczeń oraz mało efektownej pracy porządkowej, która w ogóle umożliwiła wdrożenie AI. Oto, co powiedział.
Sygnał ostrzegawczy: AI ujawnia to, czego nigdy nie zdefiniowano
Cedeno nie planował przebudowy dokumentacji operacyjnej. Chciał, aby zespoły projektowe i inżynieryjne bardziej konsekwentnie korzystały z AI. Jednak gdy tylko spróbowały wprowadzić rzeczywiste przepływy pracy do narzędzi AI, problemy natychmiast wyszły na jaw.
„Znaleźliśmy poważne luki w naszym własnym zarządzaniu operacyjnym. Na przykład jeden zespół miał plan projektu, z którego korzystał, a inny zespół miał zupełnie inny dokument dotyczący tego samego” — mówi. „Nie pomagało to w usprawnianiu pracy ani w zachowaniu ciągłości”.
Znaleźliśmy poważne luki w naszym własnym zarządzaniu operacyjnym.
To problem, który przez lata pozostaje niewidoczny, mimo że znajduje się tuż przed naszymi oczami. Każdy zakłada, że jego własny proces jest zasadniczo w porządku — dopóki nie trzeba odczytać informacji ze wszystkich procesów jednocześnie i nie okazuje się, że tak naprawdę nigdy nie istniał jeden wspólny proces.
Najpierw przyszło mało efektowne rozwiązanie
Zanim wdrożono jakąkolwiek automatyzację, zespół Cedeno zrobił to, czego nikt nie chciał robić: wybrał jedno narzędzie do jednego zadania, uporządkował je i usunął zbędne powielanie.
„W naszym przypadku SharePoint świetnie sprawdza się jako miejsce do prowadzenia bieżącej dokumentacji i właśnie do tego go używamy” — wyjaśnia. „Uporządkowaliśmy każdy folder, umieszczając w nim bardzo aktualne informacje na każdy temat dla każdego zespołu”.
Confluence przeszło ten sam proces i zostało przekształcone w prawdziwą wiki z przejrzystą hierarchią. Porządkowanie nie było delikatne. „Usunąłem setki stron, aby móc przeorganizować wszystkie dane tak, by pasowały do naszego systemu zarządzania” — mówi Cedeno.
Dopiero gdy ta struktura powstała, automatyzacja zaczęła wykonywać rzeczywistą pracę — łączyć SharePoint, Jirę i Confluence, dzięki czemu wprowadzenie zgłoszenia w Airtable mogło automatycznie utworzyć odpowiadające mu zgłoszenie w Jirze, bez konieczności ręcznego ponownego wprowadzania danych. „Bez integracji z AI nic z tego nie byłoby możliwe” — mówi. Jednak integracja z AI nie byłaby możliwa bez wcześniejszego uporządkowania.
Zyskiem była przejrzystość, a nie tylko szybkość
Najbardziej namacalnym rezultatem nie było szybsze uzyskiwanie wyników, lecz widoczność działań między zespołami, która wcześniej po prostu nie istniała. Cedeno wskazuje na trwający od dawna brak porozumienia między zespołami projektowym i handlowym jako wyraźny przykład.
„Mamy zespół handlowy i zespół [projektowy]. Te zespoły pracują w silosach, a teraz wszyscy jesteśmy zintegrowani” — mówi. Wcześniej decyzja projektowa mogła być realizowana bez uwzględnienia czegoś takiego jak przerwa reklamowa, ponieważ zespoły „po prostu przekazywały sobie zadania i nie mieliśmy pojęcia, co się z nimi działo”. Teraz, jak mówi, „na każdym etapie jest też ktoś, kogo należy uwzględnić, a także zespół zaangażowany w tę konkretną rzecz, o której wcześniej się nie myślało”.
Historia o drukarce
Nie każda luka w dokumentacji ma strategiczne znaczenie. Niektóre stają się po prostu rażąco oczywiste, gdy już się je zauważy.
„Nawet przypadkowe rzeczy — na przykład to, jak ludzie korzystają z drukarki w firmie — co było jednym z najczęściej zadawanych pytań w całym naszym zespole, nie było ujęte w dokumentacji” — mówi Cedeno. „I tylko dwie osoby wiedziały, jak ci to wyjaśnić”.
Nawet przypadkowe rzeczy — na przykład to, jak ludzie korzystają z drukarki w firmie — co było jednym z najczęściej zadawanych pytań w całym naszym zespole, nie było ujęte w dokumentacji.
To niewielki przykład, ale najlepiej ilustruje rzeczywisty problem: nieudokumentowaną wiedzę, przechowywaną w głowach dwóch osób, którą wcześniej uznawano za zbyt błahą, by umieszczać ją w dokumentacji. Jednak właśnie takie fragmenty wiedzy mogą sprawić, że AI będzie o wiele bardziej użyteczna, zwłaszcza dla nowych osób w organizacji, która wykorzystuje ją podczas wdrażania pracowników.
More Articles
- Wycofywanie się z AI: prawdziwe historie liderów
- Rzeczywiste przepływy pracy z AI stosowane przez szefa realizacji w agencji wdrażającej Asanę
- Stos narzędzi, którego użyłbym, gdybym zaczynał agencję
- Najlepsze modele AI do zadań związanych z zarządzaniem projektami
- Menedżer projektów i edukator wspomagany przez AI przedstawia prosty przepływ pracy AI, który zasadniczo zmienia sposób realizacji projektów
Ograniczenie: wąski zakres agentów, a nie jeden megamózg
Mimo całego entuzjazmu Cedeno wyraźnie zachowuje ostrożność wobec nadmiernej konsolidacji. Jego zespół nie próbuje stworzyć jednego systemu, który robi wszystko.
„Próbujemy tworzyć bardzo konkretne agenty, przypadki użycia i przepływy pracy, a następnie ograniczać ich zakres właśnie do tego” — mówi. Jeden system obsługujący wszystko brzmi efektywnie, ale wyraźnie dostrzega kompromis: „Powoduje to sytuację, w której stajesz się zależny od jednej rzeczy, a im mniej masz interakcji z człowiekiem, tym większe jest ryzyko, że wszystko pójdzie nie tak”.
Dlatego każdy zautomatyzowany przepływ pracy w NBCUniversal nadal ma to, co nazywa ręcznym punktem kontrolnym. „Na każdym etapie istnieje możliwość interakcji z człowiekiem, niczym klucz obejścia” — mówi — „dzięki czemu, jeśli coś jest nie tak, ktoś to zauważy”.
Najważniejsze wnioski
Doświadczenie Cedeno stanowi dość bezpośrednią odpowiedź na sposób, w jaki większość firm mówi o wdrażaniu AI. Naturalnym odruchem jest rozpoczęcie od narzędzia: przyznanie wszystkim licencji, przeprowadzenie kilku warsztatów i oczekiwanie na wzrost produktywności. Tym, co faktycznie przyniosło zmianę w Peacock, było coś wolniejszego i mniej ekscytującego: uzgodnienie jednego procesu, uporządkowanie dokumentacji, która za nim stała, a dopiero potem pozwolenie AI na zautomatyzowanie tego, co już zostało dobrze zdefiniowane.
„Nigdy nie będzie idealnie” — mówi Cedeno. „Zdecydowanie mogę jednak powiedzieć, że pomogło nam to uczynić ten proces tak idealnym, jak to obecnie możliwe”.
Chcesz poznać więcej podobnych spostrzeżeń? Załóż bezpłatne konto DPM, aby poznać opinie większej liczby ekspertów takich jak ci.
