Waarom resourcebeheersoftware gebruiken? 6 voordelen & redenen
Software voor resourcebeheer is nuttig voor het optimaliseren van de toewijzing en het gebruik van resources binnen een organisatie. Door bedrijfsmiddelen effectief te volgen en te beheren, of het nu gaat om personeel, financiën, materialen of tijd, zorgt dit type software ervoor dat projecten efficiënt en binnen het budget worden afgerond. Het kan helpen bij visuele weergave van resourceplanning, het voorspellen van toekomstige resourcebehoeften en het identificeren van mogelijke knelpunten, zodat elk projectonderdeel over de juiste resources beschikt. Dit leidt op zijn beurt tot een hogere productiviteit, lagere kosten en een groter algeheel projectsucces.
6 redenen om software voor resourcebeheer te gebruiken
Hier zijn zes manieren waarop software voor resourcebeheer je mogelijkheden voor resourceplanning verbetert.
- Huidige resourceverdeling weergeven
- De werkelijke resourcecapaciteit bepalen
- Resourcegebruik bijhouden
- Toekomstige beschikbaarheid van resources voorspellen
- Onnodige stilstand verminderen
- Betere beslissingen over personeelswerving nemen
1. Huidige resourceverdeling weergeven
Voordat je resources aan een nieuwe klant of een nieuw project kunt toewijzen, moet je beoordelen of je resources beschikbaar hebt. Software voor resourcebeheer geeft weer over welke resources je beschikt en wat hun werklastcapaciteit is (hoeveel werk er momenteel op hun bord ligt en of ze meer werk aankunnen).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Door deze gegevens visueel weer te geven, ontstond een goed gesprek met projectmanagers. Deze resource staat bijvoorbeeld voor volgende week gepland voor 16 uur per dag. Daar moeten we iets aan doen.
Je kunt deze informatie gebruiken om verschillende zaken te bepalen:
- Of je nieuw personeel moet aannemen of opleiden om aan de toenemende vraag te voldoen
- Welke doorlooptijd je je klanten kunt beloven
- Of je bedrijf in staat is het project aan te nemen
Hiermee kunnen projectmanagers leidinggevenden een nauwkeurigere inschatting geven van de vraag of ze aan de behoeften kunnen voldoen. Je kunt bijvoorbeeld aan het management laten weten dat belangrijke teamleden momenteel elders zijn ingezet en wanneer ze beschikbaar zijn, zodat je niet belooft iets op te leveren wat je niet kunt waarmaken.
2. De werkelijke resourcecapaciteit bepalen
Resourcecapaciteit is het aantal mensen dat je beschikbaar hebt en het aantal uren dat zij bijdragen. Software voor capaciteitsplanning maakt deze berekening voor je.
Als een project bijvoorbeeld 200 arbeidsuren vereist en je het binnen een maand moet opleveren, moet je eerst bepalen hoeveel uur elk van je medewerkers wekelijks aan hun werk kan besteden voordat je weet hoe groot het team moet zijn dat je samenstelt.
Een fulltime medewerker werkt misschien 40 uur per week, maar je moet ook rekening houden met de tijd die deze persoon moet besteden aan bedrijfsvergaderingen en andere werkgerelateerde activiteiten.
In het bovenstaande voorbeeld kan een team van zes personen de oplevering binnen een maand voltooien als je vaststelt dat één medewerker 35 uur per week aan de taak kan besteden.
Inzicht in capaciteitsplanning voor teams kan projectmanagers ook helpen bij het plannen van meerdere projecten tegelijk.
3. Resourcegebruik bijhouden
Resourcegebruik houdt in dat je ervoor zorgt dat je iedereen in je team inzet zonder hen te overbelasten. Met software kan je resourcemanager bepalen of de teamleden die aan elk project zijn toegewezen, effectiever kunnen worden ingezet voor andere bedrijfsdoelstellingen.
Analyseer de benuttingspercentages van je resources om te zien hoe effectief elk van je medewerkers is, zodat je weet welke teamleden de meeste waarde bijdragen.
4. Voorspelt toekomstige beschikbaarheid van resources
Software voor middelenbeheer verbetert je toewijzing van resources en middelenplanning door je te helpen bepalen of je beschikbare resources overeenkomen met je verwachte toekomstige vraag.
Dit proces van resourceprognoses helpt je ervoor te zorgen dat resources altijd goed worden benut. Als je bijvoorbeeld merkt dat je over drie maanden veel vrije resources zult hebben, kun je alvast toekomstige projecten plannen, zodat medewerkers geen werk tekortkomen wanneer ze hun huidige projecten afronden.
Of als een van je teams aan een eenvoudig project werkt en naar verwachting eerder beschikbaar komt dan je had verwacht, kun je plannen maken om in plaats daarvan meerdere teamleden aan een project met hoge prioriteit toe te wijzen. Als je meer resources tot je beschikking hebt dan er projecten zijn om uit te voeren, kun je je richten op het werven van nieuwe klanten, zodat je je resources kunt inzetten.
5. Vermindert onnodige inactieve tijd
Inactieve tijd kan een belangrijke factor zijn in de reden waarom je niet het gewenste rendement op je investering behaalt. Elk uur waarin je projectteam niet aan de taak werkt, is verspild geld.
Hoewel te veel druk op je medewerkers negatieve gevolgen kan hebben, zoals een burn-out, lage werktevredenheid en personeelsverloop, kan het vinden van de optimale balans je bedrijf veel geld besparen.
6. Verbetert beslissingen over werving
Als je weet hoe je resources momenteel zijn toegewezen, kan je wervingsteam je huidige projectmanagementdoelen gebruiken om de juiste mensen voor je projecten te vinden.
Als je problemen hebt met de personeelsbezetting omdat je teamleden met een bepaalde vaardigheid mist, kun je beslissen of het effectiever is om een bestaande medewerker op te leiden voor een relevante rol, of om iemand nieuw aan te nemen om het tekort op te vangen.
Als je software voor middelenplanning laat zien dat je niet over de benodigde capaciteit beschikt om je komende doelen te behalen, kun je deze informatie gebruiken om je onboardinginspanningen op te voeren en iemand voor de rol aan te nemen.
Wat is software voor middelenbeheer?
Software voor middelenbeheer is een type software waarmee projectmanagers kunnen plannen en toewijzen waar en hoeveel projectteamleden worden ingezet, en dit kunnen bijhouden.
Projectmanagers kunnen prioriteiten voor projecten instellen en de vaardigheden van teamleden koppelen aan taken en op te leveren resultaten. Je kunt ook de inactieve tijd en benutting van teamleden volgen en bijhouden wie te veel werk op zijn bord heeft (en wiens bord niet vol genoeg is).
Lees hier meer over waarvoor software voor middelenbeheer wordt gebruikt. Als je op zoek bent naar een hulpmiddel, bekijk dan onze lijst met de beste gratis software voor middelenbeheer op de markt.
