Waarom software voor resourcemanagement gebruiken? 6 voordelen & redenen
Software voor resourcebeheer is nuttig voor het optimaliseren van de toewijzing en het gebruik van resources binnen een organisatie. Door assets, of ze nu betrekking hebben op personeel, financiën, materiaal of tijd, effectief te volgen en te beheren, zorgt dit type software ervoor dat projecten efficiënt en binnen budget worden afgerond. Het kan helpen bij visuele weergave van resourceplanning, het voorspellen van toekomstige resourcebehoeften en het identificeren van potentiële knelpunten, zodat elk projecte element van de juiste resources wordt voorzien. Dit leidt op zijn beurt tot een hogere productiviteit, lagere kosten en een groter algeheel projectsucces.
6 redenen om software voor resourcebeheer te gebruiken
Hier zijn zes manieren waarop software voor resourcebeheer je mogelijkheden voor resourceplanning verbetert.
- Toont de huidige resourcetoewijzingen
- Bepaalt de werkelijke resourcecapaciteit
- Volgt het gebruik van resources
- Voorspelt toekomstige beschikbaarheid van resources
- Vermindert onnodige uitvaltijd
- Verbetert beslissingen over aannemen van personeel
1. Toont de huidige resourcetoewijzingen
Voordat je resources aan een nieuwe klant of een nieuw project kunt toewijzen, moet je beoordelen of je resources beschikbaar hebt. Software voor resourcebeheer toont welke resources je hebt en wat hun werkbelastingcapaciteit is (hoeveel werk er momenteel op hun bord ligt en of ze meer werk kunnen aannemen).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Deze gegevens visualiseren was een geweldige aanleiding voor gesprekken met projectmanagers. Eén resource is bijvoorbeeld ingepland voor 16 uur per dag in de komende week. Daar moeten we iets aan doen.
Je kunt deze informatie gebruiken om verschillende zaken te bepalen:
- Of je nieuw personeel moet aannemen of opleiden om aan de groeiende vraag te voldoen
- Welke doorlooptijd je je klanten kunt beloven
- Of je bedrijf in staat is het project aan te nemen
Hiermee kunnen projectmanagers leidinggevenden een nauwkeurigere inschatting geven van de vraag of ze aan de behoeften kunnen voldoen. Je kunt bijvoorbeeld aan het management laten weten dat belangrijke teamleden momenteel elders bezig zijn en wanneer ze beschikbaar zijn, zodat je niet een oplevering belooft die je niet kunt realiseren.
2. Bepaalt de werkelijke resourcecapaciteit
Resourcecapaciteit is het aantal mensen dat je beschikbaar hebt en het aantal uren dat zij bijdragen. Software voor capaciteitsplanning maakt deze berekening voor je.
Als een project bijvoorbeeld 200 arbeidsuren vereist om te worden voltooid en je het binnen een maand moet opleveren, moet je eerst bepalen hoeveel uur elk van je medewerkers per week aan hun werk kan besteden voordat je weet hoe groot het team moet zijn dat je samenstelt.
Een fulltime medewerker werkt misschien 40 uur per week, maar je moet ook rekening houden met hoeveel tijd diegene aan bedrijfsvergaderingen en andere werkgerelateerde activiteiten moet besteden.
In het bovenstaande voorbeeld: als je bepaalt dat één medewerker 35 uur per week aan de taak kan besteden, kan een team van zes leden de oplevering binnen een maand voltooien.
Inzicht in capaciteitsplanning voor teams kan projectmanagers ook helpen bij het plannen van het gelijktijdig aannemen van meerdere projecten.
3. Volgt het gebruik van resources
Resourcebenutting betekent ervoor zorgen dat je iedereen in je team inzet zonder hen te overbelasten. Software stelt je resource manager in staat om te bepalen of de teamleden die aan elk project zijn toegewezen, effectiever kunnen worden ingezet voor andere bedrijfsdoelstellingen.
Analyseer de resourcebenuttingspercentages om te zien hoe effectief elk van je medewerkers is, zodat je weet welke teamleden de meeste waarde bijdragen.
4. Voorspelt toekomstige beschikbaarheid van resources
Resourcebeheersoftware verbetert je resourceallocatie en resourceplanning door je te helpen bepalen of je beschikbare resources overeenkomen met je verwachte toekomstige vraag.
Dit proces van resourceprognoses helpt je ervoor te zorgen dat resources altijd optimaal worden ingezet. Als je bijvoorbeeld merkt dat je over drie maanden veel resources beschikbaar zult hebben, kun je alvast toekomstige projecten plannen, zodat medewerkers geen werk tekortkomen wanneer ze hun huidige projecten afronden.
Of als een van je teams aan een eenvoudig project werkt en naar verwachting eerder beschikbaar komt dan je had voorzien, kun je plannen maken om in plaats daarvan meerdere teamleden aan een project met hoge prioriteit toe te wijzen. Als je meer resources tot je beschikking hebt dan er projecten zijn om uit te voeren, kun je je richten op het aantrekken van nieuwe klanten, zodat je je resources kunt inzetten.
5. Vermindert onnodige inactiviteit
Inactiviteit kan een belangrijke factor zijn bij de vraag waarom je niet het gewenste rendement op je investering behaalt. Elk uur dat je projectteam niet aan zijn taken werkt, is verspild geld.
Hoewel te veel druk op je personeel negatieve gevolgen kan hebben, zoals een burn-out, lage arbeidstevredenheid en personeelsverloop, kan het vinden van de optimale balans je bedrijf veel geld besparen.
More Articles
6. Verbetert beslissingen over aanwerving
Als je weet hoe je resources momenteel zijn toegewezen, kan je wervingsteam je huidige projectmanagementdoelstellingen gebruiken om de juiste mensen voor je projecten te vinden.
Als je problemen hebt met de resourcing omdat je teamleden met een specifieke vaardigheid mist, kun je beslissen of het effectiever is om een bestaande medewerker op te leiden voor een relevante functie of iemand nieuw aan te nemen om het tekort op te vangen.
Als je resourceplanningssoftware laat zien dat je niet over de benodigde resourcecapaciteit zult beschikken om je komende doelstellingen te behalen, kun je deze informatie gebruiken om je onboardinginspanningen op te voeren en iemand aan te nemen om de functie te vervullen.
Wat is resourcebeheersoftware?
Resourcebeheersoftware is een type software waarmee projectmanagers kunnen plannen, toewijzen en bijhouden waar en in welke mate projectteamleden worden ingezet. Cloudresourcebeheersoftware past vergelijkbare principes toe op computerresources, opslag, netwerken en andere cloudresources.
Projectmanagers kunnen prioriteiten voor projecten instellen en de vaardigheden van teamleden koppelen aan taken en op te leveren resultaten. Deze mogelijkheden laten ook zien waarom resourcebeheer belangrijk is: je kunt de inactiviteit en benutting van teamleden monitoren en bijhouden wie te veel werk heeft (en wiens werkvoorraad niet vol genoeg is).
Lees hier meer over waarvoor resourcebeheersoftware wordt gebruikt. Als je op zoek bent naar een tool, bekijk dan onze lijst met de beste gratis resourcebeheersoftware op de markt, of ontdek demo's van resourcebeheersoftware om te zien hoe verschillende platforms in de praktijk werken.
