Sprintplanningsvergadering: eenvoudige handleiding & sjabloon
Steek je hand op als dit je bekend voorkomt—je zit in een eindeloze sprintplanningsvergadering, je gaat weg met een onzeker gevoel over wat je hebt bereikt en je vergeet de vergadering prompt tot het gevreesde moment waarop deze weer in je agenda verschijnt? Zo hoeft het niet te zijn.
In dit artikel geef ik enkele nuttige tips om je volgende agile sprintplanningsvergadering efficiënter en effectiever te maken, en voor het hele team minder vreselijk.
Wat is een sprintplanningsvergadering?
Een sprintplanningsvergadering is een vergadering waarin het Scrum-team beslist welk werk in de komende sprint kan worden opgeleverd en hoe dat werk zal worden uitgevoerd. Het is een van de vijf Scrum-ceremonies die deel uitmaken van het Scrum-framework.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Een sprint is een term die aangeeft wanneer werk begint en eindigt en kan één tot meerdere weken duren, maar sprints van twee weken komen het vaakst voor. Het proces van sprintplanning moet structuur bieden, verwachtingen vastleggen en de backlog voor de komende sprint definiëren.
Wanneer moet de sprintplanningsvergadering plaatsvinden?
Je kunt je sprintplanningssessie het beste een of twee dagen vóór de start van de volgende sprint houden. Dit is waarom:
- Te dicht bij de start van de sprint en je verspilt een kostbare werkdag aan planningsactiviteiten.
- Te ver verwijderd van de start van de sprint en je team beschikt niet over de informatie die het nodig heeft om effectief te plannen. Het team weet bijvoorbeeld mogelijk niet wat de resultaten van de vorige sprint waren en/of hoe de beschikbaarheid van het team tijdens de volgende sprint eruitziet.
Hoe voer je een sprintplanningsvergadering?
Hier is een visueel hulpmiddel dat laat zien hoe de sprintplanningsvergadering zou moeten verlopen:
- Voorbereiding van de sprintplanningsvergadering
- Tijdens de sprintplanningsvergadering
- Na de sprintplanningsvergadering
- Zo voer je een projectplanningsvergadering
Voorbereiding van de sprintplanningsvergadering
Je zou kunnen stellen dat het belangrijkste onderdeel van een sprintplanningsvergadering de voorbereiding vóór de start van de vergadering is.
Werk de backlog bij (oftewel backlogverfijning)
Voorafgaand aan de sprintplanning zorgt de product owner ervoor dat alle items in de backlog die voor de sprint in aanmerking kunnen komen (functies, functionaliteiten, bugs, feedback enzovoort) voldoen aan de definitie van gereed van het team.
De product owner bekijkt de items in de backlog om afhankelijkheden te identificeren of te verwijderen, testgevallen te schrijven, acceptatiecriteria op te sommen en beschrijvingen vast te leggen, zodat het team de context van elk item begrijpt.
Deze backlog bestaat doorgaans in agile projectmanagementsoftware of Scrum-software.
Meet gebruikersverhalen
De product owner moet er samen met het team ook voor zorgen dat elk gebruikersverhaal de juiste omvang heeft en niet te groot of te klein is. Het team krijgt hier een beter inzicht in naarmate het langer samenwerkt.
Onderzoek de toezegging van het team
Bekijk de agenda om de beschikbaarheid van het team te beoordelen. Komen er feestdagen aan? Is je hoofdontwikkelaar met vakantie? Kom naar de vergadering met inzicht in hoeveel tijd mensen tijdens de volgende sprint beschikbaar zullen zijn.
Bepaal je werksnelheid of hoe je die meet
Dit is uniek voor elk team. Als je een gemiddelde hoeveelheid werk hebt die doorgaans in elke sprint wordt afgerond, gebruik die dan als maatstaf voor hoeveel werk er tijdens het plannen van de sprint kan worden gedaan.
Als je dit voor een nieuw gevormd team probeert vast te stellen, zorg er dan voor dat je bijhoudt hoeveel storypunten er per sprint worden afgerond en geaccepteerd.
Bepaal je capaciteit
Dit is een andere meting die verband houdt met de beschikbaarheid van het team. Als je team niet volledig aan één product is toegewezen—of mogelijk wordt weggetrokken om aan andere zaken te werken—zorg er dan voor dat je daar rekening mee houdt bij het plannen van de sprint. Je kunt ook een hulpmiddel voor resourcebeheer, projectplanning of projectplanning gebruiken om te bepalen hoeveel tijd elk teamlid realistisch beschikbaar heeft voor de sprint.
Maak een agenda voor de sprintplanningsvergadering
Maak een agenda en verspreid die onder je team (hieronder meer over de details). Vergeet niet om rekening te houden met de discussies en feedback uit je sprintreview en/of sprintretrospective.
Zorg er bij de voorbereiding van de agenda ook voor dat je de noodzakelijke praktische zaken voor de vergadering hebt geregeld, waaronder:
- Vergaderruimtes reserveren
- Benodigde materialen beschikbaar stellen
- Het team vooraf laten weten dat de vergadering plaatsvindt
- De details voor videoconferenties en andere verbindingsmogelijkheden controleren.
De tijdslimiet voor de vergadering hangt af van de duur van de sprints van het team. Als je sprints van twee weken gebruikt, mag sprintplanning niet langer dan twee tot vier uur duren (hoewel in mijn ervaring een vergadering van 60-90 minuten voldoende is).
Tijdens de sprintplanningsvergadering
We hebben een uitstekende agenda voor de sprintplanningsvergadering ontwikkeld voor het sprintplanningsproces. Ik ga zo wat dieper in op de agenda om je te laten zien hoe de stappen eruitzien:
Stem af met het team
Onderschat het belang van een praatje niet om de sfeer te verlichten en het team erbij te betrekken—vooral in een externe werkomgeving. Je kunt zelfs overwegen om te beginnen met een standaard ijsbrekervraag om de creativiteit op gang te brengen.
Bespreek de komende prioriteiten
Zodra het team zich op zijn gemak voelt en klaar is om te beginnen, open je de productbacklog en bespreek je de komende items één voor één. Terwijl je elk item in de backlog doorneemt, moet het team dit bespreken en vragen stellen. De producteigenaar is verantwoordelijk voor het verduidelijken van de details achter elk item in de backlog.
Schat de prioriteiten in
Als items nog niet zijn ingeschat, schat ze dan in om een idee te krijgen van hoeveel items er voor een sprint kunnen worden geselecteerd. Je kunt planning poker gebruiken om dit proces te stroomlijnen.
Bespreek de voortgang van de routekaart
De kans is groot dat de Scrum-master, producteigenaar of een ander teamlid sinds de vorige sprintplanning updates van externe belanghebbenden heeft ontvangen. Het is belangrijk om nieuwe inzichten te bespreken die van invloed zijn op de routekaart, zodat de context voor de komende sprint duidelijk is.
Bespreek de verwachte snelheid
Houd rekening met vakanties, feestdagen en concurrerende projecten—dit is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat het team niet overschat hoeveel tijd het beschikbaar heeft. Zorg er vervolgens voor dat het team op de hoogte is van zijn snelheid wanneer het gebruikersverhalen selecteert om in de volgende sprint aan te pakken. Het is altijd gemakkelijker om naar een snelheidsmaatstaf toe te werken dan om op een onderbuikgevoel te vertrouwen.
Selecteer items voor de sprintbacklog
Begin bovenaan de backlog en werk samen om items te kiezen die je deze sprint wilt aanpakken. Laat het team elk item bekijken om te bepalen wie waarvoor verantwoordelijk wordt.
Het doel is om de vergadering te verlaten met een duidelijk beeld van precies waar elke persoon aan werkt, hoe die persoon het werk gaat uitvoeren en wat de definitie van gereed is voor elk item (oftewel: hoe je weet dat de taak voltooid is).
Bepaal het sprintdoel
Nadat je de items voor de sprint hebt geselecteerd, zorg je ervoor dat deze items aansluiten bij het beoogde resultaat voor de sprint. Breng de nodige aanpassingen aan de sprintbacklog aan.
Bevestig de afstemming
De Scrum-master beoordeelt het voorgestelde plan aan de hand van de teamsnelheid en teamcapaciteit en controleert of het aansluit bij de productvisie. Het belangrijkste is dat de Scrum-master ervoor zorgt dat het team instemt met het plan. Dit betekent dat je aan iedereen vraagt of diegene zich er prettig bij voelt.
Hopelijk is iedereen op één lijn en heeft iedereen er vertrouwen in dat het team dit werk kan opleveren op basis van wat het vandaag weet. Onvermijdelijk zullen dingen veranderen, maar als het team er vertrouwen in heeft dat het sprintdoel kan worden bereikt, zit jouw werk erop (voor nu).
Na de sprintplanningsbijeenkomst
Laat het team werken! Iedereen zou na de sprintplanning genoeg te doen moeten hebben. Het team staat misschien te popelen om de details in te duiken of samen aan gebruikersverhalen te gaan werken. Morgen kun je tijdens de dagelijkse stand-up (ook wel de dagelijkse Scrum-bijeenkomst genoemd) bij het team informeren.
Wie zijn betrokken bij de sprintplanningsbijeenkomst?
De Scrum-master, product owner en het ontwikkelteam zijn betrokken bij sprintplanningsbijeenkomsten.
De Scrum-master
De Scrum-master faciliteert de sprintplanningsbijeenkomst en zorgt er onder andere voor dat vergaderruimten zijn gereserveerd, benodigdheden beschikbaar zijn en mensen voorbereid zijn.
De Scrum-master moet de bijeenkomst timeboxen op basis van de duur van de sprint. Als het team bijvoorbeeld werkt met sprints van twee weken, mag de sprintplanningsbijeenkomst niet langer duren dan 2-4 uur (hoewel korter de voorkeur heeft, indien mogelijk!)
De Scrum-master moet de tijd goed beheren om ervoor te zorgen dat het team het eens is over het sprintdoel voordat de bijeenkomst eindigt.
De product owner
De product owner is verantwoordelijk voor het voorafgaand aan de sprintplanningsbijeenkomst voorbereiden van de backlog. Diegene moet de details van elk item in de productbacklog verduidelijken en vragen over gebruikssituaties en/of acceptatiecriteria kunnen beantwoorden.
Het ontwikkelteam
Ontwerpers, ontwikkelaars, testengineers—iedereen die aan het werkproduct bijdraagt—moet actief deelnemen. Na de sprintplanningsbijeenkomst moeten zij een duidelijk beeld hebben van wat er van hen wordt verwacht en wat in de komende sprint prioriteit heeft.
Houd er rekening mee dat teams na verloop van tijd beter worden in sprintplanning. Als een team pas is gevormd (of nieuw is met agile projectmanagement), zullen ze minder zekerheid hebben over hoeveel het team realistisch gezien binnen elke sprint kan voltooien. Naarmate het team blijft samenwerken en meer ervaring opdoet met agile, zullen de voorspellingen beter worden.
Waarom zou je een sprintplanningsbijeenkomst organiseren?
Je zou sprintplanningsbijeenkomsten moeten organiseren om teams te helpen begrijpen waaraan ze moeten werken en, nog belangrijker, waarom.
Door het hele team bij deze bijeenkomsten te betrekken, bevorder je samenwerking—het team wordt efficiënter in het samenwerken en krijgt meer vertrouwen in wat het moet opleveren.
Hieronder bespreek ik enkele van de belangrijkste voordelen van sprintplanningsbijeenkomsten.
- Je doelen beter definiëren
- Teamafstemming en draagvlak bevorderen
- Een referentiepunt bieden voor het meten van snelheid
1. Je doelen beter definiëren
Als je Scrum-master bent in een team dat ontwikkelwerk oplevert en agile methodologieën gebruikt, zou je een sprintplanningsbijeenkomst moeten organiseren.
Succesvolle sprintplanningsbijeenkomsten helpen je team klaar te stomen voor succes, omdat ze iedereen inzicht geven in het precieze doel van elke werkende sprint.
Tijdens de sprintplanning definieer je twee belangrijke zaken: het sprintdoel en de sprintbacklog.
Sprintdoel
Een sprintdoel is een korte beschrijving van één tot twee zinnen van wat het team tijdens de sprint van plan is te voltooien. Het team schrijft het samen en publiceert het, zodat mensen er op elk moment naar kunnen verwijzen.
Het sprintdoel is een snelle en eenvoudige verklaring waarmee belanghebbenden kunnen lezen en begrijpen waaraan het team werkt, zonder in de details van de backlog te hoeven duiken.
Een voorbeeld van een sprintdoel kan zijn: Functie X bouwen zodat deze gelijktijdig met de feestdagenlancering wordt uitgebracht (waarmee wordt aangegeven dat het opleveren van een functie vóór een bepaalde mijlpaal het belangrijkste sprintdoel is).
Sprintbacklog
De sprintbacklog is een lijst met items uit de productbacklog die het team selecteert en waaraan het zich verbindt om tijdens de sprint te werken. De lijst bevat ook de benodigde taken om het werk op te leveren en een schatting van hoe lang elke taak zou moeten duren.
2. Bevorder teamafstemming en draagvlak
Sprintplanningsvergaderingen vereisen een gezamenlijke inspanning van het team om tot de vereiste resultaten te komen. Het team, en niet een dominante product owner of een externe belanghebbende, bepaalt hoeveel er tijdens een sprint wordt gedaan.
Je teamleden krijgen ook een gevoel van empowerment doordat ze de regie nemen over hun werkstroom. Ze profiteren van een betere afstemming met anderen doordat ze de tijd hebben om te bespreken hoe hun werk tijdens de nieuwe sprint op elkaar zal aansluiten.
3. Bied een referentiepunt voor het meten van de snelheid
Sprintsnelheid is een maatstaf die bepaalt hoeveel werk een team tijdens één sprint kan aanpakken. Nadat een team enige tijd heeft samengewerkt, kun je de gemiddelde snelheid berekenen door aan het einde van elke sprint de schattingen van de voltooide userstorypunten bij elkaar op te tellen.
Als het team bijvoorbeeld in sprint 1 25 storypunten voltooide, in sprint 2 35 en in sprint 3 30, zou de teamsnelheid 30 zijn.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
In de toekomst zou het hele Scrum-team weten dat het gemiddeld 30 storypunten per sprint voltooit. Het kan dit als leidraad gebruiken bij het doornemen van de backlogitems tijdens de sprintplanning.
De snelheid zal in de loop van de tijd schommelen, maar de snelheid van een volwassen agile team zal een opwaartse trend gaan vertonen naarmate het team meer gewend raakt aan het samenwerken en zich comfortabeler voelt met het product. De product owner moet rekening houden met de snelheid bij het bepalen van het aantal sprints dat nodig is om de volgende versie van het product uit te brengen.
Agenda voor sprintplanningsvergadering [Downloaden]
Download je sjabloon hier (je moet lid zijn) en gebruik de inzichten uit dit artikel om het in te vullen en de checklist klaar te maken voor gebruik tijdens je volgende sprintplanningsvergadering.
Je krijgt ook een handige checklist voor sprintplanning om je te helpen bij de voorbereiding van de vergadering (ongeacht je rol), evenals een e-mailsjabloon dat je naar belanghebbenden en andere genodigden kunt sturen.
Wat nu?
Op zoek naar meer tips over het leiden van een sprintplanningsvergadering? Heb je zelf tips die je wilt delen? Neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM Membership!
