Wat is een risicobeheerplan & hoe maak je er een (+ sjabloon)
Een risicobeheerplan (RMP) helpt je projectbedreigingen te identificeren voordat ze planningen, budgetten of het vertrouwen van belanghebbenden ondermijnen. Ik heb solide projecten zien mislukken omdat teams risicoplanning behandelden als papierwerk in plaats van als hulpmiddel voor besluitvorming.
In deze gids leer je hoe je een praktisch plan opstelt waarmee je de impact van risico’s kunt beoordelen, sneller kunt reageren en de fouten kunt voorkomen die projecten doen mislukken.
Wat is een risicobeheerplan?
Een risicobeheerplan is een document waarin wordt beschreven hoe je projectteam risico’s, problemen of andere onverwachte of onzekere gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op het project, zal monitoren en aanpakken.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Het analyseert de potentiële risico’s die binnen je organisatie of project bestaan, identificeert hoe je op die risico’s zult reageren als ze zich voordoen en wijst een verantwoordelijke persoon aan om elk risico te monitoren en indien nodig actie te ondernemen.
In de meest beknopte vorm kan een risicobeheerplan uit enkele pagina’s bestaan waarin het volgende wordt beschreven:
- op welk moment het projectrisico tot escalatie moet leiden
- hoe en wanneer je risico’s beoordeelt
- de rollen en verantwoordelijkheden van risico-eigenaren
Wat is het doel van een risicobeheerplan?
Het doel van een risicobeheerplan is je te helpen projectrisico’s en andere potentiële problemen te identificeren voordat je aan het project begint, zodat je een plan kunt opstellen om deze te beperken in plaats van reactief te reageren wanneer er iets misgaat. Hoe eerder je risico’s identificeert en opvangt, hoe kleiner de impact ervan.
Het helpt je ook om onzekerheid consistenter te plannen en te beheren en om je project volgens planning, binnen budget en binnen de scope te houden.
Sjabloon voor een risicobeheerplan
DPM-leden kunnen ons eenvoudige sjabloon voor een risicobeheerplan downloaden.
Zo gebruik je het:
Wat moet er in een risicobeheerplan staan?
Hier volgen de belangrijkste onderdelen die je in je risicobeheerplan moet opnemen.
Aanpak van risicobeheer
Beschrijf je algemene strategie en aanpak voor risicobeheer. Dit omvat:
- Risicotolerantie: Bepaal welk risiconiveau je bereid bent te accepteren in je project. Je organisatie heeft hiervoor mogelijk uitgebreidere richtlijnen die voor elk project gelden.
- Risicobeperkingsstrategieën: Bepaal hoe je gebruikmaakt van methoden zoals risicovermijding, risico-overdracht en risicodeling. Dit omvat ook hulpmiddelen zoals risicomatrices, SWOT-analyses en beoordelingen van waarschijnlijkheid en impact.
- Risicobeheersing: Bepaal wie verantwoordelijk is voor afzonderlijke risico’s en voor risicobeheer in bredere zin, en bespreek de regels en conventies die je moet volgen bij het beheren van risico’s.
RAID-logboek
Een RAID-logboek houdt risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden bij, zodat het projectteam en de opdrachtgever deze kunnen beoordelen en verder kunnen bespreken.
Dit is lichter van opzet dan een formeel risicoregister dat is ontworpen om de ernst van risico's te berekenen. Voor een nog eenvoudigere aanpak kun je gewoon een lijst bijhouden in je wekelijkse statusrapport. Dit is nuttig voor kleine, niet-technische projecten die worden uitgevoerd door een team van 3-4 mensen in een organisatie die geen gestandaardiseerde aanpak voor risicobeheer heeft.
Als je project perfect verloopt, ben je een heel gelukkig persoon. Er kan van alles misgaan; er gaat ook daadwerkelijk van alles mis. Gebruik je RAID-logboek om vast te stellen waar dingen mis zullen gaan. Plan hoe je die problemen zo snel mogelijk oplost om het project op koers te houden.
Risicomatrix
Een risicomatrix (ook wel impactmatrix of risicoanalysematrix genoemd) toont de relatie tussen risicofactoren bij het berekenen van de ernst van een risico. Risico's met een hoge waarschijnlijkheid en grote impact zijn het ernstigst.
Dit is een grondigere aanpak die een hoog detailniveau vereist. Je kunt ook een volledige beschrijving opnemen van de methodologie die je zult volgen voor kwalitatieve en kwantitatieve risicoanalyse, samen met een impactmatrix. Je kunt deze ook gebruiken om prioriteiten te stellen en numerieke ernstscores toe te kennen om het niveau van elk risico te meten.
Risico-uitsplitsingsstructuur
Je kunt een risico-uitsplitsingsstructuur maken om risicocategorieën op een hoger niveau op te splitsen in kleinere, specifiekere subcategorieën van risico's
Het gaat hierbij niet om het creëren van complexiteit—jij en je team zullen blij zijn met dit detailniveau bij grote bedrijfsprojecten waarbij meer teams, meerdere belanghebbenden en grote belangen betrokken zijn die een aanzienlijke impact op het bedrijf kunnen hebben.
Software voor risicobeheer
Software voor risicobeheer en projectmanagementsoftware kunnen de planning van risicobeheer ondersteunen, veel handmatig werk vervangen en gesprekken met je team en projectopdrachtgever over het omgaan met risico's vergemakkelijken om de kans op projectsucces te vergroten.
Je kunt ook GRC-tools gebruiken. Deze hebben een bredere reikwijdte en integreren het volledige risicobeheerproces met het bredere projectmanagementplan. Ze bevatten doorgaans functies voor risicobeheer, maar breiden dit uit met het bijhouden van naleving, beleidsbeheer, rapportage over regelgeving en interne audits.
Een risicobeheerplan opstellen
Hier volgen de stappen voor het opstellen van een risicobeheerplan.
1. Ondersteunende documentatie voorbereiden
Bekijk de bestaande documentatie over projectmanagement voordat je je risicobeheerplan opstelt. Deze documentatie omvat:
- Projecthandvest: Hierin worden de projectdoelstellingen, de projectsponsor en jij als projectmanager vastgelegd. Het geeft je het recht om een projectmanagementplan en risicobeheerplan op te stellen. Als je binnen je organisatie geen formele projecthandvesten gebruikt, moet je dit op zijn minst vastleggen in een e-mail of een minder formele briefing.
- Projectmanagementplan: Hierin staat beschreven hoe je je project beheert, bewaakt en controleert, waaronder welke projectmethodologie je gebruikt, hoe je de voortgang rapporteert, hoe je problemen escaleert enzovoort. Je risicobeheerplan is een onderdeel van het projectplan.
- Belanghebbendenregister: Zorg dat je een goed beeld hebt van wie de belanghebbenden bij het project zijn voordat je risico's beoordeelt. Elke groep belanghebbenden brengt een andere reeks risico's met zich mee op het gebied van mensen, processen en technologie. Je kunt belanghebbenden ook uitnodigen om gedurende het project risico's te identificeren en hen zelfs voordragen als risico-eigenaren.
2. Bepaal de context
Neem de projectbeschrijving en doelstellingen uit het projecthandvest en gebruik deze om de bedrijfswaarde van het project en de negatieve gevolgen te beschrijven die zouden ontstaan als het project mislukt.
De inleiding van je risicobeheerplan moet het doel ervan en de relatie met het overkoepelende projectplan uitleggen. Gebruik deze context om met je team en je projectsponsor een gesprek over risicobeheer te voeren.
3. Bepaal hoe je risico's identificeert en beoordeelt
Verschillende methodologieën zijn geschikt voor verschillende soorten projecten. De methoden die je kiest, moeten ook duurzaam zijn, zodat het team ze gedurende het project kan uitvoeren.
Het belangrijkste is om vroeg in de levenscyclus van het project de juiste gesprekken te voeren en input te verzamelen om overeenstemming te bereiken met je team en belanghebbenden. Gebruik deze gesprekken om overeenstemming te bereiken over risicocategorieën, risicoresponsplannen en manieren om de ernst van risico's te berekenen.
4. Identificeer voortdurend risico's
Organiseer een risicoworkshop of groepssessie met je team, belangrijke belanghebbenden, de projectsponsor en inhoudelijke deskundigen om risico's te identificeren, te evalueren en reacties erop te plannen.
Werk je risicobeheerplan rechtstreeks tijdens de workshop bij:
Bespreek alles in de kolommen E-R en zorg ervoor dat je in elk vak duidelijke, SMART-resultaten hebt. Het is jouw taak om de vergadering te faciliteren en met belanghebbenden te brainstormen om zowel bekende risico's als mogelijke risico's die mogelijk niet eerder zijn overwogen te evalueren.
Aan het einde van de workshop moet er onder de belanghebbenden overeenstemming zijn over de projectrisico's, de gewenste risicorespons en de verwachte impact van de risico's. Draagvlak onder belanghebbenden is cruciaal voor een succesvolle risicorespons.
5. Wijs risico-eigenaren toe
Werk samen met het team om tijdens het identificeren van risico's waar nodig eigenaren toe te wijzen, waaronder jezelf. De projectmanager kan niet overal eigenaar van zijn. Het toewijzen van risico-eigenaren kan lastig zijn, omdat dit verantwoordelijkheid van belanghebbenden vereist.
Zorg ervoor dat risico-eigenaren het risicobeheerplan hebben doorgenomen en duidelijk inzicht hebben in hun verantwoordelijkheden. Neem contact met hen op terwijl je het risico gedurende de levenscyclus van het project bewaakt.
6. Vul het risicoregister in
Vul na de risicoworkshop alle vereiste informatie voor het risicoregister verder in. Dit omvat een beschrijving van het risico, de categorie van de risicorespons, een gedetailleerde risicorespons, de risicostatus en de risico-eigenaar.
Zorg ervoor dat de reactie op het risico de ernst en het belang van het bijbehorende risico weerspiegelt. Bekijk het risicoregister om eventuele bredere verbanden tussen risico's te begrijpen.
7. Publiceer het risicoregister
Stuur het bijgewerkte risicoregister binnen 48 uur na de workshop rond, zodat iedereen tijd heeft om het resultaat te lezen en te verwerken.
Je kunt het risicoregister ook gebruiken tijdens bredere projectbesprekingen om de tijdlijn voor een project of specifieke acties die moeten worden voltooid uit te leggen of vast te stellen. Het is belangrijk om tijdig te zijn, zodat het resultaat in andere projectdocumenten kan worden gebruikt.
8. Monitor en beoordeel risico's voortdurend
Tijdens het project krijg je voortdurend met nieuwe risico's te maken. Het beperken van één risico kan in feite een ander risico veroorzaken of een “restrisico” achterlaten.
Als dat haalbaar is, organiseer dan gedurende de looptijd van het project regelmatig workshops over risico's of neem beoordelingen van het risicoregister op in andere terugkerende planningsactiviteiten. Je kunt ook een analyse van grondoorzaken uitvoeren om beter te begrijpen hoe risico's ontstaan, vooral wanneer steeds dezelfde soorten problemen opduiken.
Niets werkt zo ontmoedigend als wanneer je uitwijkt om één risico te vermijden en vervolgens blindelings op een ander, veel groter risico afstevent.
9. Archiveer je plan
Archiveer je risicomanagementplan na afloop van je project, zodat je het later kunt raadplegen. Hoewel niet elk risicomanagementplan geschikt is voor elk project, kunnen de risico- en reactiestrategieën wel toepasbaar blijven. Gebruik risico's uit het verleden als basis voor je volgende project.
Voorbeeld van een risicomanagementplan
Hier is een eenvoudig voorbeeld van risicomanagement waarmee een project werd gered:
Een bureau stemde in met een ambitieuze planning voor een zeer technisch project. Het team had tijdens de start van het project zorgen geuit, maar de leiding wilde toch doorgaan. De projectmanager en technisch architect legden het planningsrisico vast voordat het project begon. Hun strategie voor risicobeheersing was om de projecttijdlijn opnieuw te evalueren met behulp van een Monte Carlo-simulatie.
Na het berekenen van een pessimistische, optimistische en waarschijnlijke duur voor elke projectactiviteit op het kritieke pad, stelden ze wiskundig vast dat het project 3% kans had om de deadline te halen.
Zo zou dit in je risicoregister kunnen verschijnen:
De projectmanager besprak dit met de klant. De klant stemde ermee in om de scope van het project te herzien en de projectbaseline opnieuw vast te stellen voordat ze begonnen. Het risico was voor hen te groot om te nemen.
Wat nu?
Of je nu een beginnende projectmanager of een ervaren professional bent, een goed risicomanagementplan is essentieel voor het succes van een project. De sleutel tot een succesvol risicomanagementplan is aanpassingsvermogen. Je moet ervoor zorgen dat je het risicomanagementplan voor elk project dat je uitvoert kunt aanpassen aan je project, sector en organisatie.
Verdiep je verder in deze strategieën door je in te schrijven voor een van deze uitgebreide cursussen over risicomanagement.
