Wat is een RACI-schema? Handleiding, sjabloon & voorbeelden

RACI-schema's zijn nuttig voor visuele planning van resources. Je kunt je RACI-schema gedurende het hele project gebruiken om bij te houden welke teamleden verantwoordelijk zijn, eindverantwoordelijkheid dragen, worden geraadpleegd en worden geïnformeerd over taken en op te leveren resultaten. Bewaar het in je projectmanagementsoftware voor eenvoudige toegang.

Waar staat het acroniem RACI voor?

RACI staat voor R = verantwoordelijk, A = eindverantwoordelijk, C = geraadpleegd, I = geïnformeerd. Laten we wat uitgebreider kijken naar de betekenis van elk van deze termen.

Verantwoordelijk: de taak uitvoeren 

Deze persoon voert de taak uit of levert het resultaat op. Hij of zij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het werk of neemt de beslissingen.

Probeer in je verantwoordelijkheidsmatrix slechts één persoon verantwoordelijk te maken voor een specifieke taak of een specifiek op te leveren resultaat. Soms heeft de verantwoordelijke ondersteuning nodig van iemand anders om de taak af te ronden, of moet diegene een taak aan iemand delegeren. In dat geval kun je meer dan één persoon als verantwoordelijk aanwijzen. 

DESKUNDIGE TIP

Als je veel ondersteunend personeel hebt dat bij verschillende taken betrokken is, kun je een aangepaste versie van het RACI-schema gebruiken: het RASCI-schema. Daarin geeft de S aan wie de taak of het project ondersteunt.

 

Samenwerkingstools zijn in deze situatie ook nuttig. Ze zorgen ervoor dat iedereen op één lijn blijft en naar een gemeenschappelijk doel toewerkt.

Eindverantwoordelijk: eigenaar zijn van de taak

Deze rol draagt de eindverantwoordelijkheid voor het afronden van de taak of het opleveren van het resultaat. Waarschijnlijk voert deze persoon het werk niet zelf uit, maar hij of zij zorgt ervoor dat het wordt afgerond. Idealiter is er één eindverantwoordelijke in plaats van een groep, om verwarring te voorkomen over wie daadwerkelijk eigenaar is van de taak. 

Een goed voorbeeld van de rol van eindverantwoordelijke is de manager van het team dat aan het werk is toegewezen. Als het team de toegewezen taken niet voltooit, is de manager eindverantwoordelijk. 

Geraadpleegd: informatie en kennis leveren

Deze persoon, rol of groep levert nuttige informatie voor het uitvoeren van de taak of het opleveren van het resultaat. Er is tweerichtingscommunicatie tussen de verantwoordelijke rol en degenen die worden geraadpleegd. Deze persoon is vaak inhoudelijk deskundig.

Geïnformeerd: op de hoogte houden

Deze personen of groepen worden op de hoogte gehouden van de voortgang en mijlpalen van het project, of van problemen waar het team onderweg tegenaan loopt. De geïnformeerde partij wordt niet gevraagd om feedback te geven of specifieke onderdelen te beoordelen, maar wordt waar nodig geïnformeerd. Er is doorgaans sprake van eenrichtingscommunicatie naar deze rollen of groepen.

Bekijk hier meer informatie over RACI-schema's!

RACI Charts Explained | How to use a RACI Matrix as a Project Manager

Wanneer gebruik je een RACI-schema?

Is een RACI-schema nuttig voor alle projecten? Het korte antwoord is nee. Te veel complexiteit en processen toevoegen aan sommige kleine en snel bewegende projecten kan de zaken juist vertragen en blokkades veroorzaken. 

Hier zijn enkele situaties waarin RACI-schema's nuttig zijn:

• Grotere projecten met meerdere belanghebbenden: Zonder een RACI-matrix bij grotere, complexere projecten loop je het risico dat mensen vragen waarom ze er niet bij betrokken waren, of ontdek je dat er nog een extra goedkeuringslaag nodig is. Bij kleinere projecten zijn de taken duidelijker en vertraagt een RACI-matrix het project.
• Projecten waarbij onduidelijkheid bestaat over verantwoordelijkheden: Als je niet zeker weet wie waarvoor verantwoordelijk is, maak dan een RACI-matrix en maak onderbouwde inschattingen over de taakverdeling. Vraag goedkeuring aan je belanghebbenden of gebruik de matrix als uitgangspunt voor een discussie.
• Watervalprojecten: Agile-methodologieën zoals Scrum zijn duidelijk over verantwoordelijkheid en eindverantwoordelijkheid: het projectteam is verantwoordelijk en de product owner is eindverantwoordelijk. Bij watervalprojecten zijn doorgaans meer belanghebbenden en is er meer complexiteit, waardoor een RACI-matrix nuttiger is.

Voorbeeld van een RACI-matrix: praktijkcasus

Hier zie je een voorbeeld van een RACI-matrix die ik heb gemaakt voor een project rond het opzetten van een loyaliteitsprogramma voor een modemerk.

Zoals je ziet, zijn er behoorlijk wat taken en op te leveren resultaten, evenals belanghebbenden. Tijdens het maken van deze RACI-matrix kwam ik enkele conflicten tegen:

• Er waren veel belanghebbenden aan klantzijde en intern. Ik beperkte deze matrix voornamelijk tot belanghebbenden aan klantzijde, waarbij het bureau één rol vervulde, omdat ons team aan onze kant klein was. De RACI-matrix was vooral bedoeld om de externe belanghebbenden beter te kunnen managen.
• Voor de belangrijkste belanghebbenden heb ik ze gegroepeerd in plaats van ze afzonderlijk te benoemen. We identificeerden het kernteam van belangrijkste belanghebbenden en vervolgens het bredere team, zodat ze niet allemaal op één hoop werden gegooid. Toch hield ik ze in groepen om het geheel eenvoudiger te houden.
• Ik wees de eindverantwoordelijkheid ook toe aan anderen dan de product owner aan klantzijde, om één mogelijk faalpunt en een eilandvorming te voorkomen. Ik besprak dit met hen om er zeker van te zijn dat ze akkoord gingen met deze aanpak, maar de product owner bleef toch voor behoorlijk wat taken eindverantwoordelijk.

Voordat we enkele voor- en nadelen bespreken, eerst een korte onderbreking:

Play Video

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

X/Twitter

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

Voor- en nadelen van RACI-matrices

Hier zijn enkele voordelen en nadelen van het gebruik van een RACI-matrix voor je project.

Voordelen van een RACI-matrix

RACI-matrices kunnen helpen bij het volgende:

1. Duidelijkere verwachtingen

RACI-matrices scheppen verwachtingen over wie werkzaamheden beheert of ervoor verantwoordelijk is. Ze kunnen verwarring helpen voorkomen door duidelijk te maken wie eindverantwoordelijk is. Ook zijn ze nuttig om verwachtingen te scheppen bij belangrijke belanghebbenden, die zo weten welk type informatie ze zullen ontvangen.

2. Gestroomlijnde communicatie

Je kunt gedurende de hele levenscyclus van een project teruggrijpen op het RACI-raamwerk. Dit helpt voorkomen dat je iedereen bij elke afzonderlijke beslissing betrekt. De RACI-matrix laat zien wanneer je de juiste mensen bij de juiste projectfase moet betrekken, waardoor goedkeuringen en besluitvorming sneller verlopen.

3. Minder overbelasting van mensen

Je kent het wel: je vraagt iedereen om zijn mening en vervolgens wordt het een nachtmerrie om alles erin te verwerken. Dit is waar een RACI-matrix nuttig is. Door onderscheid te maken tussen geraadpleegde en geïnformeerde personen, kun je degenen die feedback geven scheiden van degenen die alleen updates over de voortgang van taken ontvangen.

4. Minder werkoverbelasting en eilandvorming

Een RACI-matrix is een nuttig hulpmiddel waarmee projectmanagers taken kunnen delegeren en kunnen voorkomen dat ze te veel verantwoordelijkheid op zich nemen of meerdere rollen vervullen, waardoor ze een burn-out helpen voorkomen. De matrix helpt ook voorkomen dat één persoon het enige mogelijke faalpunt wordt, waarbij alle kennis en verantwoordelijkheid voor een specifieke taak bij die persoon ligt en er eilanden ontstaan.

Veelvoorkomende valkuilen bij RACI-matrices en hoe je ze voorkomt

Bij het maken van een verantwoordelijkheidsmatrix zijn er veel valkuilen waarvoor je moet oppassen. Bovendien kosten ze veel tijd en worden ze na goedkeuring vaak genegeerd. Hier zijn enkele zaken om op te letten en manieren om ze te beperken:

1. De projectmanager als manusje-van-alles

Vaak kan de standaardgedachte zijn dat de projectmanager (of productowner) de persoon of rol is die verantwoordelijk is voor alles. Omdat diegene het project oplevert, levert diegene uiteindelijk alles daarbinnen op. 

Denk na over waar de makers van het werk verantwoordelijk voor zouden moeten zijn (bijv. ontwerpers, ontwikkelaars, afdelingshoofden) en wijs het werk dienovereenkomstig toe. 

2. Verantwoordelijk en eindverantwoordelijk verwarren

De termen verantwoordelijk en eindverantwoordelijk liggen qua betekenis dicht bij elkaar, wat tot verwarring kan leiden. Dit is het belangrijkste verschil:

• Je bent verantwoordelijk voor een taak als het jouw taak is om de taak te voltooien. Het is aan jou om de taak af te ronden. 
• Je bent eindverantwoordelijk voor een taak als het jouw taak is om ervoor te zorgen dat de taak wordt voltooid. Je voert de taak misschien niet zelf uit, maar je bent er wel eindverantwoordelijk voor dat deze wordt afgerond. 

Hier is een voorbeeld

Je verblijft tijdens een zakenreis in een mooi hotel. De housekeepingmanager is eindverantwoordelijk voor het feit dat je kamer schoon en klaar is voor je aankomst, maar diegene zal je kamer waarschijnlijk niet zelf schoonmaken. Waarschijnlijk is een medewerker van het team verantwoordelijk voor het daadwerkelijk schoonmaken.

3. Spanning tussen geraadpleegd en geïnformeerd

Geraadpleegd heeft een positieve bijklank en mensen aan wie deze rol wordt toegewezen, zullen zich meer betrokken voelen en erop vertrouwen dat hun feedback wordt meegenomen. Dit kan spanning veroorzaken bij mensen die geïnformeerd worden, omdat zij het gevoel kunnen krijgen dat ze niet volledig op de hoogte zijn.

Ga na of de mensen die je van plan bent te informeren, daadwerkelijk geraadpleegd moeten worden. Als dat niet het geval is, zorg er dan voor dat ze weten dat de rol van geïnformeerde doorgaans inhoudt dat informatie één kant op wordt gedeeld; zij zouden geen feedback moeten geven.

Een RACI-matrix maken in 6 stappen

In de onderstaande afbeelding heb ik de zes stappen voor het maken van een RACI-matrix samengevat:

De geweldige Meghan McInerny gaf een presentatie tijdens de Digital PM Summit 2017 en deed de geniale suggestie dat In de ban van de ring eigenlijk een succesvol project is en het Reisgenootschap een team vormt.

Om dit iets begrijpelijker te maken, gebruiken we dat project als voorbeeld. Wat is het project? De ring naar Mordor en de Doemberg brengen.

Stap 1: Identificeer de projectrollen

Maak een tabel met in de bovenste rij de namen van iedereen die bij het project betrokken is. Traditioneel vermelden RACI-matrices bovenaan de functionele rollen. Ik denk echter dat er situaties zijn waarin het beter is om namen te gebruiken, en dat heeft vaak mijn voorkeur.

Redenen om rollen te specificeren:

• Als één persoon meerdere rollen vervult
• Het voorkomt dat de matrix moet worden bijgewerkt wanneer er een personeelswijziging plaatsvindt
• Het voorkomt een mix van namen en bredere groepen, zoals ‘klant’ of ‘afdeling X’

Redenen om namen te specificeren:

• Het is eenvoudiger om vast te leggen wie bij het project betrokken is
• Het is gemakkelijker wanneer meerdere mensen vergelijkbare rollen vervullen

Stap 2: Identificeer de projecttaken of op te leveren resultaten

Verdeel het project in duidelijke taken en op te leveren resultaten. Zet deze in de linkerkolom van je matrix. Probeer niet te veel details op te nemen, anders kan de matrix te complex worden. Als je een duidelijke lijst met op te leveren resultaten voor het project volgt, overweeg dan om deze op te nemen.

Stap 3: Wijs de RACI toe aan elke rol en taak

Neem elke taak door en bepaal waarvoor elke rol verantwoordelijk moet zijn. Elke taak moet iemand hebben die verantwoordelijk en eindverantwoordelijk is (slechts één persoon mag eindverantwoordelijk zijn). Bedenk wie tijdens de uitvoering van de taak moet worden geraadpleegd en wie na voltooiing moet worden geïnformeerd. 

In ons LOTR RACI-voorbeeld is Frodo verantwoordelijk voor het brengen van de ring naar Mordor. Gandalf is als leider van het Reisgenootschap eindverantwoordelijk. Sam helpt Frodo echter onderweg — hij wordt geraadpleegd, dat wil zeggen dat hij actief betrokken is.

Stap 4: Stem dit af met je team

Stem alle aannames die je hebt gedaan af met je teamleden en doe dit niet geïsoleerd. Bespreek kort hoe je de RACI hebt ingericht en zorg ervoor dat iedereen tevreden is met zijn of haar rollen en verantwoordelijkheden binnen het project.

Stap 5: Stem dit af met de belangrijkste belanghebbenden van het project

Plan een telefoongesprek of vergadering om dit af te stemmen met de belangrijkste belanghebbenden. Probeer dit zo doelgericht mogelijk te houden om onoverzichtelijke feedback en tijdrovende discussies te voorkomen. Bedenk ook met wie dit moet worden gecommuniceerd zodra het is goedgekeurd.

Stap 6: Maak de RACI bruikbaar gedurende de hele looptijd van het project

Nu kan ik mijn RACI opzijzetten en me richten op het uitvoeren van mijn project, toch? Nou, nee. Dit is een van de grootste problemen met documenten zoals een RACI: zodra ze zijn opgesteld, worden ze vaak vergeten.

Dus hoe maak je hiervan een nuttig, werkend document?

1. Wanneer je een taak of op te leveren resultaat uitvoert, raadpleeg je de RACI opnieuw en stem je af wie waarvoor verantwoordelijk is.
2. Zorg ervoor dat wat aan het begin van een project is vastgelegd, inclusief de rollen en verantwoordelijkheden voor de taken, nog steeds klopt en aansluit bij eventuele bevindingen of aanpassingen uit de concepttest.
3. Houd een online versie bij met Confluence of Google Docs, of in de projectmanagementsoftware die in jouw organisatie wordt gebruikt. Als je een Microsoft Excel-spreadsheet gebruikt, sla deze dan op een plek op waar iedereen toegang toe heeft.
4. Gebruik aan het einde van een project de RACI om te bekijken hoe de toegewezen rollen en verantwoordelijkheden hebben gewerkt. Had je zoveel betrokken mensen nodig? Hebben de verantwoordelijke personen de taak uitgevoerd, of moesten er meer mensen bij worden betrokken? Werden mensen op de juiste momenten geraadpleegd en geïnformeerd?

RACI-matrixsjabloon en voorbeeld

Ik heb een RACI-matrixsjabloon ontwikkeld dat je kunt downloaden. Je vindt ook een voorbeeld, checklist en spiekbrief. Het sjabloon vult de kleuren automatisch in op basis van je invoer. Pas de kleuren gerust naar wens aan!

Dit sjabloon is beschikbaar via het DPM-lidmaatschap. Word lid en krijg toegang tot het RACI-diagramsjabloon, evenals tot meer dan 100 andere sjablonen, voorbeelden en cases voor projectdocumentatie. Je kunt ook deelnemen aan het gesprek over RACI-diagrammen (en meer) in Slack met meer dan 100 andere digitale projectmanagers.

Beste praktijken voor RACI-diagrammen

1. Controleer of een RACI nuttig zal zijn voor het project en bedenk hoe en waarom de RACI zal worden gebruikt. Maak niet zomaar een RACI-diagram.
2. Zorg dat je de termen begrijpt en neem de tijd om anderen voor te lichten. Of je nu kiest voor RACI of een van de alternatieven (hieronder meer), neem de tijd om het team uitleg te geven over elke term en de betekenis ervan. Het is een nuttige herinnering voor degenen die al op de hoogte zijn, en iedereen die nieuw is in het project zal het waarderen dat je dit hebt verduidelijkt. 
3. Zorg ervoor dat slechts één rol als eindverantwoordelijk is gemarkeerd. Een groep is niet eindverantwoordelijk, dat is een persoon. Meerdere mensen aanwijzen zorgt voor verwarring en vertraagt het toch al trage besluitvormingsproces, de projectwerkstromen en de processen voor het opleveren of goedkeuren van documenten.
4. Je hoeft niet iedereen te informeren. Geïnformeerde personen zijn degenen die gevolgen zullen ondervinden van de taak of het resultaat, of die er belang bij hebben. Het project heeft waarschijnlijk een groep belanghebbenden op hoog niveau die geïnformeerd moeten worden, maar je hoeft die details niet in een RACI vast te leggen (laat dat over aan het projectplan of het plan voor belanghebbendenbeheer).
5. Maak het RACI-diagram niet in isolement. Vraag de belangrijkste belanghebbenden en teamleden van het project om input. Maak zelf een concept en laat het vervolgens door je belanghebbenden beoordelen.

Wat zijn de alternatieven voor een RACI?

Hier zijn enkele andere typen RACI-diagrammen en redenen waarom ze kunnen worden gebruikt.

1. RASCI

Waarschijnlijk het meest gebruikte alternatief voor de RACI is het RASCI-diagram, wat staat voor: verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, ondersteunend, geraadpleegd en geïnformeerd. Teamleden in de ondersteunende rol helpen degene die verantwoordelijk is.

Het verschil tussen ondersteunend en geraadpleegd is dat de geraadpleegde persoon informatie geeft, terwijl de ondersteunende persoon actief aan de taak deelneemt.

2. CARS

CARS is specifiek gericht op acties en voegt, net als RASCI, de ondersteunende rol toe wanneer taken niet door één rol of persoon worden uitgevoerd. Voorstanders van het CARS-model zeggen dat het onnodige informatie uit de RACI verwijdert. Het staat voor:

• Communiceren: zowel raadplegen als informeren
• Goedkeuren: de goedkeurder die de beslissingen neemt
• Verantwoordelijk: de persoon die het werk uitvoert (hetzelfde als bij RACI)
• Ondersteunen: de mensen die de verantwoordelijke persoon helpen met het werk

Sommigen vinden dat het RACI-model termen toewijst die vrij vanzelfsprekend zijn—de eindverantwoordelijke is bijvoorbeeld vaak de projectmanager of producteigenaar, en informeren omvat doorgaans een bredere groep belanghebbenden bij het project.

3. RAS

Ik vind de vereenvoudiging hiervan prettig, omdat de termen beperkt blijven tot verantwoordelijk, goedkeuren en ondersteunen. Er wordt echter geen rekening gehouden met de eigenaar van de taak, wat voor verwarring kan zorgen.

4. DACI

DACI lijkt relatief veel op het RACI-diagram, maar vervangt verantwoordelijk door aanjagers, geraadpleegd door bijdragers en eindverantwoordelijk door goedkeurders, waardoor de beschrijvingen meer op acties zijn gericht. Dit helpt verduidelijken wat die rollen zullen doen en neemt verwarring weg die kan ontstaan bij de RACI-matrix.

5. CLAM

Een variant op DACI die ook meer nadruk legt op de betrokken acties dan op teamrollen. CLAM staat voor bijdragen, leiden, goedkeuren en toezicht houden.

Over het algemeen definiëren veel varianten van RACI de termen duidelijker, of specificeren ze acties om onduidelijkheid tussen rollen weg te nemen. Er is geen enorm verschil tussen de modellen wat betreft wat ze proberen te bereiken.

Als je geïnteresseerd bent in andere varianten van RACI, lees je hier meer over RACI 2.0.

Wat nu?

Volg voor meer hulp bij het beheren van projecten en het aansturen van teams onze cursus Meesterschap in digitaal projectmanagement. Deze behandelt de volledige projectlevenscyclus, van initiatie tot afsluiting, en behandelt ook een breed scala aan projectmethodologieën die helpen om projectsucces te behalen.