Wat is een RACI-diagram? Handleiding, sjabloon en voorbeelden

RACI-schema's zijn handig voor het visualiseren van resourceplanning. Je kunt je RACI-schema gedurende het hele project gebruiken om bij te houden welke teamleden verantwoordelijk zijn, eindverantwoordelijkheid dragen, worden geraadpleegd en worden geïnformeerd over taken en op te leveren resultaten. Bewaar het in je projectmanagementsoftware zodat je er gemakkelijk bij kunt.

Waar staat het acroniem RACI voor?

RACI staat voor R = verantwoordelijk, A = eindverantwoordelijk, C = geraadpleegd, I = geïnformeerd. Laten we wat verder kijken naar de betekenis van elk van deze termen.

Verantwoordelijk: de taak uitvoeren 

Deze persoon voert de taak uit of levert het resultaat op. Hij of zij is verantwoordelijk voor het voltooien van het werk of neemt de beslissingen.

Probeer in je verantwoordelijkhedenmatrix slechts één persoon verantwoordelijk te maken voor een bepaalde taak of een bepaald op te leveren resultaat. Soms heeft de verantwoordelijke ondersteuning nodig van iemand anders om de taak te voltooien, of moet diegene iemand hebben aan wie taken kunnen worden gedelegeerd. In dat geval kun je meer dan één persoon als verantwoordelijk aanmerken. 

PROTIP

Als je veel ondersteunend personeel hebt dat bij verschillende taken betrokken is, kun je overwegen een aangepaste versie van het RACI-schema te gebruiken: het RASCI-schema, waarbij de S aangeeft wie de taak of het project ondersteunt. Samenwerkingstools zijn in deze situatie ook nuttig en kunnen ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft en naar een gemeenschappelijk doel toewerkt.

Eindverantwoordelijk: eigenaar zijn van de taak

Deze rol is eindverantwoordelijk voor het voltooien van de taak of het opleveren van het resultaat. Waarschijnlijk voert deze persoon het werk niet zelf uit, maar is diegene er wel verantwoordelijk voor dat het wordt afgerond. Idealiter is er één eindverantwoordelijke in plaats van een groep, om verwarring te voorkomen over wie daadwerkelijk eigenaar is van de taak. 

Een goed voorbeeld van de rol van eindverantwoordelijke is de manager van het team dat aan het werk is toegewezen. Als het team de toegewezen taken niet voltooit, is de manager eindverantwoordelijk. 

Geraadpleegd: helpen met informatie en kennis

Deze persoon, rol of groep levert nuttige informatie voor het voltooien van de taak of het opleveren van het resultaat. Er is tweerichtingscommunicatie tussen de verantwoordelijke rol en degenen die worden geraadpleegd, en deze persoon is vaak inhoudelijk deskundig.

Geïnformeerd: op de hoogte houden

Deze personen of groepen worden op de hoogte gehouden van de voortgang en mijlpalen van het project, of van problemen die het team onderweg tegenkomt. De geïnformeerde partij wordt niet gevraagd om feedback te geven of specifieke onderdelen te beoordelen, maar wordt waar nodig geïnformeerd. Doorgaans is er eenrichtingscommunicatie naar deze rollen of groepen.

Bekijk hier meer informatie over RACI-schema's!

RACI Charts Explained | How to use a RACI Matrix as a Project Manager

Wanneer gebruik je een RACI-schema?

Is een RACI-schema nuttig voor alle projecten? Het korte antwoord is nee. Te veel complexiteit en processen toevoegen aan sommige kleine en snel bewegende projecten kan de zaken juist vertragen en blokkades veroorzaken. 

Hier zijn enkele situaties waarin RACI-schema's nuttig zijn:

• Grotere projecten met meerdere belanghebbenden: Zonder een RACI bij grotere, complexere projecten loop je het risico dat mensen vragen waarom ze niet betrokken waren, of ontdek je dat er nog een extra goedkeuringslaag nodig is. Bij kleinere projecten is er meer duidelijkheid over de taakverdeling en vertraagt een RACI het project.
• Projecten met onduidelijkheid over verantwoordelijkheden: Als je niet zeker weet wie waarvoor verantwoordelijk is, maak dan een RACI en doe gefundeerde aannames over de taakverdeling. Vraag goedkeuring aan je belanghebbenden of gebruik de RACI als uitgangspunt voor een discussie.
• Watervalprojecten: Agile-methodologieën zoals Scrum zijn duidelijk over verantwoordelijkheid en eindverantwoordelijkheid: het projectteam is verantwoordelijk en de producteigenaar is eindverantwoordelijk. Watervalprojecten hebben doorgaans meer belanghebbenden en complexiteit, waardoor een RACI-matrix nuttiger is.

Voorbeeld van een RACI-matrix: praktijkcasus

Hier is een voorbeeld van een RACI-matrix die ik heb gemaakt voor een project waarbij een loyaliteitsprogramma voor een modemerk werd opgezet.

Zoals je kunt zien, zijn er behoorlijk wat taken en op te leveren resultaten, evenals belanghebbenden. Tijdens het maken van deze RACI kwam ik enkele knelpunten tegen:

• Er waren veel belanghebbenden aan klantzijde en intern. Ik heb deze matrix voornamelijk beperkt tot belanghebbenden aan klantzijde, waarbij het bureau één rol vervulde, omdat ons team aan onze kant klein was. De RACI was voornamelijk bedoeld om de externe belanghebbenden te beheren.
• Voor de belangrijke belanghebbenden heb ik ze gegroepeerd in plaats van ze afzonderlijk te benoemen. We identificeerden het kernteam van belangrijke belanghebbenden en vervolgens het bredere team, zodat ze niet allemaal werden samengevoegd, maar ik hield ze wel in groepen om het overzichtelijker te houden.
• Ik heb de eindverantwoordelijkheid verder toegewezen dan alleen aan de producteigenaar aan klantzijde, om te voorkomen dat er één faalpunt en een silo ontstond. Ik heb dit met hen besproken om er zeker van te zijn dat ze akkoord gingen met deze aanpak, maar de producteigenaar bleef toch geneigd om voor behoorlijk wat taken eindverantwoordelijk te zijn.

Voordat we enkele voor- en nadelen bespreken, volgt hier een korte onderbreking:

Play Video

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Voor- en nadelen van RACI-matrices

Hier zijn enkele voordelen en nadelen van het gebruik van een RACI-matrix voor je project.

Voordelen van een RACI-matrix

RACI-matrices kunnen helpen bij het volgende:

1. Duidelijkere verwachtingen

RACI-matrices scheppen verwachtingen over wie het werk beheert of ervoor verantwoordelijk is. Ze kunnen verwarring helpen wegnemen door duidelijk te maken wie eindverantwoordelijk is, en zijn nuttig om verwachtingen af te stemmen met belangrijke belanghebbenden die geïnformeerd worden over het soort informatie dat ze zullen ontvangen.

2. Gestroomlijnde communicatie

Je kunt gedurende de hele levenscyclus van een project teruggrijpen op het RACI-raamwerk. Dit helpt voorkomen dat iedereen bij elke beslissing wordt betrokken. De RACI geeft aan wanneer je de juiste mensen in de juiste projectfase moet betrekken, waardoor goedkeuringen en besluitvorming sneller verlopen.

3. Minder overbelasting door mensen

Je kent het wel: je vraagt iedereen om zijn mening en vervolgens wordt het een nachtmerrie om alles te verwerken. Dit is waar een RACI nuttig is. Door onderscheid te maken tussen geraadpleegde en geïnformeerde personen, kun je degenen die feedback geven scheiden van degenen die alleen updates over de voortgang van taken ontvangen.

4. Minder werkoverbelasting en silo's

Een RACI-matrix is een nuttig hulpmiddel waarmee projectmanagers taken kunnen delegeren en kunnen voorkomen dat ze te veel verantwoordelijkheid op zich nemen of meerdere rollen vervullen, waardoor burn-out wordt verminderd. De matrix helpt ook voorkomen dat er één faalpunt ontstaat, waarbij alle kennis en verantwoordelijkheid voor een specifieke taak bij één persoon ligt en silo's ontstaan.

Veelvoorkomende valkuilen bij RACI en hoe je ze voorkomt

Bij het opstellen van een verantwoordelijkheidsmatrix zijn er veel valkuilen waar je op moet letten. Ze kosten bovendien veel tijd en worden na goedkeuring vaak genegeerd. Hier zijn enkele zaken om op te letten en manieren om ze te beperken:

1. De projectmanager als manusje-van-alles

Vaak is de standaardaanname dat de projectmanager (of product owner) de persoon of rol is die voor alles verantwoordelijk is. Omdat diegene het project oplevert, levert die uiteindelijk alles binnen het project op. 

Denk na over waar de makers van het werk verantwoordelijk voor zouden moeten zijn (bijv. ontwerpers, ontwikkelaars en afdelingshoofden), en wijs het werk dienovereenkomstig toe. 

2. Verantwoordelijk en eindverantwoordelijk door elkaar halen

De termen verantwoordelijk en eindverantwoordelijk liggen qua betekenis dicht bij elkaar, wat tot verwarring kan leiden. Dit is het belangrijkste verschil:

• Je bent verantwoordelijk voor een taak als het jouw taak is om de taak uit te voeren. Het is aan jou om die af te ronden. 
• Je bent eindverantwoordelijk voor een taak als het jouw taak is om ervoor te zorgen dat de taak wordt uitgevoerd. Misschien voer je de taak niet zelf uit, maar ben jij er wel eindverantwoordelijk voor dat deze wordt afgerond. 

Hier is een voorbeeld

Je verblijft tijdens een zakenreis in een mooi hotel. De manager van de huishoudelijke dienst is eindverantwoordelijk voor het zorgen dat je kamer schoon en gereed is voor je aankomst, maar diegene zal je kamer waarschijnlijk niet zelf schoonmaken. Een medewerker van die manager is waarschijnlijk verantwoordelijk voor het daadwerkelijk schoonmaken.

3. Spanning tussen geraadpleegd en geïnformeerd

Geraadpleegd heeft een positieve lading en mensen aan wie deze rol wordt toegewezen, zullen zich meer betrokken voelen en erop vertrouwen dat hun feedback wordt verwerkt. Dit kan spanning veroorzaken bij mensen die worden geïnformeerd, omdat zij het gevoel kunnen krijgen dat ze niet op de hoogte worden gehouden.

Ga na of de mensen die je van plan bent te informeren daadwerkelijk geraadpleegd moeten worden. Als dat niet het geval is, zorg er dan voor dat ze weten dat de rol van geïnformeerde doorgaans inhoudt dat informatie slechts in één richting wordt gedeeld; zij horen geen feedback te geven.

In 6 stappen een RACI-matrix maken

In de onderstaande afbeelding heb ik de zes stappen voor het maken van een RACI-matrix samengevat:

De geweldige Meghan McInerny hield een presentatie tijdens de Digital PM Summit 2017 en deed de geniale suggestie dat In de ban van de ring eigenlijk een succesvol project is en het Reisgenootschap een team vormt.

Om dit wat gemakkelijker te begrijpen, gebruiken we dat project als voorbeeld. Wat is het project? De ring naar Mordor en de Doemberg brengen.

Stap 1: Bepaal de projectrollen

Maak een tabel met in de bovenste rij de namen van iedereen die bij het project betrokken is. Traditioneel vermelden RACI-matrices bovenaan de functionele rollen. Ik denk echter dat er situaties zijn waarin het beter is om namen te gebruiken, en dat heeft vaak mijn voorkeur.

Redenen om rollen te specificeren:

• Als één persoon meerdere rollen vervult
• Het voorkomt dat je de matrix moet bijwerken bij personeelswijzigingen
• Het voorkomt een combinatie van namen en bredere groepen, zoals ‘klant’ of ‘afdeling X’

Redenen om namen te specificeren:

• Het is eenvoudiger om te bepalen wie bij het project betrokken is
• Het is gemakkelijker wanneer meerdere mensen vergelijkbare rollen vervullen

Stap 2: Identificeer projecttaken of op te leveren resultaten

Verdeel het project in duidelijke taken en op te leveren resultaten. Zet deze in de linkerkolom van je schema. Probeer niet te veel details op te nemen, anders kan het schema te complex worden. Als je een duidelijke lijst met op te leveren resultaten voor het project volgt, overweeg dan om deze op te nemen.

Stap 3: Wijs de RACI toe aan elke rol en taak

Doorloop elke taak en bepaal waarvoor elke rol verantwoordelijk moet zijn. Voor elke taak moet iemand verantwoordelijk en eindverantwoordelijk zijn (slechts één persoon mag eindverantwoordelijk zijn). Bedenk wie tijdens de uitvoering van de taak moet worden geraadpleegd en wie moet worden geïnformeerd zodra deze is voltooid. 

In ons LOTR RACI-voorbeeld is Frodo verantwoordelijk voor het naar Mordor brengen van de ring. Gandalf is als leider van het Reisgenootschap eindverantwoordelijk. Sam helpt Frodo echter onderweg—hij wordt geraadpleegd, dat wil zeggen dat hij actief betrokken is.

Stap 4: Stem dit af met je team

Stem alle aannames die je hebt gemaakt af met je teamleden en doe dit niet in een silo. Bespreek kort hoe je de RACI hebt opgezet en zorg ervoor dat iedereen tevreden is met zijn of haar rollen en verantwoordelijkheden binnen het project.

Stap 5: Stem dit af met de belangrijkste belanghebbenden van het project

Plan een gesprek of vergadering om dit af te stemmen met de belangrijkste belanghebbenden. Probeer dit zo beknopt mogelijk te houden om omslachtige feedback en tijdrovende discussies te voorkomen. Bedenk ook met wie dit moet worden gecommuniceerd zodra het is goedgekeurd.

Stap 6: Zorg ervoor dat het gedurende de hele looptijd van het project nuttig blijft

Nu kan ik mijn RACI terzijde leggen en me richten op het uitvoeren van mijn project, toch? Nou, nee. Dit is een van de grootste problemen met documenten zoals een RACI: zodra ze zijn opgesteld, worden ze vaak vergeten.

Dus hoe zorg je ervoor dat dit een nuttig, werkend document blijft?

1. Wanneer je een taak of op te leveren resultaat uitvoert, raadpleeg je de RACI opnieuw en stem je af wie waarvoor verantwoordelijk is.
2. Zorg ervoor dat wat aan het begin van een project is vastgelegd, inclusief de rollen en verantwoordelijkheden voor de taken, nog steeds correct is en overeenkomt met eventuele bevindingen of aanpassingen uit de concepttest.
3. Plaats een online versie, met Confluence of Google Docs, of in de projectmanagementsoftware die in jouw organisatie wordt gebruikt. Als je een Microsoft Excel-spreadsheet gebruikt, sla deze dan op een plek op waar iedereen toegang toe heeft.
4. Gebruik aan het einde van een project de RACI om te beoordelen hoe de toegewezen rollen en verantwoordelijkheden hebben gewerkt. Waren er zoveel betrokken mensen nodig? Hebben de verantwoordelijke mensen de taak uitgevoerd, of moesten er meer mensen worden betrokken? Werden mensen op de juiste momenten geraadpleegd en geïnformeerd?

RACI-matrixsjabloon en voorbeeld

Ik heb een RACI-matrixsjabloon ontwikkeld dat je kunt downloaden. Je vindt er ook een voorbeeld, checklist en spiekbriefje. Het sjabloon vult de kleuren automatisch in op basis van je invoer. Pas de kleuren gerust aan je voorkeuren aan!

Dit sjabloon is beschikbaar via een DPM-lidmaatschap. Word lid en krijg toegang tot het RACI-matrixsjabloon, evenals tot meer dan 100 andere sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte voorbeelden voor projectdocumentatie. Je kunt ook deelnemen aan het gesprek over RACI-matrices (en meer) in Slack met meer dan 100 andere digitale projectmanagers.

Beste werkwijzen voor RACI-matrices

1. Zorg ervoor dat een RACI nuttig zal zijn voor het project en denk na over hoe en waarom de RACI zal worden gebruikt. Maak niet zomaar een RACI-matrix zonder goede reden.
2. Zorg ervoor dat je de termen begrijpt en neem de tijd om anderen uitleg te geven. Of je nu voor RACI kiest of voor een van de alternatieven (verderop), neem de tijd om het team uit te leggen wat elke term betekent. Het is een nuttige herinnering voor degenen die al op de hoogte zijn, en iedereen die nieuw is in het project zal het waarderen dat je dit hebt verduidelijkt. 
3. Zorg ervoor dat slechts één rol als eindverantwoordelijk wordt aangemerkt. Een groep is niet eindverantwoordelijk, maar een persoon. Meerdere mensen aanwijzen veroorzaakt verwarring en vertraagt het trage besluitvormingsproces, de projectworkflows en de goedkeuringsprocessen voor opleveringen of documenten.
4. Je hoeft niet iedereen te informeren. Geïnformeerde personen zijn degenen op wie de taak of oplevering invloed zal hebben, of degenen die er belang bij hebben. Het project heeft waarschijnlijk een aantal belanghebbenden op hoog niveau die geïnformeerd moeten worden, maar je hoeft die details niet in een RACI vast te leggen (laat dat over aan het projectplan of het plan voor belanghebbendenbeheer).
5. Maak de RACI-matrix niet in afzondering. Vraag belangrijke belanghebbenden en teamleden van het project om input. Maak zelf een eerste versie en laat die vervolgens door je belanghebbenden beoordelen.

Wat zijn de alternatieven voor een RACI?

Hier zijn enkele andere typen RACI-matrices en waarom ze kunnen worden gebruikt.

1. RASCI

Waarschijnlijk het meest gebruikte alternatief voor de RACI is de RASCI-matrix, die staat voor: verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, ondersteunend, geraadpleegd en geïnformeerd. Teamleden met een ondersteunende rol helpen degene die verantwoordelijk is.

Het verschil tussen ondersteunend en geraadpleegd is dat een geraadpleegde persoon informatie verstrekt, terwijl een ondersteunende persoon actief aan de taak deelneemt.

2. CARS

CARS is specifiek gericht op acties en voegt, net als de RASCI, de ondersteunende rol toe wanneer taken niet door één rol of persoon worden uitgevoerd. Voorstanders van het CARS-model zeggen dat het onnodige informatie uit de RACI elimineert. Het staat voor:

• Communiceren: zowel raadplegen als informeren
• Goedkeuren: de goedkeurder die de beslissingen neemt
• Verantwoordelijk: de persoon die het werk uitvoert (hetzelfde als bij RACI)
• Ondersteunen: de mensen die de verantwoordelijke persoon helpen met het werk

Sommigen vinden dat het RACI-model termen toewijst die vrij voor de hand liggen—zo is de verantwoordelijke vaak de projectmanager of producteigenaar, en omvat informeren over het algemeen een bredere groep belanghebbenden bij het project.

3. RAS

Ik vind de vereenvoudiging hiervan prettig, omdat de termen beperkt blijven tot verantwoordelijk, goedkeuren en ondersteunen. Er wordt echter geen rekening gehouden met de eigenaar van de taak, wat voor verwarring kan zorgen.

4. DACI

Het relatief vergelijkbare DACI verwisselt verantwoordelijk voor aanstuurder, geraadpleegd voor bijdrager en verantwoordelijk voor goedkeurders, waardoor de beschrijvingen meer actiegericht worden. Hierdoor wordt verduidelijkt wat die rollen zullen doen en wordt de verwarring weggenomen die met de RACI-matrix kan ontstaan.

5. CLAM

Een variant op DACI die zich ook meer richt op de betrokken acties dan op teamrollen. CLAM staat voor bijdragen, leiden, goedkeuren en monitoren.

Over het algemeen definiëren veel varianten op RACI de termen duidelijker of specificeren ze acties om onduidelijkheid tussen rollen weg te nemen. Wat betreft wat de modellen proberen te bereiken, is er niet enorm veel verschil tussen de modellen.

Als je geïnteresseerd bent in andere varianten van RACI, kun je hier meer lezen over RACI 2.0.

Wat is de volgende stap?

Voor meer hulp bij het beheren van projecten en het aansturen van teams kun je onze cursus Meesterschap in digitaal projectmanagement volgen. De cursus behandelt de volledige levenscyclus van een project, van de start tot de afsluiting, en behandelt ook een breed scala aan projectmethodologieën die helpen om projecten succesvol af te ronden.